En un contexto de gestión, un hito de proyectos es un punto o evento significativo que marca el logro de un objetivo clave dentro de la planificación. Los hitos del plan se consideran a lo largo del cronograma del proyecto y su cumplimiento indica el progreso hacia la finalización exitosa del mismo.

De esta manera, los hitos ofrecen la posibilidad de evaluar cómo se han desarrollado ciertas actividades. Por otro lado, es importante mencionar que estos no cuentan con una duración determinada, pero sí con una fecha específica que sirve para indicar o identificar el punto de partida o finalización.

En este post, te indicaremos algunos tips que te orientarán en la óptima gestión de los hitos de proyectos de tu planificación empresarial y el objetivo de administrarlos correctamente.

¿Cómo gestionar los hitos de proyectos?

La gestión de los hitos debe ser flexible y adaptarse a las necesidades específicas de cada proyecto. Es importante mantener una comunicación abierta y colaborativa con el equipo de trabajo.

A continuación, encontrarás algunos aspectos que debes tener en cuenta para una óptima gestión de los hitos de proyectos.

Obtén la aprobación para dar inicio al proyecto

Lo primero para poder aprovechar el hito de proyectos es contar con la aprobación de tus jefes o encargados para poder dar inicio a un evento dentro del proyecto y poder evaluar y medir su desarrollo durante toda la gestión.

En este punto, es importante tener claro qué significa un hito, pues hay varios que consideran a estos como cualquier actividad que se lleva a cabo dentro de un proyecto. Sin embargo, los hitos se tratan de momentos concretos que representan un avance o desarrollo y que se manifiestan al pasar de una fase a otra.

No confundas los hitos con tareas u objetivos

Para eliminar cualquier duda existente en torno a lo que es un hito en proyectos, vamos a diferenciarlo de las tareas u objetivos. En primer lugar, las tareas son aquellas que se llevan a cabo dentro de un proyecto y que permiten alcanzar determinados objetivos. 

Estas tareas cuentan con una duración determinada, la cual se refiere al plazo establecido para realizarlo y entregarlo. Por su lado, los hitos no cuentan con un lapso de tiempo, únicamente con una fecha específica, la cual se relaciona al día en el que se entrega una tarea o conjunto de tareas y representa un momento importante para el proyecto.

Por su lado, el objetivo se refiere a la proyección o visión que desea alcanzar una empresa. Aquí se incluyen las tareas que se deben realizar y los hitos que permiten evaluar y conocer el desarrollo de un proyecto.

Emplea los hitos necesarios para tus proyectos 

Los hitos de proyectos tienen como finalidad servir de marco para evaluar eventos importantes. Por tanto, es ideal que solo emplees estas señales para la finalización de fases relevantes, pues de lo contrario su uso no tendrá ningún sentido ni brindará algún tipo de aporte a tu plan. 

Es decir, no se debe exagerar con la cantidad de hitos. Además, es necesario que tu equipo tenga claro cuáles son las fases del proyecto y en qué momento debe medir su avance, de esta manera podrás asegurar una buena gestión. 

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Fuente: Crehana

Evalúa tus finanzas

Antes de enfocarte en la gestión de tus hitos de desarrollo, es indispensable que calcules el presupuesto con el que cuentas para ejecutar el proyecto que deseas y evaluar si es suficiente para dar inicio y mantener su adecuado desarrollo.

Es importante que tengas en cuenta el costo que implica la realización de cada fase del proyecto, el cuál incluye un conjunto de tareas o actividades que contribuyen al alcance del objetivo. La composición de la estructura financiera de la empresa tiene en cuenta el coste de los recursos financieros, el riesgo que la empresa está dispuesta a asumir, y el destino de los recursos, es decir, las inversiones en que se van a materializar, resalta Ceupe.

En esta misma línea, cuando se evalúan las finanzas como parte de los hitos de proyectos, se deben considerar varios aspectos clave, como los que a continuación se detallan:

• Presupuesto inicial: define un presupuesto claro al comienzo del proyecto que indique los fondos disponibles y las asignaciones para cada actividad o fase del proyecto.

• Seguimiento de gastos: lleva un registro detallado de todos los gastos realizados a lo largo del proyecto, esto permitirá un mejor control del presupuesto.

• Pronóstico financiero: realiza pronósticos periódicos para evaluar la salud financiera del proyecto.

• Hitos financieros: estos pueden incluir el logro de ciertos ingresos, el control de costos o la obtención de financiamiento adicional en etapas clave del proyecto.

• Análisis de rentabilidad: realiza un análisis de rentabilidad para evaluar si los beneficios esperados del proyecto justifican los costos incurridos.

• Gestión de riesgos financieros: identifica los riesgos financieros que podrían afectar el proyecto y desarrolla estrategias para mitigarlos. Estos riesgos podrían incluir fluctuaciones en los costos de los materiales, cambios en los tipos de cambio o retrasos en los pagos de los clientes.

• Evaluación post-proyecto: al finalizar el proyecto, realiza una evaluación financiera exhaustiva. Compara los resultados reales con los objetivos iniciales y analiza las desviaciones. 

Recuerda que las finanzas son sólo uno de los aspectos clave en la gestión de proyectos. Es importante tener en cuenta otros factores, como la calidad, el tiempo y los recursos humanos, para lograr el éxito general del proyecto.

Establece fechas límites para los hitos

Los hitos de proyectos, como hemos ido señalando a lo largo de la nota, representan las marcas en las que se lleva a cabo un evento importante dentro de un determinado plan. Esto quiere decir que el hito debe ser una señal del inicio o finalización de una etapa clave y no de su organización.

Establecer fechas límites para los hitos de proyectos es una práctica común y útil para gestionar el tiempo y el progreso del proyecto. Estas fechas límites proporcionan un marco temporal claro y permiten evaluar si el proyecto está avanzando según lo planeado. A continuación, algunas de las consideraciones a tomar en cuenta al establecer fechas límites para los hitos:

• Planificación inicial: durante la fase de planificación, es importante identificar los hitos de proyectos y asignarles fechas límites tentativas.

• Desglose de tareas: después de establecer las fechas límites de los hitos de desarrollo, es necesario desglosar cada hito en tareas más pequeñas. Asigne fechas límites a estas tareas individuales para garantizar que el progreso esté en línea con el cronograma general.

• Factores de dependencia: considere los factores de dependencia entre tareas e hitos. Algunas tareas deben completarse antes de que se pueda alcanzar un hito en particular.

• Flexibilidad: es importante reconocer que los proyectos pueden enfrentarse a cambios y desafíos imprevistos. Establecer fechas límites realistas pero flexibles puede permitir cierta adaptabilidad en caso de que surjan contratiempos o se requieran formular algunos ajustes.

• Comunicación y seguimiento: comunique claramente las fechas límites de los hitos de proyectos a todo el equipo de trabajo. Haga un seguimiento regular del progreso y asegúrese de que se están tomando las medidas necesarias para alcanzar los hitos dentro de los plazos establecidos.

Recuerda, establecer fechas límites para los hitos no significa que no se puedan ajustar en función de las circunstancias del proyecto. Sin embargo, tener fechas límites proporciona un marco temporal sólido y ayuda a mantener el enfoque y la disciplina en la ejecución del proyecto.

Analiza tus KPIs

Analizar los KPIs que han sido considerados para poder medir la evolución de tu proyecto y las tareas que se han incluido en él es fundamental. Estos indicadores representan una oportunidad para saber bien en qué puntos se debe trabajar más y cuáles están funcionando de la manera deseada.

Estos indicadores representan una oportunidad para saber bien en qué puntos se debe trabajar más y cuáles están funcionando de la manera deseada; mídelos por medio de una plataforma que te permita crear objetivos y te de resultados clave y de manera individual para cada uno de los involucrados en el proyecto.

Al establecer un plan con objetivos, la gerencia puede definir qué procesos se medirán y cómo se hará. Además de medirse, los KPI deben poder generar insights para la continua mejora empresarial, comenta Sydle.

Importancia de gestionar los hitos de proyectos

La gestión de hitos de proyectos es especialmente relevante dentro de empresas en crecimiento, ya que permite un mayor control y monitoreo de las actividades que se están realizando. Esto permitirá tomar medidas correctivas de manera oportuna, cuando se produzca algún retraso o desviación de los objetivos y tareas preestablecidas.

Con el crecimiento de la empresa, la gestión de hitos ayuda a establecer un alcance claro para cada proyecto y a priorizarlos según su importancia estratégica. Esto permite asignar recursos de manera efectiva y garantizar que los proyectos más críticos se completen en el momento adecuado.

De esta forma, la importancia de la gestión de los hitos de proyectos radica en aspectos como:

• La comunicación y alineación entre el equipo de trabajo y los objetivos de la organización.

• Una gestión de riesgos efectiva que ayude a tomar decisiones acertadas en momentos cruciales del desarrollo de los proyectos en curso.

• Los hitos proporcionan oportunidades para evaluar el rendimiento del proyecto y aprender de los éxitos y fracasos. 

Razones para gestionar hitos de proyectos

Las razones más comunes e importantes por las que se deben gestionar los hitos de proyectos son las siguientes:

• Medición del progreso: los hitos de proyectos proporcionan puntos de referencia claros para determinar si el proyecto está en camino y si se están cumpliendo los plazos y las metas. 

• Identificación temprana de desviaciones: al establecer hitos y seguir su progreso, las empresas pueden identificar de manera temprana cualquier desviación o retraso en el proyecto. La gestión proactiva de los hitos ayuda a evitar que los problemas se vuelvan críticos o se salgan de control.

• Asignación efectiva de recursos: al gestionar los hitos de proyectos, las empresas pueden evaluar si los recursos asignados son adecuados y están siendo utilizados de manera eficiente. Esto ayuda a evitar desperdicio de recursos y maximiza la productividad.

• Impulso del crecimiento sostenible: la gestión efectiva de los hitos de proyectos ayuda a cumplir los compromisos adquiridos con los clientes, fortalece la reputación de la empresa y crea una base sólida para el éxito a largo plazo.

Recuerda, no existe la planificación perfecta para desarrollar un proyecto, pero con la fijación de hitos de proyectos acertados podrás encaminar tu organización hacia el crecimiento empresarial. Por ende, es esencial que conozcas y domines de forma efectiva este recurso empresarial.