Política de Tratamiento de Datos Personales

CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. (en adelante, CREHANA), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se establece el Régimen General de Protección de Datos en Colombia, así como de las mejores prácticas a nivel internacional en esta materia, es responsable del tratamiento de sus datos personales. Para efectos de la Política de Tratamiento de Datos Personales se entenderá por Titular(es) toda persona, natural o jurídica, que sea susceptible de ser objeto de tratamiento de sus datos personales por parte de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S., así como aquellas personas definidas en el numeral primero (1º) del presente documento.

1. Aplicación de la Política de Protección de Datos Personales.

Esta Política se refiere y se aplica con carácter general a los clientes de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S., socios comerciales, comercios afiliados, proveedores, empleados, colaboradores, contratantes y a cualquier persona cuyos Datos Personales sean o vayan a ser tratados por la sociedad (quienes en adelante y para efectos del presente documento se denomina los Titulares) y tiene como finalidad garantizar los derechos de los Titulares; informar los mecanismos y procedimientos para hacer efectivos esos derechos; preguntas, quejas y reclamos, y; Dar a conocer la finalidad de los Datos Personales dentro de la actividad comercial.

Esta Política se aplicará a todo el territorio de la República de Colombia por CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S., sus empleados y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la sociedad acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con el Tratamiento de Datos Personales de los cuales la sociedad es responsable.

Asimismo, se aplicará a terceras personas ya sean naturales o jurídicas, con quienes la sociedad suscriba cualquier tipo de contrato, con el fin personas conozcan sus obligaciones, finalidades y los esquemas de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de la sociedad.

2. Finalidad general del tratamiento de datos personales efectuado por CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S.

Dando cumplimiento al Decreto 1377 de 2013, CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S., en el curso de sus actividades mercantiles, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, anonimizará, indexará, segmentará, realizará perfiles, compendiará, procesará, transmitirá, transferirá, efectuará verificación de los Datos Personales, efectuará cobros y compartirá información con centrales de riesgos, en caso de que esto sea necesario y realizará diversas operaciones con los Datos Personales. En este orden, los Datos Personales Tratados por la sociedad estarán sometidos únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales.

3. Finalidades específicas del tratamiento de Datos Personales efectuado por CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S.

Las personas que tengan acceso a los Datos Personales por Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades: (i) Ofrecer programas de fidelización para el consumidor final, promociones y descuentos; (ii) Informar la existencia de nuevos productos y servicios, propios y de terceros; (iii) Seguir el comportamiento de los Titulares, teléfonos móviles y sus preferencias de consumo; (iv) Realizar perfiles de los Titulares usuarios de Plataformas propiedad de la sociedad a partir de sus preferencias de consumo y de su comportamiento en internet y teléfonos móviles; (v) Enviar información sobre novedades, noticias y promociones propias y de terceros; (vi) Enviar información sobre programas de CRM, propios y de terceros; (vii) Precisar, analizar y optimizar los productos y servicios existentes y futuros, propios y de terceros; (viii) exportar información sobre el recurso humano, riesgos crediticios y el control y prevención del lavado de activos; (ix) Construir bases de datos segmentadas; (x) Realizar actividades de archivo, actualización, almacenamiento y procesamiento de información, sea por sí mismo o a través de terceros con quienes se contrate a tal efecto; (xi) Promocionar y mercadear productos y servicios nuevos y existentes, propios y de terceros; realización de fines perseguidos a través de alianzas comerciales; Seguir, medir y registrar la capacidad de gasto de los Titulares; (xii) Indexar información y Datos Personales a partir del comportamiento de los Titulares y sus preferencias de consumo; (xiii) Realizar actividades de mercadeo, envío de información a las direcciones físicas con fines publicitarios, de mercadeo o para el desarrollo y ejecución de obligaciones contractuales que se hayan adquirido de forma previa; (xiv) Llevar a cabo análisis estadístico de los datos recolectados para optimizar el funcionamiento del servicio prestado; (xv) Para garantizar la efectividad y seguridad de las transacciones que se lleven a cabo en CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S.; (xvi) Personalizar la página web y/o aplicaciones para teléfonos móviles de acuerdo a los gustos e intereses del usuario final; (xvii) Para cumplir a cabalidad con los servicios celebrados con los clientes y usuarios, de acuerdo con sus finalidades para brindar los servicios de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S.; (xviii) Para complementar la información y, en general, adelantar las actividades necesarias para gestionar las solicitudes, quejas y reclamos presentadas por los usuarios y por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes; (xix) Para enviar información y ofertas comerciales de servicios de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S., así como realizar actividades de mercadeo y/o comercialización de servicios que preste o que pudiera llegar a prestar u ofrecer; (xx) Para elaborar estudios de mercado, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias del mercado, encuestas de satisfacción sobre los servicios prestados; (xxi) Para la transmisión de datos personales a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con el objeto de realizar y cumplir con el servicio ofrecido a través de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. para fines comerciales, administrativos y/o operativos; (xxii) Para gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables; (xxiii) Para identificar a los usuarios cuando ingresen al Sitio Web; (xxiv) Para proceder a la facturación y cobro del servicio y, (xxv) Para transmitir y/o transferir los Datos Personales con empresas de servicios o empresas de “outsourcing” que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S., dentro de las que se incluyen, medios de pago, seguros o cualesquiera otras empresas que cumplan la finalidad de la presente Política de Privacidad. CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. velará porque las políticas de los terceros tengan estándares similares a los de la presente Política, mediante la firma de acuerdos, convenios y/o contratos.

El Titular reconoce expresamente que la información comercial recolectada será utilizada para fines comerciales lo cual incluye el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos y/o servicios que CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. ofrece, lo cual podrá ejercerse a través de (i) correos electrónicos, (ii) mensajes de texto (SMS) y/o (iii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos).

En el ejercicio de su objeto comercial la sociedad puede recolectar y tratar Datos Sensibles, tales como, pero sin reducirse a: (i) Imágenes, fotografías y o grabación de voz y, (ii) Datos que pueden implicar discriminación por su tratamiento, tales como información relativa a la filiación política, religiosa o filosófica.

De igual forma, se podrán tratar otros Datos Sensibles relativos a salud, género y cualquier información cuyo Tratamiento puede involucrar la discriminación de los Titulares. En el último caso se informará a los Titulares para que den un consentimiento independiente y libre sobre el Tratamiento de tales Datos Sensibles que son más delicados.

Estos datos serán tratados con los estándares de seguridad más altos. El acceso limitado a los Datos Sensibles se incluye dentro de la seguridad de la privacidad de los mismos, por lo tanto, solo el personal con autorización podrá acceder a dicha información.

4. Derechos como titular de la Información:

El Titular de la información podrá ejercer todos y cualesquiera derechos que se encuentren consagrados en la ley, dentro de los cuales se podrán encontrar, sin limitarse a ellos, los siguientes:

A) Conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar los datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización de Tratamiento otorgada.

C) Ser informado respecto del uso que CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. le ha dado a los datos personales.

D) Presentar ante los organismos de control correspondientes, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

E) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. Datos de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S.:

a) Dirección: Carrera 18 A No. 103-11, Bogotá, D.C. - Colombia, b) Correo electrónico: [email protected], c) sitio web: www.crehana.com

6. Canales a través de los cuales puede ejercer derechos:

El Titular podrá dirigirse a través del correo electrónico a la dirección [email protected], de lunes a viernes en horario de 9:00 a.m. a 6:00 p.m.

7. Área Responsable de atención de quejas, reclamos, felicitaciones y sugerencias:

El seguimiento y control de la atención de estos casos, es responsabilidad del área de Customer Happiness, a través de los canales indicados en la presente Política de Protección de Datos Personales .

8. Procedimientos para conocimiento, actualización, supresión, revocación y rectificación:

El titular podrá solicitar a través de los canales de contacto nombrados anteriormente, la actualización, supresión, revocación y rectificación de la información y/o efectuar consultas o reclamos relacionados con su información.

CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. validará la identificación, analizará, clasificará y emitirá la respuesta a la solicitud en los tiempos establecidos en la ley, y será enviada a través del medio por el cual se recibe la solicitud o por el medio que el titular especifique en su comunicación. La supresión de datos personales y/o revocación de autorización para tratamiento de la información no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S.

Dichos requerimientos serán tramitados siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

1. La solicitud deberá ser dirigida a CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S..

2. Deberá contar con la identificación del titular, su causahabiente, representante o mandatario, según corresponda.

3. Habrá de contener la descripción de los hechos que dan lugar a su petición.

4. Datos de contacto para notificación de la respuesta.

5. Documentos y hechos soporte de su petición.

En caso de que el requerimiento resulte incompleto en cuanto a sus requisitos, el solicitante será requerido para que dentro de los dos (2) días siguientes a la recepción del requerimiento subsane sus omisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha en que el solicitante fue requerido para subsanar su petición sin obtener la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Si no fuere posible responder algún requerimiento debido a su complejidad, se informará al solicitante el motivo por el cual no es posible responder dentro del término fijado por la normativa vigente. Cuando se notifique sobre la imposibilidad de responder en el término inicialmente señalado, deberá informársele al solicitante la fecha en la que se responderá el requerimiento, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Políticas generales de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. frente al Tratamiento de datos personales:

Las siguientes serán las políticas generales de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. en relación con el tratamiento de los datos personales de clientes, usuarios, proveedores, contratantes, contratistas y trabajadores:

1. CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. deberá cumplir con el tratamiento de los datos personales de los titulares dentro de los parámetros establecidos por la Constitución y la normativa vigente.

2. Obtener de acuerdo con lo estipulado en la normativa vigente la autorización expresa de los titulares en medios físicos, electrónicos y/o telefónicos que permita su posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos. Así mismo se podrá obtener por medio de conductas claras e inequívocas del Titular que permitan concluir de una manera razonable que este otorgó su consentimiento para el manejo de sus datos personales.

3. Propender por la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales por parte del responsable y los encargados.

4. Los datos personales solo serán tratados por aquellos colaboradores que lo requieran en función de las actividades propias de su cargo o por los Responsables o Encargados; a estos últimos se les suministrará la información requerida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

5. Los colaboradores deberán garantizar la reserva de la información durante el periodo de vinculación con CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. o la vigencia del contrato, cuando aplique, y con posterioridad a la terminación del mismo o desvinculación.

6. Realizar el tratamiento de los datos personales acorde con los fines autorizados por los titulares.

7. No divulgar datos personales en Internet u otro medio masivo de comunicación, a menos que se trate de información pública o información requerida por la normativa vigente.

8. La información de datos personales de los titulares será custodiada de acuerdo con las políticas de seguridad de la información y de retención de la organización.

9. Adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

10. Corregir la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cualquier tercero autorizado.

11. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la normativa vigente.

12. A solicitud del titular y cuando no tenga ningún deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos, la información del titular deberá ser eliminada.

13. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

14. CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. aplicará las medidas de seguridad idóneas para el tratamiento de información clasificada como sensible en la cual se contempla entre otras, los datos personales de los hijos (niños, niñas y adolescentes) de los colaboradores.

15. Propender por el fortalecimiento de una cultura corporativa que abogue y salvaguarde los derechos de los titulares mediante jornadas de capacitación.

16. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

17. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

18. Garantizar que la información que se suministre a cualquier tercero autorizado, dentro de los parámetros establecidos en la normativa vigente, sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

19. CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. podrá intercambiar información de datos personales con entidades públicas cuando la soliciten en ejercicio de sus funciones, para temas relacionados con planes, programas y proyectos en desarrollo de la política pública.

20. Las políticas establecidas podrán ser modificadas en cualquier momento. Las modificaciones darán cumplimiento a la normatividad legal vigente, así como de las mejores prácticas a nivel internacional en esta materia, y entrarán en vigencia a partir de su publicación en los medios dispuestos para que sean de conocimiento de los titulares.

21. La transferencia de información de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos se realizará bajo las condiciones establecidas en la normativa vigente.

22. Desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento a las obligaciones relacionadas con el Registro de las Base de Datos, cuando aplique.

10. Políticas generales relacionadas con las Bases de Datos de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S.

En los términos del artículo 2.2.2.26.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. en su calidad de persona jurídica de derecho privado que hace las veces de responsable del tratamiento de datos e informaciones de carácter personal, debe inscribir las bases de datos contentivas de dichas informaciones en el Registro Nacional de Base de Datos, de manera independiente. Lo anterior, atendiendo a los términos y condiciones de inscripción previstos en la Sección 3 del Capítulo 26 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, en cuyo artículo 2.2.2.26.3.2 se establece que será la Superintendencia de Industria y Comercio quien establecerá el procedimiento de inscripción de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos que deberán cumplir los responsables del tratamiento, previa validación de su identidad, de acuerdo con la reglamentación que expida la mencionada entidad.

Con sujeción a lo establecido en el artículo 2.2.2.26.1.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, los ciudadanos podrán consultar en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – la información mínima prevista en el artículo 2.2.2.26.1 de dicho decreto, “con el fin de facilitar el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato y/o revocar la autorización.”.

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.26.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – es la siguiente:

  • - Datos de identificación, ubicación y contacto del responsable del tratamiento de la base de datos, en este caso, CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S., incluyendo su denominación o razón social y su número de identificación tributaria (NIT) por ser una persona jurídica (artículo 2.2.2.26.2.2 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015).

  • - Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los encargados del tratamiento de la base de datos, en este caso, CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de los datos e informaciones personales, incluyendo su denominación o razón social y su número de identificación tributaria (NIT) por ser una persona jurídica (artículo 2.2.2.26.2.3 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015).

  • - Canales para que los titulares ejerzan sus derechos, esto es, aquellos identificado en los Capítulos VI y VII de esta Política de Protección de Datos Personales.

  • - Forma de tratamiento de la base de datos, esto es, si las actividades de tratamiento de aquella se realizan de forma manual o automatizada.

  • - La presente Política de Protección de Datos Personales.

Paralelamente, el último inciso del artículo 2.2.2.26.2.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 estatuye que “[l]a Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en este artículo, en uso de las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artículo 21”, potestad esta de la que hizo uso a través de la Circular Externa No, 002 del 3 de noviembre de 2015, incluyendo en el numeral 2.1.de dicho capítulo, como información mínima adicional a suministrar en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD – la siguiente:

  • - Información almacenada en la base de datos.

  • - Medidas de seguridad de la información.

  • - Procedencia de los datos personales.

  • - Transferencia internacional de datos personales.

  • - Transmisión internacional de datos personales.

  • - Cesión o transferencia nacional de base de datos.

  • - Reporte de novedades, diferenciando entre los reclamos presentados por los titulares* y los incidentes de seguridad*, los cuales deberán ser reportados dentro de los términos y oportunidades establecidas para ello en los numerales (i) y (ii) del literal g) del artículo 2.1 antes referenciado.

El alcance de la información adicional antes enunciada será aquel descrito expresamente en el artículo 2.1 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, adicionado mediante la Circular Externa No 002 del 3 de noviembre de 2015.

CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. procederá a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos, con sujeción a lo reglado en el artículo 2.2.2.26.3.1 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y demás normas vinculantes.

La inscripción de las bases de datos de la compañía se realizará de acuerdo con las instrucciones contenidas en el “Manual del Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD-”, publicado en el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 2.3 del Capítulo Segundo del Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, adicionado mediante la Circular Externa No 002 del 3 de noviembre de 2015, CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. actualizará la información contenida en el RNBD.

11. Modificaciones.

CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho a modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los terceros relacionados desde su publicación en el canal correspondiente.

12. Vigencia.

La presente política de datos entra a regir a partir del día 16 de junio de 2020.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de CREHANA EDUCATION COLOMBIA S.A.S., durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la base de datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales. En este sentido, la temporalidad o vigencia está supeditada a las finalidades del Tratamiento aquí consignadas.