Conoce cómo un HR Manager debe fomentar reuniones efectivas para conectar con su equipo

Conoce cómo un HR Manager debe fomentar reuniones efectivas para conectar con su equipo

Última actualización 20 de Mayo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Paula Cordero

Gestionar un equipo en remoto es un gran reto y los líderes deben aprender a fomentar reuniones significativas y conectar estos encuentros con los objetivos que se tienen en el área. Cuando el mundo cambió para trabajar de manera remota en medio de la pandemia, muchos líderes empresariales temieron que sus colaboradores no pudieran mantener o crear conexiones con las personas en el trabajo. Incluso, muchas personas fueron contratadas luego de iniciada la cuarentena, lo que significaba que debían conocer a su equipo en un ambiente remoto y empezar a conectar con ellos para poder trabajar juntos.

Emily Rose McRae, directora de Gartner, menciona que los líderes de toda la organización deben descubrir cómo crear los procesos y mecanismos de apoyo necesarios para construir y mantener las conexiones de los empleados, independientemente de dónde trabajen los miembros de sus equipos.

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Usualmente, se puede pensar que la solución ante la falta de ‘conexión’ entre equipos es promover más reuniones; pero, ¿esto realmente ayuda? Muchas organizaciones pensaban que las reuniones de equipo garantizaban que todos los empleados estuvieran informados y conectados con sus colegas, pero no necesariamente esto es cierto. Luego de casi un año de trabajar bajo un modelo remoto, lo cierto es que, los empleados están cansados de las reuniones. Encuentros que muchas veces no tienen un objetivo claro o duran mucho tiempo, son vistos como innecesarios por los colaboradores.

Los datos de Gartner revelan que los empleados que trabajan de forma remota asisten, en promedio, a una reunión más al día que cuando estaban en la oficina. Esto significa que las empresas están agendando más reuniones que prolongan la fatiga en los empleados, sobre todo, cuando no son productivas.

¿Quieres aumentar la conexión en tu empresa? Incrementar las reuniones no es la solución. Te contamos tres principios que puedes poner en práctica con tu equipo.

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Reuniones significativas

Cada día se suman más empleados al modelo de trabajo remoto y esto ha causado que las organizaciones hayan aumentado no solo el número de reuniones, sino también el número de asistentes. Esto a su vez, no permite que estos encuentros puedan ser productivos y puntuales, sino que se alarguen y no tengan un objetivo claro. Los empleados sienten que están en reuniones a las que no necesitan asistir, lo que les quita tiempo para cumplir con otras labores. En este caso, lo que puedes hacer es comunicar a las personas que consideres necesario, las conclusiones de la reunión, en vez de invitarlas. También es importante implementar una estructura y cultura de reuniones. Puedes comenzar cada reunión describiendo los objetivos y los resultados deseados y utilizar los últimos cinco minutos para confirmar y compartir decisiones, compromisos y próximos pasos.

Adam Preset, director analista senior de Gartner, resalta que no se debe olvidar de optimizar los problemas de audio, video y espacio de trabajo. Hay que trabajar con TI para asegurarse de que los empleados tengan soluciones tecnológicas disponibles que respalden la forma en que prefieren unirse y participar en las reuniones.

Haz coincidir el medio con el mensaje

Al promover conexiones con tus empleados, es importante que elijas el canal de comunicación más apropiado dependiendo del objetivo. Por ejemplo, si quieres realizar un encuentro para hacer brainstorming o proponer algún proyecto en particular, herramientas como Miro o Jamboard pueden ser de ayuda. Por otro lado, Slack puede ser más útil si se quieren discutir o consultar temas puntuales que no demanden tanto tiempo.

Cambiar las conexiones al canal apropiado para cada objetivo permite que los empleados no malgasten su tiempo en videollamadas que no son de valor, y puedan dedicar su atención a temas que se necesitan trabajar. En el caso de las videollamadas, es recomendable realizarlas solo cuando se deben tener conversaciones delicadas en las que el tono podría malinterpretarse cuando se expresa por escrito, como conversaciones de gestión de desempeño, una definición de proyecto o conversaciones de tutoría o coaching.

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Adaptar las estrategias a los objetivos

Pueden existir diferentes razones para que los líderes quieran aumentar las conexiones de los empleados en medio de un modelo de trabajo remoto, como mejorar el intercambio de ideas, el compromiso laboral, desarrollo profesional, etc. Gartner menciona que ninguna solución de conectividad abordará todos estos objetivos al mismo tiempo. Por esta razón, es importante priorizar las posibles soluciones en función a sus objetivos para establecer dichas conexiones.

Si para el líder es una prioridad que se intercambien ideas, seguramente lo mejor será contar con una plataforma virtual que pueda compartir contenido o pizarras de colaboración que permitan el trabajo asincrónico y sincrónico dentro del equipo.

En el caso del desarrollo profesional y construcción de redes, los líderes pueden incluir plataformas de tutoría virtual, donde se pueda intercambiar información relevante sobre el nivel de habilidades de los colaboradores y solicitar planes de capacitación. Igualmente, el HR Manager puede alentar a los líderes de su organización a programar reuniones informales con pequeños grupos de empleados que no trabajan juntos, para que puedan relacionarse más.

Para que se pueda fomentar la participación de los empleados, es importante asegurar el reconocimiento de los logros tanto de los equipos como de las personas, a través de múltiples canales. Además, los empleadores también pueden organizar actividades de voluntariado a distancia, como tutoría, carreras virtuales y más, que permitan que los empleados se sientan bien acerca de su organización y de ellos mismos, sin importar su ubicación.

Las organizaciones que encuentren soluciones a estos desafíos, podrán estar mejor preparadas para administrar a los empleados en el lugar de trabajo digital y esto a su vez, garantizará el bienestar de toda la organización.

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