NOM 037: Todo acerca de la norma para el teletrabajo en México

Ante la creciente adopción del trabajo remoto e híbrido en México, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) implementó la NOM 037 como un marco regulatorio para garantizar que el teletrabajo se lleve a cabo de manera segura y saludable para los empleados.

De acuerdo con el estudio del área de investigación y políticas públicas de la startup Deel Lab for Global Employment, “ Estado de la Contratación Global”, el número de trabajadores remotos en el país ha aumentado hasta en un 117 % en el 2023 respecto al año 2022.

Como líder de recursos humanos, debes gestionar esta normativa de manera proactiva y eficiente, asegurando un ambiente de trabajo óptimo para tu equipo remoto. Por eso, en este artículo te explicaremos a profundidad qué es la NOM 037 y para qué sirve. Además, te diremos qué retos implica la NOM 037 para el entorno laboral en México.

¿Qué es la NOM 037?

La Norma Oficial Mexicana NOM 037, también conocida como la "ley del home office", establece una serie de obligaciones tanto para empleadores como para empleados que realizan teletrabajo. El propósito principal de esta normativa es garantizar la seguridad y la salud de los trabajadores formales que realizan sus tareas de forma remota, dedicando al menos el 40 % de su jornada laboral total a esta modalidad.

Estos requisitos abarcan aspectos como la ergonomía en el lugar de trabajo, la prevención de riesgos laborales, el acceso a servicios médicos, la protección de datos personales y la desconexión digital, entre otros.

La NOM 037 se deriva de las modificaciones al artículo 311 de la Ley Federal del Trabajo, que entraron en vigencia el 12 de enero de 2021. Desde entonces, la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) reconoce el teletrabajo como una forma de empleo, donde el trabajador realiza sus labores en un lugar distinto al de su empleador, utilizando diversas herramientas tecnológicas.

También se incluye un apartado especial, el artículo 330-J. En este se indica:

“Las condiciones especiales de seguridad y salud para los trabajos desarrollados en teletrabajo serán establecidas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social en una Norma Oficial Mexicana. Esta deberá considerar a los factores ergonómicos, psicosociales, y otros riesgos que pudieran causar efectos adversos para la vida, integridad física o salud de las personas trabajadoras que se desempeñen en la modalidad de teletrabajo”.

¿Cuándo entra en vigor la NOM 037 del teletrabajo?

El 8 de junio de 2023, se anunció en el Diario Oficial de la Federación la publicación de la NOM-037-STPS-2023, titulada "Teletrabajo – Condiciones de seguridad y salud en el trabajo", la cual define las condiciones de seguridad y salud para el teletrabajo. Esta normativa entró en vigor el 8 de diciembre de 2023, como se especificó en la publicación oficial.

La NOM 037 se une a las 44 regulaciones existentes en seguridad y salud laboral emitidas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

¿Para qué sirve la NOM 037?

El objetivo principal de la NOM 037 es garantizar que el teletrabajo se realice en condiciones seguras y saludables para los trabajadores, protegiendo sus derechos laborales y promoviendo un equilibrio adecuado entre la vida laboral y personal. 

Esta normativa es fundamental para asegurar que el teletrabajo, una práctica cada vez más común en el entorno laboral moderno, se lleve a cabo de manera responsable y sostenible. Dicho esto, te diremos qué efectos positivos se generan por cumplir con la Ley del Home Office en tu empresa:

Promoción del bienestar laboral

La NOM 037 garantiza que los empleados que realizan teletrabajo cuenten con un entorno laboral seguro y saludable, lo que contribuye a su bienestar físico y emocional. Además, mejora la satisfacción y el compromiso de los empleados, lo que puede contribuir a la retención del talento y a una cultura organizacional positiva.

Mejora de la productividad

Al proporcionar un entorno de trabajo seguro y cómodo, los empleados pueden concentrarse mejor en sus tareas, lo que puede traducirse en un aumento de la productividad y la eficiencia laboral.

Cumplimiento normativo

Al aplicar la NOM 037, las empresas cumplen con las regulaciones gubernamentales relacionadas con el teletrabajo en México, evitando posibles sanciones y riesgos legales.

Reducción de riesgos laborales

La implementación de medidas de seguridad y salud especificadas en la NOM 037 ayuda a prevenir accidentes y lesiones relacionadas con el trabajo, lo que reduce los costos asociados con la compensación laboral y las ausencias por enfermedad.

En resumen, aplicar la NOM 037 en las empresas no solo cumple con las regulaciones gubernamentales, sino que también promueve un entorno laboral seguro, saludable y productivo para los trabajadores que realizan teletrabajo.

¿Cómo se aplica la NOM 037?

La aplicación efectiva de la NOM 037 del teletrabajo requiere una colaboración activa entre empleadores y empleados para garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable. 

Esto implica el cumplimiento de las obligaciones establecidas para ambas partes, así como una comunicación abierta y continua sobre las medidas de seguridad y salud en el trabajo remoto.

Obligaciones para los empleadores

Las responsabilidades que recaen sobre los empleadores respecto a la NOM 037 son las siguientes:

1. Mantener un registro actualizado de los empleados que realizan teletrabajo

Es necesario mantener un registro actualizado de los empleados que trabajan de forma remota, que incluya información como:

• Datos personales (nombre, género, estado civil, domicilio y número telefónico).

• Datos del puesto (actividades a desarrollar, nombre y perfil).

• Datos de la empresa (razón social y domicilio del centro de trabajo).

• Porcentaje de tiempo para realizar teletrabajo.

• Listado del equipo de cómputo y ergonómico otorgado a la persona trabajadora.

• Lugares de trabajo convenidos.

2. Desarrollar, implementar, mantener y difundir una política de teletrabajo por escrito

La nueva Ley del Home Office en México obliga que las empresas deban crear una política de teletrabajo en conformidad con los términos del contrato colectivo de trabajo o las reglas internas de la empresa, según sea aplicable.

En líneas generales, la política debe promover la prevención de riesgos laborales, la igualdad de género y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Además, debe evitar el aislamiento de los empleados, establecer claramente sus derechos y responsabilidades, y establecer procedimientos para comunicar cambios y otras cuestiones relevantes.

La versión actualizada de la política de teletrabajo también debe abordar aspectos como la duración y distribución del horario laboral acordado, el derecho a descansos, la posibilidad de desconexión y, en caso necesario, facilitar pausas para la lactancia materna.

Para darte una mano en este aspecto esencial de la NOM 037, hemos elaborado un modelo de política de trabajo remoto, el cual podrás descargar de forma gratuita para que puedas comenzar a implementarlo en las nuevas solicitudes de teletrabajo en tu empresa. En dicho documento, encontrarás los siguientes puntos:

• Criterios de admisibilidad

• Normas generales para los colaboradores a distancia

• Beneficios asociados al trabajo remoto

• Medidas correctivas y advertencias

• Gestión de la carrera

Fuente: Crehana

3. Informar sobre los riesgos asociados al teletrabajo

Es necesario comunicar a los empleados que trabajan de forma remota y a la Comisión de Seguridad e Higiene de la empresa acerca de los riesgos asociados con el teletrabajo, así como sobre la posible exposición a agentes y factores de riesgo ergonómico y psicosocial.

4. Contar con una lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el teletrabajo

Para garantizar un entorno seguro en el teletrabajo y prevenir riesgos derivados de agentes físicos, factores ergonómicos o psicosociales, es fundamental cumplir con las medidas de seguridad e higiene establecidas por la Comisión de Seguridad e Higiene.

5. Otorgar las facilidades para validar la información

Es importante facilitar a la Comisión de Seguridad e Higiene los recursos necesarios para validar la lista de condiciones y evaluar los posibles riesgos del teletrabajo. Esto puede incluir la presentación de evidencia fotográfica o de video. 

Se puede optar por permitir una visita previa autorizada o proporcionar al empleado la lista para su autoevaluación, aunque esto no significa que el empleado asuma la responsabilidad total de adecuar el lugar de trabajo. Además, se puede requerir que el empleado proporcione pruebas adicionales a distancia a través de medios digitales. 

La versión actualizada de la NOM 037 también contempla una segunda versión de la lista de verificación para su aplicación periódica y para confirmar la continuidad de las condiciones. 

Es importante recordar que si el lugar propuesto por el empleado para el teletrabajo no cumple con los estándares de seguridad y salud, no se podrá llevar a cabo el trabajo remoto.

6. Establecer y documentar el proceso de implementación del teletrabajo

Es necesario desarrollar y registrar un procedimiento para la transición entre el trabajo presencial y el teletrabajo, y viceversa. Este procedimiento debe incluir cómo se comunicarán el empleado y el empleador, las condiciones bajo las cuales el empleado regresará al lugar de trabajo, cómo se supervisará el trabajo durante el teletrabajo y cómo se mantendrán los equipos de cómputo y herramientas utilizados.

7. Suministrar elementos necesarios para el desempeño del trabajo remoto

El empleador debe suministrar al empleado que trabaje desde casa una silla ergonómica adecuada y otros elementos necesarios para que pueda realizar su trabajo de manera efectiva, incluyendo cualquier accesorio que asegure una postura y condiciones ergonómicas adecuadas.

8. Establecer programas y procedimientos para proporcionar mantenimiento a los equipos tecnológicos

Si hablamos de qué retos implica la NOM 037 para el entorno laboral en México, uno de los más importantes está relacionado con el mantenimiento de las  herramientas de teletrabajo. Es necesario crear y registrar programas que especifiquen cómo se proporcionará el mantenimiento seguro de los equipos tecnológicos proporcionados a los empleados que trabajan desde casa para realizar sus tareas laborales.

9. Brindar capacitación anual sobre seguridad y salud en el trabajo

Es esencial brindar capacitación anual a los empleados que trabajan remotamente, enfocada en las normas de seguridad y salud que deben mantener en su entorno laboral. 

Para ello, es indispensable contar con un software de desarrollo de equipos para facilitar la formación y el seguimiento del progreso de los trabajadores remotos. Estas herramientas pueden ayudar a mejorar la comunicación, fomentar la colaboración y fortalecer la cohesión del equipo, incluso en entornos virtuales.

10. Establecer mecanismos para revertir el teletrabajo a modalidad presencial

La NOM 037 también establece la importancia de crear sistemas para permitir la transición del teletrabajo al trabajo presencial en caso de cambios en las condiciones de seguridad y salud, o si es más conveniente para los intereses laborales. Esto implica establecer procesos que permitan a los empleados regresar al trabajo en el lugar físico de la empresa cuando sea necesario o beneficioso para su situación laboral.

11. Realizar exámenes médicos según lo establecido por la NOM 030

Como empleador o líder de recursos humanos, debes garantizar la ejecución de exámenes médicos requeridos para los empleados que trabajan desde casa de acuerdo con lo establecido por la NOM 030. 

Además, se debe dar seguimiento a los avisos de accidentes de trabajo reportados que hayan ocurrido durante el ejercicio de sus actividades laborales, asegurándose de seguir los protocolos establecidos por las instituciones de seguridad social.

12. Compartir la documentación necesaria a la Comisión de Seguridad e Higiene

Proporcionar a la Comisión de Seguridad e Higiene la documentación pertinente que demuestre el cumplimiento de las normativas, la cual puede incluir la lista de verificación de las condiciones, su validación, evidencia visual como fotografías o videos, así como listados que confirmen los equipos y recursos de cómputo proporcionados a los empleados.

13. Contar con mecanismos de atención para casos de violencia familiar

Dentro de las directrices de la NOM 037 del home office, es fundamental establecer procedimientos específicos para brindar apoyo a los empleados que puedan enfrentar situaciones de violencia familiar. 

Estos mecanismos de atención deben contemplar diversas medidas de apoyo, incluido el retorno temporal o permanente al trabajo presencial, en caso de ser necesario para garantizar la seguridad y el bienestar del empleado. Es crucial proporcionar un ambiente de trabajo seguro y de apoyo para aquellos que puedan estar atravesando por situaciones de violencia en su entorno familiar.

14. Brindar el apoyo y las facilidades para que los teletrabajadores participen en actividades internas

Brindar apoyo y facilidades significa asegurarse de que estos empleados tengan acceso a las reuniones, capacitaciones y actividades relacionadas con la seguridad laboral y el desarrollo profesional, aunque trabajen de forma remota. 

Esto puede implicar el uso de tecnología para participar en reuniones virtuales, proporcionar recursos de capacitación en línea y garantizar que se les brinde la misma información y oportunidades de desarrollo que a los empleados que trabajan en el lugar físico de la empresa. La participación activa de los teletrabajadores en estas comisiones es crucial para mantener altos estándares de seguridad, salud y productividad en el entorno laboral, incluso cuando trabajan desde casa.

Obligaciones para los empleados

Por otro lado, los empleados tienen la responsabilidad de completar la lista de verificación de condiciones de seguridad y salud en su lugar de trabajo establecidas en la NOM 037. Además, deben cumplir con las disposiciones establecidas en la política de teletrabajo de la empresa, informar cualquier cambio en las condiciones de seguridad y salud, y mantener en buen estado los equipos proporcionados por la empresa.

Si un empleado cambia de domicilio, ya sea temporal o permanentemente, debe informar por escrito a su empleador con anticipación. También se debe permitir que el empleador verifique las condiciones de seguridad y salud en el nuevo espacio de trabajo. Los empleados también deben participar en las capacitaciones requeridas, cumplir con las políticas de protección de datos e información, y comunicar cualquier riesgo laboral que identifiquen.

En conclusión, la NOM 037 ha marcado un hito significativo en la regulación del teletrabajo en México, estableciendo un marco normativo claro para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores que desempeñan sus labores de forma remota. 

Para los empleadores y líderes de recursos humanos, la implementación efectiva de esta normativa no solo implica cumplir con obligaciones legales, sino también proporcionar un ambiente laboral seguro y saludable para su capital humano. Desde la provisión de equipos ergonómicos hasta la capacitación continua y la atención a la salud mental de los empleados, la NOM 037 ofrece una oportunidad para redefinir las prácticas laborales y promover una cultura organizacional que valore el bienestar de sus trabajadores.