Home Blog/ Negocios/
Negocios
31 competencias desarrolladas en un proyecto: las mejores habilidades para gestionar un equipo31 competencias desarrolladas en un proyecto: las mejores habilidades para gestionar un equipo

31 competencias desarrolladas en un proyecto: las mejores habilidades para gestionar un equipo

Eduardo Nuñez - 02 Oct 21

Articulo

7 min.

¿Cuáles son las competencias desarrolladas en un proyecto más importantes para un project manager? El objetivo de un proyecto puede ser abrir un nuevo negocio, lanzar una campaña por redes sociales o crear el próximo gran producto que revolucione el mercado. 

Conseguirlo requiere la competencia de un director de proyectos. El perfil y habilidades del gestor de proyectos permiten motivar y coordinar a los miembros de un equipo para conseguir un objetivo común.

A continuación, conocerás las 31 competencias desarrolladas en un proyecto que necesitas para ser  un project manager exitoso. Al final, sabrás cómo mover tus fichas para conseguir tus objetivos empresariales. ¡Vamos allá!

 

¿Qué es un project manager?

Si te has preguntado para qué sirve un gestor de proyectos, un project manager —también conocido como director o líder de proyectos— es una persona que se encarga de integrar los esfuerzos internos y externos de una organización para dirigirlos hacia la ejecución exitosa de un proyecto.

De acuerdo con el sitio web  TIC Portal, la gestión de proyectos es un conjunto de metodologías que sirven para planificar y dirigir los procesos de un proyecto con un alcance, recursos, inicio y final establecido

Para culminar un proyecto exitosamente, un project manager tiene en su arsenal conocimiento, habilidades, herramientas, técnicas y, por supuesto, las competencias desarrolladas en un proyecto.

En resumen, las principales funciones de un project manager son las siguientes:

  • Planificar y organizar las tareas necesarias en cada una de las áreas de un proyecto
  • Coordinar a todas las partes interesadas del proyecto como un mediador y guía
  • Controlar el uso y rendimiento de los recursos, tanto económicos como humanos

Ahora bien, si eres o aspiras ser un project manager, debes saber todo acerca de cómo hacer un proyecto, dentro del tiempo y recursos establecidos. Para esto, precisamente, te sirven las competencias desarrolladas en un proyecto.

¿Qué son las competencias desarrolladas?

Las competencias desarrolladas son todas aquellas características únicas que poseen cada una de las personas, las cuales les ofrecen la posibilidad de ejecutar sus labores dentro de una empresa, de forma óptima y con un rendimiento adecuado.

Es decir, simple y llanamente, las competencias desarrolladas vienen a ser las capacidades demostradas durante la realización de alguna actividad en específico, dentro del entorno laboral. En otras palabras, son esas habilidades que te hacen destacar por encima del resto y te permiten cumplir a cabalidad tu función dentro de la organización.

La esencia de lo que son las competencias desarrolladas vienen en forma de 3 elementos, que debemos tomar en cuenta:

  • Capacidad: viene a ser el potencial que tienen todos los individuos para el aprendizaje de alguna tarea en específico.
  • Habilidad: es la capacidad de desarrollar cualquier tipo de actividad con soltura y destreza, en el menor tiempo posible y garantizando un alto desempeño.
  • Competencias: son las capacidades para desarrollar la experiencia.

¿Y cómo se descubren las competencias desarrolladas en un proyecto? Pues, si se quieren definir las mismas en algún trabajador en específico, se debe revisar y medir la contribución del colaborador, dentro de su puesto de trabajo. 

Sin embargo, la clave para conseguir las competencias desarrolladas de una persona son los factores diferenciadores del éxito, lo que ayuda a determinar qué colaboradores son mejores que otros (o tienen un desempeño superior dentro del ámbito laboral).

¿Por qué son importantes las competencias desarrolladas para las empresas?

Aunque no se le ha dado la relevancia que merecen, las competencias desarrolladas en un proyecto (o en general) se han convertido en un tema muy importante para las empresas. Pero ¿por qué realizamos esta afirmación?

En esencia, la importancia de las competencias desarrolladas radica en que son una fuente de información importante para sacar el máximo rendimiento de un colaborador. Veámoslo con el siguiente cuadro de situación:

Si un empleado se encuentra en un puesto de trabajo en el que se desenvuelve eficazmente, tiene los conocimientos y el control de su área y, además, desarrolla sus actividades con confianza, destreza y seguridad, se convertirá en un miembro productivo de tu equipo de trabajo.

Pero ¿en qué influye lo que acabamos de decir con las competencias desarrolladas en un proyecto? Simple: si la compañía conoce de antemano aquellas habilidades y competencias de un empleado, será capaz de sacar el máximo rendimiento del mismo. 

En relación a la importancia de las competencias desarrolladas en un proyecto, la corporación identifica lo que le gusta hacer a los miembros del equipo, lo que saben hacer, en qué posición pueden rendir mejor y hasta su disposición para capacitarse y superarse laboralmente.

Este es el motivo por el cual las empresas determinan el perfil de un cargo determinado. Lo hacen con la intención de poder identificar aquellas competencias desarrolladas que debe tener el aspirante para ocupar una vacante en cuestión. 

Dichas competencias desarrolladas, por supuesto, dependen del cargo a desempeñar, ya que no todos los puestos necesitan de las mismas habilidades (no es lo mismo comparar a un gerente con un colaborador de menor cargo).

¿Y las empresas cómo determinan las competencias desarrolladas de un trabajador? Hay varias maneras, pero una de las más comunes es utilizar las pruebas laborales. Con este método, el HR Manager o el equipo de psicólogos organizacionales pueden determinar los conocimientos de los distintos miembros del personal.

 

¿Cuáles son las competencias desarrolladas en un proyecto por un project manager?

¿Sabías que, según el portal Saaslist, el 41% de las empresas con una alta tasa de fracaso de proyectos culpan a la falta de participación de los superiores en la gestión de proyectos? 

Esto evidencia un detalle importante: las competencias que debe tener un director de proyectos deben estar en la combinación correcta para ser más efectivas. El arte de la gestión de proyectos y, por tanto, las acciones de un gestor de proyectos se fundamentan en los hard skills y soft skills:

  1. Las habilidades duras o hard skills: son aquellas competencias desarrolladas en un proyecto relativas a la parte técnica del mismo. Por ejemplo, si trabajas en desarrollo de software, tendrías que dominar la programación. 
  2. Las habilidades blandas o soft skills: son las competencias adquiridas en un proyecto que tienen que ver con las personas; te ayudarán a lograr resultados efectivos con los miembros de un equipo de trabajo. Sirven como una guía —no como una regla estricta— que te indica cómo desenvolverte en distintos contextos.

Ahora, hacer un listado con las competencias desarrolladas en un proyecto requiere de atención. Según un estudio de  PMI, estas pueden cambiar de acuerdo con las características del proyecto que se está trabajando. PMI identificó tres escenarios y 5 habilidades clave para cada uno:

Las habilidades de un gestor para proyectos con un alcance amplio son las siguientes:

  • Liderazgo
  • Experiencia previa relevante
  • Planeación
  • People Skills —habilidades interpersonales—
  • Comunicación verbal / Capacidad de construir equipos

El perfil de un director de proyectos con alto nivel de incertidumbre requiere lo siguiente:

  • Gestión del riesgo
  • Manejo de expectativas
  • Liderazgo
  • People Skills
  • Planeación

Las habilidades de un director de proyectos con altos requerimientos de innovación implican los elementos presentados a continuación:

  • Liderazgo
  • People Skills
  • Visión, propósito y orientación a objetivos
  • Autoconfianza
  • Manejo de expectativas / Escucha activa

Listado de competencias desarrolladas en un proyecto

Como ves, tenemos una diversidad de competencias desarrolladas en un proyecto. Sin embargo, para simplificar el asunto y profundizar un poco más, preparamos este listado con las 31 habilidades más importantes para un project manager. ¡Toma nota!

People Skills o habilidades interpersonales

People Skills reúne todas las competencias laborales que te sirven para comunicarte con las personas de manera amigable y, por lo tanto, tratarlas de manera efectiva para lograr buenos resultados. Es un concepto que se aplica especialmente en los negocios. En este sentido, entre las competencias desarrolladas en un proyecto relacionadas con habilidades interpersonales encontramos las siguientes:

  • Influencia
  • Negociación
  • Orientación
  • Motivación

Pensamiento crítico y resolución de problemas

El pensamiento crítico es otra de las competencias que debe tener un director de proyectos. Se trata de la capacidad de evaluar datos y posibles líneas de acción frente a un problema para tomar una decisión fundamentada de forma imparcial y razonada. 

Estamos hablando de una de las competencias desarrolladas en un proyecto más importantes, puesto que te permite identificar un problema, reconocer la información relevante sobre él, detectar las posibles causas del mismo y usar todo eso para determinar la mejor solución.

Gestión de equipos y comunicación

La comunicación es una de las competencias adquiridas en un proyecto más valoradas en el entorno empresarial actual. Una buena comunicación escrita, verbal y corporal facilita la gestión de equipos. Con ella, tendrás el poder de transmitir mensajes a los clientes y otros miembros del equipo de forma asertiva.

Además, tus soft skills de comunicación te sirven para compartir la visión, metas, ideas y problemas; coordinar tareas y mover a los equipos para que transiten la hoja de ruta que has definido para completar exitosamente el proyecto.

Además de una buena comunicación, las competencias laborales en la gestión de equipos involucran lo siguiente:

  • La capacidad de delegar responsabilidades de manera efectiva
  • El manejo y la resolución de conflictos
  • La evaluación del desempeño
  • La capacitación y el entrenamiento de los equipos

Capacidad de liderazgo

A medida que el entorno empresarial experimenta un mayor cambio, incertidumbre y volatilidad, el liderazgo se hace cada vez más necesario en el perfil de un director de proyectos. Según José L. Pinheiro, profesor de liderazgo y management, el liderazgo se define como “la capacidad que tenemos todos de impactar e influir en los demás”.

Un director de proyectos es inherentemente un buen líder: sabe cómo motivar a su equipo, orientar sus acciones hacia un mismo objetivo, delegar y tomar la batuta para encargarse de determinadas tareas. Esas son las competencias que debe tener un director de proyectos.

Las funciones de un líder de proyectos implican lidiar con el cambio y, en ese contexto, comunicar la dirección que los miembros del equipo deben seguir. Para eso, un buen líder necesita las siguientes destrezas:

  • Adaptabilidad: capacidad de superar la adversidad y volverse más fuerte.
  • Involucrar a otros: motivar a los miembros del equipo para construir juntos y crear un significado compartido
  • Una voz convincente: comunicación asertiva de la visión compartida
  • Integridad: presencia de autenticidad y valores fuertes

Tolerancia al estrés

Aunque esta competencia desarrollada parezca obvia, no todo el mundo tiene la misma capacidad para soportar situaciones estresantes. Al tratarse de proyectos importantes, es fundamental dominar un rasgo como este.

Al momento de hablar acerca de la tolerancia al estrés, no nos referimos a que el empleado deba soportar cualquier carga, en cualquier horario y con fechas de entregas sin sentido. Se trata de que el colaborador pueda realizar sus tareas de forma eficaz y demostrar su compromiso en situaciones extraordinarias y comprometidas.

Esta es una de las competencias desarrolladas que debe dominar un project manager, dado que se trata de un puesto de trabajo en el que estará expuesto a factores como las exigencias de los clientes o los cambios y las presiones de los supervisores.

Empatía

Así como en la vida misma, la empatía es una de las competencias desarrolladas que mejor deben dominar las personas que aspiren a trabajar o mantenerse dentro de un equipo de trabajo. Son muchas las personas que dan por sentado que todos somos capaces de desarrollar la empatía. Sin embargo, no es una tarea sencilla. Saber ponerse en el lugar emocional de otra persona requiere una gran sensibilidad y un alto desarrollo de inteligencia emocional.

En el caso de un project manager, esta competencia desarrollada es muy importante. Puede ser útil para resolver cualquier tipo de conflicto que surja durante el desarrollo de un proyecto determinado.

Dotes de negociación

Las competencias desarrolladas en un proyecto pueden incluir contacto con otros equipos de trabajo (de otras empresas o internos), por lo que la habilidad para negociar es una capacidad que debe formar parte de tu repertorio.

Si bien no siempre es necesaria la negociación, es un plus dominar esta habilidad. No todas las personas son capaces de ver en qué momento y bajo qué circunstancias se debe ceder y cuándo se debe proponer.

Si eres un buen negociador, tendrás la capacidad, no sólo de localizar los puntos claves en los cuales debes enfocarte, sino de ponerte en el lugar del otro. De esta manera, sabrás encontrar una meta común que sirva para la obtención de los tan deseados acuerdos.

Un project manager sabrá la mejor forma para que una negociación no se estanque. Su experiencia negociadora le permitirá abordar cualquier proceso negociador y obtener resultados adecuados para todas las partes involucradas en el acuerdo.

Competencias desarrolladas para el autoconocimiento

Si bien los conocimientos técnicos y la experiencia forman parte de las competencias desarrolladas en un proyecto que debe tener todo profesional capacitado, la parte emocional también es esencial.

No sólo cuando hablamos del tema de la empatía. También, debe saber manejar competencias desarrolladas para el autoconocimiento y, así, ser capaz de manejar eficazmente sus emociones y de intervenir o mediar entre sus compañeros de trabajo.

Algunas de las competencias desarrolladas para el autoconocimiento son las siguientes:

  • La conciencia emocional: se refiere a esa capacidad del project manager para ser consciente de sus emociones y sentimientos, pero también siendo capaz de percibir los ajenos.
  • La regulación emocional: estas habilidades permiten canalizar, de forma saludable, las emociones. De esta manera, se pueden superar baches emocionales y transitorios.
  • La autonomía personal: mediante esta competencia desarrollada la persona puede ser dueña y responsable de sus sentimientos, sensaciones y comportamientos. Aquí encontramos capacidades más específicas, como la autoestima, la automotivación y la autoeficacia emocional.

Adaptabilidad y flexibilidad

Entre las competencias y habilidades desarrolladas en un proyecto, destacan la adaptabilidad y flexibilidad. Es fundamental que un project manager o gestor de proyectos tenga un plan definido con objetivos y acciones, pero que, al mismo tiempo, sea capaz de implementar nuevas estrategias, directrices y comportamientos de acuerdo a las circunstancias

En ese sentido, tiene que demostrar flexibilidad para adaptarse en presupuesto, tiempos y recursos ante problemas o cambios inesperados. Esto puede suceder porque se descubren nuevas necesidades de los usuarios, surgen transformaciones tecnológicas u otras modificaciones que impactan el plan inicial del proyecto. Por eso mismo, más allá de la metodología de gestión que se use, es importante conocer y desarrollar algunos atributos del método agile, como los sprints iterativos y el feedback constante.

Resolución de conflictos

La gestión de proyectos es una tarea compleja que implica administrar diferentes intereses, prioridades y expectativas. Esta diversidad, a menudo, lleva a problemas que, potencialmente, pueden detener el progreso del proyecto. 

Ante ello, la capacidad de gestionar conflictos implica identificar desavenencias a tiempo, escuchar a todas las partes involucradas y trabajar hacia una solución mutuamente aceptable. Como gerente del proyecto, debes poder comunicarte de manera efectiva y facilitar discusiones productivas que ayuden a los miembros del equipo a llegar a un acuerdo

Esta destreza no solo ayudan a resolver problemas inmediatos, sino que también contribuye a construir relaciones de trabajo sólidas entre los miembros del equipo. Por lo tanto, un gerente de proyecto que posea excelentes habilidades de manejo de conflictos está más cerca de garantizar el éxito de un proyecto mientras impulsa relaciones de trabajo positivas en su equipo de talentos. Este es otro de los ejemplos de competencias a desarrollar.

Escucha activa

Otra de las competencias que se desarrollan en un proyecto es la escucha activa. Esta habilidad blanda supone desarrollar empatía, paciencia y atención. Los directores, jefes o gerentes de proyecto tienen que desarrollarla para mantener a los miembros del equipo motivados, alineados a los objetivos y comprometidos con sus compañeros. También, ayuda a entender las necesidades de clientes y usuarios cuando se hace investigación de mercado y de desarrollo de producto.

Entre las competencias para desarrollar un proyecto, la escucha activa es de las más importantes para potenciar otras habilidades blandas, como el liderazgo, la resolución de conflictos, la negociación y más. La puedes poner en práctica en reuniones 1 a 1, encuentros grupales, sesiones de brainstorming, momentos de conflicto y crisis, evaluaciones, debates, encuestas y en muchas otras ocasiones propias de un proyecto en equipo.

Al respecto, una de las formas más eficientes de recopilar opiniones de colaboradores para activar tu capacidad de escucha es utilizar herramientas de gestión de talento. En el mercado actual, existen varias opciones recomendables. Una de ellas es la plataforma de Crehana para medir el engagement del equipo. Aquí puedes automatizar encuestas, implementar feedback y ofrecer reconocimiento inmediato. De esa manera, puedes escuchar y leer lo que piensan, sienten y viven tus colaboradores.

plataforma de engagement de Crehana

Fuente: Crehana

Delegar

Aunque estés preparado para realizar todas las tareas, una sola persona no es capaz de abarcarlo todo. Más aún, si tienes responsabilidades de gerente de proyectos. Por ello, la capacidad de delegar en el momento justo es otra de las competencias obtenidas en la ejecución de un proyecto. 

Esta implica reconocer a la persona indicada para la tarea y saber comunicarle los detalles del trabajo.  Debes brindarle instrucciones accionables, canales de comunicación, disposición para guiarlo, recomendaciones específicas y claras expectativas sobre su desempeño. Con estos aportes, será más fácil que realice una tarea eficaz y te ayude a ganar tiempo productivo.

Paciencia

Es necesario contar con fuertes dosis de paciencia. Sobre todo, cuando eres el máximo responsable del proyecto. Dado que este involucra trabajo en equipo, cambios de última hora y problemas inesperados, es necesario saber adaptarse a los vaivenes de la gestión de un proyecto y esperar pacientemente los resultados. Estos, muchas veces, llegan luego de varias iteraciones, correcciones e intercambios de ideas.

Por lo tanto, la paciencia es una competencia desarrollada en un proyecto muy vital para no perder el rumbo y conseguir resultados. Junto a otras habilidades, destrezas y competencias de gestión, como la tolerancia al estrés y la adaptabilidad, se puede lograr superar obstáculos, reducir errores, sacar adelante un proyecto descarrillado y cosechar reconocimiento de tu equipo y de las partes interesadas.

Conocimiento en metodologías de gestión de proyectos

Existen numerosas metodologías de gestión de proyectos: Agile, SCRUM, Waterfall, PERT, Kanban, etc. Dependiendo de la metodología aplicada, también se pueden conseguir distintas competencias desarrolladas en un proyecto.

Por ejemplo, ¿qué habilidades debe tener un director de proyectos que trabaja con la metodología Waterfall? Capacidad de planificación y seguimiento lineal de tareas. Por otro lado, con las metodologías ágiles, debes aprender a iterar, innovar y ajustar el rumbo de un proyecto sobre la marcha.

Independientemente de la metodología que trabajes, las competencias de un gestor de proyectos incluyen aplicar los marcos según las necesidades del equipo, el alcance y objetivo del proyecto

Accountability

El accountability o rendición de cuentas es una de las competencias desarrolladas en un proyecto, pues se refiere a la responsabilidad y la actitud óptima que una persona tiene dentro del ambiente laboral. En otras palabras, implica una predisposición absoluta para asumir la responsabilidad individual.

El Accountability se basa en tres factores:

  • El compromiso individual.
  • La iniciativa basada en la proactividad.
  • La responsabilidad personal.

Martín Arenas, profesor en cursos de gestión de proyectos y tareas de Crehana, nos enseña 5 tips para lograrlo:

  1. Elimina la procrastinación.
  2. Asume tu posición y escucha.
  3. Deja de quejarte y pensar como víctima.
  4. Sé proactivo y piensa en qué puedes ayudar.
  5. Recuerda que eres responsable de ti mismo.

Manejo de herramientas de gestión de proyectos

Aunque la clásica libreta y papel funcionan, la gestión de proyectos puede ser mucho más eficiente si conoces cómo utilizar las herramientas de gestión de proyectos tecnológicas, pues estas pueden aumentar la productividad de tu equipo y su capacidad para realizar tareas y procesos de manera eficaz. Aprender a manejar estas plataformas es, definitivamente, una competencia desarrollada en un proyecto. 

Te compartimos algunas herramientas de gestión de proyectos que complementan las habilidades de un gestor:

  • Outlook: no solo es un repositorio de correo electrónico, también te permite gestionar tareas y agendar eventos.
  • Microsoft Teams: no solo te sirve como chat, sino como un planner laboral de proyectos.
  • Mural: es una herramienta de pizarra que incentiva la creatividad dentro de los equipos.

Orientación a objetivos

Si no consigues lo que quieres, se cambia el plan, no el objetivo. Como project manager, una de las competencias desarrolladas en un proyecto que más te servirá es la orientación a objetivos.

Como director tienes la visión global del proyecto, sabes cuál es el objetivo y qué es lo que se quiere conseguir. Pero eso no basta. Debes hacer que tu equipo tampoco pierda de vista la meta con las distracciones del día a día. Mantenerse enfocado es una de las habilidades de un gestor.

Habilidad de presentación de informes

Durante todo el ciclo de vida del proyecto necesitas rendir cuentas a los patrocinadores del proyecto y los ejecutivos de la empresa. Una de las competencias desarrolladas en un proyecto es la habilidad de presentar informes.

El perfil de un director de proyectos tiene acceso a la información clave. Solo tienes que aprender a recopilarla, consolidarla y transmitirla. Si los resultados son buenos, incluso puedes echarte algunas flores.

Ten en cuenta que entre las funciones de un project manager está la presentación quincenal o mensual de informes. Esto ayuda a establecer expectativas, objetivos y transmitir información sobre los entregables a todas las partes interesadas en el proyecto. 

 

Gestión de riesgos

Un director de proyectos tiene ojos en todas partes y sabe identificar los problemas que podrían afectar la ejecución del proyecto. Sin embargo, la competencia de un director de proyectos para planear acciones de prevención no es suficiente.

Los errores y riesgos son inevitables en un proyecto. En este sentido, la gestión de riesgos es una de las competencias desarrolladas en un proyecto más importantes, porque solo tu visión y experiencia puede sacar a tu equipo de allí.

Lo importante no es no fallar, sino crear una estrategia de mitigación de riesgos que reduzca los efectos negativos cuando los problemas se presenten. Aprender esto hará tu perfil de director de proyectos mucho más atractivo.

Manejo del tiempo y organización de tareas

Tener organización del proyecto que vas a liderar es esencial para orientarlo hacia donde quieres. Sin importar el sector, el objetivo o la metodología del proyecto, las habilidades de un gestor incluyen saber cómo establecer prioridades, planificar las acciones futuras y documentar todo el proceso para referencia posterior.

Además de adquirir esta competencia desarrollada en un proyecto, puedes apoyarte en cronogramas, listas de tareas o, incluso, apps de organización que te ayuden a manejar el tiempo y organizar los pendientes para cumplir los plazos durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Productividad y eficacia

Trabajar con eficacia y productividad es una de las competencias que debe tener un director de proyectos para asegurar el éxito. Cristian Situ, manager de Educación en Crehana y profesor de manejo de tiempo y productividad, nos enseña cómo aprovechar nuestro tiempo al máximo con los 4 cuadrantes de Covey.

Normalmente, las personas poco eficientes se encuentran en los cuadrantes 1 y 3. Es ahí donde las competencias desarrolladas en un proyecto deben ayudarte a poner la mayor cantidad de tus tareas en el cuadrante 2.

Sin embargo, el cuadrante 1 —donde están las tareas urgentes e importantes— también requiere de tu atención. Así, el perfil de un director de proyectos está en capacidad de dedicar cada vez más de su tiempo al cuadrante 2, mientras optimiza su tiempo y esfuerzo para afrontar exitosamente el 1.

ejemplo de cuadrante de Covey

Fuente: Crehana

Gestión presupuestaria

Una de las competencias desarrolladas en un proyecto es la capacidad de crear un presupuesto viable para todas las actividades y áreas clave, y controlarlo durante todo el ciclo de vida del proyecto. Esto significa no sobrepasarlo, pero tampoco dejar de invertir en herramientas o procesos que incrementen su posibilidad de éxito. La gestión presupuestaria incluye otras habilidades de un director de proyectos como las siguientes:

  • La decisión sobre las áreas que necesitan más o menos presupuesto
  • La capacidad de realizar un seguimiento de costos
  • La experiencia para identificar dónde hay sobrecostos
  • La decisión sobre qué cambios se deben hacer para controlar los gastos y mantenerse dentro del presupuesto

Habilidades de investigación

Puede ocurrir que durante la planificación de un proyecto queden vacíos que dificulten su ejecución. Nada que una buena investigación no pueda solucionar. Una de las funciones de un líder de proyecto es, precisamente, utilizar las competencias desarrolladas en un proyecto para encontrar la información que falta.

Esto significa saber cómo consultar en fuentes internas, cuándo investigar en fuentes externas, qué tipo de fuentes externas usar, qué metodología seguir para recopilar información y cómo interpretar dicha información para completar el rompecabezas que ayude a concluir el proyecto de manera eficiente.

Conocimiento sobre políticas

Otra de las competencias desarrolladas en un proyecto que debes conocer se refiere a cómo trabajar siguiendo las políticas y el marco regulatorio de tu empresa, sector económico o país. Este conocimiento sobre las políticas vigentes incluye la legislación y las mejores prácticas en términos comerciales, ambientales y de seguridad.

Conocimiento técnico

Una de las competencias desarrolladas en un proyecto que se dan por hecho es el conocimiento y la experiencia. La experiencia es una de las virtudes que más pueden favorecer al rumbo de un proyecto, pero también hay que darle valor al conocimiento técnico que se tenga de las áreas asociadas con la investigación. En resumen, hablamos de la importancia de la formación especializada que debe tener todo project manager. Esta figura debe conocer aspectos como los siguientes:

  • El mercado en el que se desempeña.
  • La organización para la cual trabaja.
  • El proyecto en el cual deberá enfocar todas sus habilidades.

Está bien saber delegar, pero si el líder de un proyecto no tiene el conocimiento suficiente para saber lo que están haciendo sus subordinados, es poco probable desarrollar el máximo potencial de ese trabajo.

Gestión de metodología agile

Especialmente en equipos de desarrollo de software, producto e ingeniería, la metodología agile se ha convertido en una competencia para la gestión de proyectos muy importante. Esta implica características como la mejora continua, la evolución incremental, los ensayos de prueba y error y el feedback inmediato

Para quien dirija un proyecto bajo esta metodología, es fundamental el conocimiento de recursos o herramientas como el Kanban y el Scrum. Estas habilidades le permitirán modificar sobre la marcha el calendario del proyecto, ajustar plazos, reordenar equipos, crear nuevas funciones y más acciones, en un proceso rápido, iterativo y efectivo.

Planificación de proyectos

La planificación es una habilidad crítica en la gestión de proyectos. Una planificación eficaz garantiza que el proyecto se complete a tiempo, con ajuste al presupuesto y con la consecución del objetivo central. 

Para ser un planificador de proyectos efectivo, debes ser altamente organizado, estar orientado a los detalles y dominar metodologías y herramientas de gestión de proyectos. Tu tarea más importante será crear una hoja de ruta de pasos y acciones. Este mapa debe incluir los siguientes aspectos del proyecto:

  • Objetivos
  • Roles
  • Alcance
  • Plazos de tiempo
  • Recursos a utilizar
  • Riesgos del proyecto
  • Presupuesto
  • Plan de contingencia

Al desarrollar la competencia de planificación de proyectos, es más fácil guiar a tu equipo y sostener el flujo de trabajo durante momentos de crisis y tensión. Incluso, serás capaz de gestionar rápidamente cambios, adaptaciones y nuevas exigencias.

Alcance del proyecto

Otro de los ejemplos de competencias aplicadas en un proyecto es gestionar el alcance del mismo. Esta es una habilidad crucial que implica definir los objetivos del proyecto, los entregables, los plazos y los recursos necesarios para lograrlos. Permite determinar la viabilidad e identificar posibles riesgos y limitaciones. También, ayuda al gerente del proyecto a establecer límites y prioridades claras, lo que facilita que el proyecto se mantenga encaminado y dentro del presupuesto asignado. 

Dominar el alcance del proyecto requiere sólidas habilidades analíticas y de resolución de problemas, así como la capacidad de colaborar con las partes interesadas para comprender sus necesidades y expectativas. Un gerente de proyecto que posea habilidades para esta gestión puede garantizar que el proyecto se alinee con los objetivos comerciales, cumpla con las expectativas del negocio y entregue los resultados deseados. 

A manera de recomendación, te compartimos 8 acciones para definir el alcance de un proyecto:

  • Describe los objetivos en un lenguaje entendible.
  • Haz un plan de recursos.
  • Registra todos los requerimientos adicionales para el proyecto.
  • Redacta una declaración de alcance de proyecto.
  • Comparte la declaración con el equipo.
  • Consigue la aprobación de las partes involucradas en el proyecto.
  • Establece un protocolo de gestión de cambios.
  • Regresa a la declaración de alcance de proyecto cuando sea necesario.

Redacción de resumen del proyecto

Dentro de las competencias de comunicación en un proyecto, se desarrolla la habilidad para redactar el resumen del mismo o brief project. Este es un documento indispensable donde se registran los objetivos, se explica el plan de acción para conseguirlos y se enlaza al roadmap y a la lista de responsables y funciones.

A pesar de ser un texto escrito, no es un documento estático. Por el contrario, a lo largo del proyecto, debe ser actualizado a partir del feedback de los miembros del equipo y de todas las partes involucradas.

Por ello, esta es una habilidad que requiere clara exposición de ideas mediante la escritura, capacidad para traducir en palabras conceptos complejos y un excelente nivel de organización comunicativa. Esto posibilita contar con una guía transparente para todos y evita confusiones futuras.

Gestión de la hoja de ruta y línea de tiempo

Si eres un project manager o diriges un equipo que trabaja por proyectos, sin duda debes conocer cómo gestionar hojas de ruta o roadmaps y líneas de tiempo o timelines. Esta es otra de las importantes competencias desarrolladas en un proyecto de empresa. Conlleva presentar, de manera visual, los entregables y los plazos de tiempo estipulados para cada tarea. De esa manera, todos los miembros del equipo y otras personas involucradas trabajan en sintonía sobre el mismo documento.

Para crear una hoja de ruta del proyecto y la línea de tiempo, se suele utilizar gráficos como el diagrama de Gantt, que permite visualizar las tareas por cumplir como una barras horizontales que se corresponden con un calendario. Dependiendo de la herramienta utilizada, se pueden agregar subtítulos, referencias, comentarios y diseñar el gráfico con colores y otros detalles. Además, mediante trazos o líneas, es posible señalar dependencias entre eventos y tareas, lo que facilita la organización efectiva del proyecto.

plantilla de diagrama de Gantt

Fuente: Crehana

Gestión de carga de trabajo

Gestionar la carga de trabajo de tu equipo es otra de las competencias adquiridas en un proyecto. Esta habilidad requiere saber distribuir, de manera equitativa y balanceada, roles, funciones y tareas a cada uno de los colaboradores. Realizar un monitoreo constante al respecto permite conocer, de primera mano, si algunas personas están haciendo horas extras o más trabajo del que deberían. Asimismo, ayuda a identificar si algunos están realizando menos tareas de las que están capacitados para asumir.

Esta competencia en un proyecto se pone a prueba de principio a fin. Dado que el proyecto sufre cambios en cuanto a objetivos, calendario, roles, el project manager debe monitorear cómo cambian las cargas de trabajo semanalmente. De esa manera, no pierde de vista el rendimiento y productividad del equipo. Te dejamos una lista con algunos software para la gestión de cargas de trabajo:

  • Wrike
  • Teamwork
  • ProofHub
  • Toggl Plan
  • Bitrix24
  • nTask

Hasta aquí llegamos. Podríamos seguir listando más competencias desarrolladas en un proyecto, pero con las 31 habilidades de un gestor que repasamos ya tienes lo necesario para liderar tus planes y llevar a cabo tus ideas.

Las competencias adquiridas en un proyecto te ayudarán a convertirte en el mejor project manager y a inspirar a tu equipo a trabajar con la mira puesta en el objetivo. ¡Muchos éxitos!