¿Cómo un HR Manager debe crear un presupuesto de capacitación efectivo?

¿Cómo un HR Manager debe crear un presupuesto de capacitación efectivo?

Última actualización 15 de Abril del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Milagros García

¿Tu empresa ha planteado objetivos muy ambiciosos de crecimiento para este año? ¿Tienes la certeza de que tu equipo necesita mucha capacitación para alcanzar los resultados deseados? Si tus colaboradores son proactivos, tienen compromiso con tu empresa y son un talento único, no querrás perderlos por desafíos que no pueden enfrentar.

Para todo objetivo de gran relevancia o cambio de paradigma, se requiere de una fuerte capacitación. Lo que es lo mismo a contemplar anualmente un presupuesto de capacitación, visto como una inversión para el corto, mediano y largo plazo, pero no como un gasto.

En este artículo de blog veremos qué es el presupuesto de capacitación, cómo calcular uno y cómo realizarlo. Quédate a leer, ¡que con esta receta, tu empresa llegará al estrellato!

 

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¿Qué es un presupuesto de capacitación?

A esta altura, no quedan dudas de que las capacitaciones planeadas, diagramadas y pensadas según la situación de cada empleado, son altamente efectivas y permiten que las empresas alcancen los resultados planteados.

Según Harvard Business Review, el 70% de los empleados afirmaron que no dominan las habilidades necesarias para llevar a cabo su trabajo. Además, el 75% de los 1.500 gerentes entrevistados manifestaron su inconformidad respecto de los programas de aprendizaje y desarrollo de sus empresas.

Por eso, los presupuestos de capacitación son necesarios, como así también, la selección de los contenidos de los mismos es importante, según las necesidades, debilidades y fortalezas de los colaboradores de una organización.

Ahora, ¿qué es un presupuesto de capacitación? En un presupuesto de capacitación se contemplan todos los cursos y materiales necesarios para diseñar, desarrollar e implementar constantes ciclos de capacitaciones. Esto con la finalidad de tener la certeza de que los colaboradores están bien entrenados y siguen maximizando su potencial, a la par de que desarrollar sus habilidades cada día más.

 

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¿Cómo calcular el presupuesto de capacitación?

La idea que subyace al presupuesto de capacitación es que se trata de, quizás, la inversión más importante que tiene una empresa. Esto no es en el sentido de cantidad de dinero, sino que los empleados bien entrenados son los que más rinden y los que se comprometen aún más con los desafíos.

Además, el presupuesto de capacitación debe tener en cuenta varios factores para poder calcularlo de la manera más eficiente posible. Por ejemplo:

  • ¿Cuál es el objetivo a conseguir con cada capacitación?
  • ¿Cómo se desarrollará el entrenamiento?: cursos, clases grabadas, clases en vivo, video tutoriales.
  • ¿Qué tipos de materiales se necesitan?: tablet, notebook, libros, cuadernos, videos.
  • ¿Con cuánta frecuencia se llevarán adelante estos entrenamientos?
  • ¿Qué cantidad de personal se destinará para cada uno de los cursos?
  • ¿Se dará un bono extra para las capacitaciones que sientan los propios empleados que necesitan?
  • ¿Cómo se cubrirán las horas de capacitación?: si habrá reemplazos o no.
  • ¿Cómo se evaluará a quienes estén en capacitación?
  • ¿Se requiere el traslado del personal para la capacitación?: cantidad de empleados, alojamiento, traslado, gastos de comida, entre otros.
  • ¿En cuánto tiempo se espera obtener mejores resultados?
  • ¿Posibles contingencias a contemplar?

Estos son solo algunos de los elementos y preguntas que todo HR Manager debe hacerse a la hora de calcular el presupuesto de capacitación. Recordemos que el rol de cualquier responsable de recursos humanos es vital para incrementar el impacto de la gestión de los líderes intermedios en la cultura organizacional y para que los empleados se sientan motivados.

💡 Si quieres conocer más acerca de cuál es el rol del CEO y HR Manager en la cultura organizacional, te invitamos a que pases por nuestros otros artículos y le eches un vistazo a toda la información y consejos que tenemos para tu organización.

 

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¿Cómo elaborar un presupuesto de capacitación?

Para elaborar un presupuesto de capacitación es muy importante contemplar las preguntas que mencionamos en el ítem anterior, porque eso le permitirá a todo HR Manager poder plantear y calcular cuál es el importe final del programa de capacitación anual, semestral o trimestral.

Si bien lo anterior es relevante para los cálculos y para que el sector de administración y finanzas pueda contemplarlo en el presupuesto de la empresa a nivel global, hay una serie de pasos básicos a seguir para que la elaboración del presupuesto de capacitación del personal sea lo más eficaz posible. Veamos cuáles son:

1. Identificar los objetivos por área

Antes de dar cualquier paso, es fundamental tener en claro cuáles son los objetivos del negocio y qué objetivo se pretende alcanzar por área o departamento de la empresa. Ya que a partir de allí se podrán trazar lineamientos y establecer prioridades.

Para esto, el HR Manager debe coordinar reuniones con el CEO de la empresa, en un primer lugar, y otras reuniones con los responsables de cada departamento, por el otro. Estas reuniones resultarán fructíferas porque podrá entender cuál es la meta de cada sector, cuál es el objetivo a nivel global y cuáles son los problemas y desafíos que tiene cada departamento.
 

2. Encuestar a los empleados

¿Qué es lo que piensan los empleados acerca de las nuevas tecnologías? ¿Qué creen los empleados que les falta desarrollar? ¿Qué plataformas prefieren los empleados para capacitarse y cuál es su percepción de cada modalidad de capacitación?

Las encuestas a los empleados son esenciales para conocer qué es lo que creen, cómo perciben la empresa y la competencia y, también, cómo se ven a ellos mismos. Todo aquel que plantee que le queda mucho por aprender y que puede identificar cuáles son sus talones de aquiles, significa que está comprometido con su labor y predispuesto a la capacitación.
 

3. Priorizar la inversión

De acuerdo con los objetivos y el relevamiento, ¿qué sector o jerarquía de empleados requiere de una capacitación urgente porque la falta de conocimiento puede suponer un freno en la empresa? Esta es, quizás, la pregunta más importante de todas porque gracias a ella podrás establecer una suerte de priorización en el presupuesto de capacitación.
 

4. Investigar los cursos online disponibles

¿Qué cursos online hay disponibles para que los equipos de tu empresa puedan crecer a la velocidad de la luz? ¿Cuáles son las expectativas con cada uno? ¿Cuáles son sus costos?

En Crehana para Empresas hemos desarrollado rutas de aprendizaje con análisis en tiempo real y un fuerte empuje a los skills de los equipos sedientos de conocimiento. Además, los cursos son on-demand, lo que significa que están disponibles a cualquier hora del día. Si por algún motivo un colaborador tuvo que pausar la jornada de capacitación, puede retomarla más tarde sin inconvenientes y sin ningún costo extra.

A la hora de ponderar qué habilidades son necesarias que los empleados desarrollen más, se debe tener en cuenta que los programas de capacitación a implementar deben estar centrados en el reskilling (volver a aprender), outskilling (destreza contínua) y upskilling (mejorar el aprendizaje). Para lo cual, los empleados deben de poder poner en práctica lo aprendido a nivel teórico, para mejorar su desempeño y alcanzar las metas previstas.

 📌Tip: conoce los mejores cursos de liderazgo para empresas, para maximizar el power de tu organización.
 

5. Flexibilizar el presupuesto de capacitación

Las cosas no siempre salen como se planearon. Por eso, en todo presupuesto de capacitación deben de plantearse posibles costos a asumir para flexibilizar el programa. Los imprevistos están a la orden del día.

 

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¿Qué formato de presupuesto de capacitación usar?

Ahora bien, has decidido que crear un presupuesto de capacitación es lo que tu empresa necesita, pero, ¿cómo armarlo o qué formato seguir? Puedes tomar como base los siguientes elementos y volcarlos en un Google Sheet:

  • Nombre de la capacitación.
  • Tipo de capacitación.
  • Modalidad de la capacitación: presencial, virtual, híbrida.
  • Detalle u observaciones.
  • Cantidad: cantidad de participantes que asistirán a esta capacitación.
  • Costo unitario de la capacitación.
  • Cálculo del costo unitario por la cantidad de participantes.
  • Fecha prevista de comienzo y finalización.
  • Objetivos y expectativas.
  • Evaluación de recursos humanos.


Podrías, por ejemplo, dividir cada capacitación según el trimestre, para calcular cuál es el presupuesto total que necesitas por cada período.

 

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Has leído lo esencial para crear y llevar adelante un presupuesto de capacitación de personal efectivo. Sin lugar a dudas, la capacitación es fundamental para que los empleados de una organización puedan alcanzar las expectativas y objetivos delineados. Además, gracias a ella lograrás que se sientan identificados con las empresas, ¿a quién no le apasiona aprender y profesionalizarse cada día más?

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