Como ter reuniões eficientes em casa?

Brasil 31 de Marzo del 2020

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Manoel Silveira

Como ter reuniões eficientes em casa? Como ter reuniões eficientes em casa?

Como ter reuniões eficientes em casa?

De um dia para o outro, todos nos encontramos isolados em nossas casas, praticando o distanciamento social que, em alguns países, os governos impuseram e, em outros, empresas o impõem. Duas coisas são certas: há muita preocupação e caos, e todas as pessoas estão conectadas em suas casas. Isso faz com que algumas indústrias se saiam melhor que outras, como entretenimento e educação digital, farmácias e centros de saúde e de comércio eletrônico.

Independentemente do setor em que você esteja, todos estão aprendendo a trabalhar remotamente. Um dos maiores desafios será como se comunicar efetivamente com pessoas que estão em lugares diferentes e como avançar de maneira ágil. Por este motivo, fizemos uma pesquisa com a equipe da Crehana, onde extraímos ideias interessantes que compartilharemos, além das boas práticas e recomendações com que estamos lidando.

Maus hábitos nas reuniões

Antes de passar para reuniões remotas ou domésticas, vamos falar um pouco sobre reuniões presenciais.

- As pessoas passam muito tempo em reuniões. 50% da equipe do Crehana considera que passa mais da metade do tempo em reuniões.

- Reuniões improdutivas. 35% da equipe considera que apenas metade ou menos das reuniões em que participaram foram produtivas.

- Faltam ou sobram pessoas. 30% da equipe respondeu que, em metade das suas reuniões (ou mais), as pessoas certas não estavam lá, alguém estava ausente ou havia pessoas demais.

Embora estes resultados possam parecer alarmantes, há etapas claras que devemos seguir para aumentar nossa eficiência.

Reuniões eficientes

O papel do organizador

Primeiro, vamos entender o papel do organizador da reunião em detalhes. Essa pessoa deve ser quem seleciona quem estará na reunião, deve encontrar um horário que funcione, depois de revisar a disponibilidade de outras pessoas e, mais importante, definir a agenda com pontos e um tempo muito preciso. Ao cumprir apenas estas recomendações, as reuniões já melhorarão drasticamente. No Crehana, implementamos uma política ou costume em que se uma reunião não possui detalhes da agenda, ela não acontece. Procuramos forçar este bom hábito em todas as pessoas.

Lidere uma reunião

Segundo, liderando uma reunião. O organizador é quase sempre quem lidera a reunião. Etapas essenciais que podemos seguir para alcançar a eficiência dos sonhos: mobilize as pessoas ou avise-as para começar imediatamente. Em todos os lugares, é costume que as reuniões comecem tarde porque as pessoas estão "acabando umas coisas ou terminando o envio de um email". 72% da equipe do Crehana considera que 80% ou mais de suas reuniões não começam no horário. Exijamos pontualidade para não afetar os outros. Então, durante a reunião, vamos explicar como será a agenda da reunião, quais são as expectativas e, da maneira mais sintetizada possível, começar. Tentemos não discutir assuntos irrelevantes. Se alguém está falando demais ou discutindo sobre algo não relevante, vamos interromper e seguir em frente. Em vez de ser desaprovada, a busca pela eficiência será entendida. Sejamos diretos.

Ouça e deixe perguntar

Finalmente, ouça e deixe que perguntem. 86% da equipe do Crehana considera que ouvir com atenção os outros e deixar um espaço no final para fazer perguntas é um dos três pilares mais importantes na condução de uma reunião. Se você agendou as pessoas certas para a reunião, deverá encontrar valor nas perguntas ou nos comentários que fizerem. Talvez nesse momento você saiba se agendou os participantes corretos ou não. Muito importante: envie as próximas etapas ou ações pelo Slack ou por e-mail, atribuindo responsáveis e prazos, se houver. Pode ser uma reunião produtiva, mas se for esquecida mais tarde, não aconteceu.

Bônus: se você se encontrar em uma reunião com pessoas que não conhece — seja uma entrevista, dinâmica, reunião com um cliente ou algo semelhante — não tenha medo de fazer uma pausa antes de começar, pedindo a todos que se apresentem rapidamente. Faça isto, definitivamente! Isto irá gerar empatia entre as pessoas e aumentar a atenção.

Reuniões em tempos de trabalho remoto ou Coronavírus

As recomendações acima servem para reuniões presenciais e on-line. Mas, agora, vamos nos aprofundar nas chaves específicas e vitais para tornar uma reunião remota um espaço simples e eficaz.

1. Ative sua câmera

Todos nós temos smartphones; então, a desculpa de que eu não tenho uma câmera não é válida. Se sabemos que todos estão em casa e o principal desafio será a comunicação, vamos pedir para conversar com a câmera. Isto reforçará a mentalidade de que não importa o quanto estamos em nossas casas, estamos trabalhando. E, ao mesmo tempo, você poderá transmitir suas mensagens com mais eficiência.

2. Preste atenção aos detalhes

Se a sua câmera estiver ativa, tente ter uma parede plana e colorida em segundo plano, ou algo que não distraia as outras pessoas. Tente ver a câmera ao falar. Silencie o microfone quando não estiver falando. Se alguém estiver com o microfone aberto e o som vazar, pare a reunião e peça para desligá-lo. Não há problema em fazer isso.

3. Seja mais humano(a)

Lo que más nos está sucediendo en las reuniones remotas es que dos personas hablan a la vez, y a veces uno interrumpe al otro. Esto es normal ya que en algunas llamadas tenemos delays por el internet. Si otra persona está hablando, pídele que termine su idea, y luego continuas. No hagas otras cosas mientras estás en la llamada, espera para responder ese chat o email para después, ya que podrías mostrar desinterés.

4. Novamente, ouça e deixe que perguntem

Reforço essa ideia, mas agora com outro foco. Em reuniões remotas, geralmente não há muitas perguntas. Exija e peça que façam perguntas. Para garantir também que todos estejam atentos, pergunte a alguém: “O que você acha?” Por mais que pareça irritante, você está tornando as pessoas mais focadas e atentas à reunião..

Ferramentas para trabalho remoto

Por fim, digo quais são os softwares que usamos para nos comunicar::

- Comunicação escrita: Slack

- Reuniões remotas: Google Hangouts e Zoom

- Linhas abertas para conversar durante o dia: Discord

Espero que você possa aplicar estas recomendações para tornar as reuniões melhores, em um mundo onde o tempo é tão valioso.

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