Software de onboarding: 5 motivos por los que tu empresa de gran tamaño debe implementarlo

La incorporación de un software de onboarding es clave para los líderes de recursos humanos que desean optimizar el plan de acogida de los nuevos colaboradores y acelerar el tiempo de adaptación dentro de la cultura corporativa con eficacia.

Para ejecutar este plan de integración laboral, es indispensable que las empresas movilicen recursos (tiempo, capital, personal y tecnología) y se comprometan a generar esa mejora en la experiencia del empleado desde el día uno, según Forbes Colombia.

De modo que si tu empresa está en constante crecimiento y quieres generar altos niveles de retención del talento, es importante que tengas en cuenta las siguientes funcionalidades o características para aprovechar todos los beneficios de estas herramientas de onboarding.

Alinea los objetivos de los nuevos empleados con los del negocio

Una de las funciones básicas de un software de onboarding es proporcionar un espacio dedicado para presentar la cultura empresarial, los valores fundamentales y la visión de la organización. Los nuevos empleados pueden obtener una comprensión profunda de la identidad de la empresa y cómo sus roles contribuyen a la realización de esos valores.

Como se menciona en nuestro ebook para realizar un proceso de onboarding digital, este es uno de los elementos más importantes en la gestión de recursos humanos, sobre todo porque es cuando empieza el ciclo laboral de una persona dentro de una compañía. En esta etapa inicial, los especialistas en recursos humanos guían a los nuevos integrantes para que entiendan cuál es la cultura de la organización y cómo deben cumplir con sus roles.

De hecho, una plataforma de onboarding facilita la creación y el seguimiento de objetivos individuales y organizacionales. Esto asegura que los nuevos empleados comprendan cómo sus metas personales se vinculan directamente con los objetivos generales de la empresa.

Además, les permite entender cómo están progresando hacia sus metas y cómo esos logros se alinean con los objetivos organizacionales. También, les brinda la oportunidad de ajustar sus enfoques para lograr una mayor alineación.

Plataforma Crehana

Facilita la gestión y medición de la satisfacción laboral

Un software de onboarding suele incorporar encuestas de satisfacción o sesiones de feedback que se pueden personalizar según las necesidades de la empresa, ya sea a través de plantillas prediseñadas o crear una desde cero. Estas herramientas pueden implementarse en momentos estratégicos durante el proceso de incorporación para evaluar la experiencia del empleado y obtener retroalimentación valiosa.

Un artículo de Harvard Business Review, escrito por Ron Ashkenas, socio emérito de la consultora Schaffer Consulting, se refiere a la necesidad de que el flujo de información no sea en una sola vía y que haya también retroalimentación por parte de los líderes entrantes de la organización, esto para personalizar el proceso de onboarding de los nuevos empleados, responder a sus ‘curiosidades’ y estructurar una guía que cubra esas áreas en las que desean profundizar.

Al medir la participación de los empleados con los diferentes aspectos del onboarding, el software puede proporcionar métricas valiosas sobre qué partes del proceso son más efectivas y cuáles pueden necesitar ajustes. Esta información es esencial para la mejora continua del programa de onboarding y la optimización de la estrategia de integración.

Si los empleados que han completado exitosamente el onboarding muestran una mayor adaptación, esto sugiere que el programa está contribuyendo positivamente a la satisfacción y retención laboral.

Plataforma Desempeño de Crehana

Ofrece una experiencia de aprendizaje y autodesarrollo

Las herramientas de onboarding pueden adaptar el contenido de capacitación para cada empleado, teniendo en cuenta sus roles específicos, responsabilidades y metas profesionales. Esto garantiza que la formación sea relevante y se centre en el desarrollo de habilidades esenciales para el desempeño exitoso en el puesto de trabajo.

Estos programas suelen ofrecer una variedad de recursos digitales, como videos, simulaciones y presentaciones interactivas. Esto no solo hace que la formación sea más atractiva, sino que también permite a los nuevos empleados aprender de manera efectiva mediante diferentes formatos y estilos de aprendizaje, especialmente si laboran desde distintas ubicaciones geográficas.

La mayoría de softwares de onboarding para empresas se integran con plataformas de capacitación de personal, permitiendo a los empleados acceder a cursos online y recursos de desarrollo profesional después de completar la fase inicial de incorporación. Esto fomenta un ambiente de aprendizaje continuo y apoya el crecimiento profesional a largo plazo.

Algunos softwares de onboarding incorporan elementos de gamificación, como desafíos y recompensas, para hacer que la capacitación sea más atractiva y motivadora. Esto no solo facilita la retención de información, sino que también crea un ambiente lúdico que puede aumentar la participación y la motivación de los nuevos empleados.

Adicionalmente, permiten un seguimiento detallado del progreso de cada empleado en las actividades de onboarding y/o capacitación. Los gerentes y líderes de RR. HH. pueden evaluar fácilmente la adquisición de habilidades y proporcionar orientación adicional según sea necesario.

Plataforma Desarrollo de Crehana

Centraliza todos los recursos en un solo lugar

Hoy en día, muchos líderes de RR. HH. buscan herramientas de onboarding que consoliden todos los procesos de desarrollo, clima laboral y desempeño en un solo lugar. Esto con el objetivo de elevar la satisfacción, compromiso y productividad de cada persona del equipo.

Esta consolidación no solo optimiza la eficiencia, sino que también proporciona a los líderes la data necesaria para tomar decisiones informadas respecto a la gestión de talento. Al contar con una plataforma integral, los nuevos empleados pueden sentirse más seguros y orientados desde el principio, contribuyendo a una experiencia positiva.

La necesidad de lograr un crecimiento más rápido y escalable, la gestión efectiva del talento y la creación de experiencias coherentes que contribuyan a los objetivos de negocio son impulsadas por este cambio. Esta transición se ve motivada aún más por la implementación de lugares de trabajo remotos, flexibles e híbridos. 

Como se menciona en el portal Forbes, el trabajo híbrido y el trabajo remoto llevaron a que las áreas de recursos humanos actualizaran sus procesos para usar otros canales y llegar a los colaboradores, sobre todo a aquellos que entraban a las empresas en contextos de no presencialidad.

A su vez, enfatizan que el mayor desafío para las áreas de recursos humanos de toda empresa ha sido y continúa siendo ajustarse a la velocidad del cambio. La tecnología contribuye permitiendo a los profesionales de dichas áreas actuar con agilidad y adaptarse rápidamente a las nuevas condiciones y entornos de trabajo.

En este contexto, la tecnología como HR Tech o una solución all in one se convierte en un aliado estratégico esencial para facilitar el proceso de onboarding de empleados en estos modelos de trabajo, donde los equipos se ubican en diferentes países o zonas geográficas.

Emplea la IA para obtener un análisis avanzado y completo

El análisis de datos es una función crucial en un software de onboarding y, gracias a la aplicación de inteligencia artificial, se pueden optimizar varias etapas de este proceso.

La IA puede analizar datos individuales sobre los nuevos empleados, como sus habilidades, experiencias previas y estilos de aprendizaje, para personalizar la formación y la integración. Esto garantiza que la experiencia sea adaptada a las necesidades y fortalezas de cada empleado.

Pero, también, puede contribuir en la toma de mejores decisiones sobre el futuro del talento. Por ejemplo, mediante el análisis de datos como el rendimiento de los empleados, la rotación y las tasas de compromiso, la IA puede identificar patrones y proporcionar información que puede ayudar en las decisiones estratégicas sobre la adquisición y retención de talentos.

En resumen, la incorporación de la IA en un software de onboarding no solo agiliza el análisis de datos, sino que también proporciona una comprensión más profunda y perspicaz de los procesos de integración. Esto permite a los HR Managers tomar decisiones más informadas, anticipar desafíos y mejorar constantemente la experiencia del empleado a través de un enfoque basado en datos.

Plataforma Crehana

Si tu empresa de más de 200 empleados decide realizar una instancia de onboarding virtual, híbrido o presencial para el nuevo personal a través de una HR Tech, es importante que tengas en cuenta estas funcionalidades para garantizar un proceso de incorporación y adaptación efectivo.

Como puedes ver, un software de onboarding no solo facilita la integración inicial, sino también la retención, el compromiso y la productividad de la fuerza laboral. En ese sentido, la inversión en esta tecnología es de suma importancia para los líderes de recursos humanos que quieren mejorar toda la experiencia del colaborador, consolidando así su papel esencial en la gestión integral del talento.