Errores en la capacitación: ¿cómo evitar el fracaso de tu programa formativo?

Reconocer errores en la capacitación de tus colaboradores te será de gran ayuda para garantizar el funcionamiento ideal de tu programa formativo. Las empresas que no consiguen estos inconvenientes no suelen aprovechar estos recursos de aprendizaje, por lo que es fundamental saber en qué puede fallar tu proyecto de formación.

En este post, te enseñaremos algunos de los principales errores en la capacitación, para que puedas identificarlos a tiempo y aprovechar tu plan de formación. ¡Acompáñanos!

No hacer una detección de necesidades

Uno de los errores en la capacitación más graves es que diseñes y ejecutes un programa de formación sin haber realizado previamente una detección de necesidades. ¿Por qué? o ¿para qué?

No podrás tener éxito o por lo menos no tendrás forma de saberlo inicialmente si no se lleva a cabo una detección de necesidades, es simple, esto te permitirá enfocar el diseño del programa formativo en los desniveles o deficiencias del equipo. Recuerda, el fin último de una capacitación es subsanar necesidades dentro de la empresa y esto solo se logrará si la formación que reciban los miembros del equipo tiene bases sólidas y adecuadas a lo que se requiere. 

Pensar que la capacitación del personal es un gasto innecesario

Este es uno de los errores en la capacitación más usuales a nivel económico dentro de las organizaciones, y es el pensar que la formación de tu equipo puede ser un gasto inadecuado, innecesario que no se debe hacer.

Pero debes recordar que si quieres cumplir objetivos, conseguir resultados y hacer crecer tu empresa, es necesario contar con un equipo cualificado que sepa abordar cualquier situación que se le presente. Esto solo se consigue invirtiendo en la formación del equipo y garantizando que obtengan los mecanismos para cubrir y solventar las necesidades de la organización. 

No encontrar el tiempo para capacitar

Uno de los principales errores en la capacitación es el no saber comprender los tiempos de los colaboradores. Los miembros de tu empresa deben lidiar no sólo con su jornada laboral (en muchos casos de tiempo completo), sino también con los retos de su vida personal, por lo que pueden haber ocasiones en las cuales no existan los tiempos formativos pertinentes.

La solución puede parecer simple, aunque no lo es. Te planteamos dos posibles escenarios que suelen hacer las empresas, pese a que terminan intensificando el inconveniente:

• Utilizar tiempo de trabajo para la capacitación: usualmente, no todos los equipos manejan los mismos tiempos y es posible que se ralentice la consecución de los objetivos empresariales, si se le resta tiempo funcional a los colaboradores.

• Capacitar a los colaboradores en su tiempo libre: esta medida usualmente genera rechazo, no sólo hacia la directiva, sino también hacia todo el proceso de capacitación, por lo que no aprovecharán el potencial de la formación impartida.

Entonces, ¿cuál sería la solución idónea para solventar este error en la capacitación? La clave está en dos conceptos esenciales.

1. El microaprendizaje

Por medio de este recurso, las empresas podrán encontrar el tiempo para ejecutar el plan de capacitación, puesto que es más sencillo tomar algunos minutos al día que varias horas a la semana que resten tiempo de labores o descanso.

Asimismo, el cerebro se acostumbra de mejor forma al aprendizaje de pequeñas cápsulas de información y se mejora la retención de los colaboradores. Según el portal Entrepreneur, "la capacitación a menudo es más exitosa y fácil de incluir cuando se trata de un microaprendizaje del tamaño de un bocado: piense en fragmentos de cinco minutos o menos".

2. El aprendizaje móvil

Brindar a los colaboradores el conocimiento necesario y ponerlo a su alcance es clave dentro de las capacitaciones de empresas. La clave es que tus compañeros sean capaces de visualizar, descargar y revisar cuando gusten la información de la capacitación correspondiente.

Disponer del material en todo momento favorece al estudio, así como la posibilidad de visualizar cursos y talleres en el horario y momento que ellos deseen. Así, solventarás estos errores en la capacitación.

Una estructura mal elaborada del programa de formación

Este se puede considerar uno de los errores en la capacitación de segundo nivel, por decirlo de alguna manera, y es que en muchos casos su éxito dependerá de si se realizó una detección de necesidades. ¿Por qué?

Puedes tener la mejor disposición de hacer un programa de formación que cubra los aspectos más importantes que se deben manejar en la empresa, pero no conseguirás nada con eso, si dentro del mismo no se abordan las necesidades que se están presentando en la actualidad dentro de tus espacios de trabajo o se utiliza un lenguaje inapropiado, que no sea del manejo de todo el grupo.

Por lo que, debes tener en cuenta, siempre que elabores el programa, las necesidades o las áreas que se necesitan cubrir en cuanto a contenido e información. De esta manera, tu formación estará bien sustentada y es muy poco probable que presente fallos o no sea un rotundo éxito.

Crear un programa formativo demasiado técnico

Otro de los errores en la capacitación pasa por utilizar un programa con contenido demasiado técnico. Usualmente, la aplicación de jerga muy técnica o conceptos difusos y abstractos suelen desanimar a los estudiantes y se verá reducido tanto su interés como su comprensión del tema.

A su vez, es importante que consideres que todas las personas tienen procesos de aprendizaje diferentes. A algunos colaboradores les gusta leer grandes bloques de texto, mientras que otros pueden sentirse más atraídos por formatos audiovisuales.

En esos casos, te ofrecemos dos recomendaciones para solventar este tipo de errores en la capacitación.

1. Aplica un lenguaje simple

La clave para solventar este error de capacitación es emplear un lenguaje simple, que sea más accesible para los colaboradores y que les permita ahorrar esfuerzos y tiempo en comprender la información. Es cierto que la información puede resultar compleja, pero la clave de un plan formativo es hacerlo lo más digerible posible.

Asimismo, también serán capaces de retener mejor todo el contenido del programa de formación. Y, pese a que exista contenido técnico relevante, siempre se puede simplificar la transmisión de contenido.

2. Utiliza diversos materiales de capacitación

Otro elemento que ayuda a evitar este error en la capacitación es tomar en consideración los hábitos de estudio de los integrantes del programa. Una buena opción es ofrecer diversas modalidades para presentar la información, como por ejemplo:

• Sesiones online dirigidas por un capacitador

• Tutoriales guiados

• Cuestionarios

• Documentos en PDF

• Infografías

Los dos últimos apartados de esta nota están enfocados en el contenido y diseño del programa de formación. ¿Sabes por qué?

No es casualidad, es para que tengas presente que ambos extremos de la capacitación son malos para tus intereses. No está bien tener un programa que no aborde las necesidades que tienes dentro de la compañía pero tampoco es correcto utilizar un lenguaje técnico que, aunque es propio del área en cuestión, tus colaboradores pueden no comprender y no lograr subsanar las carencias de la empresa, convirtiéndose así en un error grave de la capacitación.

En este sentido, Crehana pone a tu disposición su plataforma de desarrollo de equipos para que tus colaboradores accedan al contenido más innovador y único que ayudará a impulsar el crecimiento de tu empresa y mejorar los resultados de la misma.

No demostrar la importancia del contenido

Uno de los errores en la capacitación más frecuentes suele ser que los colaboradores no comprenden la importancia del contenido que se imparte. Independientemente de que la formación sea esencial para cumplir una determinada función, si para los estudiantes resulta un material antiguo, genérico o desactualizado, no verán la relevancia del programa.

Lo bueno de estos inconvenientes de capacitación en las empresas es que se pueden solucionar de una forma simple: haciendo que el material sea procesable, lo cual implica demostrar que la información impartida se pueda aplicar en la vida real. También, sería de gran ayuda ofrecer los beneficios y las conclusiones que obtendrán los estudiantes al culminar la capacitación.

Asumir que cualquier persona puede desarrollar una capacitación

Dependiendo de las necesidades de la organización, hay ocasiones en las que la persona más indicada para brindar la capacitación es un elemento de la misma compañía que, gracias a su experiencia en el tema es capaz de transmitir sus conocimientos. Sin embargo, esto podría llegar a representar otro de los errores en la capacitación más comunes, y es que hay ocasiones en las que se requiere de apoyo externo y especializado en ciertas áreas para que se encarguen de actualizar al capital humano de la compañía.

El punto importante está en definir el tipo de capacitación que se desea brindar y hacer un análisis detallado de quién es el profesional indicado para llevar a cabo la tarea, sin dejar por fuera la posibilidad de que sea un agente externo especializado en el área donde se detectaron las necesidades.

No realizar la capacitación en un espacio adecuado

Aunque pueda no parecerlo, el lugar que se elija para impartir el programa formativo puede ser otro de los errores en la capacitación de tu organización. ¿Te preguntas por qué?

Que los recursos de tu organización sean limitados no quiere decir que la capacitación tiene que ser impartida en un lugar con carencias y que no sea ameno. La formación de tu equipo puede darse en un espacio dentro de la misma compañía, siempre y cuando esté equipado con los elementos básicos, como:

• Sillas y mesas. 

• Equipo tecnológico como computadoras y proyectores.

• Pizarrón y otros elementos didácticos necesarios.

Ahora bien, si el presupuesto que puede destinar al programa formativo es mayor, puedes alquilar alguna oficina o salón externo que ya cuente con lo necesario. En ambos casos, debes asegurarte de que no haya ruidos externos que impidan la concentración y, en caso de involucrar mucho movimiento físico, que haya el espacio suficiente para realizarlo. 

Recuerda, el espacio es importante para que los objetivos de la formación se cumplan y esto es, que los miembros del equipo obtengan las herramientas para hacer frente a cualquier situación que pueda surgir dentro de la empresa. 

Las mismas garantías deben cumplirse en el caso de que la capacitación se vaya hacer de forma remota, debe contarse con una conexión segura y estable, además de que la velocidad del mismo debe ser óptima para transmitir la información de la forma correcta.

Pensar que el éxito del curso depende de la persona capacitada 

Al igual que cualquier otra actividad formativa que se realice, el programa de capacitación debe ser evaluado. Pero, ten presente que el éxito del programa no depende enteramente del desempeño del capacitado, sino también de la persona experta que haya llevado a cabo la formación. 

Por esto, debes hacer seguimiento al contenido y la forma que utiliza el capacitador para transmitir la información, evaluar si lo desarrolló correctamente. Esto lo conseguirás conocer a través del grupo capacitado, obteniendo un feedback del curso con base entre otros aspectos en indicadores de capacitación, como son los siguientes:

Fuente: Crehana

• Material de apoyo utilizado.

• Dinámicas desarrolladas.

• Información adecuada y acorde con los objetivos.

Estos y otros aspectos pueden ayudarte a evaluar qué mejoras deben llevarse a cabo y qué de debe cambiar para obtener los resultados esperados y que esto no se convierta en un error de formación.

Las capacitaciones son recursos empresariales de utilidad. Como bien menciona el medio Forbes, los programas formativos ayudan "en primer lugar, a la empresa a seguir evolucionando, pero también permite que el colaborador adquiera capacidades que mejoran su calidad de vida laboral, y ello también impacta de forma positiva en el ámbito personal".

Existen muchos errores en la capacitación que son evitables. Lo importante es que recuerdes que tu programa de formación empresarial debe servir para beneficiar tanto al colaborador como a la propia organización, por lo que es fundamental reconocer estos inconvenientes a tiempo, para garantizar la eficacia absoluta del proyecto formativo.

¡Éxitos!