🚀 Descubre cómo hacer benchmarking en 10 pasos [2021]
¿Cómo hacer un benchmarking? Encuentra las mejores prácticas para tu negocio

¿Cómo hacer un benchmarking? Encuentra las mejores prácticas para tu negocio

Última actualización 22 de Junio del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Milagros Bleger

Conocer cómo hacer un benchmarking es una clave esencial de cualquier negocio que quiere destacar entre sus competidores. No sólo conocerás a profundidad el estado actual del mercado, sino que también te proveerás de nuevas prácticas y estrategias para mejorar. 

En pocas palabras, el benchmarking consiste en analizar los procesos de tu negocio con los de tus competidores para implementar prácticas más efectivas. Como resultado, obtienes información para identificar brechas en tus procesos y lograr una ventaja competitiva.

En esta nota aprenderás todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer un benchmarking. En las 3 primeras secciones de la nota revisaremos qué es el benchmarking, cuáles son sus tipos y para qué sirve. Pero si quieres ir directo a la salsa, te recomendamos que empieces con los pasos para hacer un benchmarking.

¿Qué es benchmarking?

El benchmarking es un proceso sistemático y continuo que evalúa y analiza los procesos, servicios y técnicas dentro o fuera de tu empresa para encontrar las mejores prácticas, con el fin de aumentar tu eficiencia y competitividad.

Aquí la palabra clave es "mejores prácticas".

Y es que son estas las que te servirán como punto de referencia para planear futuras estrategias que te guíen en la implementación de cambios organizacionales y operativos en tu empresa.

Saber cómo hacer un benchmarking significa que debes trabajar con ciertas métricas que representan esas "mejores prácticas" a las que apuntas llegar. ¿Cómo? Replicándolas y en tu negocio para mejorar su rendimiento.

Como ya te imaginas, una de las claves para aprender cómo hacer un benchmarking competitivo es tener bien en claro quién es tu mayor competidor del mercado. De nada servirá que estudies un negocio que se dedica a vender galletitas dulces si tú ofreces servicios de desarrollo web.

Algunos ejemplos de empresas que utilizan benchmarking son:

  • Coca Cola Vs. Pepsi

  • Burger King Vs. McDonald’s

  • Adidas Vs. Nike

  • Movistar Vs. Claro

benchmarking que es

Fuente: Pexels

Tipos de benchmarking

Una de las ventajas de conocer cómo hacer un benchmarking es que esta metodología se puede adaptar al área o el objetivo que tengas para optimizar tu negocio. ¿Te gustaría aprender nuevas herramientas para llevar adelante tu marca? Aquí te enseñamos cuáles son los mejores cursos para gestionar tu emprendimiento

De acuerdo con Hubspot, existen cuatro tipos de benchmarking que se aplican de acuerdo a sus usos y el problema principal que buscan atender.

Benchmarking interno

Consiste en hacer una comparación de dos procesos iguales o similares dentro de la misma organización.

Generalmente, compara distintos departamentos o áreas de trabajo que presentan diferentes resultados en cuanto a los logros obtenidos. De esta manera, saber cómo realizar un benchmark interno te permite hacer circular el conocimiento que ya existe dentro de tu negocio sin necesidad de una consultoría externa.

El benchmarking interno implica mirar hacia adentro para que puedas identificar las mejores prácticas de tu compañía y aprender de su propia estructura. Los pasos para hacer un benchmarking de este tipo son:

  • Identificar puntos en común entre ambos equipos

  • Enumerar los puntos fuertes y débiles de cada 

  • Encontrar áreas de oportunidad y procesos a mejorar

  • Generar un plan de acción

Benchmarking competitivo

Es un tipo de benchmarking externo que realiza una comparación directa de tus productos, servicios, procesos o métodos frente a los de tus competidores.

Se trata de un benchmarking no sólo es la oportunidad perfecta para reconocer las fortalezas y debilidades de tu organización, sino para conocer mejor a tus competidores. De esta manera, entenderás las razones por las cuales la competencia obtiene esos logros que tanto deseas para tu propio negocio.

Aplicar las técnicas del benchmarking competitivo es muy útil para aquellos negocios que se quedaron en el tiempo y se ven disminuidos por los nuevos avances de la competencia. ¿Te gustaría innovar y estar a la altura del mercado? Estos son los pasos a seguir:

  • Realizar pruebas de comparación de procesos, métodos y tecnologías

  • Determinar las ventajas y desventajas de los competidores directos

  • Evaluar con especial atención los productos, servicios y procesos similares al de tu organización más exitosos

Este análisis benchmarking es mucho más valioso si evalúas todo tipo de competidores, especialmente si lo que quieres es posicionar un nuevo producto en el mercado. Las formas de realizar esta recopilación de información de la competencia son: 

  • Directa: si bien este tipo de investigación es una de las más limitadas, se pregunta a antiguos empleados, proveedores y clientes en común sobre opiniones de la competencia.

  • Indirecta: averiguaciones con información disponible en Internet, publicaciones en redes sociales, catálogos de venta y documentos públicos. 

  • Cooperativa: intercambio directo entre empresas de la competencia.

como hacer benchmarking con la competencia

Fuente: Pexels

Benchmarking funcional

Se trata de comparar una práctica idéntica o similar dentro de áreas iguales o similares de compañías que están fuera de tu industria inmediata. Es un tipo de benchmarking externo que se enfoca en los procesos con resultados sumamente exitosos de cualquier empresa.

Por ejemplo, el proceso de recepción de pedidos puede ser similar en la industria textil como en la alimentaria.

Al ampliar el alcance de la visión, el proceso de benchmarking funcional te ayuda a identificar prácticas que son superiores en sus áreas funcionales en cualquier industria donde puedan existir.

Para realizar este análisis de benchmarking funcional, es útil preguntarse qué es lo que esas organizaciones de segmentos variados están haciendo para conseguir tan buenos resultados. Enfócate en las acciones efectivas y de larga duración. 

Benchmarking genérico

A diferencia del benchmarking funcional, este tipo de análisis se enfoca en comparar los logros de tu propio negocio con la mejor empresa del sector. Puedes realizarlo de acuerdo a funciones específicas o procesos completos. De esta manera, aprender cómo se hace un benchmarking te coloca a la altura de los más grandes de la industria. 

 

¿Para qué sirve el benchmarking?

Hemos hablado de que aprender cómo hacer un benchmarking te da un camino a seguir para mejorar los procesos y funciones de tu marca. Gracias a este estudio, podrás definir tus objetivos con base en estándares realistas e identificar áreas, sistemas o procesos donde puedes implementar mejoras. 

¿Te gustaría hacer un benchmark de manera periódica? Chequea esta guía para administrar tu negocio y convierte este análisis en un must de tus estándares de calidad.

Asimismo, existen otras ventajas del benchmarking que debes conocer:

  • Aumenta la productividad al introducir prácticas nuevas y competitivas. 

  • Ayuda a identificar oportunidades te permite detectar cuando un competidor está teniendo éxito o dificultades con su estrategia y tomar acción.

  • Reduce tus costos de operación al tener valores de referencia claros según tu industria.

  • Saber qué es el benchmarking te deja tener un espacio para la innovación y la mejora. 

  • Aplicar la metodología del benchmarking te permite conocer las fortalezas y debilidades de tu empresa. 

  • Con el benchmarking tendrás un mejor entendimiento sobre tus competidores. 

benchmarking como se hace

Fuente: Pexels

¿Te gustaría comenzar a profesionalizarte en la gestión de negocios? Revisa los cursos online de negocios que Crehana diseñó especialmente para ti y comienza tu camino hacia el éxito hoy mismo.

Ahora si, ¿ómo se hace un benchmarking?

Aprender cómo hacer un benchmarking requiere de un enfoque sistemático y estructurado.

¡No te preocupes, que es un proceso muy sencillo de entender! A continuación, conocerás los 10 pasos del benchmarking.

1. Determina el proceso a comparar para saber cómo hacer un benchmarking

Primero lo primero, y esto es responder a la siguiente pregunta:

¿Qué proceso, área o producto quieres mejorar en tu organización al aplicar la metodología del benchmarking?

Delimitar cuáles son los procesos que vas a comparar en un análisis benchmarking es fundamental para concentrar tus esfuerzos en conseguir información sobre los indicadores que más impacto tendrán en tus objetivos.

Es por esta razón que antes de aprender cómo hacer un benchmarking debes tener bien en claro qué aspectos de tu negocio están flaqueando. Sin embargo, esto no significa que debas esperar a que todo estalle para cambiar tus estrategias. Una buena gestión de emprendimientos genera análisis periódicos y busca la mejora continua. 

¿Cómo determinar cuál es el proceso ideal para hacer un análisis benchmarking?

Lo primero que debes hacer es identificar cuáles son las áreas estratégicas de tu empresa y examina los procesos que traen los mayores resultados, según tus objetivos.

Un consejo muy útil para este paso es tener siempre en mente la Ley de Pareto. ¿Necesitas refrescar ese concepto? Revisa esta guía sobre el diagrama de pareto y garantiza el éxito de tu negocio. Spoiler: el 20% de tus acciones te trae el 80% de tus resultados.

Luego, deberás consultar con los líderes de todos los departamentos de tu empresa para ver qué procesos sería útil incluir en el análisis de benchmarking. 

De esta manera, te aseguras de que aprender cómo hacer benchmarking sea algo de altísimo valor para la mayor cantidad posible de personas dentro de tu empresa y no sólo una iniciativa de la gerencia. Recuerda que el fin último de este análisis es generar cambio a futuro, por lo que mantener motivado a todo el equipo sobre este proceso es sumamente importante.

Algunas ideas de procesos que puedes comparar en un análisis benchmarking son:

  • Estructura de costos

  • Gestión de inventario

  • Procesos de control de calidad

  • Servicio al cliente

  • Experiencia del cliente y Customer Success.

  • Estrategia digital orgánica, paga y en Social Media

  • Desarrollo de productos

2. Crea un reporte con tu estado actual

¿Ya sabes sobre qué procesos vas a aplicar la metodología del benchmarking? Genial, continuamos.

Crea un documento para describir tus procesos actuales y los resultados que generan en determinado periodo. Así tendrás una base para el análisis benchmarking.

Sé tan detallado como puedas. Crea flujos de trabajo; define cargos, responsables y funciones; detalla los procesos y tareas, sobre todo, incluye cifras sobre los resultados que dichas acciones representan para alcanzar los objetivos propuestos.

Esto hará que tus procesos actuales se puedan comparar más fácilmente con la información recolectada gracias a la metodología del benchmarking y, así, entender los rezagos actuales en tu rendimiento.

 

3. Entiende qué es un benchmark y define los tuyos 

¿Qué es un benchmark? Es un parámetro de referencia, una métrica o un indicador que te permite medir los resultados de una acción determinada.

El siguiente paso es definir qué benchmarks, o parámetros de referencia, te darán la información que necesitas para llegar a tus objetivos en el área o procesos de tu elección. 

Por ejemplo, si hablamos de un análisis de benchmarking de Social Media, podemos tener métricas de redes sociales como:

  • Participación diaria por publicación

  • Tasa de engagement de las publicaciones

  • Número de publicaciones semanales

  • Tasa de respuesta a los mensajes

  • Número de mensajes enviados y recibidos

¿Quieres profundizar tu conocimiento en estas métricas? Revisa esta nota en donde te contamos cuáles son las métricas en Redes Sociales para atender en tiempos de crisis e inclúyelo dentro de tu proceso de benchmarking. 

Ten en cuenta que para aplicar la metodología del benchmarking con éxito, los benchmarks deben ser compatibles entre las dos partes a comparar. Por este motivo, deberás llevar a cabo este punto y el que sigue de manera casi continua. 

4. Elige a quién quieres analizar

¿Con quién te vas a comparar? Recuerda que puedes hacer un benchmarking interno o externo. Esta elección dependerá de los procesos que quieras analizar y a quíen tomes como referente.

Sea cual sea el tipo de benchmarking que quieras hacer, la idea en esta fase del benchmarking es crear un listado con todas las empresas con las que quieras hacer la evaluación (incluyendo la tuya, si el benchmarking es interno).

Para eso, debes identificar los competidores que posean las mejores prácticas y ver si la información del análisis benchmarking puede ayudarte con tus objetivos.

Ahora bien, para construir este listado puedes evaluar distintos tipos de competidores:

  • Directos

  • Indirectos

  • Aspiracionales

como definir un benchmark

Fuente: Pexels

Competencia directa para el benchmarking

Tus competidores directos son aquellos que hacen exactamente lo mismo que tú. 

Puedes elegir entre dos tipos de empresas:

  • Competidores más cercanos, es decir, empresas que son similares a ti en términos de tamaño y éxito. Esto te sirve para evaluar el mercado y planificar el futuro a corto, mediano y largo plazo.

  • Competidores más pequeños. Muchas empresas pequeñas aprovechan la flexibilidad en su estructura para ser más disruptivas. Hacerles un análisis benchmarking puede ayudarte a mantenerte en vanguardia y evitar que te tomen por sorpresa.

Competencia indirecta

Son aquellas empresas que no hacen lo mismo que tú, pero que venden soluciones a tu público potencial.

En este grupo para el análisis benchmark también puedes incluir aquellos negocios que ofrecen un servicio que tú quieres ofrecer, pero que no necesariamente operan dentro de tu misma industria. 

Por ejemplo, si tienes una panadería artesanal que quiere implementar un servicio de domicilios, una competencia indirecta sería la logística de entrega de Domino's Pizza.

Competencia aspiracional

Son aquellas empresas consideradas como las líderes del sector, por lo que son ideales para el benchmarking externo.

Y es que mirar a los más grandes de una industria puede brindarte información muy valiosa sobre cómo operan y funcionan. Además, te da una idea de cómo construyen las bases para trabajos y proyectos futuros.

¡Recuerda que otra alternativa es compararte contigo mismo y aplicar el benchmarking interno!

También puedes saber cómo hacer un benchmarking entre las distintas áreas de tu empresa y con los resultados anteriores de determinado proceso.

Un ejemplo de benchmarking interno muy ilustrativo se da en el mundo de las Redes Sociales. Imagina que lanzaste una nueva campaña, pero por alguna razón no alcanzó los objetivos esperados. 

Para aplicar un proceso de benchmarking interno, puedes comparar su rendimiento con el histórico del performance de la última campaña que ejecutaste con éxito y evaluar cuáles fueron sus diferencias y similitudes.

Sin embargo, siempre es recomendable complementar con un benchmarking externo con competidores dentro o fuera de tu industria para evitar sesgo y aumentar las opciones de crecimiento.

Por otra parte, te recomendamos que elijas una cantidad de competidores razonable dentro de tu presupuesto y flujo de trabajo.

¡No quieres tener una lista interminable de competidores para ejecutar un análisis benchmarking que te ocupe más tiempo del que debería!

Además, te recomendamos segmentarlos en informes separados para facilitar el análisis posterior.

5. Documenta los objetivos y el alcance del análisis de benchmarking

Ya que tenemos todas las bases del análisis de benchmarking establecidas, lo que sigue es documentarlo.

De esta manera, todos los miembros de tu equipo estarán enterados del alcance y las etapas del benchmarking para remar en la misma dirección.

En este documento debes establecer cómo se hace un benchmarking competitivo especificando lo siguiente:

  • ¿Cuál es el objetivo del benchmarking?

  • ¿Qué proceso, área, producto, servicio o método vas a comparar?

  • ¿Frente a qué organizaciones harás el benchmarking?

  • ¿Qué benchmarks o parámetros de referencia usarás para medir tu rendimiento frente a tu competencia?

  • ¿Con cuál metodología o herramientas de benchmarking recopilarás la información?

  • ¿Cuál es el resultado deseado del análisis benchmarking?

  • ¿Cuál es el alcance, duración y frecuencia del benchmarking?

como hacer un benchmarking competitivo

Fuente: Pexels

6. Recopila los datos para aprender cómo hacer un benchmarking

La clave para aprender cómo hacer un benchmarking competitivo es la recopilación de datos, pues este es un paso fundamental en el proceso para encontrar las mejores prácticas.

Un análisis comparativo solo se puede hacer por medio de los datos y benchmarks. Y en esta parte puedes tener un desafío: saber cómo encontrarlos.

Sin embargo, desarrollar un plan para recopilar información te ayudará en esta fase del benchmarking.

¿Cómo recopilar datos para un benchmarking?

  • Dependiendo del proceso que quieras comparar y tus benchmarks elegidos, algunas de las herramientas que te permitirán saber cómo hacer un benchmarking son:

    • Moz

    • Brandwatch

    • Ahrefs

    • SEMrush

    • Similar Web

Estas herramientas te serán muy útiles si lo que buscas son datos sobre empresas que se encuentren en internet y sus estrategias digitales.

  • Puedes buscar en informes de ventas, artículos de noticias y comunicados de prensa para ver qué información están publicando las empresas. Por ejemplo, muchas empresas publican sus mejores prácticas en sus informes de gestión, así que échales un ojo en tu proceso de benchmarking.

  • Si haces benchmarking externo, puedes revisar los reportes e investigaciones sobre determinadas industrias que consultoras como Nielsen realizan. ¡Allí encontrarás benchmarks o parámetros de referencia valiosos! 

  • También puedes adquirir información a través de sitios web, blogs, informes, materiales de marketing y artículos de noticias. 

  • Si no encuentras la información que necesitas en medios externos, tal vez necesites diseñar tus propias investigaciones de mercado. Puedes realizar investigaciones cuantitativas (encuestas), investigaciones cualitativas (entrevistas) o contratar proveedores externos para esta etapa del benchmarking.

¿Te gustaría profundizar sobre este tema? Chequea nuestro curso online de Investigación de mercado y comportamiento del consumidor y aplica todos estos conocimientos en tu próximo proceso de benchmarking.  

  • Por último, si estás haciendo un benchmarking interno, la recopilación de datos será muchísimo más sencilla y conveniente, pues solo debes hablar con el área encargada y pedir un reporte con los resultados históricos. 

7. Analiza tu rendimiento frente a los datos recopilados

Una vez que hayas recopilado todos los datos necesarios, organízalos de una manera útil para proceder con el análisis benchmarking.

¿Qué significa esto? Intenta acomodarlos teniendo en cuenta patrones o valores atípicos. 

De esta manera, en esta fase del benchmarking podrás comparar tus procesos con los de tu competencia y, con un análisis minucioso, identificar qué está causando las deficiencias en tus procesos.

Por ejemplo, al analizar la estrategia en Social Media de tus competidores puedes ver benchmarks como:

  • Qué clase de contenido están publicando en sus Redes Sociales.
  • Cuál es su tasa de engagement.
  • Cuáles son los horarios en los que tienen más interacción.
  • Qué tan bien rinden sus campañas pagas. 

Con la mirada puesta en tus objetivos, procesa los parámetros de referencia de tu benchmarking para remediar rezagos en rendimiento o encontrar las mejores prácticas de tu industria. Por cierto, puedes aprender a dominar la analítica digital con este curso de Crehana.

Recuerda que los datos son un elemento esencial en  cualquier proceso de toma de decisiones en una empresa y en el caso de realizar un benchmarking no es la excepción. Son justamente información concreta que te permitirá sacar conclusiones y proponer nuevas metodologías de trabajo.

8. Identifica mejoras, potencialidades, oportunidades y amenazas

El análisis de benchmarking te permite detectar oportunidades de mejora y ver qué está haciendo tu competencia que tú todavía no. 

Así pues, luego de comparar tus procesos con el de la competencia, identifica los puntos claves que debes optimizar en tu estructura o estrategia para cerrar las brechas de rendimiento. Luego, crea un plan para implementar esos cambios. 

Aprovecha esta etapa del benchmarking no sólo para cubrir las lagunas estratégicas, sino para innovar, agregar valor y evaluar nuevas posibilidades. 

Como sugerencia, procura que las acciones de tu plan se plantee de acuerdo a los objetivos SMART. ¿No los reconoces a simple vista? Revisa esta nota en donde te explicamos qué son los objetivos SMART y cómo determinarlos para tu negocio. Tip: fija tus metas y los tiempos de integración de estas nuevas prácticas.

9. Implementa las mejores prácticas en tu empresa

Con un plan formulado, queda aplicar las mejores prácticas que encontraste gracias al proceso de benchmarking.

Como cualquier cambio, este implica un proceso de aprendizaje. Y para esto, te recomendamos que realices un plan de acción bien detallado que indique quiénes son los responsables de aplicar los cambios y cómo se llevarán a cabo.

De esta manera, debes asegurarte que todas las personas de tu equipo estén bien capacitadas y puedan completar sus tareas bajo los nuevos estándares del benchmarking.

10. Mide, evalúa y repite las fases del benchmarking

Ya que has aprendido cómo hacer benchmarking, debes saber que se trata de un proceso iterativo y de mejora continua. 

Luego de implementar las mejoras en tu empresa, examina los cambios que ocurren durante algún tiempo. Si todo está marchando bien, puedes repetir el análisis de benchmarking con otro proceso y otros parámetros de referencia.

Es muy importante fijar la periodicidad con la que se realizará el análisis de benchmarking.

Lo ideal es ejecutar las fases del benchmarking cada 3 a 6 meses, pero si se te complica mucho, procura hacerlo al menos 1 vez al año.

¿Cómo presentar un informe de de benchmarking?

Ya conoces los 10 pasos esenciales para hacer un benchmarking de tu empresa, sólo te queda aprender a plasmarlo en un documento claro, sencillo y útil. Recuerda que si nadie lee este análisis, todo tu trabajo no tendrá sentido.

Es por esta razón, que el informe en el benchmarking es un elemento crucial para su posterior aplicación. ¿Realmente esperas que la junta directiva lea un texto de 40 hojas? Si bien no debes escatimar información, ya que es necesaria para la toma de decisiones, puedes apelar al uso de herramientas tales como la infografía en un benchmarking. 

Te recomendamos que en tu informe de benchmarking incluyas:

  • Procedimientos realizados
  • Fuentes de información y contenido
  • Razonamientos empleados
  • Conclusiones obtenidas

Además, puedes plantear este documento en dos partes, primero un resumen dirigido a la totalidad de los trabajadores de las áreas a mejorar que cuente con los resultados clave, las conclusiones, y las recomendaciones a seguir. 

Luego, una descripción extensa del estudio, dirigida a la junta directiva y los encargados de la toma de decisiones. Esta sección del informe de benchmarking debe explicar la descripción del proceso, las métricas utilizadas, los cambios a mejorar en cada proceso o práctica y la argumentación de las conclusiones.

pasos para hacer benchmarking

Fuente: Pexels

¡Ya sabes cómo hacer un benchmarking!

El benchmarking es útil para saber si tu organización debe actualizarse o pivotar.

Ahora está en tus manos evaluar y comparar constantemente tus procesos con los benchmarks de la competencia. 

De esta manera conseguirás mantenerte a la vanguardia con las mejores prácticas de la industria para satisfacer las demandas cambiantes del mercado. 

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