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Descubre cómo hacer un inventario en Excel y mejora la gestión logística de tu empresa

Descubre cómo hacer un inventario en Excel y mejora la gestión logística de tu empresa

Última actualización 28 de Abril del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Vania Escobar

¿No sabes cómo hacer un inventario en Excel? ¿Tienes problemas para lograr una buena gestión logística en tu empresa? Entonces no busques más 😎. En este artículo aprenderás como hacer un inventario en Excel y así mantener una cadena logística de todo lo que ingresa y sale de tu empresa.

Para darte un pequeño spoiler del contenido, te contaremos qué es el inventario de una empresa, por qué es importante mantener un inventario, los tipos de inventarios, y más contenido relevante para tu administración de suministros 🙌.

¿Estás listx? ¡Empecemos!

  

¿Qué es el inventario de una empresa?

En síntesis, un inventario de una empresa es la contabilidad de artículos, componentes y materias primas que esta utiliza en la producción o venta. Es fundamental que el líder empresarial o persona a cargo sepa cómo hacer un inventario para optimizar la cadena de suministro; esto para que puedan asegurarse de tener suficiente stock disponible o para identificar cuándo hay escasez.

La palabra inventario se refiere al acto de contar o enumerar artículos. Como término contable, el inventario se refiere a toda la materia prima existente en las distintas etapas de producción y es un activo corriente dentro de la gestión logística de una empresa. 

Al mantener una cadena de suministros clara, tanto los minoristas como los fabricantes pueden seguir vendiendo y fabricando artículos sin temor a quedar desabastecidos en el proceso. De esta forma, saber cómo hacer un inventario es fundamental para garantizar la rentabilidad de una empresa y que tus productos no se vuelvan un pasivo práctico.

 

¿Qué es un pasivo práctico?

Para entender este concepto, te explicamos una situación de la vida real. Si la materia prima de nuestra empresa no mantiene un movimiento para la fabricación de productos o se queda estancada tras su lanzamiento en venta, se convierte en un pasivo práctico. 

De la misma forma, si tienes muchos materiales y no tienes un inventario de suministros bien organizado, tendrás a los activos de tu empresa como pasivos prácticos. De esa forma, para evitar que algo así ocurra en tu empresa, te enseñaremos cómo hacer un inventario en Excel para mejorar tu gestión logística 🤩.

 

control de losgistica empresa

Imagen: TLH Logística

 

¿Por qué es importante mantener un inventario?

Antes de explicarte cómo hacer un inventario en excel, queremos precisar su importancia  😁.

El control del inventario de una empresa te ayuda a tener en claro la cantidad adecuada de inventario que debes adquirir para poder producir o mantener el stock de tu negocio. Este proceso ayuda a optimizar los niveles de inventario, reduce los costos de almacenamiento y evita el desabastecimiento.

Sumar un buen control de inventario, más una buena gestión logística y la capacidad profesional de operadores logísticos que conozcan cómo hacer un inventario, ayudará de gran manera al crecimiento de tu empresa 📈. 
 

Ahora esperamos que nuestros pasos de cómo hacer un inventario en excel potencie tus procesos productivos 💸

 

proceso de logistica

Imagen: Pinterest

 
 

¿Cuáles son los tipos de inventario?

Hacer un inventario en Excel es bastante sencillo, sin embargo, dentro de esta extensión de objetos, hay una cadena de suministros muy grande, la cual contiene diferentes tipos de recursos materiales e inmateriales.

Estos son necesarios para que una empresa culmine su proceso productivo, desde la fabricación del producto hasta la venta del mismo. En las siguientes líneas, te explicamos algunos tipos de inventario que puedes adaptar a las necesidades de tu empresa:
 

Inventario de materias primas

Las materias primas de una empresa son los materiales que utiliza para crear y terminar productos. Cuando se completa el producto, las materias primas suelen ser irreconocibles de su forma original. Un ejemplo claro es el aceite utilizado para crear champú.
 

Inventario de componentes

El inventario de componentes son similares a las materias primas, excepto que permanecen reconocibles cuando el producto está terminado. Un ejemplo de ello es un tornillo.
 

Inventario de trabajo en curso (WIP)

El inventario WIP se refiere a artículos en producción e incluye materias primas o componentes, mano de obra, gastos generales e incluso materiales de embalaje.
 

Inventario de bienes de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO)

El inventario MRO es un inventario, a menudo en forma de suministros, que respalda la fabricación de un producto o el mantenimiento de una empresa.
 

Inventario de materiales de embalaje

Hay tres tipos de materiales de embalaje. El embalaje primario protege el producto y lo hace utilizable. El embalaje secundario, es el embalaje del producto terminado y puede incluir etiquetas o información de SKU. El tipo terciario de embalaje es el embalaje a granel, el cual se basa en productos sin etiquetar y que son en grandes cantidades.
 

Inventario de stock de seguridad y stock de anticipación

El stock de seguridad es el inventario adicional que una empresa compra y almacena para cubrir eventos inesperados. De manera similar, el stock de anticipación comprende materias primas o artículos terminados que una empresa compra en función de las tendencias de ventas y producción. Si el precio de una materia prima está subiendo o se acerca al momento pico de ventas, una empresa puede comprar existencias de seguridad.
 

Inventario cíclico

Las empresas ordenan el inventario cíclico en lotes para obtener la cantidad correcta de stock al menor costo de almacenamiento. De esta forma, reducen costos de producción.
 

Inventario de servicios

Este es un concepto de la gestión logística. El inventario de servicios se refiere a la cantidad de servicios que una empresa puede proporcionar en un período determinado. Un hotel de 10 habitaciones, por ejemplo, tiene un inventario de servicios de 70 estancias en una noche durante semana determinada
 

Inventario obsoleto

El inventario obsoleto, también conocido como “exceso de inventario”, abarca los bienes o materias primas sin vender o sin usar. Una empresa que no espera usar o vender estas acciones, usualmente, debe pagar para almacenarlas.

 

proceso de produccion

Imagen: Pinterest

 

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¿Cómo hacer un inventario en Excel?

Existen distintos programas con los cuales puedes hacer un control de inventario, tales como EZOfficeInventory o Ecount ERP; la idea es que mantengamos un buen control y orden sobre nuestros productos.

Cabe resaltar que no es necesario crear desde cero un inventario en Excel, ya que puedes descargar y utilizar nuestra plantilla gratis que te aliviará el proceso de cómo hacer un inventario en excel.

Sin embargo, si quieres aprender cómo hacer un inventario en Excel paso a paso, aquí te contamos aspectos básicos para que puedas comenzar con el pie derecho 🌟 .

 

🛑 Antes de empezar, verifica que tus productos cuenten con un código para poder reconocerlos, de no ser así. Te recomendamos crear un SKU (código de producto) para llevar un mejor control de tus mercancías.

 

Ahora sí, aquí van los pasos iniciales que te ayudarán a conocer cómo hacer un inventario en excel.
 

✅ Al abrir el libro de Excel, procura colocar en cada celda la información que consideres más valiosa de cada uno de tus proveedores. Esto puede ser la Razón Social, RUC, nombre del contacto, número telefónico y correo electrónico.
 

✅ También puedes incluir un registro de las fechas de adquisición de mercancía (entrada de productos) y de las salidas (venta de productos a tus clientes). Asimismo, recuerda llevar como cuenta secundaria el exceso de inventario o inventario obsoleto que se haya podido generar al mes.

 

control de inventario en el Excel

Fuente:Crehana

 

✅ Si cuentas con diferentes tipos de producto, procura categorizar cada uno de ellos, para llevar un mayor control de inventario en Excel y así evitar convertir tu inventario en un pasivo práctico.

 

control de inventario en el Excel

Fuente:Crehana

 

✅ Finalmente, recuerda que puedes utilizar fórmulas de excel para facilitar el llenado de datos dentro del inventario.

 

Y listo  🎉, ahora ya sabes cómo hacer un inventario en Excel, sin embargo como sabemos que te gusta aprender más, te brindaremos algunos tips adicionales que mejorarán la gestión logística de tu empresa.
 

 


¿Cómo lograr una buena gestión logística?

Queremos compartir contigo 5 consejos funcionales de gestión logística que potenciarán tus conocimientos de cómo hacer un inventario en Excel:         
                   

1. Tómate el tiempo para hacer un plan sólido

La logística eficiente siempre está en la planificación. Aunque un plan sólido no puede cubrir todas las circunstancias que puedan ocurrir de imprevisto, sí podrá reducir el margen de error al mínimo. Un buen gerente de logística se asegura de planificar todo con anticipación para eliminar cualquier retraso en la cadena de suministro.
 

 👉 Puedes revisar nuestro diagrama de flujos o ruta crítica para planificar tu estrategia de forma más eficiente.

 

2. Tenga siempre un plan de contingencia

Si bien ya sabes cómo hacer un inventario en excel, siempre habrá factores externos que cambien tus planes. Por lo tanto, un buen gerente de logística sabe que su trabajo está lejos de culminar una vez que se haya terminado su inventario y plan de producción.

Por lo tanto, debe estar al pendiente de la cadena de suministro y saber resolver los problemas complejos de la empresa. Por ello, debe tener varios planes de contingencias para cualquier imprevisto que afecte al plan logístico. También, debe saber identificar cuándo cambiar su respaldo para evitar problemas mayores.
 

3. Contratar a un gerente de logística con sólidas habilidades interpersonales

Cuando sus planes logísticos no funcionan, es fundamental que la persona encargada de solucionar el problema tenga excelentes habilidades interpersonales. Esto se debe a que no solo tendrán que reorganizar las cosas con los empleados dentro de su empresa, sino que también se puede encargar de conseguir a un nuevo proveedor a última hora.

Si su gerente de logística es bueno con las personas y tiene una amplia red de contactos en la industria, estará más que listo para sacar a su empresa de cualquier inconveniente dentro de los suministros logísticos.

 

4. Automatice sus sistemas siempre que pueda

En la era digital, hay varias formas de automatizar el proceso logístico, incluido el seguimiento y la supervisión de cada entrega. Por lo cual, conocer cómo hacer un inventario en excel y otros softwares permite controlar la base de datos de tu empresa.

Por su parte, usar un software de gestión o el uso de un inventario más desarrollado, te permitirá perfeccionar los procesos de producción y conseguir mejores resultados para la empresa.

 

5. Aprenda de sus errores

Independiente al tamaño de la empresa, una mala gestión logística puede costarte muchísimo dinero al año. Es por ello que optimizar su cadena de suministro es de suma importancia. Esto implica aprender de los errores de antiguos procesos.

Ninguna empresa en el mundo está libre de cometerlas, así que debes reunirte periódicamente con tu equipo y discutir abiertamente los errores que cometieron. Esto es una práctica interna bastante saludable y beneficiosa para alcanzar un trabajo efectivo.

 

reunion trabajo

Imagen: Ghiphy


 

Ya llegamos al final de la nota 😌, pero estamos contentos porque ahora ya sabes cómo hacer un inventario en Excel y los mejores consejos para llevar una buena gestión logística. Recuerda que Excel es tu mejor amigo para administrar tu negocio.

Sabemos que manejar las fórmulas de Excel es complicado. Sin embargo, no es imposible con un buen profesor que te enseñe todos los trucos para Excel 🔝.

Si recién empiezas, te recomendamos llevar Excel para no financieros. Pero, si ya estás en nivel intermedio, nuestro Curso Excel para expertos es para ti ✌.

¡Suerte y muchos éxitos!

 

 

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