Onboarding virtual en trabajo remoto

Última actualización 12 de Agosto del 2020

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Emilio Jimenez

Onboarding virtual en trabajo remoto Onboarding virtual en trabajo remoto

El trabajo remoto ha representado un reto para muchas organizaciones. La transformación digital acelerada para quienes no lo tenían mapeado o contar con las mejores herramientas tecnológicas para llevar a cabo el trabajo desde casa se presentaron como un gran reto en este inesperado 2020. Dentro de los principales procesos de Recursos Humanos, uno de los más importantes, debido al primer impacto que genera en los nuevos miembros del equipo es el onboarding. Ya de por sí, llevar a cabo un proceso de onboarding efectivo era un gran reto dentro del trabajo presencial. Ahora, la “nueva normalidad” nos lo puso más complicado aún. Por ello, en este artículo repasaremos algunas de las buenas prácticas que nos pueden llevar a tener un onboarding de gran impacto. 

Una gran primera impresión

En primer lugar, tengamos claro todo lo que vamos a necesitar para generar un impacto positivo en las nuevas personas que se sumarán al equipo. ¿Tenemos listos los equipos? ¿Ya sabemos cuáles son las inducciones fundamentales que llevarán estas personas? ¿Hemos enviado el merch de bienvenida a la dirección correcta? Todas estas dudas (y más) deben estar resueltas antes del primer día del nuevo miembro del team. 

Por otro lado, es importante tener un momento para conversar con cada uno de los líderes y hacerlos parte de este proceso. El onboarding es el paso inicial dentro del ciclo de vida de esta persona en nuestra organización, por ello, contar con el compromiso del líder es fundamental para los pasos a seguir dentro del equipo.

Es recomendable también, tener a una persona acompañando al nuevo ingreso en su proceso de adaptación. En Crehana tenemos la figura del “buddy”, es decir, un compañero o compañera que guía a la persona en sus primeros días en el equipo. Antes del trabajo remoto, se encargaba de hacerle un tour por la oficina, enseñarle a usar la cafetera y presentarle a todos los equipos, entre otras cosas.

Ahora, es más que todo una especie de profesor o profesora que le enseñará quiénes forman parte de su equipo, a quién escribirle cuando tenga una duda técnica o cómo utilizar nuestras herramientas digitales. Sabemos que el líder es parte de todo este aprendizaje, pero completar su conocimiento con la experiencia de otra persona será muy enriquecedor para el nuevo miembro del equipo y ampliará su perspectiva sobre lo que significa ser parte de la organización.

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Inducciones: momento de compartir conocimiento

Con respecto a las inducciones que tiene que llevar esta persona, dependiendo de los procesos y necesidades de cada empresa, estas pueden ser divididas en dos. Por un lado, las generales, es decir, aquellas que cualquier nuevo colaborador debería llevar para estar informado sobre aspectos de interés en la organización. Por ejemplo, la inducción de la cultura, valores y propósito de la empresa.

El otro tipo de inducciones es el específico. Aquí es fundamental saber qué personas serán las que más van a interactuar con nuestro nuevo colaborador y, a partir de ello, generar espacios donde le puedan enseñar, ya sea de forma teórica o práctica, como viviendo un día de trabajo con determinado equipo, qué es lo que sea hace en dicha área y de qué manera afectará su rutina diaria.

Estos momentos requieren de una concentración plena de la persona que realiza la inducción, por ello es fundamental la coordinación con el equipo de HR para agendar las reuniones en momentos libres. No es recomendable estar haciendo dos cosas a la vez mientras se comparte información de valor a un nuevo miembro del team.

Siempre hay que saber cómo vamos

En adición a los puntos que ya hemos mencionado, debemos saber si las inducciones están causando el impacto esperado en las nuevas personas que forman parte de la organización. Por ello, es altamente recomendable realizar una medición posterior para recibir feedback de primera mano. Nosotros utilizamos herramientas como Culture Amp o Typeform para recoger información sobre las inducciones en momentos clave. Es así que nuestra sugerencia para medir el impacto es hacerlo durante estas sesiones, podría ser al término de la primera semana, y una vez finalizadas, siendo la quinta semana un buen espacio para conocer si lo aprendido ya fue aplicado durante el primer mes en el equipo. 

Asimismo, es importante darle un espacio de retroalimentación a los líderes, por ello, durante esta época de trabajo remoto, incorporamos una medición con aquellas personas que tienen equipos a su cargo para conocer su opinión sobre el desempeño y adaptación del nuevo ingreso luego de haber pasado por sus primeras semanas en el equipo y una vez terminado su proceso de onboarding.

Estas mediciones no solo permiten conocer el impacto que han tenido las inducciones y actividades iniciales que tuvieron estas nuevas personas, sino que son de mucha utilidad para que el equipo de HR ajuste lo que viene haciendo, siga mejorando sus procesos y pueda generar planes de acción en aquellos casos que no se están dando las cosas como se esperan. 

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Por último, los espacios de feedback entre el equipo son muy importantes dentro del onboarding del nuevo colaborador. Al no compartir espacios físicos, toda interacción que podamos tener con los otros miembros del team sumarán a ese sentido de pertenencia con la organización e interacción con las nuevas personas con las que estamos trabajando.

Es así que el equipo de HR debe velar porque se generen espacios de retroalimentación como sesiones de “one on one” entre el nuevo ingreso y su líder de equipo, así como, momentos de integración con sus compañeros de área. Para ello, tener un after office o noche de juegos virtual al término de la primera semana es una gran opción.   

Esperamos que estas prácticas que tenemos dentro de Crehana puedan ser de ayuda para sus equipos de HR. Las barreras y obstáculos que estamos viviendo en esta época se presentan también como oportunidades de innovar y generar procesos que tal vez antes ni siquiera nos hubiéramos animado a realizar. Démosle la vuelta a la adversidad y no paremos de generar ideas para seguir mejorando la experiencia de nuestros colaboradores. 

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