¿Qué es un wedding planner? El mejor aliado para organizar bodas

¿Qué es un wedding planner? El mejor aliado para organizar bodas

Última actualización 22 de Febrero del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Lorena Paez

Con la vida agitada de las personas, hoy en día, las parejas que se van a casar no pueden encargarse de todos los preparativos sin volverse locos en el proceso. Conoce qué es un wedding planner y por qué necesitas contratar a uno para organizar tu boda. 

Cada pareja tiene una historia de amor especial, y un wedding planner será el mejor aliado para transmitirla en el evento que festejará su unión. Cada celebración es única y debe ser planificada a detalle para asegurar que sea el mejor día de sus vidas. 

En este artículo, aprende todo lo que hace un wedding planner para hacer del proceso de planificación de una boda divertido y más sencillo para las parejas. Además, te contamos cómo ser wedding planner para hacer los sueños de las personas realidad. 😍

 

Índice

  1. ¿Qué es un wedding planner?
  2. ¿Qué hace un wedding planner?
  3. ¿Por qué es importante contratar un wedding planner?
  4. ¿Cómo ser wedding planner?

 

¿Qué es wedding planner?

Le llamamos wedding planner a la persona o empresa que se encarga de la coordinación general de una boda. Es decir, planificar, gestionar y desarrollar el evento ocupándose de todo lo que involucra. De esta forma, podemos decir que el equipo estará encargado de la agenda, presupuesto, proveedores, timing, identidad visual de la boda, entre otros elementos.

Aunque para definir qué es un wedding planner, también debemos decir que un organizador de bodas es la persona responsable de guiar y asesorar a los novios y novias durante todo el proceso de organización del evento. Tiene  un rol clave para transmitir tranquilidad a la pareja. Asimismo, un wedding planner es el nexo entre los novios y su familia con los proveedores.

Finalmente, se puede decir que el servicio de un wedding planner termina una vez que los novios hayan disfrutado del proceso. Además, esta persona se asegurará de que el día de la boda estén relajados, se sientan seguros y felices, y la pasen increíble con toda su familia y amigos.

Sin embargo, las funciones de un wedding planner van más allá de sólo organizar bodas. Usualmente, las empresas de wedding planning suelen estar abocadas a todo la industria de organización de eventos. Esto quiere decir que no sólo serán capaces de organizar tu boda, sino que, con su experiencia y recursos, podrán hacer cualquier tipo de evento que requiera de varios actores y de una logística más compleja.

Bien, ahora que ya tienes una idea más completa de qué es un wedding planner, es hora de conocer sus tareas.

 

que es un wedding planner

Imagen: Freepik

 

¿Qué hace un wedding planner?

Como mencionamos previamente, un wedding planner se encargará del acompañamiento de los novios durante el proceso de organización del evento. La labor principal de un wedding planner es asesorar y guiar antes, durante y después de la boda. 

Usualmente, el proceso de wedding planning comienza con una entrevista con la pareja. En esta, en primer lugar, el objetivo es conocer a la perfección a los novios; todo sobre sus personalidades, sus gustos, sus expectativas y deseos para la boda. También, necesitan saber qué tipo de ceremonia desean y si ya tienen proveedores contratados. Por último, pero no menos importante, deben conocer cuál es el presupuesto de la boda. 

Cuando se tiene toda la información sobre la visión de los novios, el wedding planner tendrá la tarea de planificar el evento, tanto en función a los gustos y requerimientos de la ceremonia como al presupuesto para la boda. Asimismo, según su experiencia y conocimientos profesionales, determinarán si las expectativas son realistas según el presupuesto y aportarán sugerencias. 

Los wedding planners están actualizados con todas las tendencias de la industria, saben qué elementos innovadores pueden encajar mejor con las necesidades de los novios. Aunque la pareja no esté segura de lo que quiere exactamente, con sus ideas principales, el wedding planner es capaz de materializar sus deseos para diseñar la boda de sus sueños. 

 

qué hace un wedding planner checklist para boda

Imagen: Freepik

 

En este momento, el wedding planner comenzará a elaborar sus propuestas. A partir de la información brindada por los novios, se encargará de transmitir lo que quiere la pareja en el estilo de la boda. Muchas veces, se le solicita a los novios fotos para tener referencias visuales de lo que desean tener en su evento y se elabora un moodboard

¡La organización del evento es súper personalizada y detallada! Se debe tomar en cuenta la individualidad de los novios, la fecha, la locación, el rito matrimonial, la decoración, la comida, los invitados, las flores, la moda, la fotografía, el entretenimiento y muchos más. 

El servicio de wedding planner se encargará de presentar diferentes opciones para la pareja. Con esto nos referimos tanto a la variedad de propuestas como a los distintos proveedores. El objetivo es que se adapten a las características que buscan los novios y al presupuesto.

Además, siguiendo la idea de los proveedores, una de las funciones del wedding planner es presupuestar eficientemente tu dinero y negociar con los proveedores de servicios de bodas para obtener los mejores precios y poder optimizar el dinero. 

Una vez seleccionados tus potenciales proveedores de boda, el wedding planner te agenda reuniones con los mismos y te acompaña a ellas. De esta manera, serán una herramienta para agilizar, ahorrar tu valioso tiempo y reducir el estrés que conlleva el proceso de organización de un evento.

 

que hace un wedding planner

Imagen: Freepik

 

Por otro lado, el wedding planner se encargará de orientar y ayudar a los novios con los trámites legales, la reserva de todos los servicios de boda y el envío de invitaciones. Asimismo, según las necesidades de los novios, también puede encargarse de los acontecimientos antes o después de la boda, como la cena de ensayo y la luna de miel.

Adicionalmente, la organización de una boda requiere la construcción de un calendario y cronograma, ya que se deben planear cuidadosamente los tiempos para tener un mayor control y permitir un desarrollo fluido del evento. Además, por su experiencia en planificación de eventos, anticipan los posibles contratiempos. 

Finalmente, el día de la boda los wedding planner manejan el cronograma protocolar del evento para seguir el plan al pie de la letra, hacen las gestiones correspondientes al mismo día, reciben a los proveedores, supervisan los preparativos, coordinan con el personal y con la familia y muchas veces hasta son maestros de ceremonias. 

 

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¿Por qué es importante contratar un wedding planner?

El wedding planner orienta a los novios 

La mayoría de las veces, los novios no tienen ni la más mínima idea de por dónde o cómo comenzar. ¡Los organizadores de boda serán tu brújula en este proceso! Inclusive, las expectativas de la pareja pueden ser distintas, entonces, los wedding planner servirán como mediadores y encontrarán una mezcla perfecta entre los sueños de ambos. 

Desde la primera entrevista con los novios, los wedding planners los orientarán con las preguntas correctas sobre los básicos de una celebración como el concepto, la fecha, el lugar, el número de invitados, etc. 

Asimismo, te guiarán en relación al presupuesto, que suele ser una de las partes más delicadas de la organización de una boda. ¿Qué tan realista es el presupuesto en función a tus expectativas? 

Definir prioridades y expectativas será clave para mantener tu visión sin ceder en los aspectos más importantes de la boda. Hay dos preguntas importantes que un wedding planner te realizará en esta etapa:  ¿Qué es lo más importante para ti  ese día? y ¿Qué no puede faltar en la celebración? 🤔 De esta forma, se podrán ajustar tus  deseos con el presupuesto y no crear falsas ilusiones que puedan decepcionarte más adelante.

También, orientarán a los novios en relación al timing y a la planificación de las fechas. Por ejemplo, si se desea tener una cena el día anterior, pero hay que levantarse muy temprano el día de la boda, el wedding planner sugerirá que sea un almuerzo para evitar estar muy cansados el día siguiente. De igual manera, hay fechas que pueden ser más complicadas y más caras. Los wedding planner estarán ahí para comunicarte todo lo que necesitas saber para escoger el día ideal. 

Una vez que hayas seleccionado la fecha, los wedding planners estarán ahí para asesorarte con la locación. Esta dependerá mucho del tipo de ceremonia, por eso es importante escuchar la opinión profesional de los wedding planners para elegir el recinto ideal para la celebración, ya que ellos tienen experiencia en diferentes tipos de eventos. 

Estos son solo los primeros elementos de los que se encarga de orientar el wedding planner. Con este servicio, la idea es facilitar el proceso de organización del evento y que los novios se sientan seguros a lo largo del mismo, a través de la experiencia y conocimientos profesionales que aportarán los planificadores de bodas. 

 

el wedding planner se encarga de orientar a los novios

Imagen: Freepik

 

Los mejores proveedores de boda del mercado

La logística de un evento abarca la contratación de muchos proveedores. La mayoría de veces, para la organización de su boda, la pareja está perdida y no sabe en donde comenzar a buscar. Aunque encuentren proveedores por su cuenta, quizá en redes sociales, lo más probable es que sean desconocidos para ellos. ¿Cómo saber si puedes arriesgarte a confiar en ellos? 😮

Al contratar un wedding planner, uno de los factores más importantes es que tendrás acceso a toda su lista de proveedores exclusivos y de confianza. De esta manera, se asegura de tener diferentes opciones y siempre contratar proveedores de servicios de bodas de calidad y profesionales.

Además de contar con los proveedores VIP del mercado, los wedding planners te darán los mejores precios, ya que han podido negociar con ellos la mejor calidad de servicio al menor precio para ajustar lo mejor posible el presupuesto de los novios. 

 

un wedding planner tiene los mejores proveedores de boda

Image: Freepik

 

¡Los wedding planners están listos para resolver problemas!

Esto, en definitiva, significa mucho menos estrés. Tu wedding planner se encargará de resolver todos los problemas que puedan surgir en los preparativos y durante el evento. Además, tendrá planes de contingencia para asegurarse que todo salga tal cual lo planeado. 

En todos los eventos existen complicaciones; sin embargo, un wedding y event planner, por su experiencia profesional, sabrá anticipar todos los contratiempos posibles y estará listo para resolver el problema rápidamente. Los novios necesitan estar relajados y contentos el día de la boda, y los wedding planners no permitirán que nada los altere. 

 

wedding planner está listo para resolver problemas para celebrar toda la noche

Imagen: cottonbro en Pexel

 

Un servicio de wedding planning integral planifica cada momento y detalle de tu boda

Los servicios de wedding planning son totalmente personalizados y diseñados al detalle para que la pareja disfrute de uno de los días más felices de sus vidas sin contratiempos. Los wedding planners conocen el paso a paso de la logística de los eventos, entonces sabrán el camino para guiar a los novios en cada etapa. 

Asimismo, los organizadores de bodas se encargarán de coordinar todo, desde establecer qué trámites se deben realizar antes del evento y la selección de proveedores hasta cerciorarse que el más mínimo detalle esté perfecto hasta el final de la fiesta. Todo esto considerando los gustos y preferencias de los novios y las tendencias del momento. ¡La pareja no tendrá que preocuparse por nada más que bailar hasta que le duelan los pies! 💃

Contratar un profesional dedicado a la planificación de eventos será la mejor opción para ahorrar dinero, tiempo y esfuerzo, y gozar cada paso del proceso de la organización de la boda. 🥰

 

wedding planning integral para bodas de ensueño

Imagen: Freepik

 

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¿Cómo ser wedding planner?

¿Te interesa la organización de bodas? A continuación, te contaremos qué se necesita para ser wedding planner y cumplir los sueños de todos tus clientes. 😍

 

Organización

¡Esta es la habilidad clave para ser un wedding planner! Aunque suena un poco obvio, necesitas ser una persona con capacidad de planificación y muy puntual para seguir a la perfección el cronograma. Asimismo, debes saber gestionar tu tiempo y las tareas eficientemente para adecuarse al calendario de la boda. En ocasiones, tendrás que organizar más de un evento a la vez.

Para potenciar tus habilidades de organización, te recomendamos el Curso Online de Gestión de Proyectos y Tareas con Martin Arenas y el Curso online de Manejo de Tiempo y Productividad con nuestro manager de educación Cristia Situ. 

 

Habilidades de comunicación y empatía

La profesión de wedding planner requiere de habilidades de comunicación interpersonal para coordinar tanto con los novios y sus familias como con los proveedores. Además, debe tener conocimientos sobre técnicas de negociación para obtener los mejores precios para sus clientes.  

Por otro lado, la función de un wedding planner es hacer que los novios se sientan cómodos y contentos en todo momento. Por esto, debe ser una persona que debe tratar todo desde la empatía. Sabemos que ahora, con las entrevistas por videollamadas, puede ser complicado transmitir el carisma y la calidez que se emite en persona. A propósito, te contamos cómo acompañar a distancia a personas mediante empatía remota

 

Creatividad, flexibilidad y capacidad resolución de problemas

¡Un wedding y event planner exitoso necesita ser creativo! En primer lugar, para materializar la visión de la pareja en un evento inolvidable y proponer ideas innovadoras para los novixs indecisos. Además, la creatividad y la flexibilidad serán características muy importantes para resolver los problemas que puedan surgir en el camino con rapidez.  

 

Apertura a nuevas experiencias

Finalmente, si quieres dedicarte al negocio de wedding planning necesitas estar dispuesto a trabajar con diferentes personas y aprender de diferentes culturas y costumbres. Todas las bodas serán distintas y estarán basadas en la individualidad de cada pareja. 😍 

 

wedding planner organizador de bodas únicas

Imagen: Ivan Samkov en Pexels

 

Ahora que ya sabes que cuentas con todas las habilidades para ser un wedding planner, te puedes convertir en el mejor con el Curso de Wedding Planning: organiza una boda de ensueño con Sandra y Verónica Event & Wedding Planners, las líderes en la industria de organización de eventos en Lima, Perú. ¡No te lo puedes perder! 

 

Esperamos que el blogpost de hoy te haya gustado y te haya sido útil para comenzar a organizar la boda de tus sueños. Ahora ya conoces qué es un wedding planner y todo lo que hace. 

Contratar a un wedding planner es un must have para reducir el estrés que conlleva la planificación de un evento tan importante. Además, será tu mejor opción, porque te ahorra tiempo para que pases con tus seres queridos y optimiza tu presupuesto.  

Por último, recuerda que el objetivo es que los novios disfruten al máximo. 

Nos vemos en la fiesta. 🥳

 

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