Cómo medir el ROI de los programas de capacitación en tu empresa

Cuando se trata de dar capacitación en las empresas, siempre hay muchas dudas por parte de quienes toman la decisión. Antes de elegir un programa, la persona encargada del capital humano seguramente analizará diferentes opciones hasta elegir la que más se adecue a los objetivos trazados. Sin embargo, siempre una cuestión fundamental será el ROI o retorno de inversión. ¿Sabes cómo calcularlo? Aquí te lo contamos.

Lo primero que hay que decir sobre esto es que no hay una única manera de obtenerlo, aunque sí hay algunos indicadores clave. Antes de establecer un número, primero tenemos que tener muy claros los objetivos y tener una manera precisa de medirlo, de esta forma los resultados que se obtengan serán fidedignos y estarán alineados a los objetivos iniciales.

Una práctica común en muchas compañías es hacer encuestas sobre la opinión de los colaboradores que tomaron cierto curso para conocer el número de horas que emplearon o si finalizaron o no el curso. Si bien esto puede ser parte de la medición, en definitiva no puede tratarse del resultado final.

Capacitación ¿para qué?

Reflexionemos un momento ¿para qué capacitamos a los empleados? ¿es para ayudarlos con sus habilidades interpersonales? ¿para aprender sobre liderazgo y manejo efectivo del tiempo? Seguramente en muchos casos lo anterior es cierto, pero nadie puede negar que el objetivo último es mejorar el desempeño y los resultados de cada persona que se puede traducir en mayores ventas, incremento de leads o mejores relaciones laborales.

Teniendo claro lo anterior es que podremos hacer una evaluación objetiva sobre los resultados que estábamos esperando obtener.

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¿Cómo medir los resultados?

Ahora que ya tenemos claro por qué capacitamos al personal de la empresa y qué queremos obtener, podemos pasar a la siguiente fase, el diseño de la medición que haremos.

Planea lo que está por venir

Lo primero es planificar antes de elegir cualquier programa de capacitación, de esta forma nos aseguraremos de tener muy claro cuál es el impacto que va a causar el negocio en tu empresa, así como la medición (que es lo que estamos estableciendo ahora). Es necesario sentarse para analizar los contenidos que se verán en la capacitación para alinearlo con los objetivos de la empresa. Definir las acciones y tomar en cuenta los tiempos.

Establece métricas

Lo que sigue es identificar la métrica en la que te enfocarás (hard data). Recordemos que para obtener un ROI adecuado tenemos que vincularlo a un resultado concreto y medible que tenga un impacto directo para la empresa. Si bien la evaluación de los alumnos es importante, lo primordial serán los indicadores clave de la compañía. Esto, por supuesto, dependerá de cada departamento, algunos ejemplos son:

– Número de unidades producidas

– Incremento de ventas

– Tiempo necesario para completar un proyecto

– Tiempo de reparación de un producto

– Días perdidos por trabajador

– Costo por unidad

– Número de productos defectuosos

– Errores-fallos de producción

– Número de quejas de los usuarios

– Ratio de satisfacción de los clientes

– Tiempo de respuesta a las dudas de los clientes

Recurre a tu historial de datos

Ahora, una buena práctica es también utilizar las métricas que ya tienes de forma que al pasar del tiempo puedas hacer una comparativa luego de las capacitaciones tomadas por tu colaboradores para verificar cómo ha sido su evolución. Una gran ventaja aquí es que ya sabes cómo conseguir estos números.

Trabaja en equipo

Involucrar a todas las áreas es la única manera en la que te asegurarás de estar midiendo adecuadamente el ROI. En este punto es necesario explicar el proyecto a las áreas relacionadas para recibir feedback y poder acordar junto con los demás cuál es la métrica por cumplir de la que estará pendiente todo el equipo.

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Cuida los datos a utilizar

Otro factor importante es tratar de que la métrica que selecciones se mantenga lo más estable posible. Esto sobre todo si consideramos que puede haber factores que alteren alguna situación, por ejemplo la entrada de nueva competencia al mercado o una crisis económica.

Utiliza la tecnología a tu favor

Con la llegada del e-learning muchísimas empresas y profesionales alrededor del mundo han podido beneficiarse ya que pueden continuar su formación desde cualquier lugar y en el momento en el que lo necesiten. Además, tienes acceso a expertos de gran parte del mundo con una conexión a internet. 

Otra ventaja de las plataformas en línea es que te ofrecen planes exactamente a tu medida, además de métricas con las cuales podrás calificar el valor que está otorgando a tu empresa.

Evaluación por niveles para medir el impacto de la capacitación

Sí se trata de evaluar cualquier programa de capacitación, el establecido por el profesor emérito de la universidad de Wisconsin, Donald Kirkpatrick en los años 50 continúa siendo un referente. Según este modelo existen cuatro pasos previos que nos permitirán después calcular el ROI para obtener exactamente la información que estamos buscando.

Reacción

No solo una vez que el curso ha terminado, sino previamente y durante el curso se les pregunta a los empleados cuáles son sus expectativas, qué esperan aprender y si lo van a utilizar en su día a día. Para esto es necesario que den un feedback completo pues también tendrán que hablar sobre su experiencia así como los puntos positivos y negativos.

Aprendizaje

Basado en el curso o capacitación tomada cuáles son las habilidades que has adquirido, además de los conocimientos. Finalmente ha aumentado la seguridad y confianza de lo previamente conocido luego de este training. Por ejemplo si de lo que se trata es de aumentar la comunicación y el liderazgo una buena forma de probarlo sería a través de poder sanear una relación difícil con algún compañero cercano.

Comportamiento

Cuando se quiere generar un cambio permanente en la organización sin duda la única forma es a través de la permanencia. De nada sirve tener un mes de utilizar el calendario y manejar el tiempo de manera más productiva o de tener una actitud asertiva con los compañeros si esto no permanece, ahí es cuando entran los resultados de conducta. ¿Han habido cambios en los hábitos de los colaboradores? solo de esta forma serán conocimiento consolidados y habrán sido verdaderamente de ayuda.

Algunos ejemplos para medir el cambio en la conducta, pueden ser los siguientes:

– ¿Han dejado de llegar tarde al trabajo?

– ¿Se ha mejorado el cumplimiento de los deadlines?

– ¿Se priorizan mejor las tareas?

Resultados

Ahora sí, finalmente luego de haber analizado los factores anteriores podemos ir a ver la métrica que estábamos tratando de incrementar o disminuir y que establecimos desde el principio. Sin embargo, es necesario tener los factores anteriores en cuenta y es precisamente por eso que nos detuvimos en cada punto.

Calcula el ROI de tus programas de capacitación

Los elementos anteriores juntos es lo que nos dará el ROI, pero para obtener un resultado en números aún hace falta seguir una sencilla fórmula. Lo primero es calcular el beneficio neto que tuvo la empresa en relación con el programa adquirido siguiendo la métrica establecida, luego dividirlo entre el coste total del programa (el pago de los proveedores, uso de equipos, transporte y tiempo invertido de los participantes)

La fórmula medida en porcentaje es: Beneficios netos de la empresa / Costos del programa x 100. Para saber si tu resultado fue un éxito la fórmula tiene que ser superior al 100% de esta forma sabrás que es rentable para la compañía. Un resultado por demás beneficioso sería el 150% que implicaría que por cada dólar invertido se obtuvo 1.50 dólares.

Con estos pasos podrás medir el impacto de tus colaboradores y lo más importante, el retorno de inversión o ROI.