Pasos para implementar un comité de convivencia laboral en tu empresa en crecimiento

Un comité de convivencia laboral puede definirse como una institución organizacional conformada por personas que integran los distintos estratos jerárquicos de una empresa. Tiene como finalidad intervenir en diversas situaciones para mantener un clima laboral apropiado dentro de los equipos de trabajo, velar por el bienestar de los colaboradores y prevenir situaciones de hostigamiento.

Asimismo, los comité de convivencia de trabajo previenen los casos de acoso laboral en las compañías También, disponen de los recursos necesarios para solucionar conflictos y ejecutar tácticas de negociación entre las personas. 

La conformación de cada comité de convivencia laboral positiva junto con sus lineamientos dependen de cada empresa y del marco normativo legal de cada país. No obstante, se puede detallar un conjunto de variables generales a tener en cuenta en relación con todo comité de convivencia en el trabajo. 

Continúa leyendo esta guía e incorpora todos los conocimientos teóricos y prácticos que necesitas para crear un comité de convivencia laboral. Así, podrás favorecer el entendimiento entre el talento humano y potenciar su bienestar para alcanzar el mayor rendimiento empresarial posible.

Determina el marco legal del comité según la normativa de cada país

En primera instancia, es esencial adecuarse al conjunto de leyes que regulan la formación de un comité de convivencia laboral dentro de cada país. 

De todos modos, a continuación, se detallan algunas generalidades para comprender cuáles son los elementos necesarios para disponer de un comité de convivencia en el trabajo dentro de las empresas que están en pleno crecimiento:

El comité debe estar conformado por directivos y colaboradores por igual

El objetivo del comité de convivencia laboral en una empresa radica en intervenir en situaciones conflictivas que pueden acontecer dentro del entorno laboral. Pero también implica la planificación estratégica para fomentar el buen clima de trabajo y evitar la aparición de complicaciones entre el talento humano y en relación con su bienestar.

Para ello, se vuelve indispensable que el comité de convivencia laboral esté formado por personas que integren los distintos estratos dentro de la estructura jerárquica organizacional. 

De acuerdo con nuestro podcast “Cambia de hábitos, no de trabajo: moldea culturas anti burnout” con Alejandra Lara de Totalpass, las personas que ocupan posiciones de liderazgo deben invertir tiempo en la planificación del alcance de ciertas metas, pero focalizando en cuáles serán los mecanismos para lograrlo.

Para ello, es indispensable tener a las personas ideales para cumplir con las tareas y garantizar que puedan trabajar con los máximos niveles de bienestar laboral.

En relación con este punto, se deben tener en cuenta estos ítems:

• El empleador designará a sus representantes y los empleados de cada sector que integran el comité de convivencia laboral serán escogidos por todos los colaboradores. Esto se realizará a través de una votación. 

• En el comité de convivencia en el trabajo, debe existir la misma cantidad de representantes de los colaboradores que de los directivos o de los superiores de la empresa. 

• La conformación del comité de convivencia laboral variará según lo indicado en el marco normativo institucional, y tendrá que renovarse cada cierto tiempo y periodicidad. Asimismo, habrá representantes titulares y suplentes para la mejor organización y funcionamiento del comité. 

• El comité de convivencia debe tener un nexo comunicacional dinámico con el área de recursos humanos de las empresas. De esta manera, se podrá optimizar la comunicación entre el comité de convivencia laboral y todas las personas que integran la organización.

Los lineamientos del comité y su actividad deben estar determinados por escrito 

Por otro lado, debe existir una documentación escrita de la conformación inicial del comité de convivencia laboral y de todos los cambios que se vayan a ir produciendo a lo largo del tiempo. 

En este sentido, se debe enmarcar la frecuencia de las reuniones. Aquí, se incluye la necesidad de urgencia en el caso de que se requiriesen encuentros por situaciones de fuerza mayor. Estas pueden ser generadas por el contexto o por situaciones puntuales dentro de la compañía. 

También, se debe mencionar la importancia de que el presidente efectúe informes periódicos que deberán ser transmitidos a toda la organización desde el comité de convivencia laboral. Por ello, la persona que ocupe dicho cargo tendrá que tener un perfil de liderazgo y un amplio desarrollo de sus soft y hard skills.

Fuente: Crehana

Por otra parte, se hace referencia a la necesidad de dejar por escrito todos los eventos que ocurran dentro de las reuniones de cada comité de convivencia de trabajo. Particularmente, deberán constar en actas estas acciones de forma obligatoria:

• Designación o cambios de representantes. Especialmente, con respecto a la fijación del puesto de presidente y el secretario del comité de convivencia laboral. 

• Fechas de futuras reuniones ordinarias y extraordinarias, como eventos de relevancia para el comité de convivencia laboral. Estas cuestiones deben estar establecidas por el reglamento vigente del comité de convivencia con objetivos generales de conciliación y siempre deberán ser llevadas a cabo con una absoluta confidencialidad. 

• Presentación de distintas problemáticas y el establecimiento de sus correspondientes soluciones que tiendan el mejoramiento del clima organizacional a través del comité de convivencia laboral.
  
  Según un artículo de Harvard Deusto, el 70% de las compañías tienen dificultades a la hora de captar al mejor talento y retenerlo con el paso del tiempo. Para evitar este contexto, es necesario utilizar las herramientas que permitan aumentar el bienestar de las personas. 
  
  Esto puede ser posible a través del mejoramiento del salario emocional y de un programa de clima laboral adecuado a cada cultura organizacional en particular.

Establece herramientas que optimicen las tareas del comité de convivencia laboral

Igualmente, es fundamental brindarles a las personas que integran el comité de convivencia laboral todos los recursos que necesiten para llevar a cabo sus tareas con eficiencia. 

A continuación, se presentan algunos de los factores centrales que deben evaluarse a la hora de crear un comité de convivencia en el trabajo. Ello, para que pueda cumplir con todos sus objetivos a lo largo del tiempo:

Capacitación para las personas que componen el comité

La meta es que tanto el director, el secretario y todos los colaboradores que forman parte del comité de convivencia laboral desarrollen al máximo las competencias duras y blandas relacionadas con su desempeño.

Entre los mecanismos de capacitación más importantes, se pueden mencionar los siguientes:

• Webinars interactivos sobre la importancia de la comunicación asertiva, la intervención en procesos de negociación y la detección de necesidades de capacitación en el comité de convivencia de trabajo.

• Cursos online sobre cómo tener conversaciones difíciles, disponer de una escucha activa y tomar decisiones en forma estratégica. También, para potenciar las habilidades de comunicación con los colaboradores y con el área de talento humano de la empresa. 

• Realización de dinámicas de gamificación para practicar situaciones que podrían suceder y que sean de interés para el comité de convivencia laboral. 
  
  Podrían realizarse actividades de simulación sobre conflictos a resolverse a través de la intervención del comité de convivencia de trabajo. Todo, con el objetivo de optimizar el clima laboral dentro de la oficina.
  
  De acuerdo con nuestro ebook sobre “Estrategias para mejorar el clima laboral”, se deben poner en acción todos los recursos necesarios para detectar oportunidades de mejora en relación con el ambiente de trabajo. 

“Estrategias para mejorar el clima laboral”, Crehana

Recursos digitales para agilizar los procesos 

A la hora de efectuar una implementación de un comité de convivencia laboral, se vuelve imprescindible aprovechar las ventajas de las nuevas tecnologías. 

De hecho, existen múltiples herramientas que se pueden emplear para maximizar el desempeño de cada una de las reuniones. Aquí se presentan algunos de los más relevantes:

• Plataformas de comunicación corporativa como Slack para que todos los integrantes del comité de convivencia laboral estén alineados en cuanto a los sucesos más relevantes y a las metas a alcanzar. 

• Implementar un canal de denuncias online y anónimo que promueva la toma de conocimientos de situaciones potencialmente perjudiciales para el clima de trabajo de las compañías. 

• Interfaces digitales que facilitan la recopilación de datos cuantitativos que sean de interés para el comité de convivencia laboral. Una de las opciones más eficientes involucra utilizar el software de clima laboral de Crehana.
  
  Este permite llevar a cabo encuestas de pulso para recabar información de interés sobre cuáles son los problemas que existen dentro de los equipos de trabajo, junto con los niveles de satisfacción laboral.

En resumen, la implementación de un comité de convivencia laboral dentro de empresas que se encuentran en pleno crecimiento es necesario para reconocer cuáles son las problemáticas de los equipos de trabajo. Asimismo, para hallar soluciones que permitan mejorar el clima de trabajo y potenciar el rendimiento productivo de cada colaborador y del grupo en su conjunto.

Dentro del proceso de la generación de un comité de convivencia de trabajo, el empleo de herramientas digitales y propias de la Inteligencia Artificial (IA) puede agilizar la recopilación de datos. Esto, con la finalidad de tomar las decisiones desde una perspectiva estratégica. 

Al mismo tiempo, es necesario capacitar a los líderes de equipo para que puedan aprovechar al máximo los beneficios del comité de convivencia laboral. De este modo, será posible que los mánagers maximicen su estilo de liderazgo positivo.

Procura, entonces, dedicar tiempo y presupuesto en la conformación de un comité de convivencia laboral ágil y efectivo. Como resultado, tendrás un aliado para reducir los problemas que afectan el bienestar de las personas. Por ende, podrás potenciar la productividad desde un clima laboral positivo a lo largo del tiempo.