¿Qué es Notion? La app de productividad que organizará tu vida

¿Para qué sirve Notion? Notion es la app que necesitas si quieres organizar tu vida entera ya mismo. ¿Quieres hacer una lista de tareas? Usa Notion. ¿No sabes dónde apuntar los avances de tus proyectos? Usa Notion. ¿Necesitas una tabla de control de gastos? ¡Descárgate Notion! Es un espacio de trabajo todo en uno para planificar lo que quieras. Aquí te contamos qué es Notion y cómo funciona para que organices tu trabajo y mejores tu productividad.

¿Te ha pasado que anotas recordatorios en distintas apps para organizar tareas? Una lista en Evernote, una nota en Google Keep, tablas de tareas en Trello y notificaciones en el calendario. Abres tres o más apps de organización y, oh sorpresa ¿¡no se sincronizan entre ellas!? 

No desesperes más.

Notion puede ser la solución multiplataforma, minimalista y versátil que estabas buscando para tener todo ordenado en un solo lugar. Y sí, es gratis.

¿Te interesa? Entonces veamos qué es Notion y cómo usarlo a detalle.

Índice

1. ¿Qué es Notion?
2. ¿Cómo funciona Notion?: bloques y páginas
3. ¿Cómo organizar mi contenido en Notion?
4. ¿Quién puede usar Notion?

 

¿Qué es Notion?

Notion es un organizador de tareas multiplataforma que te permite llevar tu planificación personal y laboral al siguiente nivel. Ya sea que te encuentres conectado a internet o no, en desktop o desde el celular, podrás apuntar y organizar todo lo que se te ocurra y colaborar con quienes necesites.

Tal vez ya has estado buscando alguna aplicación para anotar ideas, tareas o gastos. Notion te permite escribir textos, listas, checkbox o bullets, y ordenar esta información en tablas, bases de datos, wikis o entradas. 

Para mayor orden, Notion te permite agregar filtros de navegación y encontrar todo rápidamente. Además, puedes adicionar páginas y subpáginas y organizarlas a tu antojo, como las carpetas de tu computadora.

 

Video: Notion

Entonces ¿qué es Notion? ¿Una app para organizarse? En realidad, es mucho más que eso. Notion funciona como un “segundo cerebro” con notificaciones, en el que puedes visualizar de forma ordenada todo lo que necesitas hacer en el trabajo y tu día a día.

¿Notion funciona para empresas? Así es. Con una suscripción de pago mensual o anual, Notion ofrece funcionalidades adicionales para la colaboración entre equipos. Si, por ejemplo, añades un presupuesto privado y, además, quieres adicionar las tareas de tu equipo, puedes colocar cada contenido en páginas independientes con restricción de acceso.

📌 Puedes revisar aquí los paquetes de suscripción para empresas de Notion.

Finalmente, ¿quieres enviarle tu página de Notion a alguien? Sin problema. Puedes compartir tu contenido con otros usuarios de la aplicación o con personas externas, igual que Dropbox.

 

Video: Notion

En serio, cuando te decimos que Notion es un excelente organizador de tareas, es porque hay buenas experiencias que lo garantizan. Hay usuarios que lo usan para guardar su bibliografía, hacer seguimiento a sus cotizaciones o planificar una boda. 

Un usuario de Notion, inclusive, se tomó el tiempo de crear una base de datos Pokémon y categorizarlos por tipo de poder y evolución. ¿Alguien necesita un Pokedex? 🤓

Si continúas intrigado por conocer qué es Notion, sigue leyendo y descubre cómo usar Notion desde cualquier dispositivo.

 

¿Cómo funciona Notion?: bloques y páginas

Para crear un usuario, solo necesitas conectarte con un correo electrónico o con tu cuenta de Google. Esto permitirá que, independientemente del dispositivo con el que te conectes, tu información pueda estar sincronizada.

La herramienta funciona desde la web de maravilla, pero también puedes descargar Notion para Windows, Mac, Android y iOs. Aunque estés sin conexión a internet, el programa te permite seguir editando desde tu laptop y sincroniza la información nueva cuando vuelvas a estar online.

Imagen: Notion

Ya sabes qué es Notion y para qué sirve. Continúa leyendo para ver cómo usar las herramientas que Notion ofrece para organizar tareas y mejorar la productividad.

Bloques de contenido

Cada pieza de contenido que puedes añadir en Notion recibe el nombre de bloque (block). Para agregar un bloque solo tienes que clicar en el signo + y revisar la lista de opciones disponibles. Si no quieres despegar las manos del teclado, tipea el símbolo / seguido de la herramienta que deseas adicionar. Por ejemplo: /headline.

Entre los bloques de contenido, puedes encontrar:

• Texto
• Páginas
• To-do lists, listas enumeradas o con bullets
• Checkbox
• Titulares
• Archivos multimedia como imágenes y videos.
• Códigos embebidos
• Links
• Carga de archivos
• Citas
• Tweets
• Calendarios
• Tablas
• Y un largo etcétera

 

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¿Cómo editar en Notion?

A primera vista Notion es, literalmente, un lienzo en blanco. Su estilo minimalista y simple ayuda a organizar tareas bajo una estructura limpia, ordenada y agradable de ver. Sin embargo, entender cómo funciona Notion puede ser confuso para algunos cuando todo lo que se tiene es una página vacía.

Pero temer no debes. Editar tu espacio de trabajo en Notion es tan fácil como dar clic en cualquier lugar de la pantalla y empezar a escribir.

 

Video: Notion

Editar textos

Notion te permite colocar textos en negrita, cursiva, cambiarles de color o agregar un enlace. Primero, selecciona el texto que deseas cambiar. Una barra de edición aparecerá encima de tu selección y podrás editar como gustes.

También puedes usar los comandos de edición usuales de tu dispositivo, como Ctrl+N si usas Windows o Comando+N si estás en Mac.

Arrastrar y soltar (Drag and drop)

Si ya creaste bloques, cambiarlos de lugar es muy sencillo.

En Notion web, Windows y Mac, te aparecerán seis puntos pequeños al costado de cada bloque creado. Clica allí y arrastra el contenido hacia la posición en la que desees que aparezca. Para dispositivos móviles, mantén el dedo apretado sobre la pieza de contenido que deseas mover, arrastra y suelta.

De arriba abajo o una columna al lado de otra. La personalización de cada página depende totalmente de ti.

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Turn into

¿Creaste un calendario en vez de una tabla? No te preocupes. Selecciona el bloque que necesitas modificar y, en la barra de edición, clica Turn into. No es necesario eliminar tu avance, con esta opción puedes convertir una pieza de contenido en otra distinta con solo un click.

Etiqueta a otras personas

Si estás en un espacio de trabajo para equipos y necesitas mencionar a un colega, solo basta escribir @ y colocar su nombre. Esta persona recibirá una notificación y podrá revisar cualquier comentario que le hayas dejado. Muy similar a Trello.

Imagen: Notion

Personalización del espacio de trabajo en Notion

Ahora que tienes todo tu espacio de trabajo organizado y ya sabes cómo funciona Notion, ¡es momento de personalizarlo!

En la esquina superior derecha de Notion para web, Windows y Mac, encontrarás tres puntos horizontales. Al darle clic allí te aparecerán las opciones de estilo de fuente, tamaño de texto y ancho del contenido en pantalla.

Juega con los botones hasta que tu cuenta de Notion quede exactamente como la necesitas. No olvides que a cada página y subpágina le puedes añadir un emoji, para diferenciarlo de forma sencilla, y una imagen de portada, para personalizar aún más tu espacio de trabajo.

Finalmente, es necesario mencionar que, por el momento, Notion solo está disponible en los idiomas inglés y coreano.

📌 ¿Buscas algún tutorial para Notion? Te recomendamos ver los videos explicativos que tienen en su canal de Youtube.

 

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Imagen: Notion

 

¿Cómo organizar mi contenido en Notion?

Llegados a este punto, probablemente ya entendiste qué es Notion y por qué es una de las mejores herramientas para organizar tareas. Ahora te daremos unos últimos tips para usar Notion de forma óptima y planificar tus proyectos personales y de trabajo.

Plantillas de Notion

¿Te parece mucho esfuerzo crear bloque por bloque? ¿No tienes tiempo para desarrollar una página? Una vez más, Notion te trae una solución simple y efectiva: plantillas de trabajo predeterminadas. 🌟

¿Qué son? Páginas de trabajo listas para usar. Solo debes elegir la plantilla que ofrezca las funcionalidades que necesitas, importarla a tu cuenta y ¡voilá! Ya puedes comenzar a añadir tus tareas, ideas o estatus de proyecto.

Las plantillas de Notion se encuentran divididas por categorías y subcategorías de trabajo. Dentro de las plantillas de Diseño, por ejemplo, puedes importar roadmaps o bases de datos de investigación de usuarios.

En la categoría de Marketing, encontrarás plantillas para calendarios de contenido, lista de notas de prensa o apuntes de reuniones. Como ves, todas han sido creadas con los bloques de Notion y organizadas según el objetivo al que apuntan.

 

Espacio de trabajo personal y para equipos

Todas las páginas y subpáginas creadas se muestran en la barra lateral de Notion. ¿Alguna página es más importante que otra? Márcala como favorita y la encontrarás primero en la lista.

En caso hayas adquirido uno de los paquetes de Notion para equipos de trabajo, tu cuenta se dividirá en dos: Espacio de trabajo y espacio personal. Mientras que el primero será visible para todos tus compañeros de equipo, tu espacio personal continuará siendo privado y solo tú lo podrás editar.

 

Importar contenido de otras apps de organización

Si te interesan las herramientas para mejorar la productividad, probablemente Evernote o Trello ya son parte de tu arsenal de apps para organizar tareas. En caso quieras probar suerte con Notion, puedes importar rápidamente el contenido de tus aplicaciones a esta plataforma. Solo busca la opción de importar en la barra lateral.

Entre las aplicaciones de las que puedes importar datos se encuentran Evernote, Trello, Asana, Google Docs, Dropbox Paper, así como CSV y HTML.

¿Quién puede usar Notion?

En realidad, todo aquel que necesite mejorar su planificación y esté buscando un organizador de tareas gratis, puede beneficiarse de Notion. Es más, si tu objetivo simplemente es dejar de ser una persona desordenada, Notion es para ti.

Veamos algunos ejemplos:

📌 Estudiantes y profesorado: Notion puede funcionarte para elaborar anotaciones en clases, llevar un calendario de trabajos y exámenes, tener las lecturas del sílabo a mano, marcar los avances de tesis, y muchas cosas más.

Importante ☝️ Si accedes a Notion con un correo electrónico académico, todas sus funcionalidades son gratuitas.

📌 Freelancers, creativos y creativas: Organizador de tareas, avance de proyectos, seguimiento a cotizaciones, control de facturas, entre otras soluciones.

📌 Pequeñas empresas: ¿buscas una app para organizar a tu equipo pero preferirías no tener que suscribirte a tres aplicaciones distintas? Los paquetes empresariales de Notion pueden ser una alternativa muy beneficiosa para nuevos y pequeños negocios. Las posibilidades de mejorar la productividad al organizar listas de tareas, manuales, onboardings o roadmaps de productos, convierten a Notion en un gran aliado de la planificación de equipos de trabajo.

📌 Cualquier persona que quiera organizarse: Anota la lista del mercado, haz una planificación personal de tu próximo viaje, guarda los cursos de Crehana que te interesan o arma tu rutina de ejercicio semanal. El límite lo pones tú.

 

Y llegamos a la parte final. Hemos visto qué es Notion y cómo funciona en la organización de tareas, equipos y, en verdad, cualquier aspecto de tu vida.

¿Comenzamos a organizar el 2021?