¿Qué es un diagrama de flujo? ¡Planificación y eficiencia en un solo paso!

Si tienes una empresa y no sabes qué es un diagrama de flujo, puede que tu compañía esté experimentando serios problemas de agilidad. ¡Pero no te preocupes! Hemos llegado para ayudarte y, así, evitar los procesos tediosos. 

Tener a cargo muchos colaboradores en una empresa donde se llevan a cabo varios métodos de elaboración, puede significar un profundo dolor de cabeza. Si bien cada proceso cuenta con una serie de actividades determinadas, estas deben ser interpretadas y comprendidas de manera ágil y eficiente con el fin de optimizar todos los procesos. 

Un diagrama de flujo, precisamente, nos ayudará a conseguir la agilidad tan ansiada en cualquier empresa. Y es que la agilidad empresarial, hoy en día, es más importante de lo que parece. 

"La agilidad empresarial ofrece mucha flexibilidad. Trabaja con pequeñas partes de proyectos que se construyen y prueban simultáneamente. Adoptar este enfoque hace que sea más fácil mantener los proyectos alineados y nos permitirá recibir retroalimentación temprano y de manera frecuente”, explica Elohin Fuentes, profesor de nuestro curso online de Gestión ágil de proyectos.

En este artículo, aprenderás a crear un diagrama de flujo o flujograma, uno de los métodos de agilidad empresarial por excelencia. ¡Abróchate el cinturón y acompáñanos a descubrir la verdadera velocidad empresarial!

Historia del diagrama de flujo 

Antes de explicarte en detalle qué es un diagrama de flujo y para qué sirve, te contaremos brevemente quiénes fueron los creadores de esta herramienta.

Los primeros diagramas de flujo se crearon entre los años 20’ y 30’ de la mano de los ingenieros industriales Frank y Lillian Gilbreth, quienes en 1921 presentaron el primer flujograma en la ASME, Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos. 

Luego, a principios de 1930, el ingeniero industrial Allan H. Mogensen comenzó a tomar algunas herramientas del primer flujograma para dar clases en el Lake Placid de Nueva York y hacer consultorías en diferentes empresas. En ellas, explicaba qué es un diagrama de flujo y cómo formar gente de negocios, aumentando su eficiencia en el trabajo al utilizar esta herramienta. 

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Por muchos años, Mogensen se dedicó a compartir su conocimiento y educar a distintos profesionales, de manera que, en 1941, aparecieron dos que realmente lograron destacarse del resto: Ben S. Graham y Art Spinanger.

Por un lado, Spinanger se encargó de difundir esta herramienta de trabajo y aplicarla en los distintos procesos de elaboración de la empresa Procter & Gamble. Por otra parte, Graham se dedicó a adoptar el flujograma para darle los símbolos y el significado que hoy en día conocemos. Tal es así que, en 1947, la ASME lo aceptó como una norma. 

Por esos años, Herman Goldstine y John Van Neumann serían los encargados de planificar y facilitar distintas tareas de informática, a partir de diagramas de flujo diseñados para aprender programación y algoritmos, muchos de los cuales, hoy en día, aún se continúan usando.

¿Qué es un diagrama de flujo?

Ya te contamos quiénes fueron los grandes creadores del flujograma, herramienta que hoy en día usamos en varios sectores de trabajo. Sin embargo, ¿ya sabes verdaderamente qué es un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo o flujograma es una representación gráfica de un proceso, o bien, de un algoritmo informático, el cual puede usarse en múltiples rubros, tales como el de la industria, ingeniería, manufactura, programación e informática, educación, ventas y marketing, negocios, psicología cognitiva y finanzas. 

En fin, sea la disciplina para la cual se aplique, el mismo servirá para documentar, analizar, planificar, mejorar y comunicar diferentes procesos o métodos de trabajo. Un checklist en Excel para controlar las actividades de tu empresa también te servirá de mucho para que la productividad aumente. 

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Por otro lado, y tal como te dijimos anteriormente, al momento de saber qué es un diagrama de flujo, también debes recordar que el mismo está compuesto por una serie de símbolos, los cuales pueden ser óvalos, diamantes, rectángulos, círculos o rombos que, junto con flechas y líneas conectoras, logran establecer un proceso determinado con su respectivo flujo y secuencia de operaciones. 

Asimismo, existen varios tipos de flujogramas, cuya diferencia depende, principalmente, de su formato. Pero no demos más vueltas y veamos en detalle qué tipos de diagramas de flujo existen.

Tipos de diagramas de flujo

A continuación, te presentamos los principales tipos de diagramas de flujo.  

Diagrama de flujo vertical

Es uno de los más comunes. Se caracteriza por tener el flujo y la secuencia de operaciones de arriba hacia abajo. Su formato se asemeja bastante al de una lista con los pasos explicados uno por uno, en forma simple, ordenada y detallada. 

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Diagrama de flujo horizontal

A diferencia del anterior, el diagrama de actividades con formato horizontal tiene el flujo y la secuencia de operaciones de izquierda a derecha. 

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Diagrama de flujo arquitectónico

Es la hoja de ruta de una persona o de un proceso de trabajo específico de cualquier área de una empresa. 

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Diagrama de flujo panorámico

En este tipo de diagrama de flujo, el proceso o método de trabajo aparece plasmado en una sola hoja, de forma clara y sencilla, ya que está hecho para que sea observado y comprendido a simple vista por cualquier persona, incluso por aquellas ajenas al departamento o a la empresa. 

Asimismo, puede incluir un formato vertical y otro horizontal cuando explica distintas tareas simultáneas.

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Ya que conocemos los tipos de diagramas de flujo, ahora tenemos que ir a sus características principales; es decir, el diagrama de flujo que realices tiene que cumplir obligatoriamente con estos requisitos. 

Características de un diagrama de flujo 

El hecho de que un diagrama de flujo tenga una simbología establecida es, principalmente, porque tenemos que ser capaces de comunicar de manera clara -y lógica- cualquier plan de trabajo. 

Por ello, cuando crees un diagrama de flujo tienes que asegurarte que cumpla con los siguientes requisitos. A continuación, te presentamos cuáles son las características de un diagrama de flujo. 

• Capacidad de comunicar: si no existe comprensión, deberás replantear tu diagrama de flujo. La idea es que puedas transmitir una idea y que varias personas puedan entenderla sin mayores complicaciones. Esta es una de las principales características de un diagrama de flujo.
• Compacta: un diagrama de flujo debe caracterizarse por ser un resumen por excelencia. Por ello, se recomienda que seas lo más directo posible, estableciendo con claridad los distintos, para su fácil interpretación. 

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Inicio y final: asegúrate que el diagrama de flujo que crees tenga bien marcado el punto de inicio y el punto final. Lo ideal es que no necesites especificar por dónde se inicia y por dónde termina, pues para eso están los símbolos y conectores, los cuales debes utilizar de manera eficiente. 

• Símbolos claros: cada símbolo tiene su propio significado. ¿Qué quieres comunicar? Asegúrate que cada idea que tengas sea representada por cada símbolo. 
• Codificable: un diagrama de flujo puede ser codificado en una variedad de lenguajes y, además, debe ser visible en diversos sistemas.

Es verdad. Te he hablado mucho sobre los símbolos de un diagrama de flujo, pero sin explicarte cuáles existen ni cómo se deberían utilizar. Pero, antes de entrar a detalle, primero conozcamos las principales partes de un diagrama de flujo. 

¿Cuáles son las partes de un diagrama de flujo? 

Como te comentamos más arriba, un diagrama de flujo está compuesto por símbolos, pero, antes de conocer los detalles al respecto, vamos a conocer cuáles son sus partes principales. 

Conocer las partes de un diagrama de flujo nos permitirá comprender toda la simbología que existe. Además, un diagrama de flujo debe estar compuesto por todos estos elementos para que logre entenderse. Estas son las partes de un diagrama de flujo:

• Terminador: es representado por un pequeño rectángulo con esquinas curvas. Se utilizan tanto al inicio como al final de los diagramas de flujo. De las principales partes de un diagrama de flujo que no debe faltar. 
• Subprocesos: también es un rectángulo, pero tiene líneas dobles en cada uno de sus lados. 
• Conector: un conector puede verse como un círculo pequeño o un cuadro conector que se etiqueta a través de letras. Su función, como su nombre lo indica, es mantener los procesos conectados de manera correcta y lógica. 
• Líneas de flecha: las líneas son capaces de mantener la claridad en cualquier diagrama de flujo. Lo ideal es que estas líneas no sean cíclicas para evitar redundancias en el proceso. 
• Procesos: representado a través de un rectángulo, los procesos de un diagrama de flujo hacen referencia a una acción. Por lo tanto, siempre se debe describir de manera clara y concisa. Recomiendan que su descripción sea una frase verbo-sustantivo. Esta es una de las partes de un diagrama de flujo más importantes.

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• Decisión: toda decisión en un diagrama de flujo es representada a través de un diamante. Sea afirmativa o negativa, una decisión siempre debe estar presente en un diagrama de flujo. 
• Comando: los comandos en un diagrama de flujo pueden ser de concisión, sentencia o bucle. 
• Operadores: en un diagrama de flujo, los operadores son los que nos permiten realizar alguna operación aritmética.
• Puntos de enlace: es un cuadro pequeño de color azul que se muestra en los laterales y vértices de los operadores y comandos. Representan un cambio por el que el flujo llega o por donde podría continuar. 
• Conector fuera de página: aunque no es recomendable que un diagrama de flujo ocupe más de una página, puede que haya algunas excepciones. Para tal caso, se deben utilizar los conectores fuera de página, los cuales son representados por unos pentágonos que marcan distintas direcciones.

Para que tengas una idea mucho más clara, en el siguiente punto vemos a detalle todos los símbolos de un diagrama de flujo.

Símbolos de un diagrama de flujo

Si bien ya te explicamos qué es un diagrama de flujo y para qué se usa, así como sus principales partes, de nada sirve que lo sepas si aún no sabes qué símbolos de flujograma existen y cuál es su uso. Por ello, a continuación, te dejaremos una lista para que veas cuáles son los más frecuentes y qué significan. 

Imagen: Pinterest

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Ventajas y desventajas del diagrama de flujo

Ahora que ya sabes qué es un diagrama de flujo y qué tipos existen, creemos que ha llegado el momento para explicarte cuáles son las ventajas y desventajas de contar con un flujograma en tu negocio o empresa. 

Ventajas del diagrama de flujo

1. Comunicación

Por medio de la ilustración de modelos y la conexión de ideas, el flujograma permite comunicar un proceso fácilmente, en pocas palabras y poco tiempo. 

2. Eficiencia

Estandariza un proceso, lo cual hace posible aumentar la productividad en tu empresa. 

3. Documentación y análisis de proceso

Al momento de aprender qué es un diagrama de flujo, debes recordar que el mismo no es solo una herramienta de estandarización, sino también de estudio, ya que te permite observar y comprender detalladamente diferentes factores, tales como los distintos pasos a seguir, el flujo y la secuencia de las tareas, las responsabilidades y cada uno de los puntos de decisión.

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Asimismo, permite identificar cada uno de los puntos débiles que existen, como por ejemplo, los cuellos de botella, los conflictos de poder o autoridad, la redundancia, o bien los pasos innecesarios. ¿Y cómo puedes solucionarlos? Pues, realizando nuestro Curso online de resolución de problemas complejos, es una buena opción, ya que ahí analizarás los problemas para encontrar las oportunidades de mejora que necesitas.

4. Adaptación 

Tal como hemos visto anteriormente, los diagramas de flujo o de actividades se pueden usar en cualquier tipo de disciplina que incluya varios tipos de procesos. 

5. Capacitación

Si comprendiste qué es un diagrama de flujo, notarás que es una de las mejores herramientas para capacitar a los nuevos empleados de tu empresa o de otro sector de la organización.

Desventajas del diagrama de flujo

Crear un diagrama de actividades para procesos muy complejos, puede resultar, algunas veces, un poco difícil. Asimismo, tiene que estar muy bien hecho para que los empleados lo entiendan. 

Asimismo, si se comete un error en la simbología y el mismo pasa desapercibido, se pueden generar consecuencias fatales en el método o proceso que se esté llevando a cabo.

¿Cómo hacer un diagrama de flujo?

Si ya sabes qué es un diagrama de flujo, seguramente te estés preguntando cómo puedes hacer uno para tu empresa o negocio. Pues bien, es posible realizarlo de varias maneras; haciéndolo tñu mismo, ya sea a mano o en computadora, o bien, contratando a una persona especializada.

De todos modos, no importa el método que elijas. En todos los casos, te sugerimos tener en cuenta estos tips para tu flujo de trabajo de nuestro team de Postproducción de Crehana. Además de los pasos que te daremos a continuación, claro está:

• Define tu objetivo: es decir, pregúntate qué método de trabajo deseas explicar con tu flujograma y de qué manera piensas hacerlo. Para ello, será crucial que identifiques el punto inicial y final del proceso, junto con su respectiva secuencia de tareas, la cual deberá seguir el orden cronológico correcto.  Asimismo, definir el nivel de detalle de tu diagrama de actividades e identificar cada uno de los puntos de decisión, también será muy importante. 
• Determina el receptor: A la hora de crear un diagrama de flujo, también tendrás que establecer para quién va dirigido y qué tan simple se lo hará para que esas personas lo entiendan. 

Imagen: Pixabay

• Establece el formato y la simbología del diagrama de flujo: Por si no lo recuerdas, cuando te explicamos qué es un diagrama de flujo, también te contamos que hay de diferentes tipos, los cuales dependen, principalmente, de su formato. Asimismo, te mostramos los diferentes símbolos de flujograma que existen. Entonces, este es el momento perfecto para aplicar y definir todos estos conceptos aprendidos.
• Hacer el diagrama de flujo o flujograma: Ok, ya sabes qué es un diagrama de flujo y qué aspectos debes tener en cuenta antes de crear uno. Dicho esto, y si has decidido hacerlo por tu cuenta, llegó la hora de poner manos a la obra y crear tu propio flujograma para tu empresa.

Y aquí, nos tomaremos unos segundos para explicarte las diferentes alternativas que existen a la hora de crear un diagrama de flujo, si es que no te animas hacerlo a mano. ¡Vamos al siguiente punto! 

Crear un diagrama de flujo en Word

Si te preguntabas cómo hacer un diagrama de flujo en Word, es muy fácil. Lo primero que debes hacer es buscar la herramienta SmartArt, la cual se encuentra en el grupo de Ilustraciones en la pestaña Insertar. Luego, sigue estos pasos.

• Te aparecerá una ventana que dice Elegir un elemento gráfico SmartArt. ¿Te encuentras ahí? ¡Perfecto! Haz clic en Proceso y selecciona la figura que deseas utilizar. 
• Luego, haz clic en Proceso de imágenes destacadas y, a continuación, en Aceptar.
• Si deseas agregar una imagen, haz clic en el cuadro donde quieres agregarla y, luego, ve al ícono de imagen. Selecciona una y haz clic en Insertar. Por otro lado, si necesitas agregar texto, simplemente ve al recuadro de tu elemento gráfico y escribe ahí mismo el texto que quieres.
• Finalmente, si deseas cambiar el estilo de tu flujograma, selecciona tu gráfico y, luego, ve a la pestaña Diseño; en el grupo Estilo SmartArt, haz clic en Cambiar colores. 

Imagen: support.microsoft.com

Imagen: support.microsoft.com

Crear un diagrama de flujo en Power Point

Otra de las alternativas es hacer un diagrama de flujo en Power Point y, aunque no lo creas, también es muy fácil. Anota los pasos: 

• Al igual que en Word, deberás ir a la pestaña Insertar y, desde allí, hacer clic en SmartArt.
• Luego, elige un gráfico de SmartArt, haciendo clic en Proceso.
• A continuación, escoge el diagrama de flujo que deseas usar y haz clic en Aceptar.
• En este momento, deberías ver tu diagrama de flujo en la diapositiva. ¿Aparece ahí? ¡Buenisimo! Reemplaza los marcadores de posición de texto por los pasos y la secuencia de tareas de tu flujograma. 
• Finalmente, si quieres cambiar los colores de tu diagrama de flujo, selecciona tu gráfico, ve a la pestaña Diseño y haz clic en Cambiar colores. 

Imagen: support.microsoft.com

Imagen: support.microsoft.com

¿Cómo hacer un diagrama de flujo en Excel? 

Si es posible crearlo en Word y Power Point, ¿por qué no sería posible hacer un diagrama de flujo en Excel? Microsoft Excel tiene algunas funciones para crear un diagrama de flujo en simples pasos, los cuales te explicamos: 

• Abre una hoja de cálculo en Microsoft Excel.
• Selecciona todas las celdas de la hoja de cálculo
• Haz clic derecho sobre la selección y cambia el ancho de columna a 2.14. Luego, da clic en "Aceptar". 
• Para ajustar la cuadrícula, debes ir a la barra superior y hacer clic en "Diseño de Página". 
• En el menú desplegable, selecciona "Alinear" < "Ajustar a cuadrícula". 
• Es momento de establecer la disposición de la página. Para esto, ve a la pestaña "Disposición de página" y podrás ajustar los márgenes, la orientación o el tamaño. 

Imagen: Lucidchart

• Para agregar las figuras o símbolos para tu diagrama de flujo en Excel, al igual que en Word y Power Point, debes hacerlo a través de SmartArt. 
• Ve a la pestaña "Insertar" < "SmartArt" y elige un gráfico de la categoría "Proceso de negocio". Al hacerlo, aparecerá una vista previa de diagrama de flujo. 
• A continuación, puedes ir agregando todos los símbolos que desees. 

Imagen: Lucidchart

• Para agregar líneas ve a "Insertar" < "Figuras" y elige un conector. Para dibujarla en la hoja de cálculo, solo haz clic y arrastra.
• Puedes agregar texto (o editarlo) haciendo clic dentro de la gráfica que hayas elegido. El tamaño de la tipografía se adaptará automáticamente según la cantidad de texto.

¡Aún no te vayas! Si te interesa la programación, en el siguiente punto descubrirás una herramienta para hacer un diagrama de flujo de manera sencilla. ¡Vamos! 

¿Cómo hacer un diagrama de flujo en PSeInt? 

PSeInt es una herramienta para crear diagramas de flujo muy útil para los estudiantes de programación, ya que podrán entender, a través de un pseudolenguaje complementado con diagramas de flujos, los conceptos principales del algoritmo de programación. 

Creado en Argentina, PSeInt es la abreviatura de las palabras Pseudo Intérprete y es un programa desarrollado completamente en español, así que es utilizado, principalmente, por estudiantes de programación de Hispanoamérica. 

Imagen: Ciber Tareas

Según el portal informático Tecno Informatic, "el propósito de PSeInt es facilitarle al estudiante la tarea de escribir los algoritmos en este pseudolenguaje, proporcionándole ayuda y asistencia, además de herramientas adicionales que ayuden a encontrar los errores y comprender la lógica de los algoritmos". 

Si estás empezando en este mundo y te preguntas cómo hacer un diagrama de flujo para programación, PSeInt es la respuesta que buscabas. Antes de conocer cómo hacer un diagrama de flujo en PSeInt, te presentamos algunas de las características de este software: 

• Plantillas de comandos
• Lenguaje autocompletado
• Exportación a otros lenguajes
• Creación y edición de diagramas de flujos 
• Multiplataforma
• Lenguaje autocompletado
• Incluye ejemplos con distintos niveles de dificultad

Lo bueno de este software, es que tiene una comunidad gigantesca con la que podrás resolver todas las dudas que tengas o reportar algún eventual bug. 

Y ahora la pregunta del millón: ¿cómo hacer un diagrama de flujo en PSeInt? ¡Te lo contamos! 

• Descarga el programa desde el portal de PSeInt
• Al abrir el programa te aparecerá una barra de tareas en la parte superior. Debes darle clic a "Dibujar diagrama de flujo". 
• Al hacer clic te aparecerá una nueva pantalla en la que podrás empezar a crear tu diagrama de flujo. 
• En la parte derecha podrás encontrar los símbolos para realizar tu diagrama de flujo.

Imagen: Ciber Tareas

• Solo debes hacer clic en el símbolo y arrastrarlo hasta el área de trabajo. 
• En caso quieras eliminar el símbolo, debes arrastrarlo hasta la esquina inferior izquierda.  
• Al terminar, debes ir a la barra de herramientas y dar clic en el ícono de la flecha verde. 
• Te aparecerá un nuevo cuadro de diálogo para modificar los valores. Al finalizar, solo debes apretar "Enter". 

Siguiendo estos pasos, podrás hacer un diagrama de flujo en PseInt, dependiendo tu objetivo, por supuesto. De todos modos, en el video de arriba, encontrarás un tutorial en el que explican el paso a paso para hacer un diagrama de flujo en PSeInt.

Crear un diagrama de flujo online

Si quieres  hacer un diagrama de flujo online, las opciones son varias. Sin embargo, el sitio web que te recomendamos es LucidChart, donde puedes hacer hasta tres diagramas de flujo gratis, o más, dependiendo del plan que elijas. 

Imagen: lucidchart.com

Además, se trata de un portal que simplificará varios de los pasos que tienes que hacer en los programas antes mencionados, así que crear un diagrama de flujo será mucho más sencillo.

Asimismo, esta página te permite crear diagramas de flujo adaptables a programas como Word o Power Point y, por si eso fuera poco, también ofrece algunas plantillas.

Imagen: lucidchart.com

¿Te diste cuenta que empezamos a 20 km/h y ahora ya superamos los 100 km/h? ¡Eso significa que nuestros proyectos ahora son más ágiles! Ahora que ya sabes qué es un diagrama de flujo y las ventajas que presenta, puedes quedarte tranquilo. ¡Que abunde la productividad y eficiencia en tu empresa!

¡Hasta un próximo artículo!