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¿Cómo hacer un presupuesto de capacitación de personal que sea efectivo?

¿Cómo hacer un presupuesto de capacitación de personal que sea efectivo?

Última actualización 1 de Noviembre del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Milagros García

Si en tu empresa se han planteado objetivos ambiciosos, un presupuesto de capacitación es más que necesario. ¿Tienes la certeza de que tu equipo necesita mucha capacitación para alcanzar los resultados deseados? Si tus colaboradores son proactivos, tienen compromiso con tu empresa y son un talento único, no querrás perderlos por desafíos que todavía no pueden enfrentar.

Para todo objetivo de gran relevancia o cambio de paradigma, se requiere de una fuerte capacitación. Lo que es lo mismo a contemplar anualmente un presupuesto de capacitación, visto como una inversión para el corto, mediano y largo plazo, pero no como un gasto.

En este artículo de blog, veremos qué es el presupuesto de capacitación, cómo calcular uno y cómo realizarlo. Quédate a leer, ¡que con esta receta, tu empresa llegará al estrellato!

¿Quieres mejorar la productividad de tu equipo pero no sabes qué habilidades necesitan? En Crehana for business te brindamos entrenamiento personalizado para ellos.

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¿Qué es un presupuesto de capacitación?

En un presupuesto de capacitación se contemplan todos los cursos y materiales necesarios para diseñar, desarrollar e implementar constantes ciclos de capacitaciones. Esto con la finalidad de tener la certeza de que los colaboradores están bien entrenados y siguen maximizando su potencial, a la par de que desarrollar sus habilidades cada día más.

A esta altura, no quedan dudas de que las capacitaciones planeadas, diagramadas y pensadas según la situación de cada empleado, son altamente efectivas y permiten que las empresas alcancen los resultados planteados.

Según Harvard Business Review, el 70% de los empleados afirmaron que no dominan las habilidades necesarias para llevar a cabo su trabajo. Además, el 75% de los 1.500 gerentes entrevistados manifestaron su inconformidad respecto de los programas de aprendizaje y desarrollo de sus empresas.

Por eso, los presupuestos de capacitación son necesarios, como así también, la selección de los contenidos de los mismos es importante, según las necesidades, debilidades y fortalezas de los colaboradores de una organización.

Como se señala en un artículo de Mckinsey, la capacitación a distancia es una alternativa al alcance de todos, como una especie de “salvavidas” efectivo para las organizaciones que necesitan adaptarse a nuevas formas de trabajar.

Al respecto, la pandemia fue un gran acelerador de la transformación digital y la promoción de la innovación en las empresas. Muchas se han visto en la necesidad de migrar sus procesos realizados de forma presencial a lo digital y remoto para seguir produciendo y captando ventas. Ahora bien, atravesar todos estos cambios supone un gran desafío para cualquier equipo y salir airoso del mismo es un gran resultado.

Pero, ¿cómo evitar estos cambios tan bruscos? La capacitación corporativa debe transformar a los equipos a las necesidades de hoy en día pero, también, prepararlos para el futuro (que puede llegar en algunos pocos años o en tan solo meses). Hacer foco en las nuevas capacidades, como se menciona en Mckinsey, es importante para construir las skills necesarias para ejecutar una estrategia post pandemia; y lo recomendable es hacerlo en base a estos principios:

  • Práctica y aplicación de la teoría: no solo es importante conocer la teoría sino a nivel práctico. Se deben brindar las oportunidades necesarias como para que las personas del equipo de trabajo puedan aprender haciendo. Esto supone que los teams pueden cometer errores al inicio pero, luego, ese margen de error se irá reduciendo.
  • Experiencias enriquecedoras de aprendizaje: la empresa debe proveer entornos de aprendizaje que sean alentadores, estimulantes y motivadores para que las personas se capaciten a gusto y puedan adquirir las habilidades y conocimientos necesarios para luego llevarlos a la práctica en el día a día de la organización. Por eso, es importante que se pongan en juego los sentidos, experiencias y emociones.
  • Aprendizaje de tipo colaborativo: puedes motivar a que las personas que estén en capacitación compartan y discutan sobre los tópicos que han visto con otros miembros del equipo de trabajo. Esto no solo fortalecerá el vínculo del team sino que, además, se estarán reforzando los conocimientos adquiridos.

La capacitación corporativa y online, con una plataforma que le permita a los colaboradores de la empresa estar altamente motivados con los contenidos, además de contar con ejercicios prácticos para poner a prueba los conocimientos que van adquiriendo, es más que suficiente. La capacitación presencial no es imprescindible para adquirir nuevas skills, con un ambiente remoto adecuado es posible.

capacitacion del personal

Fuente: Pexels

¿Cómo calcular el presupuesto de capacitación?

La idea que subyace al presupuesto de capacitación es que se trata de, quizás, la inversión más importante que tiene una empresa. Esto no es en el sentido de cantidad de dinero, sino que los empleados bien entrenados son los que más rinden y los que se comprometen aún más con los desafíos.

Además, el presupuesto de capacitación debe tener en cuenta varios factores para poder calcularlo de la manera más eficiente posible. Por ejemplo:

  • ¿Cuál es el objetivo a conseguir con cada capacitación?
  • ¿Cómo se desarrollará el entrenamiento?: cursos, clases grabadas, clases en vivo, video tutoriales.
  • ¿Qué tipos de materiales se necesitan?: tablet, notebook, libros, cuadernos, videos.
  • ¿Con cuánta frecuencia se llevarán adelante estos entrenamientos?
  • ¿Qué cantidad de personal se destinará para cada uno de los cursos?
  • ¿Se dará un bono extra para las capacitaciones que sientan los propios empleados que necesitan?
  • ¿Cómo se cubrirán las horas de capacitación?: si habrá reemplazos o no.
  • ¿Cómo se evaluará a quienes estén en capacitación?
  • ¿Se requiere el traslado del personal para la capacitación?: cantidad de empleados, alojamiento, traslado, gastos de comida, entre otros.
  • ¿En cuánto tiempo se espera obtener mejores resultados?
  • ¿Posibles contingencias a contemplar?

Estos son solo algunos de los elementos y preguntas que todo HR Manager debe hacerse a la hora de calcular el presupuesto de capacitación. Recordemos que el rol de cualquier responsable de recursos humanos es vital para incrementar el impacto de la gestión de los líderes intermedios en la cultura organizacional y para que los empleados se sientan motivados.

Además, estos cambios permitirán mejorar la cultura organizacional de tu empresa, al brindar a los colaboradores las herramientas necesarias para hacerle frente a los cambios y obstáculos para adaptarse a las nuevas circunstancias del sector. Con una cultura organizacional robusta, no habrá nada que pueda ponerle un freno a tu empresa.

Por lo tanto, todo esto forma parte de la idea sobre cómo ha cambiado el rol del CEO y el HR Manager en la cultura organizacional, al poner a los clientes internos, y no sólo los externos, en el centro de la escena; entendiendo sus necesidades, intereses y preferencias para hacer crecer el negocio.

como elaborar presupuesto de capacitacion

Fuente: Pexels

¿Cómo elaborar un presupuesto de capacitación?

Para elaborar un presupuesto de capacitación es muy importante contemplar las preguntas que mencionamos en el ítem anterior, porque eso le permitirá a todo HR Manager poder plantear y calcular cuál es el importe final del programa de capacitación anual, semestral o trimestral.

Si bien lo anterior es relevante para los cálculos y para que el sector de administración y finanzas pueda contemplarlo en el presupuesto de la empresa a nivel global, hay una serie de pasos básicos a seguir para que la elaboración del presupuesto de capacitación del personal sea lo más eficaz posible. Veamos cuáles son:

1. Identificar los objetivos por área

Antes de dar cualquier paso, es fundamental tener en claro cuáles son los objetivos del negocio y qué objetivo se pretende alcanzar por área o departamento de la empresa. Ya que a partir de allí se podrán trazar lineamientos y establecer prioridades.

Para esto, el HR Manager debe coordinar reuniones con el CEO de la empresa, en un primer lugar, y otras reuniones con los responsables de cada departamento, por el otro. Estas reuniones resultarán fructíferas porque podrá entender cuál es la meta de cada sector, cuál es el objetivo a nivel global y cuáles son los problemas y desafíos que tiene cada departamento.

Por ejemplo, podría detectarse que el departamento comercial o de ventas cuenta con objetivos demasiado altos para la capacitación que hoy en día se está implementando en dicho sector y, por lo tanto, una buena opción sería mejorar las habilidades de ventas con otros cursos.

Siguiendo el ejemplo anterior, las capacitaciones de ventas para empresas son una gran herramienta para mejorar la estrategia de negocios capacitando la fuerza de ventas. Así, los vendedores podrán desarrollar un plan de ventas que sea lo suficientemente efectivo como para alcanzar los objetivos mensuales que tienen. Además, podrán mejorar sus habilidades blandas y generar grandes oportunidades con clientes potenciales para la organización. 

Entonces, dado que la solución está en una capacitación de ventas, el team aprenderá a:

  • Crear un plan de ventas efectivo: cuáles son las habilidades necesarias para detectar quién es realmente el cliente y así poder vender soluciones que sean efectivas.
  • Hacer una estrategia de ventas: planificar y crear una estrategia para la cartera de clientes no es algo sencillo si no se cuenta con las herramientas y habilidades necesarias como para llevarlo adelante. Por lo tanto, la capacitación en ventas es necesaria para que la fuerza de ventas pueda participar con éxito en su elaboración e implementación.
  • Implementar las mejores técnicas de negociación: reconocer el tipo de negociador, mejorar el pitch de ventas y aprender a hacer un cierre de ventas que sea altamente exitoso.
  • Crear y mantener relaciones duraderas con los clientes: a partir del conocimiento de las soft skills que son necesarias para la venta online.

Como señala Hugo Olaizola Leon, profesor de nuestro curso online sobre Estrategia y planificación para account managers, "Como account manager, la estrategia y planificación de tu cartera de clientes es la clave esencial para lograr el éxito y alcanzar tus objetivos de ventas. Pero, ¿sabes cuáles son las técnicas más avanzadas en el mercado? Conocerlas te ayudará a planificar y optimizar eficientemente. Y, con eso, a convertirte en el mejor account manager de tu organización”.

Por eso, la capacitación corporativa es tan importante y el presupuesto de capacitación debe ser una de las tareas prioritarias de todo equipo de HR.

2. Encuestar a los empleados

¿Qué es lo que piensan los empleados acerca de las nuevas tecnologías? ¿Qué creen los empleados que les falta desarrollar? ¿Qué plataformas prefieren los empleados para capacitarse y cuál es su percepción de cada modalidad de capacitación?

Las encuestas a los empleados son esenciales para conocer qué es lo que creen, cómo perciben la empresa y la competencia y, también, cómo se ven a ellos mismos. Todo aquel que plantee que le queda mucho por aprender y que puede identificar cuáles son sus talones de aquiles, significa que está comprometido con su labor y predispuesto a la capacitación.

Hay distintos tipos de preguntas que se pueden hacer en una encuesta de equipo. No solo sirven para saber qué es lo que esperan del nuevo programa de capacitación corporativa sino que, además, son útiles para conocer cómo es el clima laboral, cuál es la posición de la empresa frente a otras en lo que concierne a liderazgo de equipos, qué tan alineados están los objetivos de los teams con los de la empresa y cuáles son los factores que desaniman o desalientan a los empleados a continuar en la organización.

Tanto en empresas muy grandes, con sucursales alrededor del mundo, como en las más pequeñas o medianas empresas, las encuestas a los empleados son una herramienta poderosa para las organizaciones. Ya que les permite conocer cuál es el grado de satisfacción y compromiso que hay en los equipos, al fin y al cabo, que es lo que finalmente repercute en los resultados de los proyectos.

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3. Priorizar la inversión

De acuerdo con los objetivos y el relevamiento, ¿qué sector o jerarquía de empleados requiere de una capacitación urgente porque la falta de conocimiento puede suponer un freno en la empresa? Esta es, quizás, la pregunta más importante de todas porque gracias a ella podrás establecer una suerte de priorización en el presupuesto de capacitación.

4. Investigar los cursos online disponibles

¿Qué cursos online hay disponibles para que los equipos de tu empresa puedan crecer a la velocidad de la luz? ¿Cuáles son las expectativas con cada uno? ¿Cuáles son sus costos?

En Crehana for business, hemos desarrollado rutas de aprendizaje con análisis en tiempo real y un fuerte empuje a los skills de los equipos sedientos de conocimiento. Además, los cursos son on-demand, lo que significa que están disponibles a cualquier hora del día. Si por algún motivo un colaborador tuvo que pausar la jornada de capacitación, puede retomarla más tarde sin inconvenientes y sin ningún costo extra.

A la hora de ponderar qué habilidades son necesarias que los empleados desarrollen más, se debe tener en cuenta que los programas de capacitación a implementar deben estar centrados en el reskilling (volver a aprender), outskilling (destreza contínua) y upskilling (mejorar el aprendizaje). Para lo cual, los empleados deben de poder poner en práctica lo aprendido a nivel teórico, para mejorar su desempeño y alcanzar las metas previstas.

Por ejemplo, los cursos de liderazgo para empresas son de los más solicitados porque las organizaciones están dimensionando la importancia de la capacitación del personal en habilidades como la comunicación asertiva y efectiva, la conducción de equipos, la inteligencia emocional, entre otros. Veamos algunos de ellos:

  • Inteligencia emocional para empresas: el control de las emociones es muy necesario hoy en día para saber trabajar en equipo, saber priorizar las tareas y distinguir lo importante de lo urgente. Si lo que se busca es alcanzar la efectividad del team, primero se debe trabajar en este aspecto de base. Porque, de esta manera, las personas del equipo podrán contar con las skills necesarias como para resolver potenciales conflictos, ser más empáticos unos con otros y manejar la presión de una mejor manera.
  • Trabajo en equipo: si no hay trabajo en equipo, es muy probable que los resultados no se alcancen o que se tarde mucho más en lograrlos que si se hubiera trabajado realmente en equipo.
  • Transformación digital: las tendencias tecnológicas y digitales tienen múltiples beneficios para la organización. Desde ya, le permite a los colaboradores centrarse en tareas menos operativas y más estratégicas, ya que con la transformación digital se implementan mecanismos tecnológicos e informáticos que permiten automatizar procesos para hacerlos, incluso, más efectivos.
  • Liderazgo transformacional para liderar a otros: la capacitación también debe estar orientada a formar a los futuros líderes de la organización de acuerdo a los valores de la empresa. Un buen líder debe ser capaz de liderar su equipo desde la transformación, para inspirar a las personas e impulsarlos al cambio y la innovación.

5. Flexibilizar el presupuesto de capacitación

Las cosas no siempre salen como se planearon. Por eso, en todo presupuesto de capacitación deben de plantearse posibles costos a asumir para flexibilizar el programa. Los imprevistos están a la orden del día.

presupuesto de capacitacion ejemplo

Fuente: Pexels

¿Qué formato de presupuesto de capacitación usar?

Ahora bien, has decidido que crear un presupuesto de capacitación es lo que tu empresa necesita, pero, ¿cómo armarlo o qué formato seguir? Puedes tomar como base los siguientes elementos y volcarlos en un Google Sheet:

  • Nombre de la capacitación.
  • Tipo de capacitación.
  • Modalidad de la capacitación: presencial, virtual, híbrida.
  • Detalle u observaciones.
  • Cantidad: cantidad de participantes que asistirán a esta capacitación.
  • Costo unitario de la capacitación.
  • Cálculo del costo unitario por la cantidad de participantes.
  • Fecha prevista de comienzo y finalización.
  • Objetivos y expectativas.
  • Evaluación de recursos humanos.

Podrías, por ejemplo, dividir cada capacitación según el trimestre, para calcular cuál es el presupuesto total que necesitas por cada período.

como hacer un presupuesto de capacitacion

Fuente: Pexels

Ejemplo de presupuesto de capacitación

Si buscas un ejemplo de presupuesto de capacitación o una plantilla que te permita presupuestar esta inversión, aquí tenemos la respuesta:

formato presupuesto capacitacion

Fuente: Crehana

Sabemos que, a veces, puede ser algo complicado confeccionar un presupuesto por primera vez; especialmente si se trata de la capacitación del personal, donde entran en juego muchos factores y variables que hay que saber priorizar según los objetivos que se tengan en cuenta y las circunstancias que lo ameriten.

Al promover la capacitación laboral se igualarán las capacidades individuales. Con lo cual, se potenciará el desarrollo del personal a nivel personal y a nivel equipo. Además del hecho de que muchos de los obstáculos que pueden presentarse hoy en tu empresa, es posible que se superen con éxito a partir de la implementación de capacitación de empresas alineadas a los objetivos del negocio.

Tras haber realizado un diagnóstico para descubrir cuáles son las falencias y necesidades a cubrir, podrás tener más en claro, como HR Manager, sobre cuáles skills trabajar primero. Por consiguiente, podrás acertar mejor en la elección de los cursos o programas de capacitación empresarial.

Es en esta instancia donde la tabla de presupuesto de capacitación juega un rol clave e importante. Esto para que nada quede librado al azar o fuera de la planificación sino que, por el contrario, todo esté en el lugar en el que debe estar.

Algunos de los puntos que puedes completar en esta plantilla de presupuesto de capacitación:

  • El área al que se brindará capacitación empresarial y en qué año.
  • Cuáles son los cursos previstos para cada trimestre.
  • Cuál es el presupuesto anual que se utilizará durante todo el año.
  • La cantidad de capacitaciones que se impulsarán, un detalle sobre los mismos, la cantidad de personas, el costo unitario y el importe total.

Asimismo, con este ejemplo de presupuesto de capacitación podrás conocer, como HR Manager, cuál es el balance por trimestre respecto al importe del presupuesto anual previsto para tener todos los números bajo control.

Como si fuera poco, ¡es gratuita! Puedes descargarla sin costo alguno y comenzar a trabajar en esta tabla de presupuesto de capacitación del personal para mejorar las habilidades de tu equipo y llevar tu negocio al siguiente nivel (o, incluso, hacerlo con grandes saltos).

Ya puedes poner en marcha el nuevo plan de capacitación para que el team brille como nunca antes y aumente su productividad.

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Has leído lo esencial para crear y llevar adelante un presupuesto de capacitación de personal efectivo. Sin lugar a dudas, la capacitación es fundamental para que los empleados de una organización puedan alcanzar las expectativas y objetivos delineados. Además, gracias a ella lograrás que se sientan identificados con las empresas, ¿a quién no le apasiona aprender y profesionalizarse cada día más?

Con un gran presupuesto de capacitación del personal, alineado a los objetivos del negocio y a la necesidades de desarrollo de skills de los equipos de trabajo, toda empresa podrá tener éxito en los nuevos proyectos y negocios que emprenda. Porque, claro, ¡el secreto está en la capacitación corporativa! Sin ella, las metas no podrían alcanzarse o se demoraría mucho en alcanzarlas.

En Crehana for business, colaboramos con las organizaciones para el diseño y desarrollo de un plan de training exitoso y acorde a las necesidades de cada team. Transforma tu equipo para los desafíos de hoy con estos programas de skilling diseñados para incrementar el desempeño de tu equipo y aumentar su productividad.

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