¿Qué es Notion? La mejor app de productividad que organizará tu vida

¿Qué es Notion? La mejor app de productividad que organizará tu vida

Última actualización 25 de Marzo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Lorena Paez

¿Para qué sirve Notion? Notion es la app que necesitas si quieres organizar tu vida entera ya mismo. ¿Quieres hacer una lista de tareas? Usa Notion. ¿No sabes dónde apuntar los avances de tus proyectos? Usa Notion. ¿Necesitas una tabla de control de gastos? ¡Descárgate Notion! Es un espacio de trabajo todo en uno para planificar lo que quieras. Aquí te contamos qué es Notion y cómo funciona para que organices tu trabajo y mejores tu productividad.

¿Te ha pasado que anotas recordatorios en distintas apps para organizar tareas? Una lista en Evernote, una nota en Google Keep, tablas de tareas en Trello y notificaciones en el calendario. Abres tres o más apps de organización y, oh sorpresa ¿¡no se sincronizan entre ellas!? 

No desesperes más.

Notion puede ser la solución multiplataforma, minimalista y versátil que estabas buscando para tener todo ordenado en un solo lugar. Y sí, es gratis.

¿Te interesa? Entonces veamos qué es Notion y cómo usarlo a detalle.

 

¿Qué es Notion?

Notion es un organizador de tareas multiplataforma que te permite llevar tu planificación personal y laboral al siguiente nivel. Ya sea que te encuentres conectado a internet o no, en desktop o desde el celular, podrás apuntar y organizar todo lo que se te ocurra y colaborar con quienes necesites.

Tal vez ya has estado buscando alguna aplicación para anotar ideas, tareas o gastos. Notion te permite escribir textos, listas, checkbox o bullets, y ordenar esta información en tablas, bases de datos, wikis o entradas. 

Para mayor orden, Notion te permite agregar filtros de navegación y encontrar todo rápidamente. Además, puedes adicionar páginas y subpáginas y organizarlas a tu antojo, como las carpetas de tu computadora.

 

Video: Notion

Entonces ¿qué es Notion? ¿Una app para organizarse? En realidad, es mucho más que eso. Notion funciona como un “segundo cerebro” con notificaciones, en el que puedes visualizar de forma ordenada todo lo que necesitas hacer en el trabajo y tu día a día. Es, en definitiva, una de las mejores herramientas de gestión de proyectos.

¿Notion funciona para empresas? Así es. Con una suscripción de pago mensual o anual, Notion ofrece funcionalidades adicionales para la colaboración entre equipos. Si, por ejemplo, añades un presupuesto privado y, además, quieres adicionar las tareas de tu equipo, puedes colocar cada contenido en páginas independientes con restricción de acceso.

¿Cuánto cuesta Notion? En realidad, existe una versión gratuita. Sin embargo, si quieres acceder a las opciones premium que la plataforma tiene para ti, puedes pagar $4 al mes para uso personal. 

Si deseas trabajar con Notion con tu equipo y acceder a herramientas de administración, debes pagar $8 al mes por cada miembro o contactar al departamento de ventas para un presupuesto personalizado para tu empresa.

📌 Puedes revisar aquí los paquetes de suscripción para empresas de Notion.

Finalmente, ¿quieres enviarle tu página de Notion a alguien? Sin problema. Puedes compartir tu contenido con otros usuarios de la aplicación o con personas externas, igual que Dropbox.

 

Video: Notion

En serio, cuando te decimos que Notion es un excelente organizador de tareas, es porque hay buenas experiencias que lo garantizan. Hay usuarios que lo usan para guardar su bibliografía, hacer seguimiento a sus cotizaciones o planificar una boda. 

Un usuario de Notion, inclusive, se tomó el tiempo de crear una base de datos Pokémon y categorizarlos por tipo de poder y evolución. ¿Alguien necesita un Pokedex? 🤓

Si continúas intrigado por conocer qué es Notion, sigue leyendo y descubre cómo usar Notion desde cualquier dispositivo.

 

¿Cómo funciona Notion?: bloques y páginas

Para crear un usuario, solo necesitas conectarte con un correo electrónico o con tu cuenta de Google. Esto permitirá que, independientemente del dispositivo con el que te conectes, tu información pueda estar sincronizada.

La herramienta funciona desde la web de maravilla, pero también puedes descargar Notion para Windows, Mac, Android y iOs. Aunque estés sin conexión a internet, el programa te permite seguir editando desde tu laptop y sincroniza la información nueva cuando vuelvas a estar online.

que es notion herramientas

Imagen: Notion

Ya sabes qué es Notion y para qué sirve. Continúa leyendo para ver cómo usar las herramientas que Notion ofrece para organizar tareas y mejorar la productividad.

Bloques de contenido

Cada pieza de contenido que puedes añadir en Notion recibe el nombre de bloque (block). Para agregar un bloque solo tienes que clicar en el signo + y revisar la lista de opciones disponibles. Si no quieres despegar las manos del teclado, tipea el símbolo / seguido de la herramienta que deseas adicionar. Por ejemplo: /headline.

¡Puedes combinar los bloques de Notion como quieras! La opción de personalización de Notion te permitirá hacer desde páginas muy simples hasta dashboards complejos. Asimismo, los bloques de Notion son convertibles, es decir, los puedes transformar en el tipo de bloque que quieras. 

Entre los bloques básicos de contenido, puedes encontrar:

  • Texto
  • Páginas
  • To-do lists, listas enumeradas o con bullets
  • Checkbox
  • Titulares
  • Códigos embebidos
  • Links
  • Carga de archivos
  • Citas
  • Recordatorios

Creemos que te puede ser útil conocer más sobre los tipos de bloques especiales de Notion que te permitirán organizarte mejor. A continuación, te explicamos para qué sirve cada uno. 

 

Bloques de Notion: Base de datos

Una de las opciones más poderosas de Notion es su capacidad de crear bases de datos. Esta categoría nos brinda 5 tipos de formatos: 

  • Calendarios
  • Galerías
  • Listas
  • Tablas
  • Tableros

Más adelante, elaboramos más sobre cómo crear bases de datos en Notion. 

 

Bloques de Notion: Multimedia

Podemos añadir a las páginas de Notion los siguientes elementos multimedia: 

✅ Imágenes. Puedes agregar imágenes en casi cualquier formato, incluyendo gifs. Notion te permite hacerlo directamente desde los archivos de tu computadora, así como pegando el link (si es que ya la subieron a la web).

✅ Videos. Notion tiene la capacidad de subir los videos desde tu computadora. De la misma manera, te permite añadir videos que se encuentran en línea en plataformas como YouTube y Vimeo sólo con el enlace.   

✅ Audio. Así como en los anteriores formatos, con Notion podrás subir un audio desde tu ordenador o incrustar canciones desde plataformas como Spotify y Soundcloud. 

✅ Casi cualquier archivo.  Puedes insertar cualquier formato de archivo desde tu computador o insertarlo por medio de un link. 

✅ Marcadores visuales de otras páginas webs.

 

Bloques de Notion: Aplicaciones externas

La app de organización Notion concede la capacidad de insertar contenido desde más de 500 aplicaciones. Sólo necesitas colocar /embed al final del enlace de Notion e incrustar cualquier sitio web. Entre algunos de los más populares encontramos Google Drive, Loom, Google Forms y Google Maps.  

 

Bloques de Notion: Otros

✅ Breadcrumb. Con este bloque de Notion puedes insertar  un menú de navegación de la página del workspace.

Tablas de contenidos. ¡Esta es la forma más sencilla de generar un índice con los encabezados en Notion!

✅ Template button. ¿Quieres replicar una plantilla de Notion? Este botón te permite configurar el bloque o la combinación de bloques que quieras. 

 

¿Cómo editar en Notion?

A primera vista Notion es, literalmente, un lienzo en blanco. Su estilo minimalista y simple ayuda a organizar tareas bajo una estructura limpia, ordenada y agradable de ver. Sin embargo, entender cómo funciona Notion puede ser confuso para algunos cuando todo lo que se tiene es una página vacía.

Pero temer no debes. Editar tu espacio de trabajo en Notion es tan fácil como dar clic en cualquier lugar de la pantalla y empezar a escribir.

 

Video: Notion

 

Crear una nueva página en Notion

Para crear tu primera página en Notion, sólo debes ir a la barra de herramientas lateral, a la izquierda de tu pantalla. En la parte inferior, pulsa el botón + New Page y, al instante tendrás una página nueva en Notion. 

El siguiente paso es nombrar la página y seleccionar un emoji para diferenciarla. Asimismo, Notion te dá la opción de  elegir si quieres comenzar en blanco o agregar una plantilla, así como puedes seleccionar un color o imagen de fondo. 

 

Editar textos

Notion te permite colocar textos en negrita, cursiva, cambiarles de color o agregar un enlace. Primero, selecciona el texto que deseas cambiar. Una barra de edición aparecerá encima de tu selección y podrás editar como gustes.

También puedes usar los comandos de edición usuales de tu dispositivo, como Ctrl+N si usas Windows o Comando+N si estás en Mac.

Arrastrar y soltar (Drag and drop)

Si ya creaste bloques, cambiarlos de lugar es muy sencillo.

En Notion web, Windows y Mac, te aparecerán seis puntos pequeños al costado de cada bloque creado. Clica allí y arrastra el contenido hacia la posición en la que desees que aparezca. Para dispositivos móviles, mantén el dedo apretado sobre la pieza de contenido que deseas mover, arrastra y suelta.

De arriba abajo o una columna al lado de otra. La personalización de cada página depende totalmente de ti.

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Turn into

¿Creaste un calendario en vez de una tabla? No te preocupes. Selecciona el bloque que necesitas modificar y, en la barra de edición, clica Turn into. No es necesario eliminar tu avance, con esta opción puedes convertir una pieza de contenido en otra distinta con solo un click.

Etiqueta a otras personas

Si estás en un espacio de trabajo para equipos y necesitas mencionar a un colega, solo basta escribir @ y colocar su nombre. Esta persona recibirá una notificación y podrá revisar cualquier comentario que le hayas dejado. Muy similar a Trello. Además, tendrán la posibilidad de colaborar en tiempo real. 

Por otro lado, cabe mencionar, que podemos utilizar el mismo método para hacer una marca de tiempo en Notion. Es decir, si escribes @ y una fecha específica, la aplicación de organización te permitirá poner fecha a tu trabajo. 

 

que es notion app

Imagen: Notion

Personalización del espacio de trabajo en Notion

Ahora que tienes todo tu espacio de trabajo organizado y ya sabes cómo funciona Notion, ¡es momento de personalizarlo!

En la esquina superior derecha de Notion para web, Windows y Mac, encontrarás tres puntos horizontales. Al darle clic allí te aparecerán las opciones de estilo de fuente, tamaño de texto y ancho del contenido en pantalla.

Juega con los botones hasta que tu cuenta de Notion quede exactamente como la necesitas. No olvides que a cada página y subpágina le puedes añadir un emoji, para diferenciarlo de forma sencilla, y una imagen de portada, para personalizar aún más tu espacio de trabajo.

Finalmente, es necesario mencionar que, por el momento, Notion solo está disponible en los idiomas inglés y coreano.

📌 ¿Buscas algún tutorial para Notion? Te recomendamos ver los videos explicativos que tienen en su canal de Youtube.

 

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que es notion equipos de trabajo

Imagen: Notion

 

¿Cómo organizar mi contenido en Notion?

Llegados a este punto, probablemente ya entendiste qué es Notion y por qué es una de las mejores herramientas para organizar tareas. Ahora te daremos unos últimos tips para usar Notion de forma óptima y planificar tus proyectos personales y de trabajo.

Plantillas de Notion

¿Te parece mucho esfuerzo crear bloque por bloque? ¿No tienes tiempo para desarrollar una página? Una vez más, Notion te trae una solución simple y efectiva: plantillas de trabajo predeterminadas. 🌟

¿Qué son? Páginas de trabajo listas para usar. Solo debes elegir la plantilla que ofrezca las funcionalidades que necesitas, importarla a tu cuenta y ¡voilá! Ya puedes comenzar a añadir tus tareas, ideas o estatus de proyecto.

Las plantillas de Notion se encuentran divididas por categorías y subcategorías de trabajo. Dentro de las plantillas de Diseño, por ejemplo, puedes importar roadmaps o bases de datos de investigación de usuarios.

En la categoría de Marketing, encontrarás plantillas para calendarios de contenido, lista de notas de prensa o apuntes de reuniones. Como ves, todas han sido creadas con los bloques de Notion y organizadas según el objetivo al que apuntan.

Para seleccionar la plantilla que quieres descargar, solo debes escoger la categoría “Templates” en la barra a la derecha de la pantalla y se desplegarán todas las plantillas de Notion disponibles. Selecciona la que quieras utilizar pulsando el botón “Use this template” y podrás cargarla a tu cuenta y editarla según tus preferencias.

 

Espacio de trabajo personal y para equipos

Todas las páginas y subpáginas creadas se muestran en la barra lateral de Notion. ¿Alguna página es más importante que otra? Márcala como favorita y la encontrarás primero en la lista.

En caso hayas adquirido uno de los paquetes de Notion para equipos de trabajo, tu cuenta se dividirá en dos: Espacio de trabajo y espacio personal. Mientras que el primero será visible para todos tus compañeros de equipo, tu espacio personal continuará siendo privado y solo tú lo podrás editar.

 

Importar contenido de otras apps de organización

Si te interesan las herramientas para mejorar la productividad, probablemente Evernote o Trello ya son parte de tu arsenal de apps para organizar tareas. En caso quieras probar suerte con Notion, puedes importar rápidamente el contenido de tus aplicaciones a esta plataforma. Solo busca la opción de importar en la barra lateral.

Entre las aplicaciones de las que puedes importar datos se encuentran Evernote, Trello, Asana, Google Docs, Dropbox Paper, así como CSV y HTML.

 

¿Cómo usar Notion?

Ya conoces algunas de las funciones de Notion más útiles que tiene la app para ti. Como hemos mencionado a lo largo de la nota, creemos que uno de los principales atributos de la aplicación Notion son las posibilidades de personalización de contenido y su gran versatilidad. Indiferentemente de tu profesión, la plataforma te provee múltiples formas usos. 

A continuación, te daremos ejemplos de cómo usar Notion y sacarle el jugo a la app de organización en la gestión de tus proyectos. 

Agenda virtual

Las agendas están diseñadas para organizar a las personas y guiarlas para priorizar y enumerar las tareas diarias y semanales.  Asimismo, esto le permite a los profesionales o, en realidad, a cualquier persona común ser más eficientes con su manejo del tiempo.

La aplicación Notion te permite crear una agenda diaria y semanal para guiar tus objetivos y mantener un equilibrio entre tus tareas. De la misma forma, esto te ayudará a medir tu progreso y optimizar tus resultados. 💪

Con este tutorial, aprende cómo crear una agenda virtual en Notion para ser más productivo en tu día a día. 

 

Dashboard

Muchas veces tenemos toda nuestra información y documentos muy desordenados en diferentes carpetas en distintas plataformas. Al final, nos terminamos olvidando dónde guardamos cada ítem. 😥 ¡Esto acabó gracias a Notion! 

La aplicación de organización te permite crear un cuadro de mando, también conocido como dashboard, para agrupar toda la información que necesites y hacer las gestiones operativas y las tareas de tu equipo mucho más rápidas y sencillas. ¡Será una gran herramienta que te permitirá tener todo en un solo lugar!

Crear un dashboard en Notion es muy útil, ya que te permite tener una ayuda visual, comprensible y con datos actualizados en tiempo real. Es genial, pues puedes tener información de valor sobre tu negocio a tu disposición, facilitar la toma de decisiones, tener reacciones más rápidas y mayor efectividad. 

Si te gustaría desarrollar esta herramienta auxiliar para optimizar los procesos de tu empresa, te dejamos un tutorial sobre cómo hacer un dashboard en Notion.

 

CRM

Si tienes una pequeña empresa, Notion será una gran opción para crear un CRM. En inglés, CRM significa Customer Relationship Management, el cual es un sistema de base datos para recopilar la información sobre la interacción de los clientes con la organización y gestionar tu relación con ellos.

Notion tiene disponible algunas plantillas dentro de la misma aplicación. También, esto te permite tener acceso rápido a más información relevante. Tener un CRM te ayuda a lograr incrementar tus ventas, agilizar y optimizar los procesos de gestión y tener información actualizada en tiempo real.

A continuación, te dejamos un tutorial de cómo crear un CRM en Notion.

 

Bases de datos

La creación de bases de datos son una de las funciones de Notion más interesantes y que más herramientas y posibilidades de personalización nos ofrece. Estos bloques de Notion nos permiten estructurar información, categorizarla, filtrarla y visualizarla según nos convenga. 

La aplicación Notion nos ofrece tener una página independiente para cada base de datos, así como nos permite tener propiedades customizables y diferentes modos de visualización (los cuáles hemos mencionado anteriormente). 

Existen distintos métodos para crear bases de datos en Notion. Sólo tienes que crear una nueva página y elegir una de las opciones que provee la plataforma: Inline y Full Page. 

¿Cuáles son las diferencias? Una base de datos Inline, se añadirá como un bloque sobre la página actual, esto quiere decir que, esta convivirá con la información que ya tengas en la página de Notion. Mientras que una base de datos Full page se creará una página totalmente nueva y te permitirá visualizarla de forma independiente. También puedes optar por transformar tu base de datos Inline a una Full page. 

Aquí, te dejamos este Tutorial de Notion para que puedas crear tu propia base de datos. 

 

Roadmap

Un roadmap, también conocido como hoja de ruta, “es un documento de planificación que permite representar el ciclo de desarrollo de un producto”. Notion te permitirá diseñar esta herramienta visual para comunicar la estrategia del producto, sus objetivos específicos y como apoya a los objetivos generales de la empresa

📌 ¿Quisieras tener una guía visual? ¡No te preocupes! Aquí te dejamos un ejemplo para que puedas visualizar un Roadmap de Producto en Notion. También, a continuación, te dejamos un video tutorial de Notion para crear un MVP Roadmap. 

 

Calendario 

Los calendarios son herramientas visuales súper útiles para cualquier persona. Esta función de Notion te permitirá optimizar tu tiempo y tener claras y visibles tus metas a corto, mediano y largo plazo.  Asimismo, un calendario en Notion te tendrá al tanto de los días festivos, eventos importantes y tareas pendientes. 

Aquí te dejamos este Tutorial de Notion sobre cómo hacer un calendario en redes sociales en la aplicación para organizar mejor tu contenido de marketing digital y optimizar tus resultados.

 

 

¿Quién puede usar Notion?

En realidad, todo aquel que necesite mejorar su planificación y esté buscando un organizador de tareas gratis, puede beneficiarse de Notion. Es más, si tu objetivo simplemente es dejar de ser una persona desordenada, Notion es para ti.

Veamos algunos ejemplos:

📌 Estudiantes y profesorado: Notion puede funcionarte para elaborar anotaciones en clases, llevar un calendario de trabajos y exámenes, tener las lecturas del sílabo a mano, marcar los avances de tesis, y muchas cosas más.

Importante ☝️ Si accedes a Notion con un correo electrónico académico, todas sus funcionalidades son gratuitas.

📌 Freelancers, creativos y creativas: la aplicación Notion funcion como un organizador de tareas, avance de proyectos, seguimiento a cotizaciones, control de facturas, entre otras soluciones.

📌 Pequeñas empresas: ¿buscas una app para organizar a tu equipo pero preferirías no tener que suscribirte a tres aplicaciones distintas? Los paquetes empresariales de Notion pueden ser una alternativa muy beneficiosa para nuevos y pequeños negocios. Las posibilidades de mejorar la productividad al organizar listas de tareas, manuales, onboardings o roadmaps de productos, convierten a Notion en un gran aliado de la planificación de equipos de trabajo.

📌 Cualquier persona que quiera organizarse: Anota la lista del mercado, haz una planificación personal de tu próximo viaje, guarda los cursos de Crehana que te interesan o arma tu rutina de ejercicio semanal. El límite lo pones tú.

 

Y llegamos a la parte final. Hemos visto qué es Notion y cómo funciona en la organización de tareas, equipos y, en verdad, cualquier aspecto de tu vida.

¿Comenzamos a organizar el 2021?

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