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¿Cómo escribir una carta formal?: Lo que debes y no debes hacer

¿Cómo escribir una carta formal?: Lo que debes y no debes hacer

Última actualización 13 de Febrero del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Flor Medina

La carta solía ser el medio de comunicación escrita por excelencia hasta hace algún tiempo. Sin embargo, hoy se ha vuelto una actividad poco frecuente. Ya casi nadie suele enviar cartas con fines personales. No obstante, si eres un participante activo dentro del sector empresarial, es muy importante que sepas cómo escribir una carta formal a la perfección

Las cartas formales son documentos que suelen estar dirigidos a instituciones o personas con cierto grado de jerarquía, es por eso que deben cumplir una serie de criterios para asegurar la seriedad de nuestra solicitud. No todo el mundo sabe cómo escribir una carta formal exitosa y es por eso que hemos decidido hacer este blogpost. 

Si nunca has escrito una carta formal, es probable que te sientas inseguro sobre la información que se debe incluir en este tipo de texto, te recomendamos seguir leyendo esta nota ya que podrás encontrar una guía de cómo redactar una carta formal exitosa

 

¿Qué es una carta?

La carta es un medio de comunicación escrita que empezó a utilizarse desde hace mucho tiempo, cuando aún no existía el teléfono, la radio y mucho menos el internet. 

La persona que envía la carta recibe el nombre de remitente, mientras que al receptor de la carta se le conoce como destinatario

Existen muchos tipos de cartas, pero en esta nota nos enfocaremos en cómo escribir una carta formal siguiendo una serie de sencillos pasos.

chica redactando carta

Fuente: Canva

¿Qué tipos de cartas hay? 

Existe una gran variedad de cartas. Sin embargo, dependiendo del lenguaje a utilizar y del destinatario, podemos distinguir 3 tipos de cartas

 

La carta formal 

Como su nombre lo dice, en la carta formal se requiere el uso de un lenguaje formal. Además, hay un formato predeterminado que se debe cumplir. Si estás interesado en aprender a cómo escribir una carta formal, debes seguir leyendo esta nota. 

 

La carta informal

Se suele usar para las comunicaciones personales con amigos o familiares, es por eso que puede tener un lenguaje coloquial y sin mucho formalismo. 

 

La carta semiformal

Utiliza el mismo formato que la carta formal, pero con menos rigurosidad. Se emplea para dirigirse a conocidos o personas con las que se tenga alguna relación de negocio, como asistentes, profesores, asesores, etc. 

 

 

¿Qué es una carta formal?

Omkar Parte señala que la carta formal es aquella que se utiliza para fines oficiales. Este tipo de carta utiliza un tono formal y debe seguir una determinada estructura que le permita comunicar la información de manera oficial.  

Las cartas formales comúnmente están dirigidas a empresas, instituciones, departamentos de gobierno, colegas o autoridades que posean un rango importante. No se suelen usar con los contactos personales, familiares o amigos. 

Existen una serie de lineamientos sobre cómo escribir una carta formal de manera adecuada. Más adelante, te mencionaremos cuáles son. 

 

¿Para qué sirve una carta formal?

Las cartas formales pueden tener diferentes propósitos. Generalmente, se utilizan para informar acerca de algún acontecimiento importante, realizar una solicitud, presentar una queja, etc. 

 

¿Qué tipos de cartas formales hay? 

Las cartas formales pueden ser utilizadas de diferentes maneras. Aquí te dejamos una lista de 13 tipos de cartas formales que se usan comúnmente:

  • Carta de negocio
  • Carta de pedido
  • Carta de venta
  • Carta de reclamo
  • Carta de recomendación
  • Carta de renuncia
  • Carta de despido
  • Carta de recibo
  • Carta de autorización

 

Más adelante, en este post te mostraremos un modelo para que sepas cómo escribir una carta formal que transmita el mensaje de manera eficiente.


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Características de la carta formal

Existen una serie de rasgos que distinguen a una carta formal. A continuación, te nombramos algunos elementos de una carta formal tradicional: 

  • Al escribir una carta formal se tiene la intención primordial de informar o comunicar acerca de algo. Esto quiere decir, que no se utiliza para enviar saludos o para iniciar una conversación entre dos personas. Aquí solo se busca dar notificación de algo importante. 
  • En ocasiones, puede suceder que al redactar una carta formal no conozcas al destinatario. Por ejemplo, si quieres mandar una carta de reclamo a una empresa por un servicio mal brindado, lo más probable es que el receptor de tu carta sea un desconocido para ti. Por otro lado, si tu carta está dirigida a tu jefe, si puede haber cierto grado de cercanía.
  • El lenguaje utilizado al escribir una carta formal debe ser, como su nombre lo dice, formal. Usar frases y oraciones bien construidas, con un vocabulario amplio y libre de jergas. 
  • Las expresiones que vayas a utilizar al redactar una carta formal, deben transmitir el respeto entre el remitente y el destinatario. Puede que te encuentres molesto al momento de escribir una carta formal de reclamo, sin embargo, no puedes caer en el uso de vulgarismos o expresiones que puedan considerarse irrespetuosas. Eso le quita seriedad a tu carta. 
  • Debes asegurarte que tu carta no sea muy extensa. Generalmente, quienes reciben este tipo de documentos son personas muy ocupadas que no pueden darse el tiempo de leer textos muy amplios. De preferencia, es mejor optar por una carta formal corta y precisa con la información que se desea comunicar. 
  • Las faltas de ortografía y los errores gramaticales están prohibidos en una carta formal. Debes ser extremadamente cuidadoso y revisar tu texto las veces que sean necesarias, de lo contrario, el destinatario podría restarle validez a tu carta. 
  • Aunque en las cartas informales es común agregar un posdata al final del documento, no es uno de los elementos de una carta formal, por lo que te recomendamos no hacerlo. 
  • Lo más indicado es que tu carta formal esté redactada en computadora. Te recomendamos usar una fuente de letra que sea fácil de entender, como Arial o Cambria. Además, cuida el espaciado entre renglones, el correcto uso de los márgenes y el sangrado. 
  • Al momento de imprimir tu carta formal, debes usar un tipo de papel adecuado como el papel bond. También debes cuidar que tu carta no tenga manchas o arrugas. 
  • Existe una estructura predeterminada para redactar una carta formal. ¡Sigue leyendo este post para que puedas saber cómo escribir una carta formal que cumpla con tus expectativas ! 😄

 

chica escribiendo carta

Fuente: Canva

 

Cómo escribir una carta formal

Ahora que ya sabes qué es una carta formal y cuáles son sus características. Es hora de saber cómo escribir una carta formal. Es por eso que a continuación te presentaremos el formato de una carta formal tradicional y detallaremos la información que debes incluir en cada punto. 

 

1. Encabezado

Lugar y fecha

Se tiene que colocar en la parte superior derecha de la carta formal. Debes incluir la ciudad desde donde se envía el documento y la fecha indicando el día, mes y año. 

Ejemplo: Lima, 23 de febrero de 2021

 

Destinatario

Aquí debes colocar los datos de la persona a quien va dirigida la carta formal. Utiliza la abreviatura correspondiente (Sr., Sra., Dr., etc). También debes incluir el cargo que ocupa el destinatario. 

Ejemplo: 

Sra. Laura Gonzales Flores

Gerente General de Modo Comunicaciones

 

Logotipo

Si estás escribiendo a nombre de una empresa, puedes incluir el logotipo de la misa. Esto podrá ayudar a que tu carta tenga más notoriedad. 

 

2. Saludo

Procura saludar al destinatario con mucha cortesía. Puedes usar expresiones como estimado/a o distinguido/a. Como es una carta formal, no es recomendable usar palabras muy afectivas, como querido/a. 

Ejemplo: Estimado Sr. Carlos Melendez Torres

 

3. Introducción

La manera de cómo empezar una carta formal es bien sencilla. Debes indicar de manera clara y breve, cuál es el motivo de tu carta y qué es lo que esperas conseguir de la otra parte. 

No te extiendas demasiado, lo indicado sería que esta parte de la carta ocupe un solo párrafo. No te olvides de usar las expresiones formales. 

Ejemplo: “A través de la presente carta, me gustaría informarles acerca de mi interés en participar en el proceso de selección de su empresa para ocupar el puesto de asistente administrativo”. 

 

4. Cuerpo

En esta parte de la carta formal debemos agregar toda la información complementaria que nos ayude a reforzar la idea principal de nuestra carta. 

Es importante que cuides mucho de la redacción y que seas lo más preciso posible. Asimismo, debes procurar transmitir con claridad tus argumentos, de manera que el destinatario pueda comprender qué es lo que deseas comunicar. 

Ejemplo: “A lo largo de mi vida profesional, he tenido la oportunidad de desempeñarme en diferentes cargos para las empresas más importantes del país, por lo que considero que podría encajar perfectamente en su equipo de trabajo”. 

 

5. Despedida

Antes de finalizar tu carta formal, debes agregar un pequeño párrafo de despedida en el cual puedes recalcar la idea principal del texto. 

También debes incluir expresiones cordiales como atentamente, saludos cordiales, un cordial saludo, etc. 

Ejemplo:

Estoy a su disposición para concertar cualquier entrevista. 

Saludos cordiales,

Federico Gutierrez 

 

6. Firma

Al final de tu carta formal tienes que agregar los datos del emisor, es decir, tu nombre completo y, de darse el caso, el cargo o el título que ocupas. 

Adicionalmente, tienes que incluir en tu carta formal, tu firma. Esta la puedes realizar a mano o también usar una firma electrónica. 

Fuente: Canva

 

Estos son los pasos básicos para saber cómo escribir una carta formal. Si deseas que tu carta sea muy convincente, te recomendamos usar algunas técnicas de storytelling para que puedas persuadir al receptor.  

Ejemplo de carta formal 

Ahora que tienes un panorama más amplio de lo que es una carta formal, qué características tiene y cuáles son sus partes, te mostraremos un modelo de carta formal que tiene todos los elementos antes indicados. ¡Ya no vas a tener dudas sobre cómo escribir una carta formal

En esta ocasión, se trata de un ejemplo de carta formal para un director.

Fuente: Lifeder

 

¡Ahora tienes tienes todo el conocimiento necesario para saber cómo escribir una carta formal! Recuerda que tienes que cuidar tu ortografía y la redacción. De ser posible, trata de elaborar primero un borrador para que luego puedas revisarlo y corregirlo las veces que sean necesarias. 

Escribir es una actividad relajante y que a la vez nos hace explorar nuestra creatividad. En el siguiente blogpost te enseñaremos diferentes trucos para crear una historia cautivadora. Además, también puedes usar las siguientes aplicaciones para escribir como todo un autor.

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