¿Cómo medir la productividad en grandes entornos laborales? Guía para HR Managers

Entender cómo medir la productividad de tus equipos es clave para mejorar el desempeño laboral, cumplir las metas establecidas y potenciar la rentabilidad de la empresa. 

En un estudio publicado en el blog de Zippia, se menciona que, si bien la productividad laboral ideal está entre un 70-75 % del tiempo trabajado, una persona promedio solo alcanza, en el mejor de los casos, un 60 % de productividad. Este dato demuestra la importancia de realizar un análisis propio en tu equipo a través de herramientas para medir la productividad.

Para ello, en este artículo, te compartimos diversas formas de medir la productividad laboral desde RR. HH.  Además, te damos algunos tips para lograr una medición de la productividad en una empresa de gran tamaño de forma objetiva. ¡Aprende a medir para potenciar el desempeño de tus equipos!

Fórmula de productividad

Para medir la productividad en una empresa, se puede usar la fórmula directa de productividad. Esta consiste en dividir los ingresos de bienes y servicios producidos entre los recursos utilizados (horas de trabajo) en un determinado periodo de tiempo. La ecuación tiene la siguiente estructura:

Fórmula de la productividad laboral: Bienes y servicios producidos por la empresa / recursos utilizados

Por ejemplo, si una empresa genera 20.000 dólares como ingresos por la venta de electrodomésticos y se han invertido 800 horas de trabajo para producirlos, el resultado de productividad sería 25 dólares por hora. En términos de la fórmula de productividad, la ecuación quedaría así:

$20.000/800 hr. = $25 por hora

No hay un único resultado que sirva para determinar si la empresa está por encima o por debajo de su nivel ideal de productividad. Aquello depende de la industria, del rubro del producto, de los promedios de la competencia, entre otros factores. En ese sentido, tienen que proponerse estándares básicos de productividad, como lo recomendaremos más adelante.

A pesar de su simpleza y utilidad, esta no es la única fórmula que existe. Para comprender cómo medir la productividad en empresas tomando en cuenta diferentes criterios, te compartimos otros métodos para medirla y obtener conclusiones objetivas.

Porcentaje de metas logradas

Otro de los indicadores de productividad laboral más efectivos es valorar las metas logradas por el equipo durante un mes, trimestre, semestre o el tiempo que haya durado un proyecto. Para lograrlo, es necesario que exista una meta cuantificable que se pueda observar en números, porcentajes o valores relativos.

Fórmula de metas logradas: meta alcanzada/meta ideal x 100

Si en un equipo de diseño gráfico la meta ideal es lograr realizar 5 mockups durante la semana del proyecto y se alcanzan a producir 9, entonces el nivel de productividad de ese equipo será de 180 %. Esto indica que el trabajo ha sobrepasado las expectativas y tu equipo es altamente productivo.

9 mockups diseñados/5 mockups propuestos x 100 = 180 % de productividad

Ingresos por colaborador

Si quieres saber cómo medir la productividad en tu organización a nivel más general, puedes usar el criterio vinculado a los ingresos conseguidos durante un periodo de tiempo. Esta valoración arroja resultados sobre el nivel de rentabilidad supuesto por persona.

Fórmula de ingresos por persona: ingresos / número de personas trabajando durante ese rango de tiempo

Imagina que lideras una agencia de marketing con 10 personas en el equipo. Los servicios han generado ingresos por 70.000 dólares durante el año. Entonces, el resultado sería 7000 dólares por persona.

$70.000/10 personas = 7000 dólares por persona

Habilidad de aprendizaje en el equipo

Si estás analizando cómo medir la productividad de tu equipo y deseas usar otros indicadores, las habilidades de aprendizaje de las personas que trabajan en la empresa son un excelente factor a considerar. Para iniciar este tipo de evaluación, es importante que sepas, primero, cuál es el nivel de habilidades y las brechas de conocimiento que hay en tu equipo. 

Existen algunas herramientas en el mercado que permiten determinar esta información. Una de las que puedes usar es el Skill XP de Crehana. En ella, puedes aprovechar las siguientes características y beneficios:

• Test adaptativos con algoritmo de Lógica Bayesiana

• Evaluaciones prácticas de 15 preguntas

• Preguntas elaboradas por expertos en el área de conocimiento

• Métricas en tiempo real sobre rendimiento y progreso

• Reportes personalizados para cada usuario

Luego de sacar conclusiones a partir del análisis con la herramienta de Crehana o de tu elección, debes proponer programas de formación (online o presencial) que apunten a superar esos vacíos y brecha de habilidades para mejorar la productividad de tu equipo. Al terminar los entrenamientos, capacitaciones y cursos, es recomendable evaluar el aprendizaje mediante cuestionarios, test y otras metodologías reconocidas.

Si bien no hay una fórmula, puedes determinar la productividad laboral en relación al nivel de desempeño que tiene un grupo de personas después de pasar por el programa formativo. Por ejemplo, si el equipo comercial ha sido capacitado en habilidades para cerrar ventas y, tras los cursos tomados, han conseguido 10 ventas más que el mes previo, podría considerarse que sus niveles de productividad y rendimiento han incrementado.

Plataforma Skill XP de Crehana

Porcentaje de horas extras

Esta es otra métrica indirecta para saber cómo medir la productividad de los empleados en tu empresa. En algunos casos, el trabajo de horas extras es voluntario y responde a una decisión del miembro del equipo por laborar más. Sin embargo, en la mayoría de ocasiones, el sobretiempo indica que hay un exceso de tareas por cumplir, una mala organización y otros problemas en la gestión empresarial.

Trabajar de más puede tener un impacto directo en el bienestar de la persona, que se refleja en sus niveles de estrés y burnout. Todo ello suele llevar a una baja notoria en la productividad laboral. Por lo tanto, es necesario saber calcular la productividad a partir de este número.

Fórmula de horas extras: (horas extras/horas de trabajo ideales) x 100

Para ponerlo en contexto, piensa en una persona de tu equipo que, hipotéticamente, haya trabajado 30 horas extras este mes. El número normal de horas de trabajo que le corresponde es 80 horas al mes. Por lo tanto, el porcentaje de horas extras que está haciendo es de 37.5 %. 

30 horas extras/80 horas ideales x 100 = 37.5 %

Este resultado, probablemente, es un signo de alerta para cambiar la situación de esta persona. Trabajar ese porcentaje de horas adicionales, tarde o temprano, podría impactar negativamente en su salud, en su productividad y, por supuesto, en el rendimiento de su trabajo.

Tasa de ausentismo laboral

Un indicador adicional para saber cómo medir la productividad del personal es la tasa de ausentismo laboral. Una persona que se ausenta del trabajo por diferentes motivos supone una pérdida en la fuerza laboral, lo que se traduce en la reducción de productividad para la empresa.

Debido a ello, es igual de importante mantener un seguimiento del porcentaje de ausentismo laboral en tu organización. Por supuesto, existe una ecuación que puedes aplicar para obtener este número.

Fórmula para el porcentaje de ausentismo: días de ausencia/periodo de tiempo x 100

En este caso, imagina que una persona de tu equipo se ha ausentado del trabajo por 7 días durante los 30 que tiene un determinado mes. El resultado daría un porcentaje de 23.33 %.

7 días de ausencia/ 30 días del mes x 100 = 23.33 %

Luego de obtener ese resultado, es necesario que el equipo de recursos humanos analice si ese porcentaje está muy por encima del promedio o de lo estipulado en el plan de la empresa. Esto permitirá calcular la productividad durante ese periodo y, a partir de ello, crear una estrategia para reducir las ausencias y elevar el rendimiento del equipo.

Porcentaje de error en el trabajo

Por último, un factor relacionado con la productividad también es el nivel de errores durante la producción de bienes y servicios en una empresa. Saber el número total de productos (físicos o digitales) perfectos e imperfectos es una buena medida para determinar si las personas de tu equipo están alcanzando un rendimiento óptimo.

Así que puedes hacer el análisis con base en el porcentaje de error. Este se basa en la siguiente fórmula:

Fórmula de porcentaje de error: productos defectuosos / total de productos x 100

Los ejemplos que mejor funcionan para esta fórmula son aquellos productos y servicios cuyos aciertos y desaciertos se pueden medir de manera objetiva. En ese sentido, si en una empresa de calzado se producen 50 zapatillas, de las cuales 3 son defectuosas, el porcentaje de error sería solo de 6 %.

3 zapatillas defectuosas/ 50 zapatillas en total x 100 = 6 %

Al igual que en el indicador anterior, aquí primero se debe determinar cuál es el estándar límite para considerar un porcentaje como elevado o adecuado. Esto arrojará claridad sobre los niveles de productividad en el equipo.

Calidad del trabajo

Este indicador para medir la productividad se refiere a la precisión y calidad de las tareas realizadas por los empleados. Un indicador de calidad baja puede aumentar los costos y disminuir la eficiencia general.

La calidad del trabajo implica que las tareas se realicen sin errores significativos. Esto incluye la minimización de errores en la producción de bienes o servicios, la gestión adecuada de datos, la toma de decisiones precisas y la realización de tareas sin fallos sustanciales.

También la calidad del trabajo está directamente relacionada con la satisfacción del cliente. Cuando los empleados realizan su trabajo de manera efectiva y sin errores, los clientes están más satisfechos con los productos o servicios que reciben.

Según nuestra guía de productividad laboral, este KPI es un parámetro cualitativo; esto quiere decir que no se calcula en base a una fórmula para medir la productividad matemática, sino en base a otros aspectos.

En este caso, es necesario que el jefe o supervisor del área defina cuáles son los criterios a evaluar para determinar que el trabajo cumple los estándares de la empresa. Para ello, debes evaluar cómo se ha logrado el objetivo, proyecto o tarea.

Fuente: Crehana

Rotación de personal

Este KPI de productividad mide la frecuencia con la que los empleados ingresan y salen de una organización en un período de tiempo específico, generalmente en términos de un año. Este indicador es importante porque la rotación de personal puede tener un impacto significativo en la eficiencia y la estabilidad de una empresa.

De hecho, una alta tasa de rotación de personal puede ser costosa para una organización. La rotación de empleados conlleva costos asociados a la selección, contratación y capacitación de nuevos empleados. Además, puede causar interrupciones en la continuidad operativa y disminuir la moral y la productividad de los empleados actuales.

La rotación de personal, a veces denominada tasa de rotación, se calcula dividiendo el número de empleados que abandonaron la organización (ya sea a través de renuncias, despidos o jubilaciones) por el número total de empleados al comienzo del período de medición de la productividad en una empresa. 

El resultado se multiplica por 100 para expresarlo como un porcentaje. Una tasa de rotación alta indica que un gran número de empleados ha dejado la empresa en ese período.

Índice de satisfacción de empleados

La satisfacción de los empleados y la productividad están estrechamente relacionadas. Cuando los empleados se sienten satisfechos en su trabajo, tienden a ser más comprometidos, motivados y dispuestos a dar lo mejor de sí mismos. Esto se traduce en un aumento en la productividad laboral.

Este KPI de productividad se mide a través de una serie de métodos y técnicas que recopilan y evalúan las opiniones y percepciones de los empleados en relación con su trabajo y su entorno laboral.

Las encuestas de satisfacción son una de las herramientas más comunes para medir este indicador de productividad. Estas encuestas consisten en cuestionarios que se administran a los empleados, generalmente de forma anual o semestral, para evaluar diversos aspectos de su trabajo y su experiencia en la empresa. 

Las preguntas para medir la productividad laboral pueden abarcar temas como la cultura de la empresa, las relaciones interpersonales, el liderazgo, las oportunidades de desarrollo, la compensación, los beneficios y otros aspectos relevantes. Los empleados responden a las preguntas asignando calificaciones o proporcionando comentarios escritos.

También las entrevistas uno a uno con los empleados pueden proporcionar una comprensión más profunda de sus inquietudes y opiniones. Estas entrevistas pueden ser realizadas a través de plataformas de clima laboral y permiten a los empleados expresar sus pensamientos de manera más detallada.

Plataforma Clima de Crehana

Tiempo promedio de ciclo

Es un indicador de productividad que mide la cantidad de tiempo promedio que se necesita para completar un ciclo de producción o una tarea específica dentro de un proceso empresarial.

El tiempo promedio de ciclo se refiere al período de tiempo que transcurre desde el inicio de una actividad o proceso hasta su finalización. Puede aplicarse a diversas áreas de una organización, como la fabricación, el servicio al cliente, el procesamiento de pedidos, el desarrollo de software, entre otros. En resumen, mide cuánto tiempo lleva realizar una tarea o completar un proceso.

El seguimiento y la mejora del tiempo promedio de ciclo son componentes clave de la filosofía de mejora continua en la gestión de procesos, como el Lean Manufacturing o Six Sigma. Estos enfoques buscan identificar y eliminar actividades que no agregan valor, reducir la variabilidad y acelerar los procesos para optimizar la productividad.

Eficiencia de costos laborales

Una mayor eficiencia de costos laborales implica que la organización está utilizando sus recursos de manera más efectiva. Esto significa que se está produciendo más con menos inversión en mano de obra, lo que se traduce en una mayor productividad.

La eficiencia de costos laborales se calcula dividiendo los costos laborales totales (que incluyen salarios, beneficios, impuestos y otros costos relacionados con el empleo) por la producción total o el valor generado por los empleados. 

¿Cómo calcular la productividad en porcentaje? En este caso, el resultado se expresa generalmente como un porcentaje. Un valor más bajo indica una mayor eficiencia, lo que significa que la organización está generando más valor por cada unidad de costo laboral invertida.

El seguimiento de la eficiencia de costos laborales es una parte integral de la mejora continua. Las organizaciones buscan constantemente maneras de aumentar la productividad, y el control de los costos laborales es un componente importante de ese esfuerzo.

Proactividad

La proactividad es un indicador cualitativo para medir la productividad. Podemos decir que es uno de los parámetros indispensables para identificar si tienes un grupo de colaboradores activos, que estén dispuestos a contribuir activamente con el desarrollo de la empresa.

Para identificar si uno de tus colaboradores lo es, debes tener en cuenta que este rasgo va más allá de la iniciativa y el compromiso. De hecho, se relaciona también con la capacidad de anticiparse a los problemas que puedan ocurrir y ejercer en una entorno específico.

El objetivo final de esta cualidad es evitar que ocurran conflictos, problemas o cualquier otro escenario que pueda perjudicar la productividad de la empresa. Para calcular el nivel de productividad de tu equipo, te recomendamos definir una serie de interacciones como la participación y el desenvolvimiento de tus colaboradores durante un tiempo determinado.

Una de las formas más comunes de evaluar la proactividad es a través de cuestionarios o evaluaciones que exploran actitudes y comportamientos relacionados con la toma de iniciativa, la anticipación de problemas y la autodirección.

Retorno de la inversión (ROI)

Este indicador te ayuda a medir la productividad laboral en términos económicos, pues, para el cálculo, se consideran las ganancias obtenidas en un período de tiempo. Para hallar el ROI, debes tener en cuenta esta fórmula:

Fórmula de retorno de la inversión: beneficio total - Costes totales * 100

El ROI es una medida clave para evaluar si una inversión ha sido productiva. Si el ROI es positivo y alto, significa que la inversión ha generado un retorno significativo en relación con su costo, lo que indica eficiencia y productividad.

Tips para medir la productividad en una empresa de gran tamaño

Luego de entender los cálculos para medir la productividad, debes tener en cuenta algunas ideas que pueden mejorar esta tarea. Aquí te mostramos estrategias para realizar correctamente la medición de la productividad en una empresa grande.

1. Establece una métrica estándar

Al momento de entender cómo medir la productividad en el trabajo es fundamental determinar una métrica estándar para el equipo. Esta dependerá de los roles, las tareas, el departamento y el carácter de los servicios y bienes producidos.

La métrica estándar debe separar el nivel de productividad positivo y negativo. Tiene que ser comunicado de la manera más clara y visible posible a los miembros del equipo en cuanto se incorporan al mismo. Por ello, es recomendable crear una guía de productividad donde esta información quede registrada.

2. Mide la inversión de tiempo

En el proceso de calcular horas de trabajo, de seguro necesitarás herramientas para medir el uso del tiempo. Estas pueden ser utilizadas por las personas durante la ejecución de sus tareas. Asimismo, los gerentes pueden registrar el tiempo invertido en los proyectos, funciones y otros factores.

Actualmente, existen múltiples software que automatizan este análisis. No solo brindan un conteo visual del tiempo que pasa, sino que permiten organizar la inversión de minutos basada en tareas. También añaden alertas y notificaciones. Como se comparte en un artículo de ClickUp, algunas de las mejores herramientas de medición de tiempo son las siguientes:

• TimeCamp

• Clockify

• Time Doctor

• Everhour

• Toggl

• Harvest Hubstaff

3. Usa herramientas de análisis de productividad

Aparte de los software para medir específicamente el tiempo, existen herramientas de análisis de productividad. Estas cuentan con funciones que ofrecen métricas visuales, completas y objetivas del rendimiento de los individuos y los equipos. En el mercado digital actual, existen diversas opciones con características y precios similares.

Una de las que puedes usar es la plataforma para medir el desempeño de Crehana. Entre las funcionalidades que te pueden ayudar a valorar la productividad laboral en tu empresa, están las siguientes:

• Gráficos con datos en tiempo real

• Planificación y nominación de metas para equipos

• Asignación de roles por personas

• Sistema de envío de feedback inmediato

• Evaluaciones de competencias, macrocompetencias y comportamientos

• Creación de OKR para personas y equipos

• Visualización de resultados por metodologías de medición

Usando los recursos de la plataforma, puedes obtener conclusiones muy relevantes sobre la productividad de tus equipos. Esto te llevará a planificar mejor la estrategia para incrementar el rendimiento de las personas, mejorar los KPI y, en suma, lograr los objetivos empresariales.

Plataforma Desempeño de Crehana

4. Incluye evaluaciones de compañeros y feedback

Una estrategia complementaria para calcular la productividad es incluir evaluaciones entre compañeros sobre rendimiento laboral. Con el uso de entrevistas, cuestionarios y encuestas anónimas, se puede obtener un buen panorama sobre el nivel de productividad de cada miembro del equipo. 

Estos resultados deben ser comparados, por supuesto, con otras métricas y factores para no tergiversar las conclusiones. De todas maneras, el feedback entre pares ayuda a tener una perspectiva del rendimiento de las personas en cuanto a producción y, al mismo tiempo, a trabajo en equipo.

Plataforma Desempeño de Crehana

Esperamos que el artículo te haya servido para aprender cómo medir la productividad en tu empresa. A partir de ahora, puedes evaluar, valorar y organizar mejor el uso del tiempo, la ejecución de tareas y el desempeño en los proyectos.