5 herramientas de gestión del tiempo: exprime cada minuto de tu día

5 herramientas de gestión del tiempo: exprime cada minuto de tu día

Última actualización 2 de Abril del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Yael Beltrán

¿Ese cafecito de 15 minutos se extendió 1 hora? ¿sientes que acabas de llegar a la oficina y cuando miras el reloj son las 6 de la tarde? ¿terminas el día y tu lista de pendientes no ha bajado? Estos pueden ser indicios de que estás necesitando contar con buenas herramientas de gestión del tiempo para sacarle el máximo provecho a tu día.

Como todos sabemos, el tiempo es ese recurso preciado del que siempre tenemos poco, mientras que las obligaciones siempre están en aumento.

¿Te ha pasado de llenar cada espacio de tu agenda con tareas, acciones y eventos y crees que podrás cumplirlos pero no lo has logrado? Hoy te enseñaremos cómo organizar tu tiempo y así alcanzar todas tus metas. 🥇

SPOILER ALERT: si tu planificación del tiempo era para ayer, scrollea hacia el final para encontrar las mejores herramientas de gestión del tiempo.

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es el proceso por el que una persona divide sus horas disponibles según las tareas, personales o profesionales, que debe realizar y estima cuánto tiempo le llevarían. 

Administrar tu tiempo de forma eficiente puede traerte grandes beneficios como aumentar tu productividad y mejorar tu calidad de vida. Lograrás realizar tus actividades dentro de los plazos estipulados y, de esta forma, no se te acumularán y podrás desarrollarlas con más dedicación.

Hacer una planeación de tus tiempos y automatizar algunos procesos también te ayudará a eliminar esa sensación de llegar siempre tarde y mal a las cosas, ¿la has sentido?

Y como cada minuto cuenta, nuestro Manager de Educación y profesor Cristian Situ te enseñará cómo aprovechar mejor tu tiempo, ser más efectivo en tus tareas y alcanzar tus metas en su Curso online de Manejo de Tiempo y Productividad:

Cómo mejorar tu gestión del tiempo personal y profesional

¿Sabías que una buena planeación del tiempo es directamente proporcional a ser más productivo?

Si vives postergando tus actividades importantes y las reemplazas por otras menos importantes, o sea, no sabes cómo dejar de procrastinar, es necesario que trabajes sobre los puntos claves que afectan tu productividad en el trabajo tanto si trabajas por tu cuenta o no.


Fundamentalmente, los factores que perjudican la gestión del tiempo personal y profesional son cuatro:

1. Organización: la forma en la que procesas las tareas que tienes que hacer en un día, una semana o un mes.

2. Información: de qué manera accedes a la información que necesitas.

3. Automatización: si puedes hacer algo igual o mejor y en menos tiempo.

4. Distracciones: en qué has perdido el tiempo y cómo evitarlo la próxima.

Identificar cuáles son tus puntos débiles te ayudará a revertir esta situación y entender cómo aprovechar mejor tu tiempo para que tu día realmente te rinda.

Combinar las herramientas de gestión del tiempo con listas o planillas puede ser realmente de utilidad a la hora de ordenar el tiempo de estudio o de trabajo. La cantidad de tareas que hayas realizado en el día es un indicador que mide tu productividad.

Organiza tu semana con este Cronograma de actividades personales y aumenta tu productividad.

herramientas de gestion del tiempo

Y si lo que necesitas es una mejor organización laboral, la Plantilla de diagrama de Gantt en Excel para hacer un seguimiento de tus proyectos y cumplir sus objetivos y el Formato de tareas diarias Excel que te permitirá ordenar tus actividades diarias por prioridad pueden serte de gran ayuda. 📝

¿Cuáles son los enemigos del tiempo? Aprende a identificarlos

En este artículo te trajimos las mejores herramientas de gestión del tiempo, pero eres tú quien debe identificar y trabajar esas situaciones en las que el tiempo se te va de las manos.

Veamos cuáles son los enemigos del tiempo más frecuentes.

Enemigos del tiempo externos

👉 Llamadas de télefono inesperadas o demasiado largas: aunque el teléfono nos ayude a ganar tiempo, no es necesario responder al llamado e interrumpir lo que estás haciendo. Es fundamental saber desconectar el teléfono cuando sea necesario.

👉 La casilla de correo electrónico: los avisos de emails entrantes provocan una distracción innecesaria. Para lograr un manejo eficiente de tu tiempo puedes desactivar las notificaciones de nuevos emails o establecer hasta 3 franjas horarias al día para revisarlos.

👉 Reuniones demasiado frecuentes, muy extensas o mal preparadas: seas o no el organizador, es importante haber hecho el trabajo previo para sacarle provecho y que no sea una pérdida de tiempo.

👉 Otros distractores del tiempo externos pueden ser: la falta de información, la mala organización del equipo, los procedimientos demasiado engorrosos, las interrupciones de colegas.

Saber dónde pierdes el tiempo te permite tomar el control: aprender a decir “no” es evitar que interrumpan tu trabajo.

También existen enemigos del tiempo internos que son más difíciles de manejar. 

Sin embargo, aplicar correctamente las herramientas de gestión del tiempo y llegar a dominarlos puede significar un aumento exponencial en tu eficacia y productividad y evitarte momentos de estrés. 

Enemigos del tiempo internos

👉 Falta de planificación: como vimos, llevar una agenda o lista a principio del día y repasarla hacia el final es la base de una buena gestión del tiempo.

👉 Objetivos y prioridades confusas y cambiantes: prioriza las tareas que aportan más valor a tu trabajo. Organiza tus tareas por similitud e intenta fijar límites de tiempo para cada una.

👉 Multitasking: no es posible prestar atención a dos cosas al mismo tiempo. Saltar de una tarea a otra te deja sin energía y da como resultado un trabajo de menor calidad. Enfocarte en una tarea y no comenzar la que sigue hasta que hayas terminado es realmente saber cómo aprovechar tu tiempo.

👉 Otros distractores del tiempo internos pueden ser: el perfeccionismo extremo, la falta de orden y clasificación, la dificultad para decir que no.

 

Imaginamos que has tildado mentalmente los enemigos del tiempo que te atormentan diariamente. Tenlos en la mira, a continuación, los eliminaremos de raíz con este método de organización en 5 pasos. 🙌

Método de 5 pasos para organizar tus tareas

Este método es tan simple que solo necesitarás dos herramientas para organizar el tiempo:

📅 Calendario online como Google Calendar o el de tu preferencia. Te recordará las tareas o compromisos que tienen una hora concreta.

📄 Documento de Word alojado en la nube, por lo tanto, sincronizado en todos tus dispositivos. Este archivo lo usarás para ordenar tus tareas de la jornada por importancia.

Ahora sí, veamos en detalle este método de organización de tareas.

Paso #1 Planifica el día anterior

Al final de cada día de trabajo delimita cuáles son las tareas que harás al día siguiente. 

Comenzar el día sentándote en el ordenador y pensar “a ver qué tengo que hacer” no es lo ideal para un manejo eficiente del tiempo.

Paso #2 Reduce la lista al mínimo

No establezcas más de tres tareas importantes por día y anótalas en el archivo de Word por orden de prioridad. Estas tareas no incluyen contestar emails ni actividades similares. 

En el caso de que estés llevando a cabo un proyecto de trabajo grupal puedes utilizar alguna aplicación de trabajo colaborativo como Trello o Asana.

En la siguiente sección veremos estas herramientas de gestión del tiempo en profundidad.

Paso #3 Delimita los tiempos

Que cada tarea tenga un tiempo concreto delimitado y cumplirlo. Para ello, es conveniente que identifiques cuál es tu momento de mayor productividad en el día y reservarlo para esas tareas más relevantes.

Planifica el resto del tiempo para dedicárselo a tareas necesarias pero de bajo valor como enviar emails, temas administrativos, etc.

❗ Importante: sé puntual cada mañana y comienza siempre por la primera tarea de tu lista.

Paso #4 Agrupa los imprevistos aparte

La clave para gestionar tu tiempo de forma eficaz es hacer a un lado las tareas, ideas y todo lo que vaya surgiendo en el momento y planificarlo para otro momento. 

Puedes anotarlo en una lista aparte o, si es algo que tienes que recordar o hacer en una hora determinada, agendarlo en el calendario para hacerlo a un lado.

🧐 Recuerda no trabajar en nada que no esté planificado como tarea importante. Si el imprevisto que surge es urgente, por ejemplo, tu principal cliente tiene un problema grave, sí debes resolverlo al instante. 

Esto forma parte de llevar una planeación del tiempo adaptable: primero lo urgente y luego lo importante.

Paso #5 Repasa los pendientes al final del día

Cuando termine tu jornada tómate 5 minutos para verificar tus compromisos pendientes en tu calendario y documento. Vuelves al Paso #1: establece cuáles serán las tres tareas importantes de mañana. 

 

📌 Para complementar estos pasos te recomendamos incluir alguna de las herramientas de gestión del tiempo que hemos traído a continuación. ¿Conoces alguna de ellas? ¿Ya las utilizas?

5 herramientas de gestión del tiempo: incorpóralas a tu rutina

Herramienta #1 Método Eisenhower

Aprende a manejar el estrés laboral de mejor forma y a mantener un orden diario en tus tareas con el Método Eisenhower.

Consiste en clasificar tus tareas en cuatro cuadrantes:

1. Urgente e importante: tareas que hay que realizar de inmediato.

2. Importante, pero no urgente: tareas que puedes programar para hacer más adelante.

3. Urgente, pero no importante: tareas que puedes delegar en otra persona.

4. Ni urgente ni importante: tareas que puedes descartar o eliminar.

Pon un máximo de ocho tareas en cada uno.

herramientas de gestion del tiempo

Fuente: Sodexo

Aquí la clave se encuentra en diferenciar entre urgente e importante. Responder la llamada de tu jefe puede ser urgente, mientras que revisar los emails del proveedor puede esperar.

Esta herramienta de gestión del tiempo te muestra de forma clara y visual cuáles son las tareas que debes hacer y cuáles puedes eliminar de tu itinerario.

Herramienta #2 Técnica Pomodoro

Es una técnica de gestión del tiempo que trabaja sobre la ansiedad que nos genera tener muchas tareas pendientes, lo que entorpece nuestra productividad.

Podrás gestionar tu tiempo en el trabajo de forma eficaz siguiendo estos simples pasos:

1. Fracciona el tiempo en bloques de 20 minutos para enfocarte en tu tarea.

2. Cuando termine el bloque toma un descanso de 5 minutos.

3. Cada 4 bloques realizados haz un descanso de 20 minutos, en vez de solo 5 minutos.

⏱ Hay cronómetros online que ya cuentan con esta configuración como Pomodoro Tracker

La técnica Pomodoro también es una buena forma de tomar consciencia de los minutos que le dedicas a cada tarea.

Herramienta #3 Slack

Es una plataforma de comunicación online que nació con el fin de reemplazar el correo electrónico. 

Podrás hacer un manejo eficiente de tu tiempo ya que te permite crear espacios según un proyecto o tarea en concreto para comunicarte con tus colegas y colaboradores.

Además, a través de Slack puedes compartir archivos e, incluso, sincronizar la plataforma con Google Drive, lo que te ahorrará tiempo de trabajo.

herramientas de gestion del tiempoFuente: Slack

Herramienta #4 Evernote

Dentro de las app para organizar el tiempo Evernote es una de las más completas. 

Puedes apuntar todo, desde temas personales hasta imágenes o cualquier archivo. 

Te permite compartir tus notas con otras personas, se sincroniza en línea y cuenta con copias de seguridad.

herramientas de gestion del tiempoFuente: Evernote
Evernote se puede integrar con otras herramientas como Google Drive, Outlook, Salesforce y Slack.
Dale un vistazo a estas otras 10 apps para organizarte como un experto. 🥇

Herramienta #5 Trello

Trello es una herramienta de gestión de tareas que se basa en el método Kanban y organiza el trabajo a través de tableros virtuales.

Puedes crear tareas y clasificarlas en pendientes, realizadas o terminadas. Además, es posible compartirlas con otras personas y asignarles tareas.

 

No importa qué herramienta de gestión del tiempo eliges aplicar, lo importante es que sea la más acorde a tu rutina y puedas volverla parte de tu organización diaria. 🙌 

 

 

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