¿Qué es un diagrama de flujo? ¡Planificación y eficiencia en un solo paso!
Última actualización 23 de Marzo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.Rocío González
¿Qué es un diagrama de flujo? Si necesitas planificar y comunicar las actividades que se deben llevar a cabo dentro de tu empresa, entonces, aquí encontrarás la información que necesitas 📌.
Tener a cargo muchos empleados en una empresa en donde se llevan a cabo varios métodos de elaboración, puede significar un profundo dolor de cabeza 🤯, ya que cada proceso cuenta con una serie de actividades determinadas, las cuales deben ser comprendidas, estudiadas y realizadas por cada uno de los operarios de una manera eficiente y correcta.
De ahí que, crear un diagrama de flujo o un flujograma es, para estos casos, la mejor solución. Por ello, en este post te contaremos todo lo que necesitas saber sobre esta herramienta y cómo puedes hacer para aplicarla en tu propia empresa. ¿Comenzamos? 🧐
Historia del diagrama de flujo
Antes de explicarte en detalle qué es un diagrama de flujo y para qué sirve, te contaremos brevemente quiénes fueron los creadores de esta herramienta.
Los primeros diagramas de flujo se crearon entre los años 20’ y 30’ de la mano de los ingenieros industriales Frank y Lillian Gilbreth, quienes en 1921 presentaron el primer flujograma en la ASME, Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos.
Luego, a principios de 1930, el ingeniero industrial Allan H. Mogensen comenzó a tomar algunas herramientas del primer flujograma para dar clases en el Lake Placid de Nueva York y hacer consultorías en diferentes empresas. En ellas, explicaba qué es un diagrama de flujo y cómo formar gente de negocios, aumentando su eficiencia en el trabajo al utilizar esta herramienta.
Por muchos años Mogensen se dedicó a compartir su conocimiento y educar a distintos profesionales, siendo así como en 1941, hubieron dos que realmente lograron destacarse del resto: Ben S. Graham y Art Spinanger.
Por un lado, Spinanger se encargó de difundir esta herramienta de trabajo y aplicarla en los distintos procesos de elaboración de la empresa Procter & Gamble. Por otra parte, Graham se dedicó a adoptar el flujograma para darle los símbolos y el significado que hoy en día conocemos. Tal es así que, en 1947, la ASME lo aceptó como una norma.
Por esos años, Herman Goldstine y John Van Neumann serían los encargados de planificar y facilitar distintas tareas de informática, a partir de diagramas de flujo diseñados para programación y algoritmos, muchos de los cuales, aún hoy en día, se continúan usando.
Imagen: Pinterest
¿Qué es un diagrama de flujo?
Ya te contamos quiénes fueron los grandes creadores del flujograma, herramienta que hoy en día usamos en varios sectores de trabajo. Sin embargo, ¿ya sabes verdaderamente qué es un diagrama de flujo?🧐
Un diagrama de flujo o flujograma es una representación gráfica de un proceso, o bien, de un algoritmo informático, el cual puede usarse en múltiples rubros, tales como el de la industria, ingeniería, manufactura, programación e informática, educación, ventas y marketing, negocios, psicología cognitiva y economía y finanzas.
En fin, sea la disciplina para la cual se lo use, el mismo servirá para documentar, analizar, planificar, mejorar y comunicar diferentes procesos o métodos de trabajo.
Por otro lado, y tal como te dijimos anteriormente, al momento de saber qué es un diagrama de flujo, también debes recordar que el mismo está compuesto por una serie de símbolos, los cuales pueden ser óvalos, diamantes, rectángulos, círculos o rombos que, junto con flechas y líneas conectoras, logran establecer un proceso determinado con su respectivo flujo y secuencia de operaciones.
Asimismo, existen varios tipos de flujogramas, cuya diferencia depende, principalmente, de su formato. Pero, no demos más vueltas y veamos en detalle qué tipos de diagramas de flujo existen 🧩.
Imagen: Freepik
Tipos de diagramas de flujo
Diagrama de flujo vertical
Es uno de los más comunes. Se caracteriza por tener el flujo y la secuencia de operaciones de arriba hacia abajo. De ahí que, su formato se asemeja bastante al de una lista con los pasos explicados uno por uno, en forma simple, ordenada y detallada.
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Diagrama de flujo horizontal
A diferencia del anterior, el diagrama de actividades con formato horizontal tiene el flujo y la secuencia de operaciones de izquierda a derecha.
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Diagrama de flujo arquitectónico
Es la hoja de ruta de una persona o de un proceso de trabajo, específico de una área de la empresa.
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Diagrama de flujo panorámico
En este tipo de diagrama de flujo, el proceso o método de trabajo aparece plasmado en una sola hoja, de forma clara y sencilla, ya que está hecho para que sea observado y comprendido a simple vista por cualquier persona, incluso por aquellas ajenas al departamento o a la empresa.
Asimismo, puede incluir un formato vertical y otro horizontal cuando explica distintas tareas simultáneas.
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Símbolos de un diagrama de flujo
Si bien ya te explicamos qué es un diagrama de flujo y para qué se usa, de nada sirve que lo sepas si aún no sabes qué símbolos de flujograma existen. Por ello, a continuación, te dejaremos una lista para que veas cuáles son los más frecuentes y qué significan 😉.
Imagen: Pinterest
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Ventajas y desventajas del diagrama de flujo
Ahora que ya sabes qué es un diagrama de flujo y qué tipos existen, creemos que ha llegado el momento para explicarte cuáles son las ventajas y desventajas de contar con un flujograma en tu negocio o empresa.
Ventajas del diagrama de flujo
1. Comunicación
Por medio de la ilustración de modelos y la conexión de ideas, el flujograma permite comunicar un proceso fácilmente, en pocas palabras y poco tiempo.
2. Eficiencia
Estandariza un proceso, lo cual hace posible aumentar la productividad en tu empresa.
3. Documentación y análisis de proceso
Al momento de aprender qué es un diagrama de flujo, debes recordar que el mismo no es solo una herramienta de estandarización, sino también, de estudio, ya que te permite observar y comprender detalladamente diferentes factores, tales como los distintos pasos a seguir, el flujo y la secuencia de las tareas, las responsabilidades y cada uno de los puntos de decisión.
Asimismo, permite identificar cada uno de los puntos débiles que existen, como por ejemplo, los cuellos de botella, los conflictos de poder o autoridad, la redundancia, o bien, los pasos innecesarios. ¿Y cómo puedes solucionarlos? Pues bien, realizando nuestro Curso online de resolución de problemas complejos, es una buena opción, ya que ahí analizarás los problemas para encontrar las oportunidades de mejora que necesitas 😉.
4. Adaptación
Tal como hemos visto anteriormente, los diagramas de flujo o de actividades se pueden usar en cualquier tipo de disciplina que incluya varios tipos de procesos.
5. Capacitación
Si comprendiste qué es un diagrama de flujo, notarás que es una de las mejores herramientas para capacitar a los nuevos empleados de tu empresa o de otro sector de la organización.
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Desventajas del diagrama de flujo
1. Crear un diagrama de actividades para procesos muy complejos, puede resultar, algunas veces, un poco difícil. Asimismo, tiene que estar muy bien hecho para que los empleados lo entiendan.
2. Si se comete un error en la simbología y el mismo pasa desapercibido, se pueden generar consecuencias fatales en el método o proceso que se esté llevando a cabo.
¿Cómo hacer un diagrama de flujo?
Si ya sabes qué es un diagrama de flujo, seguramente te preguntes cómo puedes hacer uno para tu empresa o negocio 🤔. Pues bien, es posible realizarlo de varias maneras; haciéndolo tu mismo, ya sea a mano o en computadora, o bien, contratando a una persona especializada.
De todos modos, no importa el método que elijas, en todos los casos te sugerimos tener en cuenta estos tips para tu flujo de trabajo de nuestro team de Postproducción de Crehana, además de los pasos que te daremos a continuación:
1. Define tu objetivo
Es decir, pregúntate qué método de trabajo deseas explicar con tu flujograma y de qué manera piensas hacerlo. Para ello, será crucial que identifiques el punto inicial y final del proceso, junto con su respectiva secuencia de tareas, la cual deberá seguir el orden cronológico correcto.
Asimismo, definir el nivel de detalle de tu diagrama de actividades e identificar cada uno de los puntos de decisión, también será muy importante.
2. Determina el receptor
A la hora de crear un diagrama de flujo, también tendrás que establecer para quién va dirigido y qué tan simple se lo hará para que esas personas lo entiendan.
3. Establece el formato y la simbología del diagrama de flujo
Por si no lo recuerdas, cuando te explicamos qué es un diagrama de flujo, también te contamos que hay de diferentes tipos, los cuales dependen, principalmente, de su formato. Asimismo, te mostramos los diferentes símbolos de flujograma que existen.
Pues bien, este es el momento perfecto para aplicar y definir todos estos conceptos aprendidos 🤩.
4. Hacer el diagrama de flujo o flujograma
Ok, ya sabes qué es un diagrama de flujo y qué aspectos debes tener en cuenta antes de crear uno. Dicho esto, y si has decidido hacerlo por ti mismo, llegó la hora de poner manos a la obra y crear tu propio flujograma para tu empresa 😎.
Y aquí, nos tomaremos unos segundos para explicarte las diferentes alternativas que existen a la hora de crear un diagrama de flujo, si es que no te animas hacerlo a mano.
Crear un diagrama de flujo en Word
Si te preguntabas cómo hacer un diagrama de flujo en Word, es muy fácil. Solo tienes que seguir las siguientes instrucciones:
- Busca la herramienta SmartArt, la cual se encuentra en el grupo de Ilustraciones en la pestaña Insertar.
- Te aparecerá una ventana que dice Elegir un elemento gráfico SmartArt. ¿Te encuentras ahí? ¡Perfecto! Haz click en Proceso y selecciona la figura que deseas utilizar.
- Luego, haz click en Proceso de imágenes destacadas y, a continuación, en Aceptar.
- Si deseas agregar una imagen, haz click en el cuadro donde quieres agregarla y, luego, ve al ícono de imagen. Selecciona una y haz click en Insertar. Por otro lado, si necesitas agregar texto, simplemente ve al recuadro de tu elemento gráfico y escribe ahí mismo el texto que quieres.
- Finalmente, si deseas cambiar el estilo de tu flujograma, selecciona tu gráfico y, luego, ve a la pestaña Diseño; en el grupo Estilo SmartArt, haz click en Cambiar colores.
Imagen: support.microsoft.com
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Crear un diagrama de flujo en Power Point
Otra de las alternativas es hacer un diagrama de flujo en Power Point y, aunque no lo creas, también es muy fácil. Anota los pasos:
- Al igual que en Word, deberás ir a la pestaña Insertar y, desde allí, hacer click en SmartArt.
- Luego, elige un gráfico de SmartArt, para lo cual seleccionarás Proceso.
- A continuación, escoge el diagrama de flujo que deseas usar y haz click en Aceptar.
- En este momento, deberías ver tu diagrama de flujo en la diapositiva. ¿Aparece ahí? ¡Buenisimo! Reemplaza los marcadores de posición de texto por los pasos y la secuencia de tareas de tu flujograma.
- Finalmente, si quieres cambiar los colores de tu diagrama de flujo, selecciona tu gráfico, ve a la pestaña Diseño y haz click en Cambiar colores.
Imagen: support.microsoft.com
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Crear un diagrama de flujo online
Si quieres hacer un diagrama de flujo online, las opciones son varias. Sin embargo, el sitio web que te recomendamos es LucidChart, donde puedes hacer hasta tres diagramas de flujo gratis, o más, dependiendo del plan que elijas.
Imagen: lucidchart.com
Imagen: lucidchart.com
En definitiva, si pensabas que llevar a cabo la gestión de un emprendimiento que cuenta con muchos procesos, era una tarea difícil, estabas equivocado. Ahora que ya sabes qué es un diagrama de flujo 🧩 y las ventajas que presenta, puedes quedarte tranquilo que las tareas se harán en el orden y en la forma que corresponde. ¿Qué estás esperando para hacer tu diagrama de actividades? 😎