La importancia del Offboarding: ¿Cómo comunicar un despido?

18 de Octubre del 2020

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Paula Cordero

La importancia del Offboarding: ¿Cómo comunicar un despido? La importancia del Offboarding: ¿Cómo comunicar un despido?

Una de las tareas más complejas del departamento de Recursos Humanos, es comunicar un despido o gestionar una renuncia. Así como se realiza un gran esfuerzo en contar con una estrategia de onboarding, donde se diseña una experiencia única para el empleado que se sumará a la empresa, lo mismo debe ocurrir cuando un empleado se marcha de la compañía.

Solo entre abril y junio de este año, la BBC informó que se perdieron alrededor de 195 millones de puestos de trabajo a tiempo completo por la pandemia. La situación no ha cambiado mucho en los últimos meses, todos hemos sido testigos de las olas de despido por la crisis económica en distintos países de la región por el COVID-19. Ahora más que nunca, las compañías deben ser comprensivas y tener mucho tacto al momento de comunicar un despido.

Índice

1. ¿Qué es el Offboarding?

2. ¿Por qué es importante el Offboarding?

3. La importancia del Offboarding en la Reputación Corporativa

4. El Offboarding en tiempos de pandemia: El caso de Airbnb

5. Pasos para implementar una estrategia de Offboarding

¿Qué es el Offboarding?

El offboarding, es el conjunto de procesos vinculados a la salida de un empleado. Es importante que esta salida sea manejada con transparencia y respeto, para mantener un buen ambiente entre la empresa y el empleado.

Muchas veces, el equipo de Recursos Humanos no cuenta con un diseño de offboarding, cuando deberían tener en consideración que la persona que se va de la empresa ha estado desempeñando un rol en la misma y por ello, es de suma importancia ser empático y resolver todas las dudas que se puedan presentar. Cabe resaltar que, el offboarding también es clave al momento de diseñar una estrategia de Employee Experience, donde se evalúa la experiencia del empleado durante toda su estadía en la empresa, incluyendo cuando sale de esta.

offboarding

Imagen: Freepik

¿Por qué es importante el Offboarding?

La relevancia del proceso de offboarding debe ser igual a la de los procesos de reclutamiento y retención del talento. ¿En tu equipo tienen un Employee Journey? Contar con ello, permitirá visualizar cada punto que traza la experiencia del empleado, en la que claro está, también se contempla cuando se desvincula de la empresa.

cool voices

¿En tu área de Recursos Humanos le dan importancia a esta acción? Si no es así… con urgencia debes replantear la metodología que están utilizando. El offboarding puede ser un tanto desagradable, sobre todo si se trata de un despido, pero no por ello se le debe restar importancia.

La importancia del Offboarding en la Reputación Corporativa

Si el offboarding es debido a una renuncia y no un despido, la empresa no debería hacer este proceso incómodo, al contrario, debe escuchar al empleado para entender los motivos que lo llevaron a dar ese paso. Al recibir ese feedback, se podrá mejorar el Employer Branding que se está aplicando. Igualmente, al prevenir que esta renuncia sea traumática, podrás garantizar que el empleado hable bien de ti tanto en su vida personal como en su vida laboral (en futuras entrevistas de trabajo, refiriendo a otros profesionales, etc).

reputación corporativa

Imagen: Freepik

Por otro lado, si se trata de un despido, la comunicación es fundamental para darle feedback al empleado sobre las razones de esta decisión. Este despido puede ser ocasionado por alguna falta grave del colaborador que ocasiona la ruptura del contrato, causas ajenas a la empresa (factores externos sociales, económicos, etc) y también dependerá mucho de la legislación de cada país. En cualquiera de los casos, la compañía debe ser clara desde un inicio y guiar el proceso con total empatía y transparencia.

El Offboarding en tiempos de pandemia: El caso de Airbnb

La pandemia nos ha puesto a todos en situaciones muy difíciles y para el sector trabajo han sido meses complicados y de gran incertidumbre. Si tu empresa realiza teletrabajo, el offboarding debe ser planificado y llevado a cabo con sumo cuidado y buena comunicación.

Lorena Dibós, Gerente de Gestión y Desarrollo Humano de Financiera Oh! y speaker de nuestro evento Cool Voices HR Edition que se realizó el viernes, mencionó en su exposición la importancia de la comunicación con el empleado en tiempos de pandemia. Más aún cuando los índices de estrés y ansiedad han incrementado y los empleados necesitan mucho más apoyo por parte de sus empresas.

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A continuación, te contaremos un caso que seguramente habrás leído en internet o visto por televisión. El caso de Airbnb y como gestionó un offboarding de casi 2000 empleados en plena pandemia. Esta startup es un ejemplo de despliegue de Employee Experience y por supuesto, offboarding.

Los sectores más afectados por el COVID-19, sin duda, fueron las organizaciones dedicadas a los viajes y el turismo. "Tardamos 12 años en construir el negocio de Airbnb y perdimos casi todo en cuestión de 4-6 semanas", reveló el director ejecutivo y cofundador de Airbnb, Brian Chesky, a la CBNC hace unos meses. La startup dedicada a la oferta de alojamientos turísticos, tuvo que reducir drásticamente sus costos, lo que llevó al despido de aproximadamente 1900 personas, representando el 25% de su fuerza laboral.

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Imagen: El Español

Airbnb llevó a cabo un proceso muy detallado de offboarding, dando un ejemplo de cómo llevar este proceso de manera empática, más aún en la actualidad. Brian Chesky, envió una nota a los empleados de Airbnb detallándoles las razones de los despidos y como iban a ayudar a sus empleados a reinsertarse en el mercado laboral.

Los principios guía que tomó en consideración Airbnb fueron los siguientes:

✔️Asignar todas las reducciones a su estrategia de negocio futuro.

✔️Hacer todo lo que se pueda por aquellos que se vean afectados. 

✔️Ser inquebrantables en su compromiso con la diversidad.

✔️Optimizar la comunicación uno a uno para los afectados.

✔️Esperar a comunicar cualquier decisión hasta que se aterricen todos los detalles.

Seguido de eso, en la nota escrita por Chesky, detalló algunos de los beneficios que iban a recibir los empleados:

📌Indemnización: Los empleados recibieron 14 semanas de salario base, más una semana adicional por cada año en Airbnb.

📌Atención sanitaria: En Estados Unidos, Airbnb se comprometió a cubrir 12 meses de seguro médico, mientras que en los demás países se cubrirán los costos médicos hasta finales del 2020. Además, Airbnb proporcionó cuatro meses de apoyo a la salud mental a través de KonTerra

📌Apoyo al empleo: Airbnb tuvo diferentes iniciativas para apoyar a sus empleados en la búsqueda de un nuevo empleo.

-Alumni Talent Directory: Lanzaron un sitio web orientado al público para ayudar a los compañeros de equipo a buscar nuevos puestos de trabajo. En la web los trabajadores pueden colocar sus perfiles, CV y muestras de trabajo para buscar empleadores potenciales

-Alumni Placement Team: Para el resto del 2020, una parte significativa de Airbnb Recruiting se convertirá en un equipo de colocación de extrabajadores. Los reclutadores que se queden en Airbnb proporcionarán apoyo a los empleados que se van para ayudarles a encontrar su próximo trabajo.

-RiseSmart: Ofrecieron cuatro meses de servicios profesionales a través de RiseSmart, una empresa que se especializa en servicios de transición profesional y colocación laboral. 

-Employee Offered Alumni Support: Airbnb alentó a todos los empleados restantes a que se inscriban en un programa para ayudar a los compañeros de equipo que salen a encontrar su siguiente trabajo.

-Laptops: Airbnb permitió que todos los trabajadores despedidos pudieran llevarse sus laptops y computadoras. “Una computadora es una herramienta importante para encontrar un nuevo trabajo, por lo que estamos permitiendo que todos los que salgan puedan mantener sus portátiles de Apple”, indicó Chesky.

Seguido de esto, la nota de Airbnb escrita por Chesky, mencionaba a detalle cuáles serían los next steps en el offboarding: últimos días de trabajo, reuniones agendadas con sus líderes para un feedback, además de esclarecer que en algunos países -por temas legales- los procedimientos iban a demorar un poco más. Finalmente, hizo hincapié en las reuniones one to one para resolver cualquier tipo de dudas que tuvieran los trabajadores.

¿Qué te pareció la manera de actuar de Airbnb? Ante todo, somos humanos antes que profesionales y es algo que siempre debemos tener presente. Todos tus trabajadores son tu familia, y si en algún momento deben irse, haz que sus últimos días en tu empresa sean agradables porque esa experiencia nunca se olvida.

Pasos para implementar una estrategia de Offboarding

Luego de contarte el ejemplo de Airbnb, te recomendaré algunas acciones que puedes poner en práctica si es que aún no cuentas con un plan de offboarding:

offboarding

Imagen: Freepik

Reúne documentos e información clave: Lo primero luego de saber que el empleado se desvinculará de la empresa es alistar una carta de despido o renuncia -según sea el caso-, luego procura revisar los papeles con detalle para evitar cualquier error y todos los documentos que el empleado haya firmado en la empresa para esclarecer algún tipo de acuerdo en el pasado.

Gestión contable: Ordena todas las tareas de contabilidad, como declaración de impuestos, detalle de último pago de salario, compensaciones extras, contabilizar las vacaciones, etc.

Informa de la decisión: Ya en este punto, debes asegurar que la comunicación con el empleado sea lo más empática posible, para poder exponerle las condiciones del offboarding y explicarle a detalle la información de los documentos que deberá firmar y revisar. Asimismo, es fundamental que el trabajador tenga un one to one con su líder de equipo para que pueda coordinar cómo será el flujo de trabajo en los últimos días y tengan un espacio para conversar acerca de la decisión tomada.

Comunicación del despido con el equipo: Muchas veces se empiezan a oir rumores cuando un empleado es despedido y eso causa mucha incomodidad en el ambiente de trabajo. Después de hablar con el trabajador, pregúntale como quisiera que se comunique su despido para evitar momentos desagradables y que el proceso sea lo más transparente posible.

Gestión de materiales de trabajo: Realiza una lista de inventario donde puedas identificar que materiales el empleado debe devolver a la empresa (laptops, celular, fotocheck, uniforme, llaves, tarjetas, etc). Además, no olvides que, por seguridad, debes anular permisos y cuentas que el empleado tenga (correo electrónico, accesos a información confidencial, etc).

Entrevista de salida: Te recomendamos agendar una reunión con un representante de recursos humanos y el líder del empleado para realizar un feedback de su desempeño en la empresa. Puedes repasar los logros del trabajador y también compartir algunos puntos de mejora en su trabajo. Este es un espacio importante para agradecerle por el esfuerzo y dedicación durante su estadía con la compañía y asegurar que el empleado se sienta cómodo en el proceso.

Despedida: Sin importar las razones por las que el empleado se va de la empresa, siempre debes agradecer. Demuéstrale a tu colaborador que valoras todo el esfuerzo que ha realizado en su paso por tu compañía. Por la coyuntura no se podrá realizar una fiesta o actividad colectiva, pero puedes organizar una reunión virtual con su equipo de trabajo en la cual puedan pedir comida por delivery, hacer dinámicas grupales, etc. Por otro lado, una buena idea también es mandarle un detalle de agradecimiento que puede incluir una carta de su líder, algún detalle (quizás enviarle su postre favorito, una gift card, etc) o alguna tarjeta con el logo de la empresa que lleve un mensaje motivador.  

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Imagen: Freepik

Seguimiento: El que tu empleado se vaya de la empresa no quiere decir que nunca más se comunicarán. Mantener una relación positiva es lo más recomendable, trata de seguir en contacto con tu ex empleado por medios como LinkedIn o por canales que creas más apropiados.

Como verás, un proceso de offboarding requiere de mucha empatía, transparencia y comunicación. Más allá de fomentar una buena reputación corporativa, la persona que se va de tu empresa ha remado contigo para cumplir sus objetivos. Sé agradecido y recuerda crear un ambiente de bienestar en tu empresa para transmitir eso a los demás.   

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