Reporte de incidencias laborales: un informe que puede salvar a tu empresa

Un reporte de incidencias laborales puede convertirse en la mejor herramienta para la prevención de problemas en una empresa. Ayuda a mejorar procesos, reducir costos e, incluso, proteger la salud de los miembros del equipo.

Un estudio de la Universidad Concordia St. Paul muestra que el 85% de personas lidia con conflictos e incidencias de toda clase en su vida laboral. Estos eventos llegan a costar hasta 359 billones de dólares anuales a compañías de Estados Unidos. Dicha cifra revela la importancia de un reporte de incidencias laborales.

Por ello, hoy vamos a explicar en qué consiste un reporte de incidencias laborales y cómo puedes crear uno en tu organización. ¡Cuida a tu equipo desde el registro y la prevención!

¿Qué es un reporte de incidencias laborales?

Un reporte de incidencias laborales es un documento que sirve para registrar cualquier evento inusual y repentino en una empresa. Puede incluir información sobre accidentes de trabajo, conflictos entre compañeros, faltas por enfermedad, inasistencias injustificadas, tardanzas, entre otras situaciones.

La responsabilidad de gestionar un reporte de incidencias laborales forma parte del área de recursos humanos. Para ello, normalmente, se cuenta con un formato previamente establecido que funciona como una plantilla de RR. HH. 

El uso de un reporte de incidencias laborales puede contribuir a corregir errores en procedimientos, proteger legalmente a la empresa y personas del equipo, resolver cualquier disputa y ahorrar costos operativos. En vista de ello, te recomendamos 5 pasos para la elaboración de un reporte de incidencias laborales y te dejamos un formato para agilizar su creación.

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Utilizar una estructura preestablecida para el reporte

Es necesario establecer una estructura y orden para el reporte de incidencias laborales. Esto ayudará a acelerar la redacción del informe cuando sea necesario y permitirá que cualquier persona pueda elaborarlo. Asimismo, es importante tener el informe de incidencias laborales en formato digital, de manera que sea más sencillo compartirlo con los interesados. Aquí te dejamos una lista con la estructura de información recomendada.

• Nombre del documento
• Datos generales de la incidencia (fecha, lugar, etc.)
• Datos de personas involucradas
• Descripción de la situación
• Fuentes o documentos de respaldo
• Persona responsable de la creación del reporte de incidencias laborales

Consultar las fuentes de control de la empresa

Toda empresa debe contar con una base de datos que incluya los nombres de las personas que laboran en ella, sus cargos, los responsables de sus áreas, las actividades que realizan, sus horarios y lugares de trabajo, entre otros datos. Esto sirve para ubicar rápidamente información relacionada con el contexto de cualquier eventualidad.

De esa manera, al investigar qué ha ocurrido, se puede consultar esta base de datos para completar el informe de incidencias laborales sin perder tiempo. También son útiles los registros de asistencia y tardanzas del equipo.

Otras fuentes para complementar la información de un reporte de incidencias laborales son las herramientas de comunicación interna y las plataformas usadas para medir feedback e interacciones del personal. Si quieres aprovechar este tipo de recursos, te recomendamos la plataforma de engagement de Crehana, que te permite evaluar mediante encuestas y generar reportes valiosos sobre tu equipo.

Establecer el tipo de incidencia

Luego de haber creado una estructura y haber consultado la información del contexto del problema, es imprescindible determinar el tipo de incidencia. Es decir, se debe analizar cuál es la categoría en la que se suscribe el evento, lo cual servirá para establecer responsabilidades y proponer medidas correctivas de manera eficaz. Al respecto, compartimos las 2 clases de incidencias laborales que se pueden reportar.

• Incidencias laborales previstas: salidas por vacaciones, días libres por premios, horas extras, incapacidad por maternidad, feriados, etc.
• Incidencias laborales imprevistas: ausencias por accidentes de trabajo, conflictos laborales, tardanzas, etc.

Proponer estrategias y medidas de prevención o solución

Para asegurar la efectividad de un reporte de incidencias laborales, es recomendable incluir un apartado de propuestas de prevención o solución. Por ejemplo, si se trata de un accidente de trabajo que pone en riesgo la salud de las personas, es necesario evaluar dónde y cuándo ocurren los errores. 

Al respecto, como sugiere un artículo del Harvard Business Review, se debe implementar un sistema de seguridad y salud. Este implica un continuo proceso de mejora a partir de un ciclo de acciones de 4 partes: Planificar-Hacer-Revisar-Actuar. Este tipo de estrategias pueden formar parte de las recomendaciones para un informe de incidencias laborales.

Si el asunto tiene que ver con tardanzas, faltas o conflictos laborales, se requiere proponer conversaciones 1 a 1, entrevistas a los involucrados y cualquier otra acción que ayude a los protagonistas a evitar estos acontecimientos. Así se hacen más evidentes las ventajas de un reporte de incidencias laborales.

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Compartir el reporte con las áreas interesadas

Por último, cada reporte de incidencia laboral tiene que ser compartido con las áreas interesadas. Si el documento ha sido creado directamente por el área de RR. HH., debe ser compartido como un informe de recursos humanos a las autoridades de la empresa. 

En caso de que el reporte haya sido redactado por el gerente de un área, debe ser enviado al responsable de recursos humanos para que evalúe la información y ponga en marcha las medidas. Si la redacción del reporte de incidencias ha sido hecha por un miembro del equipo, el documento tiene que ser enviado a su superior directo para que este ayude a resolver el problema o canalice la información a las áreas responsables.

Formato de reporte de incidencias laborales de Crehana

Para facilitar la generación del reporte de incidencias laborales, en Crehana te ofrecemos una plantilla con una estructura precisa para este tipo de documentos. En ella, encontrarás las secciones necesarias para colocar la información más importante. De esa manera, tendrás en pocos minutos un informe de incidencias laborales que puedes compartir digitalmente con cualquier persona de la organización.

Descarga nuestra plantilla para el reporte de incidencias laborales

Deseamos que el artículo haya servido para que puedas elaborar un reporte de incidencias laborales. Ten en cuenta que este documento puede salvar a tu empresa de cualquier problema futuro. Ahora te invitamos a visitar los cursos online de gestión de equipos en nuestra Academia de liderazgo. ¡Continúa aprendiendo y liderando equipos!