💼 ¿Cuál es el futuro de las reuniones de trabajo? [2021] | Crehana para empresas
Reuniones de trabajo: ¿Qué podemos esperar de ellas en el futuro?

Reuniones de trabajo: ¿Qué podemos esperar de ellas en el futuro?

Última actualización 22 de Septiembre del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Flor Medina

Las reuniones de trabajo son encuentros importantes donde los empleados de una empresa tienen la oportunidad de intercambiar ideas, solucionar cualquier tipo de conflicto y tomar decisiones importantes

En los últimos años, circunstancias como el inicio de la pandemia por el COVID-19, han generado un impacto significativo sobre la dinámica de trabajo que se solía manejar dentro de las empresas. Las juntas de trabajo tuvieron que ser desplazadas del escenario presencial y adaptarse a un nivel de virtualidad nunca antes visto. 

Hoy en día, cualquier negocio que desee prosperar a largo plazo, debe tener la capacidad de hacer frente a cualquier cambio que pueda surgir de manera imprevista y poder ejecutar reuniones de trabajo altamente efectivas que puedan garantizar la continuidad del negocio.

¿Te gustaría saber qué se espera de las juntas de trabajo en el futuro? Entonces, te invitamos a seguir leyendo esta nota en la cual haremos énfasis en el adecuado desarrollo de las reuniones laborales dentro del contexto virtual.  

¿Cómo serán las reuniones de trabajo en el futuro? 

Según The Economist, desde el año 2020 se ha generado un incremento importante de las reuniones de trabajo por modalidad virtual. El uso de plataformas de videoconferencia, como Teams de Microsoft o Zoom, se multiplicó en poco tiempo. Todo esto se debe al aislamiento social implementado como medida de prevención al Covid-19. 

Ahora que se está empezando a implementar el modelo de trabajo presencial en las oficinas, las cabezas de las organizaciones deben evaluar qué elementos del trabajo remoto resultaría conveniente conservar. La revista de economía refiere que una encuesta a más 7,000 personas de diez países, reveló que dos tercios de la muestra prefieren tener una combinación entre reuniones de trabajo virtuales y presenciales.

Ventajas de las reuniones de trabajo virtuales

En el artículo de The Economist se menciona que las reuniones de trabajo virtuales permiten la asistencia de una mayor cantidad de personas, ya que no existen barreras en cuanto a la capacidad del espacio o la distancia. Un trabajador que vive en otra ciudad puede asistir a una junta virtual sin ningún problema. 

Por otro lado, las reuniones laborales virtuales permiten una mayor flexibilidad laboral. Algunos trabajadores británicos refirieron que llegaron a programar reuniones en momentos en los que normalmente estarían en camino al trabajo. 

Inconvenientes de las reuniones de trabajo virtuales

Las juntas de trabajo a distancia también pueden producir algunos inconvenientes para los empleados. Por ejemplo, se dice que una reunión por videoconferencia tiene menos probabilidades de terminar a tiempo. Un estudio reveló que una sesión promedio de Microsoft Teams se extiende de 35 a 45 minutos. 

Otro problema de las reuniones virtuales es que algunas empresas no invierten en la adquisición de la tecnología necesaria para que los empleados puedan interactuar de manera satisfactoria. 

A pesar de los desafíos que presentan las reuniones de trabajo a distancia, la realidad es que las juntas por videoconferencias están muy lejos de desaparecer. Es importante que las empresas puedan adaptarse a esta nueva modalidad y empiecen a adquirir la infraestructura adecuada para su desarrollo. 

reuniones de trabajo en el futuroFuente: Pexels

¿Cómo planificar reuniones de trabajo remoto?

Ahora que ya sabes que las reuniones de trabajo virtuales no van a desaparecer por un buen tiempo, en Crehana queremos enseñarte a cómo organizarlas adecuadamente. 

Frederick Gutierrez, docente del curso online de Reuniones de trabajo remoto efectivas, establece una serie de pasos para la planeación de una reunión digital. 

Paso 1: Determina el tipo de reunión

Para planificar reuniones de trabajo remoto, lo primero que tienes que hacer es definir qué tipo de reunión será: 

  1. Reuniones de equipo: orientadas a resolver diferentes tipos de inconvenientes que generalmente abarcan desde problemas de productividad, dudas generales, etc. Suelen ser relajadas y buscan generar espacios de confianza. 
  2. Reuniones con clientes: juntas en donde se deben reunir diferentes tipos de stakeholders y todo gira en torno a la toma de decisiones. Son mucho más formales y los asistentes tienen una disponibilidad de tiempo limitada. 
  3. Reuniones híbridas: aquí se involucran tanto a los clientes como el equipo de trabajo. En estas juntas de trabajo se busca definir algo en particular que puede estar generando algunas dudas o inquietudes. 
  4. Reuniones casuales: este tipo de reuniones son mucho más privadas y usualmente participa el jefe con algún otro miembro de su equipo. Están orientadas a brindar un feedback denso y constructivo, o proporcionar algún tipo de encaminamiento. 
  5. Pitch de ventas: consiste en una junta empresarial en la cual se trata de vender una idea o convencer a alguien de realizar algún tipo de proyecto. 

Paso 2: Identifica los objetivos

Definir el objetivo de una reunión de trabajo es importante para medir el éxito o el fracaso de la misma. Te recomendamos aplicar la metodología SMART para establecer los propósitos de la junta. Además, puedes seguir los siguientes consejos para construir tus objetivos:

  • Identifica la raíz del problema. Puede ser la entrega de un trabajo, la finalización de un proyecto, etc. 
  • Ten en claro quiénes son las personas involucradas y qué deseas lograr. 
  • Prioriza los objetivos de acuerdo a su nivel de importancia y urgencia.
  • Determina cuál es el resultado esperado que te permitirá saber si la reunión de trabajo fue efectiva o no. 
 

Paso 3: Elabora la agenda de la reunión

Las reuniones de trabajo deben estar bien estructuradas y, para ello, necesitas tener claro cuáles son las actividades que vas a realizar y el orden de las mismas. Generalmente, la estructura que se sigue es la siguiente:

  1. Llegada: se suele dar un tiempo aproximado de 5 minutos al inicio de las reuniones de trabajo para esperar a que los invitados puedan unirse y comprobar que sus micrófonos y cámaras funcionen bien.  
  2. Introducción: se saluda a los asistentes, se comunica el objetivo y los temas para hablar en una reunión de trabajo.  
  3. Entendimiento de la problemática: explicar si la reunión de trabajo es para resolver dudas, presentar informaciones pertinentes u otras aclaraciones importantes. 
  4. Construcción conjunta: se diseña un plan, una estrategia o una actividad para el beneficio del negocio. 
  5. Cierre: se realiza un resumen de lo visto en la reunión y las conclusiones a las que se llegaron. 

Paso 4: Define la lista de asistentes a la reunión de trabajo

Al momento de definir los asistentes a la junta empresarial, te recomendamos evitar invitar a aquellas personas que no tienen conocimiento sobre el tema o que no tienen poder para resolver la problemática. Invita solamente a quienes tengan el poder de decisión con respecto al tema en discusión. 

Por otro lado, ten en cuenta que a nivel de invitados, menos es más. Si vas a invitar a un jefe o alguien de alto nivel jerárquico a las reuniones laborales, debe tener una finalidad. Si no, podrías estar quitándole tiempo de su ajustada agenda. 

Lo importante es que identifiques las funciones que los asistentes cumplirán dentro de la reunión de trabajo. Si una persona no tiene una funcionalidad específica, es posible que su invitación esté de más.  

Paso 5: Prepara la invitación a la reunión

Al momento de enviar la invitación para la reunión empresarial, debes proporcionar a los invitados la información necesaria y relevante para la junta. Te aconsejamos incluir los siguientes elementos en la invitación:

  • Un título que especifique el motivo de la reunión. 
  • El link de la llamada en donde se efectuará la junta de trabajo. 
  • La notificación de aviso antes de la reunión.
  • El objetivo de la reunión.
  • El resultado al que se espera llegar en reunión de trabajo.
  • Agenda de las actividades que se llevarán a cabo. 

Cómo planificar reuniones de trabajo remotoFuente: Canva

¿Cómo dirigir una reunión de trabajo remoto? 

Para tener reuniones de trabajo efectivas, es importante saber cómo dirigir una reunión de trabajo adecuadamente. Aquí te compartimos algunos factores que debes tomar en cuenta: 

1. Controla del tiempo

Te recomendamos tener un reloj siempre a la mano. Es importante dictaminar un tiempo prudente para cada actividad de la junta empresarial. En caso de que te excedas de tiempo, puedes asignar tiempos de otras actividades o tratar de cortarla de alguna manera. 

2. Conoce a tu audiencia

Es necesario conocer bien a los asistentes de las reuniones de trabajo para saber cómo dirigirte a ellos. Algunos de los tipos de perfiles que se pueden distinguir son: 

  • Altos ejecutivos: personas que cuentan con un cargo alto, como gerentes o managers. Se caracterizan por tener poco tiempo disponible en sus agendas. Están orientadas a tomar decisiones o proporcionar información específica. 
  • Perfiles técnicos: personas expertas en temas específicos. Estas personas asisten a las reuniones laborales por alguna necesidad puntual.
  • Emprendedores y equipos de venta: suelen disfrutar de largas conversaciones y abarcan muchos temas a la vez, por lo que es necesario llevar un adecuado control del tiempo de la junta de trabajo. 
  • No interesados: son personas que no participan en las discusiones de la reunión empresarial. Te recomendamos ignorarlas siempre y cuando no traten de sabotear el desarrollo de la junta. 
 

3. Aprende a mediar el conflicto

En medio de las reuniones de equipo, pueden aparecer diferentes tipos de conflictos y es importante saber cómo manejarlos. Aquí te dejamos algunas recomendaciones: 

  • Mantén siempre la calma. 
  • Ofrece un espacio de tiempo a cada persona para que exprese su punto de vista.
  • Como moderador de la reunión de trabajo, no puedes tomar partido por ninguna de las opiniones. 
  • Si nadie quiere ceder, puedes posponer el tema para una próxima junta de trabajo. 
  • Si el tema en cuestión es el eje central de la reunión, trata de encontrar puntos en común que permitan llegar a un acuerdo. 

4. Interactúa con la audiencia

Al inicio de las reuniones de trabajo virtuales, resulta un poco difícil romper el hielo e incentivar a que los asistentes participen. Para que no tengas este problema, puedes seguir los siguientes tips: 

  • Habla fuerte y claro. 
  • Para motivar la participación, puedes solicitar opiniones de manera directa.
  • Utiliza ejemplos para explicar tus puntos de vista.
  • Si nadie responde, toma el silencio como un sí. 
  • Asigna turnos de intervención cuando mucha gente desea participar. 
  • Prepara tus ayudas audiovisuales con anticipación. 
  • Mutea a quienes no estén hablando para evitar ruidos que interrumpan la reunión de trabajo.

5. Mantén el foco de la reunión

Tienes que estar atento de no perder el objetivo de la reunión empresarial. En caso sientas que se están alejando del propósito inicial, puedes hacer lo siguiente: 

  • Mencionar frases como: “no nos desviemos”, “retomemos”, “enfoquémonos en el objetivo de la reunión”, etc. Son maneras respetuosas de cortar a las personas que están interviniendo. 
  • Generar nuevos espacios en un futuro cercano para debatir aquellos puntos que surgieron en la junta empresarial. 

6. Clausura de la reunión

Al finalizar las reuniones de trabajo, para dar un buen cierre tienes que hacer un resumen de los temas vistos y mencionar los acuerdos a los que se llegaron para solucionar la problemática. También debes definir quién va a ser responsable para ejecutar cada actividad. 

Cómo dirigir una reunión de trabajo remotoFuente: Canva

Aplicaciones para organizar reuniones de trabajo remoto

Ahora que ya sabes que el futuro de las reuniones de trabajo se encuentra en el espacio virtual, aquí te dejamos algunas opciones de plataformas de videoconferencia que puedes utilizar para tu negocio:

1. Skype

Tradicionalmente, Skype se utilizaba para realizar videollamadas personales. Sin embargo, la versión gratuita puede funcionar perfectamente para las juntas de trabajo de negocios pequeños. Si tienes una empresa grande, te recomendamos adquirir la versión de pago: Skype empresarial.

2. Google Meet

Anteriormente se le conocía como Hangouts. Esta plataforma de videoconferencias viene integrada con el servicio de Google Workspace. Posee una infraestructura segura y fácil de utilizar. Además, te permite acceder a las reuniones virtuales directamente desde el evento en Calendario o la invitación por correo electrónico. 

3. Zoom

Es una de las plataformas de videoconferencia que más crecimiento tuvo en estos últimos años. Te da la facilidad de conectarte a una reunión de trabajo desde una computadora o cualquier dispositivo móvil. Además, tiene una interfaz de usuario intuitiva y diferentes herramientas para mejorar la interacción entre los asistentes, como la división en salas o compartir pantalla. 

4. Microsoft Teams

Está plataforma viene incorporada para cualquier usuario de Office 365. Aquí podrás programar tus reuniones de trabajo fácilmente y enviar invitaciones a todos los usuarios participantes. Además, también incluye diferentes funciones para mejorar la experiencia de la reunión: subtítulos en vivo, grabación de llamadas, compartir pantalla, etc. 

5. ClickMeeting

En esta plataforma de videoconferencia podrás encontrar casi todas las herramientas necesarias para tus reuniones de trabajo en línea. Además, también ofrece la opción de realizar encuestas en tiempo real para motivar la participación de todos los asistentes. 

Aplicaciones para organizar reuniones de trabajo remotoFuente: Pexels

Esperamos que después de leer esta nota, te animes a poner en práctica todas estas recomendaciones para planificar tus reuniones de trabajo en línea. Si deseas adquirir más conocimientos que te ayuden a hacer que tu negocio prospere, entonces no puedes irte sin antes revisar nuestros cursos online de Emprendimiento y negocios. ¡Hasta la siguiente nota!

También podría interesarte