✅Aprende a usar la función IF en Google Sheets [2021]
Función IF en Google Sheets y 5 trucos más que te permitirán optimizar tu tiempo

Función IF en Google Sheets y 5 trucos más que te permitirán optimizar tu tiempo

Última actualización 19 de Julio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Andrea Olivares Revolledo

Si aún no conoces cómo usar la función IF de Google Sheets, estamos seguros que este artículo te va a encantar, porque te brindaremos algunos casos en los que usar esta función resulta ideal, ya que te ayudará a reducir trabajo y tiempo al usar tus hojas de cálculo.

La condicional SI o IF es de mucha ayuda para todos aquellos que trabajan constantemente con Google Sheets o Excel, debido a  que te permite obtener respuestas en base a la prueba lógica que plantees y usar estas respuestas para tomar decisiones. 

Por ejemplo, si eres profesor y necesitas saber cuántos de tus alumnos han aprobado o desaprobado un determinado curso, la función IF de Google Sheets te permitirá hacerlo de una manera más sencilla y rápida, ya que solo deberás colocar una condición que se utilizará como base para evaluar cuales cumplen con ella.

Los que cumplen con la condición planteada, estarán en el condicional “verdadero”, el cual puedes modificar por “Aprobado”. Entonces, en este caso, todos los que cumplan con la condición obtendrán la respuesta de “Aprobado”; mientras que los que no, aparecerán como “Reprobados”, siempre y cuando hayas modificado esta palabra en la fórmula.

Sabemos que suena un poco complejo al inicio, pero no te preocupes, porque a continuación, te explicaremos con mayor detalle en qué consiste la función IF en Google Sheets y te brindaremos algunos trucos que no te puedes perder para aprovechar al máximo las herramientas de las hojas de cálculo. 

 

 

(Banner)

Función SI en las Hojas de Cálculo

La función IF en Google Sheets se utiliza para evaluar una condición. Es decir, que al colocar una prueba lógica en la hoja de cálculo e ingresar la fórmula condicional, este te arrojará dos resultados que pueden ser “Verdadero” o “Falso” según corresponda.

Estas respuestas pueden variar según lo coloques en la sintaxis. Por ejemplo, “Afirmativo” o “Negativo”, “Correcto” e “incorrecto”, etc.

La fórmula de la función condicional Si de Google Sheets es la siguiente:

  • =SI(condición;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Recuerda que al iniciar una fórmula en las Hojas de Cálculo, siempre deberás colocar antes el signo (=). En el espacio donde se encuentra la condición es necesario colocar la prueba lógica, por ejemplo “A>B”, “A<B”, etc. 

Con respecto al espacio donde dice “valor_si_verdadero” o “valor_si_falso”, la respuesta estará condicionada a la condición inicial. En otras palabras, si la condición es correcta saldrá “Verdadero”, caso contrario aparecerá “Falso”.

Si quieres modificar las palabras de respuesta, es posible al reemplazar “valor_si_verdadero” o “valor_si_falso” por las respuestas que deseas recibir. Por ejemplo:

  • =SI(A>B;”AFIRMATIVO”;”NEGATIVO”)

Entonces, la hoja de cálculo responderá a la condición con cualquiera de las dos opciones de respuesta, ya sea “Afirmativo” o “Negativo”, según corresponda a la prueba lógica incluida en la fórmula.  Pero la sintaxis de la función IF de Google Sheets no solo se puede reemplazar por textos o palabras, también puedes hacerlo con números o frases. 

Ejemplos Adicionales:

  • =SI(A>B;”5*2”;”5*3”)
  • =SI(A>B;”LLEVA PREMIO”;”NO LLEVA PREMIO”)

sintaxis if google sheetsCaptura

¿Existe un mayor grado de complejidad con la función IF de Google Sheets? El grado de complejidad dependerá, principalmente, de qué tan complicada sea la prueba lógica que se utiliza como condicional en la sintaxis. De igual forma, la complejidad podrá aumentar si combinas la función SI de Google Sheets con otras como la Y u O.

En esta misma línea, respecto a la función Y, la cual es posible incluir en la función SI, esta te permitirá agregar más de una condición y recibir una respuesta que será impactada como verdadero o falso, en la medida que se cumpla cada una de las condiciones insertadas en la sintaxis.

Ejemplo de Función SI + Y:

  • =Si( Y(A>B;C>B);”VERDADERO”;”FALSO”)

Si se cumplen ambas condiciones (A>B y C>B), entonces el resultado será verdadero; caso contrario, será falso.

Otro ejemplo de combinación de funciones puede ser la función IF + O. En este caso, también tendrás la opción de insertar más de una condición en la sintaxis condicional. Sin embargo, no hay necesidad de que se cumplan ambas para obtener el resultado verdadero. Bastará con que, al menos, una de las condiciones se cumpla. 

Ejemplo de Función SI + O

  • =Si( O(A>B;C>B);”VERDADERO”;”FALSO”)

En este caso, el resultado “verdadero” se obtendrá si al menos una de las condiciones se cumplen. Así como estas funciones presentadas, hay varias más que pueden combinarse con la función IF de Google Sheets para sacarle el máximo provecho a la fórmula condicional.

Al igual que en Excel, la función SI en Google Sheets se suele utilizar para tomar una decisión, debido a la solución que responde a una condición específica. Sin embargo, en esta ocasión queremos detallar algunas características que hacen de Google Sheets una buena opción para empezar a aplicar fórmulas y funciones numéricas como IF, Y, etc. 

En el artículo publicado en el Blog de SoftZone, titulado ”Excel o Google Sheets, ¿Cuándo te interesa más usar cada programa?” Hacen énfasis en algunas ventajas que brinda el uso de Google Sheets, las cuales son las siguientes:

  1. Si deseas usar las hojas de cálculo y aplicar funciones como IF, GoogleFinance, Unique, etc., no necesitas pagar por un programa, ya que para acceder a Google Sheets solo deberás contar con un correo de Gmail.
  2. Google Sheets te da la posibilidad de trabajar desde cualquier PC, debido a que se abre desde Google Chrome o cualquier otro navegador accediendo a tu correo de Gmail, por esta razón, es posible abrirlo desde el ordenador que desees.
  3. Google Sheets es una buena opción para trabajar en equipo, ya que te permite compartir el documento en línea con diferentes participantes. Asimismo, puedes modificar la configuración para permitir que los otros participantes realicen cambios sobre la hoja de cálculo o solo brindarles la opción de revisar y dejar comentarios.

configuración acceso google sheetsCaptura

A continuación, te presentamos 5 trucos que debes conocer para lucir como un experto en las hojas de cálculo. Además, varios de ellos podrás complementarlos con la función IF de Google Sheets que te acabamos de presentar. De esta manera, podrás sacarle el máximo provecho a las hojas de cálculo. 

Nueva hoja de Google Sheets desde el Navegador

Al abrir Chrome o cualquier otro navegador, digita “Sheet.new” en la barra de direcciones y automáticamente se abrirá una hoja de cálculo. Ahora sí podrás empezar a aplicar los diferentes casos que hemos señalado anteriormente para la función IF de Google Sheets y otras funciones que conozcas.

sheet.newCaptura

Linkear una imagen desde Google Sheets

Para lograr linkear una imagen desde sheets, deberás usar la fórmula de HIPERVÍNCULO en la celda donde se encuentra la imagen que deseas linkear. De esta manera, podrás dirigirte al sitio web dando clic sobre el link de la imagen. 

Sintaxis de HIPERVÍNCULO:

  • “=HIPERVÍNCULO(“celda donde se encuentra el link”;”celda donde se encuentra la imagen”)”

función hipervínculoCaptura

Casillas de Verificación + IF en Google Sheets

A diferencia de Excel, en Google Sheets es mucho más fácil poder colocar estas casillas de verificación en las hojas de cálculo, pues solo deberás seleccionar el espacio donde deseas ubicarlas, luego dar clic en la pestaña “Insertar” y, posteriormente, en la opción de “casillas de verificación”. 

Por otro lado, si deseas sacarle el máximo provecho, podrías fusionarlo con la función condicional IF en Google Sheets, la cual te permitirá convertir la casilla de verificación en un condicional y los valores de verdadero o falso convertirlo en cifras, palabras, etc.

De esta manera, al marcar o desmarcar la casilla, podrás obtener los resultados que esperas, según los hayas indicado en la fórmula de la función SI en Google Sheets.

Respecto al ejemplo presentado, la fórmula es la siguiente:

  •  “=SI(“Celda de casilla de verificación”;”Celda primer resultado”;”Celda segundo resultado”)”

Recuerda que la primera respuesta estará reemplazando a la condición verdadera; mientras que la segunda, a la falsa. Debes tener esto en consideración, ya que eso lo deberás sustituir por las respuestas que serán impactadas por la condición (Casilla de verificación).

casilla de verificación + función ifCaptura

Google Sheets sin necesidad de Internet

Al ser un programa en línea, se podría pensar que es necesario contar con internet para poder trabajar en Google Sheets. Sin embargo, si ingresas a la sección de “archivo”, encontrarás la opción que dice “Permitir acceso sin conexión” y, al dar clic, podrás trabajar desde el lugar que desees sin la necesidad de conectarte a una red de internet. 

acceso sin conexión google sheetsCaptura

Incluir datos antiguos en hojas de cálculo nuevas

Con Google Sheets tienes la opción de incorporar a tu hoja de cálculo, datos o funciones que hayas usado en una hoja de cálculo antigua. Es decir, que si necesitas información de un documento externo, es posible que lo agregues al actual, a través de la sintaxis llamada IMPORTRANGE.

Fórmula: 

  •  “=IMPORTRANGE(“Link de la hoja de cálculo antigua”;”hoja1!rango de celdas que deseas importar de la hoja de cálculo antigua”)"

Recuerda siempre colocar el signo (=) antes de escribir la fórmula y no te olvides del resto de signos que componen la sintaxis. Si deseas conocer más trucos que puedas utilizar en las hojas de cálculo, te sugerimos que descargues la “Guía para excel (que muy pocos conocen) que ha diseñado Crehana pensando en tí. ¡Es gratis!

 

Finalmente, si deseas seguir descubriendo más acerca de este universo de fórmulas y funciones como tablas dinámicas, principios de programación de macros, entre otras que puedes utilizar en las hojas de cálculo de Sheets o Excel, te recomendamos dos cursos que te ayudarán a lograrlo.

El primero es el curso online de excel avanzado para expertos desarrollado por Crehana junto al profesor Valentin Rodriguez del Pozo quien destaca que “este curso te ayudará a llevar tu conocimientos de excel al siguiente nivel”. 

Por otro lado, el profesor Alejandro Castro menciona en el curso de excel para no financieros que ha creado junto a Crehana para ti que “Las herramientas digitales existen para facilitarte el trabajo y las numéricas no son la excepción, aunque no se te faciliten los números, aprender excel te ayudará a organizarte mejor y sobretodo a ahorrar tiempo” 

¡Perfecto! Has llegado hasta el final del artículo, ahora ya sabes cómo utilizar la función if de Google Sheets y en qué casos es conveniente usarlo para sacarle el máximo provecho. Asimismo, te recomendamos practicar los trucos presentados para que los puedas complementar con la función IF u otras fórmulas en tus hojas de cálculo.

¡Nos vemos en el siguiente artículo!

También podría interesarte