La ficha del trabajador: una herramienta que te facilitará la gestión de recursos humanos

La ficha del trabajador es un recurso indispensable dentro de las organizaciones, sobre todo dentro de la administración de recursos humanos, pues es el que se enfoca en reunir la información de los empleados, con el fin de que, más adelante, se pueda acceder fácilmente a ella. 

Los datos que se almacenan en estas fichas de los trabajadores cubren 3 aspectos que tienen como objetivo cumplir de manera exitosa las funciones para las que está destinada esta base de datos. Con  la ficha del trabajador reunirás toda la información de tus talentos en un solo lugar.

¿Qué es la ficha del trabajador?

La ficha del trabajador es una serie de documentos que se emplean para guardar o almacenar diversos datos de los miembros de una empresa que resultan relevantes para diversas situaciones o gestiones. Es necesario, por este motivo, contar siempre con esta información actualizada para que pueda ser usada sin inconvenientes. 

“Para una correcta gestión de los empleados es necesario contar con una Base de Datos de todos los trabajadores de la empresa. Este documento es necesario para conocer a los trabajadores y tener toda su información correctamente almacenada”, menciona Factufacil.

La ficha del empleado sirve principalmente para agilizar algunas gestiones o situaciones de la empresa que requieren de información del personal. Por ejemplo, en caso ocurriera algún accidente dentro de la organización, estos datos servirán para conocer números de emergencia de la persona, seguro con el que cuenta, etc. 

Adicionalmente, estos archivos con información de los empleados suelen mantenerse aún cuando ellos pasan a desasociarse de la empresa, pues la organización los mantiene en su base de datos, ya que le resulta necesario para otras operaciones. 

¿Para qué sirve la ficha del trabajador?

Como hemos señalado, la ficha del trabajador hace referencia a los archivos que recogen información relevante de los miembros de una empresa, con la finalidad de desarrollar una base de datos que permita organizar y agrupar la información en un espacio ordenado para que el área de recursos humanos pueda acceder a ella de forma sencilla. 

De esta manera, cuando requiera consultar datos sobre algún miembro de la empresa para poder llenar documentos relacionados a la solicitud de vacaciones, nóminas, renovación de contratos, entre otros, pueda realizar la gestión y llenado de la información de modo rápido y fácil. 

El área de recursos humanos tendrá que asegurarse que esta información se mantenga siempre actualizada, ya que esto contribuirá a hacer consultas más eficaces para los procesos que lo requieran. Asimismo, contribuirá a una mejor toma de decisiones y manejo del tiempo. 

Imagen: Unsplash

¿Qué datos debe contener la ficha del trabajador?

Ahora que ya sabes de qué se trata la ficha del trabajador, te contaremos más acerca de cuál es la información que no puede faltar en estos archivos. Básicamente, los datos que no pueden dejar de estar en estos documentos están divididos en tres grupos, los cuales te mencionaremos a continuación:

Datos personales

• Nombre y apellidos
• Fecha de nacimiento
• Carnet de identidad
• Dirección de domicilio
• Número de celular
• Cargo que desempeña en la empresa
• Correo electrónico
• Número de seguro social

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Datos académicos

• Formación académica documentada
• Certificaciones de cursos
• Certificados de trabajo
• Constancia de participación en voluntariados
• Certificados de idiomas

Datos del contacto de emergencia

• Nombres y apellidos
• Número de celular
• Cargo
• Tipo de relación con el empleado
• Documento de identidad

¿En qué programas se puede elaborar la ficha del trabajador?

Sin duda, es importante conocer los datos que deben incluirse en las fichas para empleados, pues esto permitirá recolectar información fundamental del trabajador que puede ser requerida para futuras consultas. 

Sin embargo, es clave también, indicar en qué softwares puedes elaborar las fichas del trabajador para guardar los datos de los colaboradores de tu empresa. 

Ficha del trabajador en Excel

Si bien es cierto, las diversas funciones de Excel han hecho de este software un recurso de gran importancia para las empresas, pues se emplea para el desarrollo de diversas tareas, no facilita la elaboración de ciertos recursos. 

En el caso de la ficha de los miembros de una empresa, Excel no resulta un administrador para base datos efectivo, ya que requiere un esfuerzo mayor del necesario.

La ficha del trabajador debe mantenerse siempre con información actual, por lo que si empleas Excel para almacenar la información de los miembros de tu empresa, será necesario que el departamento de recursos humanos haga las actualizaciones de forma manual y le brinde un esfuerzo mayor a la organización de los datos. 

Ficha del trabajador en software automatizados

Esta opción es un poco más provechosa, pues ya que se trata de softwares automatizados, la información destinada a las fichas de los colaboradores puede actualizarse conforme se va añadiendo. Además, es más sencillo almacenar los datos en la nube y acceder a ellos en el momento que se requiera. De igual forma, reduce el riesgo de pérdida de datos.

Como señala el profesor Sergio Maldonado de nuestro curso de automatización de tareas, “cuando hablamos de automatización imaginamos tecnología de punto y conceptos muy avanzados, parece complicado, pero la verdad es que la automatización puede facilitar tus tareas enormemente”.

“La automatización de procesos permite mejorar la eficiencia de todos aquellos desarrollos en los que se aplica, lo que faculta una optimización máxima, tanto desde un punto de vista de recursos empleados como desde el punto de vista de la calidad obtenida”, indica Beetrack.

Si aún tienes algunas dudas sobre estos softwares, puedes revisar y descargar de forma gratuita nuestro ebook de automatización empresarial, donde abordamos sus pilares fundamentales y la importancia que representa para las organizaciones. 

Imagen: Unsplash

Para resumir la ficha del trabajador es una herramienta potente que desarrollan las empresas para poder recopilar diversos datos necesarios sobre los miembros que se desempeñan en una empresa, así como también con el objetivo de acceder a ellos de manera sencilla cuando sea necesario. 

Finalmente, te comentamos que contamos con nuestra academia de innovación, donde podrás acceder a distintos cursos enfocados en la transformación digital, design thinking, entre otras herramientas orientadas a potenciar los resultados de tu empresa. 

¡Mantén siempre actualizada la base de datos de tu empresa!