😱 Cómo recuperar un archivo en Excel y no perder la calma | Crehana
¡No pierdas la calma! Descubre cómo recuperar un archivo de Excel

¡No pierdas la calma! Descubre cómo recuperar un archivo de Excel

Última actualización 13 de Febrero del 2021Tiempo de lectura: 12 min.

Karina Vargas

Es una entrega importante de la u o la base de datos actualizada de tu empresa y… ¡No puedes abrir el documento! ¿Qué pasó? Tienes mucha seguridad de haberlo guardado bien, pero algo no funciona. Respira y retoma a la calma porque vamos a contarte cómo recuperar un archivo de Excel.

Pero, además de esto, vamos a explicarte cuáles son los errores usuales que cometemos sin darnos cuenta y dañan nuestros archivos de Excel. Así evitarás perder alguno de tus archivos importantes en el futuro. ¡Toma nota! 🤓

Índice

  1. ¿Por qué se daña un archivo de Excel?
  2. ¿Cómo reparar un libro de Excel cuando está dañado?
  3. ¿Cómo recuperar un archivo de Excel cuando no lo has guardado?
  4. ¿Cómo recuperar un archivo de Excel si se sobrescribió?
  5. Recuperar un archivo de Excel eliminado de One Drive
  6. Recuperar un archivo de Excel con Windows File Recovery
  7. Recomendaciones para no perder archivos de Excel

¿Por qué se daña un archivo de Excel?

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Fuente: Freepik

Antes de pasar a la solución, analicemos por qué se daña un archivo de Excel. Las razones son varias, pero aquí te dejamos un listado con las más: comunes: 

  • Cuando un archivo de Excel "desaparece" una de las causas puede ser que la memoria del computador está saturada. Esto puede suceder porque está llevando demasiados procesos al tiempo o no tiene tanta capacidad. Lo más usual es que el archivo aparezca con una extensión .tmp (temporal). ¡No te preocupes! Tiene arreglo, consulta el apartado: ¿cómo reparar un libro de Excel cuando está dañado?

  • Si te aparece un mensaje que indica que el archivo de Excel .xlsx no puede ser abierto es porque el formato o la extensión no es válido, esto no quiere decir que esté dañado. Existen varios tipos de extensión de Excel, y su uso depende del tipo de archivo. Por ejemplo, las plantillas se reconocen porque son .xltx, un archivo de texto delimitado por comas es .csv, entre otros. Entonces, la solución es abrir el archivo en modo seguro, recuperar una versión anterior o cambiar la extensión.

  • ¡Cuidado con los virus informáticos! Aunque no es tan común, un archivo de Excel puede dañarse por un virus en tu computadora. Ten cuidado con tipos de ataques informáticos como el pishing en donde los estafadores descargan código malicioso y secuestran tus archivos. 

  • Hay que mencionarlo, un archivo de Excel en la mayoría de las veces se pierde porque no guardamos a tiempo, sobreescribimos la información, no hacemos copias de seguridad en Excel o lo eliminamos sin querer.

 

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¿Cómo reparar un libro de Excel cuando está dañado?

Partamos de esto, ¿sabes qué es un libro en Excel? Es el término técnico para denominar todo el archivo, su nombre se debe a las hojas que lo componen. Entonces, si decimos en este artículo archivo es lo mismo que decirte libro.

Volviendo al tema. La mayoría de las veces, cuando un archivo de Excel se daña y no se puede abrir, la acción del programa es recuperarlo automáticamente. Si esto no ocurre, puedes hacer la recuperación por ti mismo:

  1. Abre Excel.

  2. Ve a la pestaña Archivo y haz clic en Abrir. O si prefieres, usa uno de los trucos de Excel, en el caso de Windows: Ctrl + A y si es IOS: Cmd + O.

  3. En la ventana que se abre busca la carpeta donde se encuentra el archivo y selecciónalo. Si no lo encuentras, debes poner la opción de visualizar todos los archivos, es muy útil si tu archivo tiene extensión .tmp

  4. Antes de abrirlo, despliega la opción Abrir y haz clic en Abrir y reparar.

  5. Haz clic en Reparar. Ten en cuenta que algunos datos van a perderse, pero es mejor esto a nada.

 

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⚠️ Si al reparar sigues sin acceder a una parte importante de la información, Microsoft sugiere que utilices el comando Extraer datos. Con esta nueva información crea un nuevo archivo de Excel. 

¿Cómo recuperar un archivo de Excel cuando no lo has guardado?

Ya sea por un cierre inesperado del programa o porque se te apagó la computadora, saber cómo recuperar un archivo en Excel puede salvarte la vida. Descubre a continuación cómo recuperar un archivo de Excel cuando no guardaste nada o cuando no guardaste los últimos cambios. Estas opciones son súper fáciles:

Cuando el archivo no está guardado

  1. Lo único que debes hacer es irte a Archivo y seleccionar la opción de Recuperar libros no guardados.

  2. Al darle clic se va a abrir la ventana para seleccionar el archivo y ya está.

 

⚠️  Si quieres encontrar más archivos, búscalos en la carpeta de archivos autoguardados (UnSavedFiles) que está en C:.

Cuando no guardaste los cambios en tu libro de Excel

  1. Abre el archivo de Excel del que quieres recuperar.

  2. Ve a Archivo y luego a Información.

  3. De las opciones que hay, selecciona Administrar libro.

  4. Selecciona el archivo.

  5. Haz clic en Restaurar.  

 

⚠️ Guarda cada versión que recuperes en un nuevo documento y con un nuevo nombre.

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¿Cómo recuperar un archivo de Excel si se sobrescribió?

Si quieres recuperar una versión anterior de tu archivo de Excel, sigue al pie de la letra los siguientes pasos:

  1. Haz clic derecho sobre el archivo de Excel.

  2. Selecciona Propiedades.

  3. En la venta que se abra, busca la pestaña de Versiones anteriores.

  4. Del listado, escoge la versión del archivo de Excel que quieres recuperar y haz clic en Copiar.

  5. Haz clic en Restaurar.

 

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Recuperar un archivo de Excel eliminado de One Drive 

¿Ya conoces el servicio en la nube de Microsoft? Si no, es momento de que vayas a revisar One Drive. Y, si ya lo usas, pudo suceder  en algún momento que eliminaste por accidente un archivo de Excel. No importa cuál sea el motivo, esta es una forma de cómo recuperar un archivo de Excel en línea. ¡Revísala!

  1. Ve directamente a la Papelera de reciclaje de One Drive.

  2. Selecciona el archivo de Excel que quieras recuperar. 

  3. Haz clic en Restaurar.  Si quieres restaurar todos los elementos de la papelera, oprime Ctrl + A y luego haz clic en Restaurar. O simplemente haz clic en Restaurar todos

 

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⚠️   La papelera de reciclaje mantiene los archivos solo por 30 días.

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Recuperar un archivo de Excel con Windows File Recovery

Desde el 2020, Windows File Recovery cuenta con licencia gratuita para que lo uses. Sobre todo, si ninguno de los métodos que te explicamos para aprender cómo recuperar archivos en Excel funciona.

Este es el paso a paso para utilizar este programa de recuperación de archivos de Microsoft:

1. Descarga la aplicación.

2. En el buscador de Windows escribe Recuperación de archivos de Windows y selecciona la opción que te aparece con el mismo nombre.

3. ¿Quieres que la aplicación realice cambios en el dispositivo? Haz clic en .

4. Escribe en la Ventana de símbolo de sistema el siguiente código:

    winfr source-drive: destination-drive: [/mode] [/switches]

5. Escoge alguno de los dos métodos de recuperación, ten en cuenta las extensiones de Excel:

Modo regular: busca los archivos en la unidad C: y lo guardas en una carpeta en E:, para ello escribe y modifica la siguiente línea de código:

    Winfr C: E: /regular /n 'Usuarios'<nombre de usuario>'Documentos'

Y selecciona el tipo de archivo que quieres

    Winfr C: E: /regular /n *.xlsx

Modo extenso: además de tus archivos perdidos, recupera otros tipos de archivos. Mira el código que debes usar:

    Winfr E: C: /extensive /n *invoice* 

Este es un ejemplo por si quieres recuperar archivos de imágenes, pero funciona también para archivos de Excel. Solo tienes que reemplazar los datos y escoger una carpeta diferente para guardar los archivos.

    Winfr C: E: /extensive /n 'Usuarios'<nombre de usuario>'Imágenes'*. JPEG /n-Usuarios<nombre de usuario>-Imágenes*. Png

6.  Luego de escoger el modo de recuperación, escribe Y para iniciar la búsqueda de los archivos perdidos en Excel.

⚠️  Para más información sobre cómo recuperar un archivo en Excel con Windows File Recovery, consulta el siguiente link.

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Recomendaciones para no perder archivos de Excel

Ya te explicamos cómo recuperar un archivo de Excel con diferentes métodos, pero la mejor forma de no perderlo es que sigas estos consejos:

  • Revisa que el archivo de Excel se guarde correctamente. En ocasiones, cuando trabajamos con distintas versiones y en distintos computadores, los ajustes no se guardan. Una buena forma de evitar las incompatibilidades por complementos de terceros es modificar el archivo en modo seguro. Para ello, oprime ctrl mientras está se está abriendo el documento. 
  • El consejo anterior es útil, pero lo mejor es que guardes el archivo de Excel con un nuevo nombre y una nueva extensión (revisa con cuidado). 
  • Guarda las hojas de cálculo originales en un nuevo archivo de Excel. ¿Cómo debes hacerlo? Aquí te dejamos un paso a paso para lograrlo
  • Guarda el archivo de Excel en modo seguro, así evitarás que se modifiquen y se dañen los datos de tu archivo. 
  • Crea, modifica y guarda tus archivos de Excel en One Drive. De esta forma, tendrás un acceso constante desde cualquier computador y tus datos se mantendrán actualizados. 
  • Configura la función de autoguardado de Excel. Solo necesitas ir a Archivo, luego Opciones y por último Guardar. Allí puedes modificar tanto el formato (extensión) para guardar los archivos, los tiempos de autoguardado en caso de algún cierre inesperado del programa y la ubicación de los archivos de autorrecuperación. 
  • Antes de modificar un archivo de Excel, genera una copia en caso tal de que el original llegue a dañarse. Además de guardarla en tu pc, sería bueno que lo guardaras en una USB o en la nube. 
  • Para que nadie modifique tus datos, lo mejor es cifrar un archivo de Excel. Ve a Archivo, luego a Información y selecciona la opción Proteger libro y seguidamente Cifrar con contraseña. Por último, escribe una contraseña dale Aceptar y por último Confirma la contraseña  y nuevamente haz clic en Aceptar.

¡Genial! Ya sabes cómo recuperar un archivo de Excel y cómo proteger la información de tus archivos. Esperamos que los errores que describimos a lo largo del artículo nunca te sucedan, pero si llegan a pasar... ¡Ya estás más que listo!

Te invitamos a que sigas leyendo otros artículos de nuestro blog y tomes alguno de nuestros cursos de Excel en donde aprenderás otros conceptos y tips muy útiles. 

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