¿Para qué sirven las tablas dinámicas y cómo usarlas?

¿Para qué sirven las tablas dinámicas y cómo usarlas?

Última actualización 3 de Abril del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Alejandra Mujica

¿Te saltabas las clases que tenían que ver con Excel porque te aburría? No podemos negar que es un programa bastante numérico y hasta cuadrado… pero un diamante en bruto si lo sabes utilizar. En esta nota te contaremos para qué sirven las tablas dinámicas y cómo puedes usarlas.
 

¿Qué son las tablas dinámicas? 

Si no tienes idea qué son las tablas dinámicas en Excel, nuestro profesor Mario Calderón, del curso Análisis de data con Tableau y Excel, te lo explica brevemente:

“Las tablas dinámicas nos permiten calcular de manera muy rápida y eficiente cálculos y agregaciones o estadísticos de la data que vas a analizar. Por ello son muy recomendadas y útiles”.

Entonces, las tablas dinámicas, también conocidas como tablas pivote en Excel, te permiten “jugar” con los campos compuestos por filtros, columnas, filas y valores dentro de una hoja de cálculo. 

En otras palabras, las tablas animadas o tablas dinámicas en Excel analizan la data que contiene tu base de datos. Esto quiere decir que puedes agrupar tu información de diferentes formas para obtener conclusiones y hallazgos de manera práctica.

Estos son los cuadrantes que nos proporcionan las tablas dinámicas de Excel.
 

tabla dinamica

Imagen: Microsoft Excel.
 

¿Por qué se les llama tablas dinámicas de Excel?

En Microsoft Excel se les conoce a estas tablas como dinámicas porque tú decides la estructura de los cuadrantes y sus valores. Entonces, te preguntarás, ¿para qué sirven las tablas dinámicas?

Con las tablas dinámicas de Excel puedes disponer de la información y ordenarla cambiando de posición los encabezados de fila y columna de manera fácil y rápida. 

Además, es dinámica porque puedes ver y seleccionar los datos en la tabla de Excel desde perspectivas diferentes y sin alterar el contenido.

Estas tablas dinámicas en Excel se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar datos relevantes.
 

pivot excel tabla dinamica

GIF: blog.huspot.com

 

¿Para qué sirven las tablas dinámicas en Excel?

Las tablas dinámicas en Excel sirven para analizar datos con mayor detalle y para responder preguntas inmediatas sobre la data trabajada.

En resumen, entender para qué son las tablas dinámicas en Excel implica que sepas que estas tablas pivote de Excel han sido creadas especialmente para ayudarte a:

  • Responder consultas de manera sencilla de grandes cantidades de datos trabajados.
  • Resumir datos por categorías y subcategorías.
  • Obtener subtotales y sumas de datos numéricos.
  • Crear cálculos y fórmulas personalizadas o avanzadas.
  • Profundizar en los detalles de los datos trabajados según el área de interés.
  • Expandir y contraer los niveles de datos para destacar resultados.
  • Ver distintos resúmenes de los datos de origen: trasladar filas a columnas o columnas a filas (“pivotar”).
  • Filtrar, ordenar y agrupar los grupos de datos más relevantes y darles formato de forma condicional.
  • Presentar informes online o impresos.

 

datos tabla dinamica ejemplo

Imagen: templates.office.com

Las tablas dinámicas de Excel de una o varias hojas sirven como una herramienta para realizar un análisis más profundo de datos mediante el proceso de agrupación o filtrado por cada valor numérico.

Si quieres ser un poco más específico, podemos decir que las tablas dinámicas son visualizadores de datos que están compuestos por la información que agregues. 

En este GIF puedes visualizar un ejemplo de cómo funciona una tabla dinámica en Excel y en este video conocerás las fórmulas básicas necesarias.

 

tabla dinamica excel

Imagen: Microsoft Excel.
 

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hacks excel

 

¿Cómo pueden ayudarte las tablas dinámicas de Excel?

Después de ver el GIF entiendes que las tablas dinámicas de Excel son muy útiles y prácticas, como esta tabla de ahorros mensual. En un inicio parecen complejas, pero una vez que realices tus primeras tablas te darás cuenta de que solo es cuestión de práctica.

Las tablas y gráficos estadísticos o dinámicos te ayudan a comparar enormes cantidades de información y hacer cruces de datos para descubrir data relevante para tu negocio, emprendimiento o asunto personal. Veamos el siguiente ejemplo para que entiendas para qué nos sirven las tablas.

👉 Aquí puedes ver una lista de gastos dividida por mes, categoría y cantidad. En la segunda imagen está la primera información, pero transformada en una tabla dinámica. Con esta tabla dinámica de Excel puedes modificar los filtros para saber cuál fue el gasto mayor de enero o cuál fue el gasto total en transporte.

tabla dinamica ejemplo 1 tabla dinamica ejemplo categorias

Imagen: support.microsoft.com

Otro ejemplo que puede servirte, si tienes un negocio o trabajas en una compañía, es usar las tablas dinámicas de Excel para comparar los totales de un plan de venta efectivo de diferentes productos.

👉 Veamos para qué sirve una tabla dinámica en este caso. Supongamos que tienes los datos de ventas mensuales de los 3 productos top de tu compañía (producto A, producto B y producto C) y quieres averiguar cuál fue el producto que generó mayor cantidad de ingresos en el año.

El método tradicional es hacerlo manualmente agregando las cifras y sumando los resultados mensuales por cada producto hasta tener un total. Pero, ¿qué pasaría si la hoja mensual por cada producto tiene miles y miles de filas con ventas diarias por cada distribuidor? ¡Te tomaría toda una vida hacerlo! Menos mal sabes qué son las tablas dinámicas y para qué sirven.

Con la ayuda de una tabla dinámica de Excel, puedes agregar automáticamente todas las cifras de ventas para cada producto y calcular las sumas respectivas en menos de un minuto.

👉 El siguiente ejemplo de tabla dinámica será sobre lo que más me gusta: el fútbol mexicano. 

En este cuadro de Excel he llevado un control de los goleadores jornada a jornada. Es un ejemplo de tabla dinámica muy sencillo y fácil de entender, espero te sirva. 

 

hoja de excel

Imagen: Microsoft Excel.
 

Como te has dado cuenta, esta tabla de Excel está compuesta por Columna “A”: jornada, columna “B”: Jugador, columna “C”: equipo, columna “D”: goles y columna “E”: minutos. Ahora te contaremos cómo hacer tablas dinámicas en Excel paso a paso.

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¿Cómo hacer tablas dinámicas en Excel? 

Aprender la técnica y hacer una tabla dinámica en Excel no es algo complicado. Toma nota de los siguientes pasos para crear una tabla dinámica.

¿Cómo crear una tabla dinámica recomendada en Excel?

Si esta es tu primera experiencia creando una tabla dinámica en Excel, te recomendamos comenzar por la opción tablas dinámicas recomendadas.

Cuando usas esta característica en Excel, disponible desde la versión 2013 del programa, automáticamente se determina un diseño y estructura que coincidan con los datos y las áreas más adecuadas de tu tabla dinámica.

Así, en lugar de comenzar con una tabla vacía, aparecerá con una serie de campos determinados que después podrás modificar, cambiar o eliminar según lo que se adecúe a tus necesidades. Esta es una alternativa frente a las tablas dinámicas de Excel avanzado.

Entonces, después de crear tu primera tabla dinámica recomendada, puedes explorar y reorganizar los distintos campos. Vamos con el tutorial de tablas dinámicas recomendadas en Excel.

  • Abre una hoja de Excel en blanco.

 

  • Introduce una serie de datos en forma de tabla. 

 

  • Selecciona las celdas con los campos de datos.

 

  • Luego: "Insertar" > "Tablas dinámicas recomendadas".

 

tablas dinamicas recomendadas
Imagen: support.microsoft.com

Excel analizará la información y te presentará opciones como estas:

tablas dinamica recomendadas ejemplo

Imagen: support.microsoft.com

  • Selecciona la tabla dinámica que quieras y dale "Aceptar".

 

  • Excel creará automáticamente una tabla dinámica en otra hoja y te mostrará la lista de campos de tabla dinámica.

 

  • Puedes cambiar los campos para ver distintos resultados. Solo tienes que llevar y arrastrar los campos en función de cómo quieras visualizar la información.

 

campos tabla dinamica categoria campos

Imagen: support.microsoft.com

 

¿Cómo realizar una tabla dinámica manual en Excel?

¡Ahora viene la parte divertida! Ya que sabes qué son las tablas dinámicas, realizar una tabla dinámica manual en Excel no es tan complicado como te imaginas y si eres un experto en Excel te recomendamos este curso.

Te recomendamos poner en práctica estos pasos mientras estás leyendo la nota para que puedas familiarizarte con los campos y las opciones. Aquí vamos con el tutorial para hacer tablas dinámicas en Excel. ¿Listo? 🙌

¡Abre tu Microsoft Excel!

1. Armando la base para la tabla dinámica en Excel

  • El primer paso para crear una buena tabla dinámica es que todos los datos tengan el formato adecuado. 

 

💡 Pro tip: Los datos no deben tener filas o columnas vacías. Debe tener un encabezado de solo una fila.


nombre columnas tabla dinamica
Imagen: templates.office.com

  • Resalta las celdas que quieres incluir en una tabla dinámica.

 

  • Haz clic en "Insertar" en la barra de navegación superior y selecciona el ícono “Tabla dinámica”

 

  • Se abrirá un cuadro titulado "Seleccione los datos que desea analizar" con opciones para establecer el rango de las celdas. Haz clic en “Seleccionar una tabla o rango” y comprueba que hayas seleccionado el rango correcto.

 

  • En “Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica” selecciona si deseas abrir la tabla dinámica en una nueva hoja de trabajo o mantenerla en la misma pestaña.

 

  • Dale “Aceptar”. Ya tienes los datos para armar tu tabla dinámica en Excel. 

 

valores tabla dinamica excel
Imagen: blog.hubspot.es

2. Agregando campos a la tabla dinámica en Excel

Al crear una tabla dinámica verás la lista de campos, pero no es una simple lista, sino un panel de datos.

campos datos tabla dinamica
Imagen: templates.office.com

En una tabla dinámica utiliza la palabra campo para referirte a una columna. Es un término tradicional que siempre se utiliza al trabajar con datos y base de datos. Los menús y botones de las tablas dinámicas de Excel usan mucho la palabra “campo”.


campo tabla dinamica excel
Imagen: templates.office.com

Ten en cuenta que los campos seleccionados se agregan a sus áreas predeterminadas de la tabla dinámica: los campos no numéricos se agregan a “Filas”, las jerarquías de fecha y hora se agregan a “Columnas” y los campos numéricos se agregan a “Valores”.

Vamos a ver cómo agregar un campo a tu tabla dinámica. 

  • Primero crea un campo de valor. Recuerda que los mejores valores son los que contienen cantidades numéricas.


campos tabla dinamica excel

Imagen: templates.office.com

  • Luego puedes completar los otros campos con la información superior (fecha, comprador, tipo) y jugar con la información para obtener diferentes resultados. Para mover un campo de un área a otra, solo tienes que arrastrar el campo al área de destino.

 

En este ejemplo, hemos seleccionado todos los datos, luego la opción “Insertar” y clic en “Tabla dinámica”. Ahora vamos a jugar con los datos.
 

como hago una tabla dinamica

Imagen: Microsoft Excel.
 

👉 Recuerda, como te mencionamos arriba, las tablas dinámicas en Excel se componen de 4 elementos: "Filas", "Columnas" (las variables a analizar), los "Valores" (todo lo numérico) y los "Filtros" para hacer más preciso el análisis.

En el siguiente GIF vamos a conocer cuántos goles lleva cada jugador en las 4 jornadas jugadas y en qué equipo juegan. Este fue el resultado.
 

tabla excel

Imagen: Microsoft Excel.
 

¿Qué te parece si ahora vemos qué jugador anotó más goles en la jornada 3? 

tabla dinamica

Imagen: Microsoft Excel.
 

Para lograrlo, lo que hicimos fue agregar un filtro del número de la jornada, después en la visualización elegimos la opción de “suma de goles” y filtramos de manera descendente para ver quién anotó más goles. En este caso podemos ver que Furch de Santos es el killer de la jornada. ¿Ahora entiendes para qué sirven las tablas dinámicas?

 

¿Cómo cambiar los datos de origen en una tabla dinámica?

Ya que sabes cómo hacer tablas dinámicas en Excel paso a paso, veamos un escenario que te gustará: supongamos que tus ventas han aumentado significativamente en las últimas semanas. Sin embargo, tus tablas dinámicas solo muestran la información desactualizada. ¿Qué hacer? Así es, cambiar los datos de origen.

Hacerlo es muy simple ahora que te estás volviendo un máster de Excel y sabes para qué sirven las tablas dinámicas. Veamos el tutorial.

  • Haz clic en el informe de tabla dinámica.

 

  • En la pestaña “Analizar”, en el grupo “Datos”, haz clic en “Cambiar origen de datos”.

 

  • Verás el siguiente cuadro de diálogo.

 

Imagen Cambiar origen de datos tabla dinámica

Imagen: support.microsoft.com

 

Puedes usar los datos que estén en el mismo Libro que estás trabajando, o puedes usar una conexión (es decir, un archivo externo).

  • Para la primera opción, haz clic en “Seleccionar una tabla o rango”. A continuación, especifica la primera celda en el cuadro de texto tabla o rango. Haz clic en “Aceptar”. Habrás cambiado los datos de origen en tu tabla dinámica de Excel.

 

  • Para usar una conexión diferente, haz clic en “Seleccionar un uso de un origen de datos externo” > “Elegir conexión”. Verás el cuadro de diálogo conexiones existentes y en la lista desplegable “Mostrar”, selecciona “Todas las conexiones existentes”. Selecciona una conexión en el cuadro de lista seleccionar una conexión. Haz clic en “Abrir” y “Aceptar”. 

 

¿Cómo filtrar los datos de una tabla dinámica en Excel?

Si de máster quieres pasar al nivel Dios y entender para qué sirven las tablas dinámicas en todo su esplendor, debes aprender a configurar los filtros para ser más eficaz en el análisis de la información.

Veamos este ejemplo de tabla dinámica en Excel. 

Ejemplo filtro tabla dinámica

Imagen: Microsoft Excel.

En esta tabla tienes datos sobre tus vendedores, los valores de sus tickets, los productos más vendidos y las áreas en que se realizaron estas ventas. Puedes usar la segmentación de datos en Excel para que solo se muestren los datos que quieres en tus informes. Revisemos cómo configurar estas tablas dinámicas avanzadas en Excel.

  • En “Herramientas de tabla dinámica” ve a la pestaña “Analizar”.

 

  • Pulsa sobre el ícono “Insertar segmentación de datos”. 

 

  • Aparecerá una nueva ventana para que le indiques a que datos quieres aplicar el filtro.

 

  • Supongamos que queremos segmentar los productos y servicios. Haz clic en el cuadrado "Concepto" para que aparezca con una marca. Dale "Aceptar".

 

Ejemplo filtro tabla dinámica

Imagen: Microsoft Excel.

  • Junto a la tabla dinámica se abre una nueva opción que tiene formato de pequeña tabla.

 

Ejemplo filtro tabla dinámica

Imagen: Microsoft Excel.

  • En este ejemplo de tabla dinámica con filtros te mostramos cómo se modifica la tabla filtrando según los diferentes productos.

 

Aquí vemos el filtro aplicado al Producto A.

Ejemplo filtro tabla dinámica

Imagen: Microsoft Excel.

Y aquí lo vemos el filtro del Producto B aplicado a toda la tabla dinámica.

Ejemplo filtro tabla dinámica

Imagen: Microsoft Excel.

Como ves, con los filtros se cambian los datos en la tabla dinámica mostrándote solo las cifras correspondientes a la opción marcada. Puedes elegir más de un filtro, por ejemplo, productos y áreas. Esto facilitará mucho tu análisis y te hará ver para qué nos sirven las tablas dinámicas.

¿Cuándo usar una tabla dinámica? 

Las tablas dinámicas se utilizan con mayor frecuencia en situaciones que necesitan un análisis profundo de datos. Utiliza una tabla dinámica de Excel cuando tengas una hoja de cálculo con datos que deseas analizar desde diferentes puntos de vista.

Si tus datos cuentan con registros para agrupar y comparar entre ellos, entonces es buen indicador para realizar una tabla dinámica. 🧐

  • Es muy útil para comparar, calcular y resumir datos.
  • Ejecutar cálculos automáticos con valores sumados.
  • Crear porcentajes totales o parciales.
  • Segmentar los datos por fecha, tipo u otras variables.


¿Qué dices? ¿Se despertó tu interés por las tablas dinámicas de Excel? Puedes aprender más en nuestros cursos online de Microsoft Excel.

Espero te sirva esta información y rompe los paradigmas de que este programa no solo es para trabajos “cuadrados”. Cualquier creativo puede usarlo para tener un control de los proyectos que realiza, para interpretar datos de sus reportes, en fin, para muchas cosas.

Ya sabes para qué sirven las tablas dinámicas en Excel, así que ¡nos vemos en el siguiente artículo!

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