¿Qué es Microsoft Project?: ¡Aprende cómo gestionar tus proyectos!

¿Qué es Microsoft Project?: ¡Aprende cómo gestionar tus proyectos!

Última actualización 1 de Mayo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

¿Alguna vez te ha tocado formar parte o gestionar un proyecto? Si es así, estamos seguros de que conoces lo agotador de la experiencia. Seas perfeccionista o no, quieres que tu trabajo salga de la mejor forma posible, por lo que en este post te ayudaremos con eso. ¡Descubre qué es Microsoft Project!

La maravillosa herramienta de la compañía de Bill Gates lo hizo una vez más. Sacó al mercado un programa que te ahorrará cientos de dolores de cabeza al momento de gestionar algún trabajo metodológico. No te preocupes, que Microsoft Project facilitará tus labores profesionales y particulares.

¿Quieres saber más acerca de lo que es Microsoft Project? ¡Acompáñanos!

Vamos por partes: ¿qué es una gestión de proyectos?

Cuando escuchas gestión de proyectos, seguro lo asocias a algo referente a empresas, juntas, conferencias...y trabajo. Mucho trabajo.

Hablando de forma un poco ambigua, quizás tengas razón. Pero desde Crehana no te vamos a dejar con ambigüedades, así que te definiremos con pelos y señales una gestión de proyectos y su relación con lo que es Microsoft Project.

Esencialmente, la gestión de proyectos es ese conjunto de operaciones metodológicas, diseñadas exclusivamente para la planificación y dirección de los procesos de un proyecto determinado.

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Fuente: Unsplash

Básicamente, los objetivos a los que aspira la gestión de proyectos son los siguientes:

Gestionar (¿acaso no lo viste venir? 😂) lo que sería el comienzo y desarrollo de un proyecto.

✅ Abarcar la resolución de problemas potenciales que puedan aparecer durante el proyecto en cuestión.

✅ Posibilitar la conclusión y aprobación del proyecto.

Una organización que aspire a crecer en el mediano y largo plazo debe estar compuesta por personas que tengan el conocimiento y las herramientas suficientes como para gestionar proyectos.

¿No sabes aún cómo empezar a gestionar tu proyecto? No te preocupes, este post te ayudará a crear un cronograma para cumplir tus tareas exitosamente.

Y eso es lo que precisamente venimos a hablarte en este post. De la herramienta maravillosa que es Microsoft Project.

¿Y qué tiene que ver con Microsoft Project?

No venimos a decirte que Microsoft Project es la solución a todos tus problemas. Si tu proyecto tiene deficiencias en cuanto al fondo, es probable que no consigas los objetivos mencionados anteriormente.

Pero en cuanto al desarrollo del mismo, te garantizamos que Microsoft Project es todo lo que estás buscando y más. Vamos a hablar un poco más acerca de esta herramienta.

Ambas concepciones, gestión de proyectos y lo que es Microsoft Project van de la mano. Descubre lo poderosa que es esta herramienta y jamás volverás a desarrollar tus trabajos metodológicos de otra manera.

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Fuente: Unsplash

Entonces, ¿qué es Microsoft Project y para qué sirve?

La hora de la verdad. Llegó la hora de poner los puntos sobre las íes y dar respuesta a la pregunta del millón: ¿qué es Microsoft Project?

Esta aplicación es un software diseñado y creado por el todopoderoso Microsoft (esa si no la viste venir...) con diversas funciones destinadas principalmente a las siguientes actividades relacionadas con la gestión de proyectos:

☑️ Dar seguimientos a procesos

☑️ Evaluar cargas y ritmos laborales.

☑️ Asignación de recursos.

☑️ Desarrollo de planes y gestión de presupuestos.

Es especialmente utilizada por administradores y jefes de proyectos para poder organizar y hacer un seguimiento eficaz de las tareas. Así se evita cualquier clase de retraso o salidas del presupuesto.

Un aspecto innegable es que Microsoft Project es especialmente útil para organizarte de la mejor forma posible. Conozcamos más acerca de sus características para que veas más a fondo todo lo que puede hacer por ti este software.

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Fuente: Unsplash

Veamos algunas características de Microsoft Project

Alabar sólo porque sí no es nuestro fuerte. Desde Crehana siempre buscamos la mayor objetividad posible para presentarte los mejores productos de la web. Por esta razón elaboramos esta nota sobre lo que es Microsoft Project.

Volviendo al punto, vamos a ahondar un poco en las características de Microsoft Project para que veas a qué nos referimos cuando mencionamos que es la herramienta que necesitas en todos tus proyectos.

Entre sus principales rasgos, encontramos que con Microsoft Project cuentas con:

Planificador de proyectos

Aclaramos este punto desde el minuto cero, pero te explicamos el por qué.

Por medio de la herramienta desarrollada por Microsoft podemos priorizar las tareas, comprender cuáles son esenciales para el proyecto, al tiempo que aporta en cuanto a la estimación de plazos y recursos a utilizar.

Un aspecto muy importante es que dispones de herramientas como menús desplegables y diagramas de Gantt para simplificar el proceso de planificación del proyecto en cuestión.

 

Plantillas personalizables y control de recursos

Si eres alguien que le gusta experimentar y personalizar todo lo personalizable, entonces te encantará lo que es Microsoft Project.

Con esta herramienta, podrás ver las opciones de plantilla de proyectos modificables para que le des tu toque particular a tus trabajos.

A su vez, el programa te permite asignar sin inconvenientes los recursos a cada persona o tarea. Basta de usar recursos innecesariamente en tu gestión de proyectos. ¡Mira que el dinero no crece en los árboles! (a menos que tengas el árbol de Bill Gates 🤑).

Informes al momento y resúmenes de situación

Si necesitas establecer conclusiones rápidas sobre alguna fase de tu proyecto, te darás cuenta que Microsoft Project es el mejor asistente que puedas tener.

Este programa cuenta con la opción de compartir informes en los que se vea no sólo cómo va evolucionando el proyecto, sino además la situación financiera con lujo de detalles (con gráficos, textos y hasta explicado con manzanitas, si prefieres 🍎).

De igual modo, el encargado del proyecto podrá tener a la mano la centralización de la información referente a las tareas ejecutadas y a las pendientes, en función del calendario establecido.

Es decir, tendrás una visualización increíble de todas las actividades de tu proyecto.

Todo lo explicado sobre qué es Microsoft Project es para mostrarte la eficiencia de este software y lo bien que harías al usarlo como una herramienta complementaria de tus trabajos.

Ahora vamos a lo suculento: ¡ventajas de Microsoft Project!

 

¿Cuáles son las ventajas de utilizar Microsoft Project?

¿Creías que con las características abarcamos todo lo que es Microsoft Project? Para nada, esa sólo fue la punta del iceberg.

Y si no nos crees, vamos con las ventajas de Microsoft Project:

💻 Tienes la facilidad de crear la ruta crítica de algún proyecto, por lo que tendrás facilidad en lo referente a la nivelación de recursos y tendrás mayor visibilidad en lo que son las actividades relacionadas con la cadena crítica.

💻 Puedes compartir información sobre los recursos entre proyectos. Tienes la facilidad de ver representados a las personas, materiales o equipos asociados a un calendario para definir los días en los que esté disponible cada recurso. 

💻 Facilidad para crear presupuestos, con base en lo que es la asignación de labores y las tasas de recursos.

💻 Detección rápida de problemas durante la ejecución del proyecto (guerra avisada no mata soldado...o al menos en este dicho ficticio, la realidad es otra cosa 😵).

💻 Al ser de Microsoft, puede vincularse con todo lo que son las herramientas y productos de la compañía. No sólo hablamos de Office 365, sino también servicios como Skype o Sharepoint.

💻 ¿Sabías que puedes predecir el futuro? No puedes saber si te ganarás la lotería o algo así, pero con Microsoft Project podrás tener mayor visibilidad y certeza sobre el mediano-largo plazo de tu proyecto.

Lo único que le falta a este software es darte una bebida refrescante mientras haces la gestión de tu proyecto (deberías pensarlo para el futuro, amigo Bill 🙏).

Pero toda luz tiene su oscuridad. El claroscuro existe por una razón, así que te mostramos las principales desventajas de lo que es Microsoft Project.

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Fuente: Unsplash

¿Qué tiene de malo Microsoft Project?: Veamos los contras

La parcialidad subjetiva no es nuestro fuerte. Así que te presentamos las desventajas de Microsoft Project, para que hagas tu comparativa de una forma más adecuada.

Para empezar, debemos decir que Microsoft Project es:

Poco económico (o como la gente le suele decir: caro), especialmente para las empresas y compañías pequeñas.

❌ Un software que no cuenta con integración de aplicaciones externas (bastante introvertido nos salió el Microsoft Project).

❌ Básicamente es una aplicación de escritorio. Aunque cuenta con una solución en la nube, no se caracteriza por ser extremadamente ágil.

❌ Un programa poco intuitivo, por lo que cuesta un poco aprenderlo a usar. Por eso debes preocuparte en prepararte y formarte adecuadamente para dar tus primeros pasos con esta herramienta.

Como siempre, dejaremos que seas tú el que juzgue si sus sombras opacan sus luces o consideras que estos son males menores para todo lo que es Microsoft Project.

Fuente: Unsplash

¿Quieres tips para sacarle todo el provecho a Microsoft Project?

No vamos a dejarte a medias con la información sobre lo que es Microsoft Project. No sólo te lo presentaremos, sino que te enseñaremos a optimizarlo y sacar el máximo rendimiento posible con él.

Al momento de utilizar Microsoft Project, te recomendamos que:

No abarques más de lo que puedas hacer

¿A qué nos referimos con este tip? A que, pese a la capacidad infinita del software, la capacidad del director del proyecto es limitada.

Te recomendamos que recuerdes que eres un ser humano, que no puedes pasar 24 horas al día haciendo actividades rutinarias, además de todas las que señala el proyecto. Piensa en el factor humano y reduce las labores a realizar.

También recomendamos asociar varias tareas a proyectos más pequeños, dentro del principal y delegues el monitoreo de los mismos a otros integrantes. ¡El éxito depende del grupo!

Alerta ante la función de relación

Si bien esta función es de gran utilidad, especialmente en la gestión de las labores en la ruta crítica, puede ser altamente perjudicial.

Si no se toman las precauciones cuando definan las relaciones, un simple cambio en la fecha de entrega de un paquete de trabajo puede ocasionar un mal mayor en lo que va a ser la fecha de entrega final. Y eso puede arruinar tu proyecto.

La idea es ahorrar tiempo

Ten esto muy presente. Si te das cuenta que en cada jornada de trabajo con Microsoft Project se pierde más el tiempo del que se ahorra, es que algo no estás haciendo bien.

Busca que la interacción con el software sea reducida, para que el trabajo fluya con normalidad y no se requieran grandes labores de mantenimiento.

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No vamos a decir que si no sabes lo que es Microsoft Project ni lo adaptas a tu proyecto, este se va a ir a pique. Pero sí podemos garantizarte que esta herramienta aligerará la pesada carga que reposa sobre tus hombros.

¡Y este ha sido nuestro post! Si te sirvió aprender lo que es Microsoft Project, entonces vas a amar nuestro blog, con contenido exclusivo sobre las últimas tendencias de la web.

Recuerda: el más experto también fue aprendiz en algún momento. 📚

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