¿Cómo se gestiona la licencia de maternidad en Colombia? Guía completa

¿Te preguntas cómo gestionar la licencia de maternidad de tus empleadas en Colombia? Si bien estadísticamente cayó un 10% aproximadamente la cantidad de nacimientos en 2023, según el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), es probable que debas gestionarla en más de una ocasión. Es importante hacerlo de manera correcta porque se trata de un derecho fundamental respaldado por la ley.

Su adecuado tratamiento garantiza el bienestar de la empleada, al mismo tiempo que contribuye a la productividad y el clima laboral. Por eso, además de saber cuánto dura y cómo debes hacer el pago, también es necesario que gestiones el durante y el después de la licencia para que la transición no afecte las operaciones de tu empresa. ¿Quieres saber más? En esta guía, te compartimos todos los detalles:

¿Qué ley establece la licencia de maternidad en Colombia?

El Código Sustantivo del Trabajo en Colombia regula el tratamiento de la licencia de maternidad en Colombia, dentro de un amplio conjunto de normas que rigen en las relaciones laborales entre empleadores y trabajadores en este país. Ahora bien, tuvo modificaciones posteriores:

• Ley 1822 de 2017: hizo lo suyo en cuanto a ciertos artículos vinculados con esta licencia. De hecho, antes de que se decreten los artículos por el Congreso de Colombia, se señala lo siguiente: “Por medio de la cual se incentiva la adecuada atención y cuidado de la primera infancia, se modifican los artículos 236 y 239 del código sustantivo del trabajo y se dictan otras disposiciones”.
• Ley 2114 de 2021: amplió la licencia de paternidad, se creó la licencia parental compartida, la licencia parental flexible de tiempo parcial. Se modificó nuevamente el artículo 236 y se adicionó el artículo 241A del Código Sustantivo del Trabajo, además de otras disposiciones que se dictaron.

¿Qué es la licencia de maternidad en Colombia?

La licencia por maternidad en Colombia es un derecho que tienen todas las mujeres trabajadoras cuando están embarazadas. En otras palabras, es un período de descanso que se otorga por dicha condición y de forma remunerada. La mujer gestante tiene derecho a tomar esta licencia antes y después del parto para preservar su salud y la de su bebé.

¿Cuánto dura la licencia de maternidad?

Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de 18 semanas en la época de parto. Ésta es remunerada con el salario que la trabajadora esté percibiendo al momento de iniciar su licencia.

Sin embargo, existen disposiciones especiales para casos particulares, como el nacimiento de niños prematuros o partos múltiples. Según sea el caso, la licencia de maternidad en Colombia puede extenderse más allá de las 18 semanas previstas. Veamos cuáles son los casos y cómo se calcula:

• Prematurez: se tiene en cuenta la diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término, sumando estas semanas adicionales a las 18 establecidas por ley.
• Parto múltiple: la licencia se amplía 2 semanas más.

En ambos casos, es importante que la trabajadora le envíe al empleador el certificado de nacido vivo y la certificación expedida por el médico tratante en la cual se identifique claramente cuál es la diferencia entre la edad gestacional y el nacimiento a término. En base a este documento legal, podrás determinar en cuántas semanas se debe ampliar la licencia de maternidad, o determinar la multiplicidad en el embarazo.

¿Cómo se distribuyen las semanas en la licencia de maternidad?

Las semanas por embarazo y parto, en la licencia de maternidad en Colombia, se distribuyen de la siguiente forma:

• Licencia de maternidad preparto: es de 1 semana con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Ahora, si hay una razón médica que señala que la trabajadora necesita una semana adicional previa al parto, en lugar de 1 semana serían 2; de esta manera, le quedan 16 semanas posparto. Lo mismo a la inversa; si no puede tomar la semana previa al parto, puede disfrutar las 18 posparto de continuo e inmediatamente.
• Licencia de maternidad posparto: tiene una duración de 17 semanas. Estas semanas se cuentan desde la fecha del parto. Como señalamos antes, según sea el caso (por motivos médicos), pueden ser 16 o 18.

¿Cómo se tramita la licencia de maternidad en Colombia?

Veamos algunos casos:

• Parto normal: previo a la semana 37 de gestación, la trabajadora debe solicitar la licencia preparto al médico de la IPS, que corresponde a 1 o 2 semanas anteriores al nacimiento. Después del nacimiento, es necesario presentar el registro civil de nacimiento al médico de la IPS para solicitar la licencia con las semanas restantes.
• Adopción: deberá presentar la sentencia de entrega del hijo o hija al médico de la IPS. Luego, se remite al empleador.

¿Cómo es el pago durante la licencia?

Si el salario es fijo, corresponde el pago de la remuneración que la trabajadora esté percibiendo al momento de iniciar su licencia de maternidad en Colombia. Ahora, ¿qué sucede si el salario no es fijo, como en el caso del trabajo a destajo o por tarea? Bien, en este caso, se debe considerar el salario promedio que percibió la trabajadora en el último año de servicio (o en todo el tiempo, si fuera menor).

¿Cuáles son los requisitos de la licencia de maternidad en Colombia?

En cuanto a la documentación que la empleada debe entregarte por la licencia de embarazo en Colombia, la ley establece que debe presentar un certificado médico en el que acredite la situación. Además, debe contener los siguientes puntos:

• El estado de embarazo.
• La indicación del día probable del parto.
• La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia.

Cabe aclarar que la indicación del día desde el que debe iniciar la licencia de maternidad en Colombia tiene que ser de al menos dos semanas antes del parto.

¿Qué trabajadoras son elegibles para la licencia de maternidad?

Todas las trabajadoras del sector público y privado tienen derecho a la licencia de maternidad en Colombia.

¿Qué dice la ley sobre adopción o padres?

En ambos casos, todas las provisiones y garantías otorgadas a la madre biológica se aplican en los mismos términos. Esto es tanto a la madre adoptante o al padre que asuma la responsabilidad del recién nacido en ausencia de la madre (ya sea por enfermedad, abandono o fallecimiento). La ley asimila la fecha del parto a la fecha de entrega oficial del menor que fue adoptado, o del que el padre adquiere la custodia justo después del nacimiento.

Por lo tanto, la licencia materna se extiende al padre en caso de fallecimiento o enfermedad de la madre. En tales circunstancias, el empleador del padre del niño debe concederle una licencia de duración equivalente al tiempo que falta para que finalice el periodo de la licencia posparto otorgada a la madre.

¿Qué dice la ley sobre el despido por maternidad?

La legislación colombiana establece disposiciones muy claras sobre qué es justa causa de despido o no, durante el período de embarazo y lactancia, así como también señala la indemnización laboral que corresponde. Veamos estos puntos:

• Autorización previa para el despido: ninguna trabajadora puede ser despedida por motivo de embarazo o lactancia sin la autorización previa del Ministerio de Trabajo que avale una justa causa.
• Presunción de despido por motivo de embarazo o lactancia: se presume que el despido fue por esos motivos si ocurre dentro del período de embarazo y/o dentro de los tres meses posteriores al parto.
• Derecho a indemnización: las trabajadoras despedidas sin autorización de las autoridades competentes tienen derecho al pago adicional de una indemnización igual a 60 días de trabajo, además de las indemnizaciones y prestaciones establecidas en su contrato laboral.
• Compensación por licencia no disfrutada: si la trabajadora no puede disfrutar de la semana preparto obligatoria o de algunas de las 17 semanas de descanso, tiene derecho al pago de las semanas que no pudo gozar de licencia. En situaciones de parto múltiple, se garantiza el derecho al pago de 2 semanas adicionales. Además, si el hijo nace prematuramente, se debe compensar la diferencia de tiempo entre la fecha del alumbramiento y el nacimiento a término.

¿Cuáles son las medidas antidiscriminatorias por maternidad que establece la ley?

La ley 2114 establece medidas antidiscriminatorias que debes tener en cuenta como empleador, en relación a la licencia de maternidad en Colombia:

1. Pruebas de embarazo

• No puedes exigir pruebas de embarazo como requisito obligatorio para el acceso o permanencia en cualquier actividad laboral, a menos que el trabajo implique riesgos reales o potenciales que puedan afectar el desarrollo normal del embarazo.
• La trabajadora debe dar su consentimiento previo para la realización de la prueba de embarazo.
• Se presume que toda exigencia de esta naturaleza tiene carácter discriminatorio. En este sentido, como empleador, es tu responsabilidad demostrar la existencia de riesgos reales o potenciales que puedan afectar el embarazo.
• Puedes percibir una multa en caso de que ordenes la realización de una prueba de embarazo en contra de lo establecido, y la trabajadora afectada debe ser contratada para el cargo al que aspiraba.

2. Entrevistas de trabajo

• No puedes realizar preguntas relacionadas con planes reproductivos en las entrevistas laborales (se presume como una práctica discriminatoria).
• Si hicieras preguntas discriminatorias sobre maternidad, en contra de lo establecido, corresponde una multa (para el empleador).

¿Cómo gestionar el antes, durante y después de la licencia de maternidad?

Además de lo que establece el marco legal sobre esta licencia, quizás te preguntes cómo gestionar el antes, durante y después de la misma para garantizar un buen clima laboral y mantener los niveles de productividad. Aquí te compartimos una serie de consejos prácticos:

1. Prioriza los resultados sobre la cantidad de horas de trabajo

Si te centras en la eficiencia y en los resultados obtenidos por tus empleados, en lugar de simplemente medir el desempeño por la cantidad de horas que pasan frente a la computadora trabajando, estarás asegurando un mejor balance entre la vida personal y profesional. Ahora bien, en cuanto a la licencia de maternidad, este enfoque permite lo siguiente:

• Antes de la licencia: implica trabajar con la empleada para establecer objetivos claros y realistas, identificar tareas prioritarias y delegar responsabilidades si es necesario. Es una forma de preparar el terreno para que la empleada pueda dejar temporalmente sus funciones sin que esto afecte negativamente a la operatividad del equipo.
• Durante la licencia: significa confiar en la capacidad de los demás miembros del equipo para cumplir con las tareas asignadas y lograr los resultados esperados, sin depender de la trabajadora en licencia.
• Después de la licencia: facilita una transición suave de regreso al trabajo, permitiendo a la empleada adaptarse gradualmente a sus responsabilidades laborales mientras se asegura de que se sienta respaldada y apoyada en su rol de madre trabajadora.

Vista previa de la guía sobre cómo medir el desempeño laboral por Crehana

2. Implementa políticas de flexibilidad laboral

Otro consejo práctico para gestionar la licencia de maternidad es la aplicación de políticas de flexibilidad en el trabajo. Esto le permitiría a tus trabajadores tener un mayor control sobre su horario de trabajo y la forma en que realizan sus tareas. Además, como profesional de RRHH, esto es fundamental para apoyar a las empleadas durante todo el proceso, durante la licencia por maternidad en Colombia. Veamos cómo repercute:

• Antes: colabora con la trabajadora para establecer un plan de trabajo flexible que se ajuste a sus necesidades durante el embarazo y que facilite una transición gradual hacia la licencia. Por ejemplo: modalidad remota de trabajo, prioridad para el trabajo asincrónico o días adicionales para descansar.
• Después: adopta prácticas para facilitar la reintegración de la empleada de manera gradual, para ajustar sus horarios y sus responsabilidades según las necesidades personales y familiares. Por ejemplo: horarios flexibles, continuar con el trabajo desde casa o implementar programas de cuidado infantil en el lugar de trabajo.

¿Te gustaría saber más sobre cómo implementar la flexibilidad laboral en tu empresa? En este episodio del Amazing People Podcast, descubriremos los retos y beneficios que traen los modelos de trabajo flexibles junto a Isabel Martinez, Head of People en WeWork LATAM:

3. Redistribuye las tareas durante la ausencia

La reorganización de tareas y responsabilidades es clave para mantener las operaciones. Cuando hay una licencia de maternidad (como podría ser con otra licencia de varias semanas de duración), es necesario que se adapte la dinámica del equipo a la nueva situación. Esto permitirá que se cubran las demandas y necesidades durante la ausencia de la trabajadora en licencia. Veamos cómo sería:

• Antes: identifica responsabilidades clave de la empleada en cuestión y planifica con el resto del equipo cómo se redistribuirán las mismas mientras esté ausente. Para eso, es necesario que revises los roles de cada talento y asignes tareas en función de los mismos (además de verificar la capacidad y disponibilidad para llevarlas adelante).
• Durante: si has hecho el paso anterior, esa redistribución ya asegura que las actividades estén cubiertas y que todo siga con normalidad.
• Después: crea un plan de transición gradual para que la trabajadora incorpore nuevamente sus responsabilidades.

4. Capacita en nuevas habilidades

Desde la etapa de reincorporación de la mujer trabajadora después de su licencia de maternidad, la capacitación es necesaria para brindarle la oportunidad de adquirir y desarrollar habilidades actualizadas. Dichas habilidades tienes que previamente identificarlas junto a tu equipo de RRHH y tener en claro que sean totalmente necesarias para cumplir con los requerimientos del puesto y contribuir al éxito de la organización.

Por ejemplo, podrías identificar nuevas tecnologías, herramientas, metodologías o prácticas que se hayan implementado y que la mujer trabajadora necesite dominar para desempeñarse efectivamente en su puesto tras su regreso. Pero, ¿cómo puedes potenciar la experiencia de su desarrollo y de todo tu equipo? La solución de Desarrollo de Crehana te ofrece acceso a contenidos de alta calidad y centraliza todos tus recursos de capacitación.

Plataforma de Desarrollo de Crehana

5. Transforma datos en acciones

Siguiendo los consejos anteriores para gestionar la licencia de maternidad en Colombia, convierte la información (datos) en acciones efectivas para garantizar los resultados que esperas. ¿Cómo puedes hacerlo? Descubre estos pasos:

Ahora que ya conoces los aspectos más relevantes sobre la licencia de maternidad en Colombia y los consejos prácticos sobre cómo gestionar esta situación, el siguiente paso es la planificación. Puedes comenzar a armar un plan de acción sobre cómo abordar los diferentes tipos de licencia, para establecer un proceso. De esta manera, tu equipo de Recursos Humanos evitará improvisar. ¿Qué tendrás en cuenta primero?