🏆 Microsoft Project: ¿qué es y cómo funciona? [2022]
Microsoft Project: ¿cómo gestionar mis proyectos de forma exitosa?

Microsoft Project: ¿cómo gestionar mis proyectos de forma exitosa?

Última actualización 20 de Octubre del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Alejandra Mujica

¿Sabías que Microsoft Project es un software popular en el mundo de gestión de proyectos? ¿Conocías acerca de Microsoft Project y su promesa de trabajar contigo para lograr los objetivos de tu negocio? ¿Cómo sueles organizar y delegar las funciones y tareas de los proyectos de tu empresa?

Si quieres que tu negocio crezca y quieres cumplir tus metas personales y empresariales… Entonces, será mejor que inviertas tu tiempo y tu presupuesto en la utilización de una buena herramienta de gestión de proyecto como Microsoft Project.

En esta nota te contaremos qué beneficios aporta Microsoft Project en la gestión de proyectos, qué es MS Project, cómo descargar e instalar la aplicación, cuáles son sus características y cómo funciona esta herramienta online.

¿Qué beneficios nos aporta MS Project en la gestión de proyectos?

¿Sabías que una de las mejores herramientas de gestión de proyectos para romperla en tu negocio es Microsoft Project? ¡Así es!

Entonces, ¿qué beneficios nos aporta la herramienta de Microsoft Project u otra herramienta de gestión de proyecto? 

Conversamos con nuestro profesor Martin Arenas, del curso online gestión de proyectos y tareas, quien nos da más claridad sobre la importancia de la gestión de proyectos y del uso de herramientas como Microsoft Project.

“Gestionar el tiempo es una tarea muy importante porque requiere de mucha disciplina. La productividad es cuando aprovechas el tiempo, cuando lo sabes gestionar de manera correcta. Gestionar el tiempo de manera correcta o productividad, es cuando al inicio del día tú ves cuáles son los to do's que tienes que hacer, y cuando terminas el día laboral, revisas las tareas que has terminado para medir tu productividad.

Una tarea es emprender una acción que va a determinar que otras personas también generen una acción, en la operación y, que al mismo tiempo, también estés generando una productividad. Tu día no se llamaría productivo si solamente es de ti para ti. Tienes que tener siempre una relación con las personas (proveedores, clientes internos, clientes externos o equipo de trabajo).

Si sabes cuál es esa learning active hour o mejor conocida como, hora de aprendizaje activa. Es aquella donde realmente no te distraes, te enfocas únicamente en lo que tienes que hacer y lo terminas. Puede ser contestar un correo, hacer un reporte en excel o gestionar la logística con tu equipo de trabajo, esa es la famosa hora de aprendizaje activa”.

curso crehana gestion proyectos

➤ Bien, ahora que ya sabes por qué es importante considerar la gestión óptima de proyectos en tu organización, vamos a conocer más sobre qué es y para qué sirve Microsoft Project. Pero antes, recuerda que cuando estás trabajando un proyecto importante en Microsoft Project, es esencial eliminar los distractores para poder enfocarte en los objetivos de tu negocio y mejorar la productividad en tiempo y forma.

¿Qué es Microsoft Project?

Bien, no hay mejor explicación sobre qué es el programa Microsoft Project professional y cuáles son sus características, que la de la propia herramienta. ¿Cierto? 

Microsoft Project, es una herramienta de administración de proyectos avanzada y sencilla para planear, administrar y entregar cualquier proyecto a tiempo. Puedes trabajar desde proyectos individuales hasta grandes iniciativas que involucran a un gran equipo de trabajo.

Entonces, si quieres mantenerte organizado, enfocado y pendiente de cada avance de un proyecto importante, Microsoft Project es una herramienta online o para desktop eficaz y muy intuitiva para usar.

Debes tomar en cuenta que, Microsoft Project 2019, es la versión más reciente de Project. Las versiones anteriores incluyen Microsoft Project 2016, Microsoft Project 2013, Microsoft Project 2010 y Project 2007. Además, Microsoft Project 2019, es compatible con Windows 10.

que es microsoft projectImagen: Microsoft Project

➤ Hoy en día, cualquier persona que busque programas de gestión de proyectos, debería considerar a Microsoft Project, como una gran alternativa. ¿Aún no estás convencido? Para esto estamos aquí, para ayudarte a tomar una decisión sabia y, además, para explicarte cómo funciona Microsoft Project y cuáles son sus ventajas.

¿Cómo descargar e instalar Microsoft Project?

Como te comentamos líneas arriba, la versión más reciente es Microsoft Project 2019, que se ejecuta solo en Windows 10. Entonces, si quieres descargar Microsoft Project, debes tomar en cuenta que hay tres planes de precios para las soluciones que están basadas en la nube.

Bien, el plan más económico en Microsoft Project, es de 10 dólares por usuario al mes. Cuenta con funciones limitadas y no incluye herramientas esenciales como informes, envíos de timesheet y administración de recursos.

El siguiente nivel de los planes de Microsoft Project, es de 30 dólares mensuales por usuario con un compromiso anual de por medio. Incluye funciones que no están disponibles en la primer plan; pero no incluye la gestión o planificación de los recursos empresariales

Por último, existe el plan de Microsoft Project de nivel superior. El pago es de 55 dólares mensuales por usuario y, también, tiene un compromiso anual. Esta versión tiene todas las funciones del software.

planes microsoft projectImagen: Microsoft Project

➤ Si es la primera vez que estás utilizando una herramienta de gestión de proyectos, como Microsoft Project,  te recomendamos empezar con el plan más económico y luego si el equipo crece y los proyectos son más grandes, puedes migrar al segundo o tercer plan. 

En tal sentido, sin importar el plan de Microsoft Project que elijas, para descargar e instalar la herramienta, tendrás que registrarte primero y luego descargar el software (si eliges el segundo o tercer plan). Si seleccionas el primer plan, solo necesitarás registrarte porque todo se gestiona vía el explorador web.

¿Cuáles son las características de Microsoft Project?

La última versión de Microsoft Project viene con muchas novedades, características y funciones que enriquecerán tu experiencia como usuario y como líder de gestión de proyectos.

No importa la metodología ágil que escojas para desarrollar tus proyectos, lo importante es que Microsoft Project sea la herramienta imprescindible que te ayude a lograr tus objetivos. Conoce cuales son sus características para que puedas sacarle el máximo provecho.

  • Trabaja de forma flexible. Escoge entre una variedad de herramientas y enfoques que se adecúen a tus necesidades empresariales.
  • Visualiza tus proyectos. Crea una vista centralizada de todos los programas y proyectos de tu negocio.
  • Planea tus proyectos. Simplifica el proceso de planeación y reduce el tiempo de aprendizaje, como la vista de escala de tiempos y esta plantilla de cronograma de Gantt.
  • Utiliza las plantillas integradas. Elige entre una amplia variedad de plantillas personalizadas e integradas en Microsoft Project. 
  • Mejora tus resultados. Crea paneles interactivos para ver el estado general y explora los detalles mediante la visualización de Power BI.

caracteristicas microsoft projectImagen: Microsoft Project

➤ Por las razones mencionadas, aprender cómo se administra un proyecto con Microsoft Project, no es una tarea complicada. Así que no tengas miedo de dirigir tu negocio de manera personalizada en Microsoft Project, según las necesidades de cada proyecto y, además, es una gran oportunidad para optimizar tiempos para cumplir con los deadlines a tiempo. 

Entonces, como resultado, si lo que buscas es una herramienta que te ayude a cumplir con los plazos establecidos, asignar las tareas a los miembros del equipo, agregar una programación cuando lo requieras y supervisar las fechas de vencimiento de cada tarea asignadas, entonces, deberías darle una oportunidad a Microsoft Project. ¡Estamos seguros que no te decepcionará!

 

¿Cómo funciona Microsoft Project?

Llegó el momento de hablar sobre cuáles son las funciones de Microsoft Project, para ello, te compartimos un interesante review escrito por el blog de The Digital Project Manager acerca de las funciones de Microsoft Project.

Funciones de gestión y planificación

¿Cómo funciona Microsoft Project?

  • Priorización de tareas y programación: Microsoft Project utiliza lista de tareas, tableros kanban, hojas de ruta de proyectos y diagramas de Gantt. Los usuarios pueden enumerar las tareas, establecer la duración y agregar cualquier detalle adicional.
  • Calendario de equipo compartido: Microsoft Project brinda a los usuarios la facilidad de crear calendarios personalizados para una o varias tareas y, además, todos los miembros del proyecto pueden usarlo y visualizarlo.
  • Gestión de recursos: Ejecuta un seguimiento de los recursos de trabajo, de los recursos de materiales, de los recursos de costos y de los recursos de gastos utilizando gráficos en Microsoft Project.
  • Seguimiento del tiempo: Establece periodos de duración para la finalización de las tareas cuando las planificas en lista y en la sección de Gantt. Esta acción te permite medir los plazos propuestos frente al tiempo de finalización real.

como funciona microsoft projectImagen: Microsoft Project

Funciones de colaboración

¿Cómo funciona Microsoft Project?

  • Uso compartido de archivos: Exporta tu proyecto creado en Microsoft Project y envíalo por correo electrónico.
  • Aplicación móvil: Microsoft Project ofrece una versión móvil de su software para usuarios de iOS y Android. Sincroniza tu proyecto y permanece en contacto con los miembros de tu equipo para que puedan coordinar las tareas del proyecto en ejecución.

Funciones de seguridad

¿Cómo funciona Microsoft Project?

  • Autenticación de dos factores (2FA): Microsoft Project te permite configurar una verificación de identidad adicional a través de 2FA.
  • Integraciones de inicio de sesión único (SSO): Microsoft Project es parte del ecosistema de Office 365, esto quiere decir que puedes aprovechar las capacidades de SSO de Azure.
  • Permisos de cuenta: protege tus activos mediante el uso de controles granulares de permisos (tarea, equipo y proyecto), para restringir el acceso solo a los usuarios correctos.
 

Funciones presupuestarias

¿Cómo funciona Microsoft Project?

  • Informes presupuestarios: las funciones presupuestarias de Microsoft Project utilizan campos de costos presupuestarios personalizados en los resúmenes de los proyectos. Estos informes presupuestarios se pueden ver en el panel del proyecto y, además se pueden exportar.
  • Hojas de tiempo: Microsoft Project te permite crear y enviar hojas de tiempo personalizadas para que puedas realizar la facturación y la nómina dentro de una sola solución.

➤ Definitivamente, el software de gestión de proyecto de Microsoft, Microsoft Project, es una herramienta potente con muchas ventajas a nivel de funcionalidad. Microsoft Project es conocido por ser una herramienta de fácil uso, flexible para una variedad de objetivos y tamaños de proyectos y, además, por contar con una experiencia de usuario visualmente intuitiva y familiar.

Finalmente, si alguna vez has trabajado con productos de Microsoft, no tendrás problemas para adoptar este nuevo software de gestión de proyectos. Si usas sabiamente y estratégicamente la herramienta de Microsoft Project, entonces, estarás agregando un valor sustancial a tu negocio y a tu flujo de trabajo.

¿Estás interesado en conocer más acerca de las metodologías ágiles y las herramientas de gestión de proyectos? Dale un vistazo a nuestros cursos online de gestión de equipos y de proyectos.

¡Buena suerte, compa!

 

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