🏅 ¿Cómo un HR Manager fomenta reuniones efectivas? [2021] | Crehana para empresas
¿Cómo un HR Manager debe fomentar reuniones efectivas con su equipo?

¿Cómo un HR Manager debe fomentar reuniones efectivas con su equipo?

Última actualización 25 de Septiembre del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

¿Cómo fomentar reuniones efectivas en equipo? Esa es la pregunta que está teniendo cada vez más lugar entre los HR Managers, ante la aparición de nuevos desafíos entre las empresas. Porque gestionar un equipo en remoto es un gran reto y los líderes deben aprender a conectar estos encuentros con los objetivos que se tienen en el área.

Usualmente, se suele pensar que la solución ante la falta de ‘conexión’ entre equipos es promover más reuniones; pero, ¿esto realmente ayuda? Muchas organizaciones pensaban que las reuniones de equipo garantizan que todos los empleados estuvieran informados y conectados con sus colegas, pero no necesariamente es cierto. Luego de casi un año de trabajar bajo un modelo remoto, los empleados están cansados de las reuniones, al considerar que no tienen un objetivo claro o duran mucho tiempo y son vistos como innecesarios por los colaboradores.

¿Quieres aumentar la conexión en tu empresa? Incrementar las reuniones no es la solución. Te contamos los principios que puedes poner en práctica con tu equipo para fomentar reuniones efectivas como HR Manager.

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¿Cómo un HR manager puede fomentar reuniones efectivas con el trabajo remoto?

Algunas empresas habían comenzado a asumir el trabajo remoto desde antes de la pandemia. Sin embargo la crisis sanitaria producto del COVID-19 hizo que la comunicación entre los empleados se viera afectada, por lo que hacer reuniones virtuales ha sido uno de los métodos indispensables para poder mantener la conexión entre los equipos de trabajo.

Ahora bien, para comenzar a organizar una reunión efectiva lo primero que te debes preguntar es si ¿es necesario realizar una reunión de trabajo? Muchas personas consideran que las reuniones pudieran ser reemplazadas por un correo electrónico. En especial, porque consideran que interfieren con sus labores, además de calificarlas como innecesarias.

Por esta razón, es importante que continúes leyendo este post, que te ayudará a dirigir reuniones de trabajo efectivas, y así los empleados jamás cuestionarán alguno de estos encuentros.

1. ¿Qué tipo de reunión efectiva necesitas?

Si ya estás seguro que lo recomendable es realizar una reunión de trabajo, el siguiente paso será definir qué tipo debes hacer para que sea efectiva en tu equipo.

Puedes elegir entre los siguientes tipos: 

  • Están las reuniones generales en la que incluyes a un gran número de integrantes de la compañía, quienes pueden ser de diferentes áreas.

  • También están las reuniones grupales, las cuales van dirigidas a un área determinada dentro de la empresa. Normalmente, se realiza para conectar a un sector determinado o solicitar algún inconveniente entre los equipos.

  • Y la reunión individual se hace a uno de los miembros de un equipo, muy común cuando llega un nuevo colaborador a la empresa, para así poder suministrar información útil sobre sus labores.

Aunque también hay reuniones que se pueden clasificar según sus objetivos, en este caso se pueden encontrar las siguientes:

  • Para comunicar planes o políticas de la empresa, 

  • Alentar al equipo de trabajo, 

  • Tomar decisiones importantes 

  • Llegar acuerdos y monitorear el desempeño de un área de trabajo.

Igualmente, para cada una de las reuniones se debe definir un objetivo específico, comunicarlo y asegurarse que estén presentes todos los involucrados. Así que si quieres dirigir una reunión efectiva es importante que definas el tipo de encuentro que vas a tener con el equipo de trabajo.

reuniones efectivas equipo

Fuente: Freepik

2. Aportar soluciones

Aunque existen varios tipos de reuniones, no todas se deben llevar de la misma manera. En cualquier encuentro que decidas realizar, es importante que no sólo se centren en hablar de problemas o informar sobre un hecho determinado. 

Si en realidad deseas que sea una reunión de trabajo efectiva se necesitará que también se aporten soluciones o nuevas ideas a implementar, todo esto con el objetivo que sea lo más valiosa posible. 

3. Uso de herramientas

Como estamos hablando de cómo llevar a cabo reuniones remotas y efectivas también es importante conocer algunas herramientas claves que necesitas tanto para dirigir como para fomentar a tu equipos.

Al momento de iniciar una reunión virtual es necesario tener el recurso adecuado, que permita grabarla para luego poder compartir el material con alguno que no pudiera asistir o tener algún respaldo de la minuta de acuerdos que dejó la reunión de trabajo.

Con esto nos estamos refiriendo al uso de plataformas como Zoom o Google Meet, que te servirán de ayuda para cumplir tu meta.

Otro aspecto que no puedes dejar a un lado es que todos los integrantes del grupo de trabajo sepan utilizar las herramientas, por lo que es necesario considerar la realización de capacitaciones o un acompañamiento inicial antes de iniciar, lo que permitirá que se lleve a cabo una reunión efectiva. Aunque sobre esto hablaremos un poco más adelante.

presentaciones reuniones efectivas

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¿Qué debe hacer un HR manager para dirigir una reunión efectiva?

Dirigir reuniones de trabajo efectivas requiere tener un poder de liderazgo, el cual te permitirá gestionar las intervenciones y la participación de cada integrante que participe.

En algunas oportunidades ocurre que, durante el encuentro, todos comienzan a hablar al mismo tiempo, por lo que el rol protagónico del HR manager debe ser el poder dirigir y saber llevar el curso de la reunión de trabajo.

En este punto, es importante que el HR manager genere una conversación inclusiva, para que ningún miembro del equipo se sienta menos importante que el resto o excluido. Por esto, como parte de su liderazgo, es fundamental que tenga una buena metodología y  capacidad para planificar e implementar.

Por lo tanto, el encargado de dirigir o ser anfitrión tiene que ser cauteloso para poder llevar a cabo una participación equitativa, por lo que cada miembro debe tener tiempo para hablar y compartir sus ideas.

Algunos consejos que puede seguir al momento de dirigir la reunión son:

  • Determinar un tiempo determinado para cada intervención, puede ser 1 minuto por participante.

  • Invitar hacer uso del chat, cuando alguien desee realizar una pregunta o pedir una información adicional. 

  • Involucrar a todas las personas que estén participando en la conversación, en especial si no ha contribuido o aportado algún dato.

Además de dirigir el ritmo de la conversación, el HR manager es el encargado de iniciarla por lo que su método para romper el hielo es importante, ya que determinará el tono en que se va a llevar el encuentro.

Este método ayuda también a que el ambiente se sienta más cómodo. Algunas de las tácticas que puedes implementar al inicio de la reunión es saludar a todos, realizar preguntas menos formales o, incluso, pedir que muestren el lugar en el que laboran.

caracteristicas reuniones efectivas

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Pasos para fomentar reuniones efectivas

Sabemos que las reuniones son actividades frecuentes dentro de las compañías, en especial durante el trabajo remoto, al permitir a los equipos de diferentes áreas coordinar su trabajo, dar seguimiento a proyectos, buscar soluciones y tomar decisiones importantes.

Por tal razón, es importante que se realicen de la mejor manera, porque así los resultados serán más fructíferos. Por ese motivo, te traemos los pasos a seguir para tener una reunión efectiva.

1. Promueve las reuniones efectivas entre equipos

Cuando el mundo cambió para trabajar de manera remota en medio de la pandemia, muchos líderes empresariales temieron que sus colaboradores no pudieran mantener o crear conexiones con las personas en el trabajo. Incluso, muchas personas fueron contratadas luego de iniciada la cuarentena, lo que significaba que debían conocer a su equipo en un ambiente remoto y empezar a conectar con ellos para poder trabajar juntos.

Emily Rose McRae, directora de la consultora Gartner, menciona que los líderes de toda la organización deben descubrir cómo crear los procesos y mecanismos de apoyo necesarios para construir y mantener las conexiones de los empleados, independientemente de dónde trabajen los miembros de sus equipos.

Cada día se suman más empleados al modelo de trabajo remoto y esto ha causado que las organizaciones hayan aumentado no solo el número de reuniones, sino también el número de asistentes. Esto a su vez, no permite que estos encuentros puedan ser productivos y puntuales, sino que se alarguen y no tengan un objetivo claro. Los empleados sienten que están en reuniones a las que no necesitan asistir, lo que les quita tiempo para cumplir con otras labores.

En este caso, lo que puedes hacer es comunicar a las personas que consideres necesario, las conclusiones de la reunión, en vez de invitarlas. También es importante implementar una estructura y cultura de reuniones. Puedes comenzar cada reunión describiendo los objetivos y los resultados deseados y utilizar los últimos cinco minutos para confirmar y compartir decisiones, compromisos y próximos pasos.

Adam Preset, director analista senior de Gartner, resalta que no se debe olvidar de optimizar los problemas de audio, video y espacio de trabajo. Hay que trabajar con TI para asegurarse de que los empleados tengan soluciones tecnológicas disponibles que respalden la forma en que prefieren unirse y participar en las reuniones.

2. Haz coincidir el medio con el mensaje para reuniones efectivas

Los datos de Gartner revelan que los empleados que trabajan de forma remota asisten, en promedio, a una reunión más al día que cuando estaban en la oficina. Esto significa que las empresas están agendando más reuniones que prolongan la fatiga en los empleados, sobre todo, cuando no son productivas.

Al promover conexiones con tus empleados, es importante que elijas el canal de comunicación más apropiado dependiendo del objetivo. Por ejemplo, si quieres realizar un encuentro para hacer brainstorming o proponer algún proyecto en particular, herramientas como Miro o Jamboard pueden ser de ayuda.

Por otro lado, Slack puede ser más útil si se quieren discutir o consultar temas puntuales que no demanden tanto tiempo. Lo cierto es que hay muchas opciones de herramientas digitales para equipos de HR sobre la comunicación y colaboración entre los teams.

Cambiar las conexiones al canal apropiado para cada objetivo permite que los empleados no malgasten su tiempo en videollamadas que no son de valor, y puedan dedicar su atención a temas que se necesitan trabajar. En el caso de las videollamadas, es recomendable realizarlas solo cuando se deben tener conversaciones delicadas en las que el tono podría malinterpretarse cuando se expresa por escrito, como conversaciones de gestión de desempeño, una definición de proyecto o conversaciones de tutoría o coaching.

Por lo tanto, si como HR Manager también te estabas preguntado cómo evitar el estrés de los colaboradores en el trabajo, hacer foco en las reuniones efectivas es parte de la solución.

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3. Adapta las estrategias a los objetivos

Pueden existir diferentes razones para que los líderes quieran aumentar las conexiones de los empleados en medio de un modelo de trabajo remoto, como mejorar el intercambio de ideas, el compromiso laboral, desarrollo profesional, etc. Gartner menciona que ninguna solución de conectividad abordará todos estos objetivos al mismo tiempo. Por esta razón, es importante priorizar las posibles soluciones en función a sus objetivos para establecer dichas conexiones.

Si para el líder es una prioridad que se intercambien ideas, seguramente lo mejor será contar con una plataforma virtual que pueda compartir contenido o pizarras de colaboración que permitan el trabajo asincrónico y sincrónico dentro del equipo.

En el caso del desarrollo profesional y construcción de redes, los líderes pueden incluir plataformas de tutoría virtual, donde se pueda intercambiar información sobre el nivel de habilidades de los colaboradores y solicitar planes de capacitación. Igualmente, el HR Manager puede alentar a los líderes de su organización a programar reuniones informales con pequeños grupos de empleados que no trabajan juntos, para que puedan relacionarse más.

4. Coordina la agenda con todo el equipo

Uno de los puntos clave que puedes promover como HR Manager, para lograr reuniones efectivas que conecten los equipos, es el de la coordinación de la agenda con todo el equipo. Los días donde los jefes imponían fecha y horario para la concreción de reuniones quedaron muy atrás.

Los líderes que hacen triunfar a las empresas son aquellos que promueven la autonomía de los colaboradores para que los objetivos se alcancen y los resultados sean palpables. Por eso, unas de las prácticas más recomendadas, para obtener reuniones cada vez más efectivas, es la de compartir la agenda con varios días de antelación. De esta manera, los equipos podrán organizarse internamente según las prioridades, objetivos, tareas y otras reuniones que tengan en su propia agenda.

Además, puedes consolidar esta actitud en el armado de un protocolo de reuniones donde los equipos establezcan la duración de la videollamada o encuentro presencial y cuáles serán los temas a tratar. Las razones de por qué encarar de esta forma las reuniones:

  • Las personas podrán estimar la duración de la reunión y sabrán de antemano qué actividades del día pueden hacer o no.

  • Asimismo, los colaboradores podrán priorizar sus tareas de una forma sumamente eficiente.

  • Si se tratará un tema donde sería oportuno llevar estadísticas al respecto, los teams podrán hacerlo porque sabrán qué cuestiones se tratarán en la reunión.

  • Se quita la incertidumbre y las dudas. Por lo tanto, las personas irán más preparadas al encuentro.

Podríamos decir que todo esto está estrechamente vinculado con la mejora en la comunicación entre empleados, por ejemplo.

objetivos reuniones efectivas

Fuente: Pexels

5. Fomenta las presentaciones con y sin diapositivas

Las presentaciones en las reuniones efectivas de equipo pueden prescindir o no de las diapositivas. Lo importante es que los teams se enfoquen en los tópicos a tratar durante la reunión (si son menos de 3, ¡mejor!).

Ahora, ¿cuándo elegir una opción u otra? Como HR Manager, a la hora de pensar en cómo fomentar las reuniones efectivas para conectar los equipos, puedes armar una hoja de ruta o una guía para los colaboradores y líderes sobre este punto.

Por ejemplo, en el caso de que se requiera la exposición de estadísticas e informe de resultados, las diapositivas mostrando gráficos son bienvenidas. Generalmente, al hablar de resultados, lo mejor es apoyarse en lo visual porque aporta mayor claridad sobre el tema de la reunión.

Sin embargo, si lo que se quiere es plantear una dinámica de feedback, puedes prescindir de las diapositivas o emplear las justas y necesarias para hacer énfasis en algún aspecto de la reunión.

¿Pero a qué viene todo el tema de las diapositivas? Las exposiciones basadas exclusivamente en diapositivas suelen ser poco dinámicas y la audiencia puede perderse al respecto.

6. Mantén una estructura base para reuniones eficientes

De acuerdo con Forbes, hay 6 pilares súper importantes sobre los cuales se debe trabajar para obtener reuniones efectivas entre equipos. Veamos, a continuación, cuáles son en forma de pregunta:

  • ¿Cuál es el objetivo?: los líderes deben convocar a las personas de su team u otros equipos a reuniones que tengan un objetivo claro. De esta forma, todos los asistentes tienen en claro sobre qué punto o cuestión se trabajará y se tratará durante la reunión. A su vez, como se señala en Forbes, esto le suma seriedad y claridad al encuentro. Un ejemplo podría ser: “En esta reunión trataremos el objetivo mensual de captación de leads, cuál es el progreso hasta el momento y cuáles son las oportunidades de mejora en cada canal”.

  • ¿Cuál es la duración de la reunión?: el tiempo de inicio y de finalización de la reunión debe estar claro desde un comienzo. De lo contrario, la reunión puede extenderse más de lo debido y, si esto ocurre en todas las reuniones, esto puede acarrear problemas que deriven en el fracaso de los objetivos pautados.

  • ¿Cuáles serán los temas de la reunión y qué se verá?: la forma de la reunión, la estructura de la misma, es importante que esté clara desde su inicio. Así, los asistentes sabrán cuándo se tratará cada tema y no habrá desviaciones (o se disminuirán las probabilidades de que eso ocurra).

  • ¿Quién será el moderador?: en relación a los puntos anteriores, cuando las reuniones tienen la presencia de la figura del moderador, la agenda del encuentro se suele respetar mucho más y los tiempos no se alargan más de lo previsto.

  • ¿Quiénes asistirán?: uno de los errores más frecuentes es el de convocar a la reunión a personas de la organización que no están relacionadas directamente con el tema. Tal como se señala en Forbes, es importante que las reuniones tengan el tamaño adecuado para no perder el orden, tiempo, objetivos y actividades.

  • ¿Cómo se estimulará la participación de las personas y se evitarán divagaciones?: la participación y la divagación pueden ir de la mano si no existe la figura del moderador, la agenda, entre otras cuestiones que se han mencionado aquí. Pero, otro punto clave es la preparación de los asistentes. Como HR Manager, para lograr reuniones efectivas de equipo, puedes promover que las personas anoten las 5 ideas que quieran compartir en la reunión vinculadas estrechamente con los temas de agenda.

reuniones videollamada

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7. Trabaja en el People Experience de tu empresa

El término “People Experience” está vinculado directamente con una propuesta de valor de los empleados más humana. La experiencia de las personas en la organización hace la diferencia en los resultados finales. Recuerda que a empleados felices, clientes fieles.

Si bien son varios los puntos y detalles que se cuidan para favorecer a una People Experience mejorada y superadora, el tema de las reuniones no pasa desapercibido. Bajo este concepto, todo lo que hace a la dinámica laboral se tiene muy en cuenta en pos de fomentar la colaboración entre los equipos, aumentar la productividad, proporcionar las herramientas y recursos que ayuden en el desarrollo de las habilidades y más.

Así, si en una reunión se tratarán temas que le competen directamente a los líderes, no es necesario que estén todas las personas de cada team. Luego, tras el encuentro, cada líder le podrá comunicar a su equipo los puntos más importantes y claves que hacen a su sector y a la empresa en general.

Entonces, como HR Manager puedes trabajar en el People Experience partiendo de las reuniones efectivas para conectar equipos. ¿Quieres descubrir de qué otra forma puedes hacerlo? ¡Sigue leyendo que te lo contamos en el siguiente apartado!

8. Potencia la transformación digital de tu equipo

¿Qué tanta relación tiene la transformación digital con las reuniones efectivas de los equipos? La respuesta es ¡mucha! Las capacitaciones en Digital Mindset permiten que los equipos puedan identificar oportunidades de mejora en todo proceso y acción en el que están implicados (por ejemplo, las reuniones de equipo).

Hoy en día, los HR Managers están haciendo especial foco en la capacitación corporativa de las personas de su organización, tanto en lo que concierne a las habilidades blandas como las duras. Porque, justamente, las empresas pueden marcar la diferencia y obtener una mejor ventaja competitiva con la capacitación y entrenamiento de sus equipos.

Un ejemplo es la gestión del equipo de trabajo (sea remoto, híbrido o presencial) por medio de Scrum. Los líderes y colaboradores pueden tener un panorama mucho más claro y completo sobre los proyectos en los que están trabajando y esto, a su vez, ayuda a disminuir ciertas reuniones improductivas sobre en qué se avanzó y qué no, por ejemplo.

Cuando la cultura organizacional parte de la transformación digital, esta aceleración se replica y tiene sus efectos en todos los aspectos que hacen a la dinámica de trabajo en equipo incluyendo, claro, las reuniones.

trabajo en equipo

Fuente: Pexels

9. Capacita a tu team sobre las reuniones de trabajo efectivas

¿Tu team trabaja de forma remota y quieres lograr que todas las reuniones sean efectivas? Con este curso online de Reuniones de trabajo remoto efectivas, impartido por uno de nuestros profesores, Frederick Gutierrez, tu team accederá a aprendizaje especializado y casi 2 horas de contenido de valor.

¿Qué aprenderá tu equipo sobre las reuniones efectivas? Lo siguiente:

  • Cómo crear y llevar reuniones de trabajo remoto que sean efectivas.

  • Qué herramientas y metodologías de trabajo pueden aplicar para cumplir los objetivos de las reuniones de equipo.

  • Cómo pueden diferenciar qué temas requieren sí o sí de una reunión y cuáles pueden ser solucionados vía correo electrónico.

  • Cómo darle seguimiento a las reuniones remotas de trabajo.

  • Cuáles son las mejores prácticas de planeación de las reuniones efectivas de equipo.

  • Cómo mejorar la gestión del tiempo para ser más productivo.

Algunos puntos clave del temario de este curso para que como HR Manager capacites a tu equipo en reuniones efectivas:

  • Entender la necesidad.

  • Diagrama de flujo.

  • Tipos de reuniones.

  • Objetivos de reuniones efectivas.

  • Invitaciones efectivas.

  • Formato de invitación.

  • Gestión y/o moderación de la reunión.

  • Retomar una reunión pasada.

  • Solicitar feedback.

  • Empatía en una reunión.

Para que se pueda fomentar la participación de los empleados, es importante asegurar el reconocimiento de los logros tanto de los equipos como de las personas, a través de múltiples canales. Además, los empleadores también pueden organizar actividades de voluntariado a distancia, como tutorías, carreras virtuales y más, que permitan que los empleados se sientan bien acerca de su organización y de ellos mismos, sin importar su ubicación.

capacitacion corporativa

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¿Cómo asegurarte que la reunión de trabajo fue efectiva?

Hasta este punto, ya conoces los principios que puede poner en práctica un HR manager con su equipo para fomentar reuniones efectivas. Ahora es importante que aprendas cómo identificar si realmente fue una reunión efectiva.

Saber identificar si el objetivo se logró es clave porque quiere decir que puedes seguir implementando este método de trabajo. Por esta razón, a continuación te daremos algunos datos para saber si realmente tuviste una reunión efectiva:

  • Nadie se puede retirar de la reunión sin saber los acuerdos establecidos y los próximos pasos a seguir. 

  • En caso que hayan quedado tareas pendientes se debe hacer seguimiento a los designados para llevarlas a cabo y poder hacer una nueva reunión. Esto es un punto importante porque, si al finalizar el encuentro, ninguno de los participantes tiene deberes pendientes, la reunión no ha servido de nada. 

  • Si hubo retroalimentación durante el encuentro, es un indicio que sí se realizó una reunión efectiva. 

  • Puedes consultar a los integrantes del equipo de trabajo qué nuevos métodos se pueden implementar para hacer una reunión valiosa.

Llevar a cabo reuniones efectivas dentro de una empresa tiene múltiples ventajas, no sólo porque va a contribuir en el logro de resultados, sino que puede generar más compromiso por parte de los empleados.

Algunos de los beneficios que se pueden mencionar de las reuniones efectivas son los siguientes:

  • Aumenta el rendimiento dentro del negocio.

  • Ayuda a mejorar la participación en la creación de estrategias y las tomas de decisiones dentro de la compañía.

  • Permiten evaluar de mejor manera los proyectos o posibles clientes, además de agilizar los procesos en la toma de decisiones primordiales de la compañía, evitando así los bloqueos.

  • Contribuyen a estimular el equipo de trabajo de manera continua, lo que podría generar una cultura de excelencia. Recuerda, que unos empleados que se sientan valorados por la organización siempre será fructífero en la producción.

Las organizaciones que encuentren soluciones a estos desafíos podrán estar mejor preparadas para administrar a los empleados en el lugar de trabajo digital y esto a su vez, garantizará el bienestar de toda la organización.

¿Sobre cuál de todos estos 9 puntos comenzarás a trabajar hoy como HR Manager para fomentar reuniones efectivas de equipo?

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