¿Cómo hacer un manual de procesos? 6 pasos para ordenar el trabajo de forma estratégica

Aprender cómo hacer un manual de procesos es una estrategia que toda empresa debería poner en marcha para mantener un orden de sus actividades y mejorar la eficiencia de sus trabajadores. Pero, ¿cuáles son las características de un manual de procesos? 

Quién se encuentre frente a una compañía, tendrá como objetivo principal el crecimiento de la misma a través de un aumento de producción. Sin embargo, ese incremento solo sucederá si los equipos de trabajo tienen los conocimientos adecuados. 

Entonces, para lograrlo, además de hacer uso de múltiples capacitaciones, debes crear tu propio manual de procesos de una empresa para qué todos los trabajadores sepan qué hacer, en qué momento, y cuáles son los plazos y objetivos a cumplir. 

En fin, si quieres saber qué es un manual de procesos, cuál es su estructura, quién o quiénes son los responsables de administrarlos y hasta cuáles son las ventajas de su implementación, no te pierdas ningún detalle de este artículo. 

¡Comencemos! 

1. Comprende qué es un manual de procesos

En palabras de Oxford Languages, un proceso es un “conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o hecho complejo”. Es decir, en términos empresariales, una serie de actividades que permiten crear un producto. 

Pero, ¿qué es un manual de procesos? Simplemente un documento formal que contiene pasos e indicaciones que todo equipo de trabajo necesita seguir para completar las tareas de producción, así como la información sobre quiénes son los responsables de cumplir esas actividades.

Por otro lado, también es importante recordar que todos los procesos necesitan de entradas que serán combinadas o procesadas por una serie de actividades para entregar un resultado.

Entonces, un manual de procesos siempre debe comenzar con las instrucciones y el planteamiento del objetivo, para luego acceder al paso a paso para cumplirlos y, finalmente, verificar la eficiencia del documento. 

Por último, antes de seguir, te recomendamos aprender cómo hacer el diagrama causa y efecto de Ishikawa, ya que te ayudará a identificar mejor los procesos de tu empresa y encontrar los problemas u obstáculos de los mismos. 

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2. Analiza los tres tipos de manual de procesos

Si bien existen muchos más, los manuales de procesos y procedimientos de una empresa se dividen en 3 grandes categorías, que a su vez se relacionan con el objetivo de cumplir las normas y mantener un orden. 

Entonces, si quieres saber cómo hacer un manual de procesos, primero debes recordar que siempre deberán incluir alguna de estas tres variantes: 

2.1. Procesos estratégicos

Los procesos estratégicos, como la palabra lo indica, son aquellos encargados de diseñar una estrategia para alcanzar los objetivos y las políticas internas de una empresa, así como también de hacerla cumplir. 

Entonces, un manual de procesos estratégicos es aquel utilizado para ordenar las metas de una compañía y resolver, en simples pasos, cómo utilizarlo para aumentar y mejorar la producción.

2.2. Procesos operativos 

De nada sirve tener una buena estrategia si se desconoce cómo ponerla en marcha. Entonces, para lograrlo, deberás crear un manual operativo de una empresa integrado por la descripción de metodologías que logren mejorar el desempeño.

En otras palabras, es un documento en donde se detalla cuáles son las actividades para garantizar el funcionamiento de la línea de producción de una compañía y qué se necesita para completarlas.

2.3. Procesos de soporte 

Tener una buena estrategia y saber administrar las operaciones siguiendo todos los pasos para elaborar un manual de procesos, no es suficiente. Es decir, siempre debes combinar esa información con un buen soporte. 

Entonces, un manual de procesos de soporte es aquel diseñado para brindar el apoyo necesario para garantizar el buen rendimiento del proceso operativo, al mismo tiempo que busca hacer cumplir la estrategia de una empresa.

3. Respeta la estructura de un manual de procesos

El tercer paso para aprender cómo hacer un manual de procesos es uno de los más importantes, ya que si haces una buena estructura, el documento funcionará de maravillas. Pero, si sucede lo contrario, todo el esfuerzo habrá sido en vano. 

Entonces, si quieres saber cómo respetar la estructura de un manual de procesos, debes cumplir con las siguientes indicaciones: 

3.1. Presenta los datos del proceso

Con los procesos identificados, el siguiente paso para elaborar un manual de procesos es asignar un líder a cada uno y presentar los datos.

El líder será el encargado de asegurar el buen desempeño del mismo y será capaz de trabajar en equipo con todos los involucrados en su proceso asignado.

Además, también tendrá la tarea de documentar las actividades para agregar la siguiente información al manual de procesos y procedimientos:

• Título del documento - La primera información que debe aparecer en el manual de procesos. 
• Identificación de la empresa - Para que los equipos de trabajo que sepan de qué es un manual de procesos, aquí el líder deberá agregar datos como el nombre y el logo de la empresa, además de el lugar y fecha de elaboración del documento.
• Introducción - Tras la presentación de la empresa, es importante desarrollar una buena introducción que explique, en pocas palabras, cuál es el contenido del manual.
• La ficha de proceso - Es aquella información relacionada a las características básicas, es decir, el objetivo, las entradas y salidas del proceso. 
• El mapa del flujo del proceso - En todo ejemplo de un manual de procedimiento, nunca debe faltar un mapa de flujo que indique, a simple vista, el orden de los pasos a seguir.

Por último, si aspiras a convertirte en el líder del proceso, pero sientes que no tienes el conocimiento necesario para lograrlo, te recomendamos nuestro curso online de inteligencia social para líderes.

3.2. Plantea el objetivo del proceso

El segundo paso en la estructura de un manual de procesos es plantear el objetivo y, como podrás imaginar, es uno de los más importantes para mantener el orden y no cometer fallos. 

Sin importar el tipo de manual de procesos que te encuentres realizando, todos requieren de una inversión de dinero, la autorización de jefes y hasta el cumplimiento de expectativas generales. 

Entonces, con tanto en juego, debes mencionar el objetivo de forma clara y concisa. Es decir, tienes que colocar toda la información pero sin excederte. 

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3.3. Menciona quién o quiénes serán los responsables del proceso

Ya hemos mencionado que al momento de aprender cómo hacer un manual de procesos, necesitas un líder. Pero, además de esta persona, también es fundamental que definas quién o quiénes serán responsables del proceso. 

Esta figura tiene un papel clave porque, como su nombre lo indica, será el responsable de todas las indicaciones mencionadas en el manual de procesos.

Entonces, para que no haya dudas al respecto, el responsable de cualquier tipo de manual de procesos se tiene que encargar de: 

• Consolidar todos los procedimientos y procesos al manual. 
• Asegurar que todos los miembros de la empresa tengan acceso al manual.
• Hacer reuniones con los líderes de los procesos para dialogar sobre cambios y revisiones en el documento. 
• Asignar un rol a las personas que intervienen en la creación del manual de procesos.
• Garantizar que el objetivo se cumplirá en tiempo y forma.
• Buscar alternativas digitales para evitar gastos adicionales o daños al medio ambiente con versiones físicas del manual del proceso. 

3.4. Explica cómo se llevará a cabo el proceso

Al finalizar el planteamiento del objetivo, y luego de definir quiénes serán los responsables del proceso, ya tendrás todo listo para avanzar con otro punto fundamental de la estructura de un manual de procesos: el procedimiento. 

En esta instancia es necesario explicar, paso a paso:

• Cómo se va a cumplir con la idea y la estrategia planteada por el manual. 
• Cuántas personas van a intervenir en cada uno de los pasos. 
• Qué materiales se necesitan para cumplir con el objetivo final. 
• Cuál será el camino para finalizar el manual de procesos y cumplir con las expectativas de la empresa.

Por último, también es importante señalar que esta explicación puede ser escrita, de forma tradicional, o ser presentada con imágenes y videos para que sea una presentación más interactiva.

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3.5. Revisa la información utilizada

Una vez que el proceso haya sido ilustrado y narrado, todos los integrantes del equipo tendrán que revisar, analizar, agregar o quitar la información para entregar el documento en óptimas condiciones.

Finalmente, una vez que se cumpla con esta instancia, todo estará listo para entregar el manual de procesos y procedimientos definitivo a cada uno de los trabajadores de tu empresa.

Eso sí, recuerda que siempre es recomendable hacer revisiones periódicamente para no encontrarte con una situación caótica en la etapa final de la creación del manual de procesos.

3.6. Comparte información adicional

El último paso en la creación y organización de la estructura de un manual de procesos indica que, antes de finalizar el proceso, no es una mala idea compartir información adicional. 

Es decir, previo a la entrega final del manual de procesos, el responsable del mismo, acompañado del líder y de otras personas que hayan intervenido, pueden registrar estos datos:

• Fuentes de información recurridas para avanzar con el proceso. 
• Métodos de implementación seleccionados para el manual. 
• Políticas y normas de operación que han sido respetadas en el documento. 
• Técnicas de análisis que se hayan utilizado para comprender la información analizada.
• Alcance que se espera lograr con el manual de procesos.

4. Inspírate en los ejemplos de un manual de procesos

Como ya lo hemos mencionado, toda empresa, negocio o emprendimiento que lo desee, podrá capacitar y organizar las responsabilidades de sus empleados luego de aprender cómo hacer un manual de procesos. 

Entonces, a modo de inspiración, analizaremos tres ejemplos de un manual de procesos, divididos en su faceta estratégica, operativa y de soporte, a través del modelo de producción de un restaurante ficticio. 

Ejemplo de un manual de procesos estratégicos

En base a la estrategia planteada, dentro del restaurante es necesario hacer una correcta planificación antes de comenzar la etapa principal de producción. Y, para lograrlo, en el manual de procesos debe figurar información sobre: 

• Los proveedores de los insumos. 
• Los recursos que se usarán. 
• El equipo de personas necesarias para entregar la orden. 
• Datos de finanzas.

Observa cómo las actividades o procesos en esta etapa son necesarios para el éxito de negocio. De no ser planeado, podría resultar en confusión y retraso de las actividades.

Finalmente, también es importante destacar que este tipo de manual de procesos debe ser creado, preferiblemente, antes de los otros dos ejemplos que mencionaremos a continuación.

Ejemplo de un manual de procesos operativos

Una vez que hayas definido los procesos estratégicos, deberás complementar la información analizada con la creación y el desarrollo del manual operativo de una empresa.

Entonces, si volvemos a tomar como ejemplo al restaurante ficticio, en este tipo de manual de procesos la información clave será la siguiente: 

• Datos sobre las compras de los insumos. 
• Pasos para la elaboración del platillo. 
• Procedimientos a realizar para una correcta entrega y atención al comensal.

Entonces, si bien debes seguir todos los lineamientos del manual de procesos estratégicos, también tienes que prestar mucha atención a su relación con el operativo, porque necesitas de ambos para garantizar una buena y óptima producción.

Ejemplo de un manual de procesos de soporte

Ahora bien, si has utilizado los ejemplos de manual de procesos ya mencionados y lograste combinarlos con las claves para organizar el mejor negocio posible, es probable que tu compañía alcance el éxito. Pero, si deseas hacer un trabajo perfecto, nunca debes olvidarte de crear un tipo de manual de procesos de soporte. 

Para que comprendas su importancia, volvemos a mencionar el ejemplo del restaurante ficticio. En este caso, el manual de procesos de soporte podría incluir la siguiente información: 

• Datos sobre el mantenimiento, evaluación e innovación del equipo de cocina.
• Registros de los avances en las tareas de capacitación. 
• Recursos para hacer una correcta contratación de nuevos empleados. 
• Información sobre la gestión de salud y seguridad. 

Por último recuerda que, al hacer el manual de procesos de tu empresa, siempre debes considerar las diferentes áreas de negocio de tu organización y sus funciones, para saber qué estrategia funcionará en cada caso.

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5. Recuerda las ventajas de un manual de procesos

No hay dudas de que de todas las características de un manual de procesos, el principal beneficio es que permite mantener un orden al momento de producir y, con eso, lograr un mayor rendimiento en la empresa. 

Pero si analizamos sus beneficios aún más en detalle, podrás descubrir que este documento tiene muchos puntos a favor y probablemente te convenzas de sumarlo a tu compañía. 

Por lo tanto, a continuación mencionaremos las principales ventajas de un manual de procesos: 

• Reduce inconvenientes y fallos - Al tener un documento que anuncia, paso a paso, qué es lo que debes hacer para alcanzar un objetivo, el riesgo de cometer errores es muy pequeño. 
• Ahorra tiempo - Sin un manual de procesos, deberás citar a todos los empleados en numerosas ocasiones para explicar los trabajos a realizar y, al mismo tiempo, tendrás que supervisarlos en todo momento. Pero, si implementas este documento, eso no será necesario y ahorrarás tiempo.
• Mejora la comunicación - En cada empresa, sobre todo las que tienen muchos trabajadores, la comunicación tiende a sufrir interferencias. Entonces, para evitar que esos fallos produzcan inconvenientes en la producción, lo mejor es tener todas las normas escritas en un manual de procesos. 
• Elimina las excusas - Ya mencionamos que en la estructura de un manual de procesos siempre hay que mencionar quiénes son los responsables de cada tarea. Por lo tanto, nadie podrá volver a utilizar excusas típicas como, por ejemplo, que no le comunicaron qué tipo de actividades debía completar.
• Facilita las tareas de administración - A través de cualquier tipo de manual de procesos, el área de Recursos Humanos sabrá fácilmente cuántos empleados están en cada puesto, qué tareas deben cumplir y hasta qué momento del día trabajarán.

Por último, recuerda que si deseas hacer uso del beneficio en Recursos Humanos pero no tienes grandes conocimientos al respecto, puedes aprender todo lo que necesitas en nuestra academia de Recursos Humanos.

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6. Comprueba la eficacia del manual de procesos

Por último, pero no menos importante, el sexto paso para elaborar un manual de procesos que debes seguir es aquel que te permita comprobar la eficacia de todo el trabajo realizado y validarlo.

Es decir, a medida que trabajas la estructura de un manual de procesos, es probable que puedas tener un diagnóstico parcial sobre el avance del mismo y verificar si tiene errores o no.

Pero, al finalizar todas las tareas, es recomendable hacer una prueba final para averiguar si se cumple la estrategia y el objetivo pautado al comienzo del trabajo. 

Por otro lado, también es muy importante validarlo para “corroborar que la información plasmada coincida con la realidad en cómo se desempeña el proceso o procedimiento”, según Softgrade.

Finalmente, en el caso de que los resultados garanticen que el trabajo es bueno, tendrás que ponerlo en práctica y solo cambiarlo cuando llegue el momento de una actualización del manual de procesos. Pero, si los resultados son negativos, deberás retroceder para encontrar la falla y corregirla junto a todo tu equipo de trabajo.

Es probable que, luego de leer todo el artículo hayas notado que aprender como hacer un manual de procesos es una tarea que requiere de mucha responsabilidad, práctica y tiempo. 

Por lo tanto, si en tu primer intento los resultados obtenidos no cumplen con tus expectativas, lo mejor que puedes hacer es mantener la calma, tomar nota de los errores cometidos y volver a empezar. 

Y, en el caso de que quieras reforzar tus conocimientos sobre cómo organizar un equipo de trabajo al mismo tiempo que trabajas en tu manual de procesos, te recomendamos nuestros cursos de organización y hábitos, ideales para complementar con nuestro ebook sobre gestión de equipos de alto rendimiento. 

¡Éxitos!