¬ŅPara qu√© sirven las tablas din√°micas y c√≥mo usarlas?

Última actualización 05 de Enero del 2021

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Alejandra Mujica

¬ŅPara qu√© sirven las tablas din√°micas y c√≥mo usarlas? ¬ŅPara qu√© sirven las tablas din√°micas y c√≥mo usarlas?

¬ŅTe saltabas las clases que ten√≠an que ver con Excel porque te aburr√≠a? No podemos negar que es un programa bastante num√©rico y hasta cuadrado‚Ķ pero un diamante en bruto si lo sabes utilizar. En esta nota te contaremos para qu√© sirven las tablas din√°micas y c√≥mo puedes usarlas.

√ćndice

  1. ¬ŅQu√© son las tablas din√°micas?
  2. ¬ŅPara qu√© sirven las tablas din√°micas en Excel?
  3. ¬ŅC√≥mo hacer tablas din√°micas en Excel?
  4. ¬ŅCu√°ndo usar una tabla din√°mica?
     

¬ŅQu√© son las tablas din√°micas?¬†

Si no tienes idea qué son las tablas dinámicas en Excel, nuestro profesor, Mario Calderón, del curso Análisis de data con Tableau y Excel, te lo explica brevemente:

‚ÄúLas tablas din√°micas nos permiten calcular de manera muy r√°pida y eficiente c√°lculos y agregaciones o estad√≠sticos de la data que vas a analizar. Por ello son muy recomendadas y √ļtiles‚ÄĚ.

Entonces, las tablas din√°micas o tambi√©n conocidas como las tablas pivote en Excel te permiten ‚Äújugar‚ÄĚ con los campos compuestos por filtros, columnas, filas y valores dentro de una hoja de c√°lculo.¬†

En otras palabras, las tablas animadas o dinámicas analizan la data que contiene tu base de datos. Esto quiere decir que puedes agrupar tu información de diferentes formas para obtener conclusiones y hallazgos de manera práctica.

Estos son los cuadrantes que componen estas tablas de Excel.
 

tabla dinamica
 

¬ŅPor qu√© se les llama tablas din√°micas de Excel?

En Microsoft Excel se les conoce a estas tablas como din√°micas porque tu decides la estructura de los cuadrantes y sus valores.

Puedes disponer de la información y ordenarla cambiando de posición los encabezados de fila y columna de manera fácil y rápida. 

Adem√°s, es din√°mica porque puedes ver y seleccionar los datos en la tabla de Excel desde perspectivas diferentes y sin alterar el contenido.

Estas tablas Excel se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar datos relevantes.
 

pivot excel tabla dinamica

GIF: blog.huspot.com

¬ŅPara qu√© sirven las tablas din√°micas en Excel?

Las tablas din√°micas en Excel sirven para analizar datos n√ļmeros con mayor detalle y para responder preguntas inmediatas sobre la data trabajada.

Estas tablas pivote de Excel han sido creadas especialmente para ayudarte a:

  • Responder consultas de manera sencilla de grandes cantidades de datos trabajados.
  • Resumir datos por categor√≠as y subcategor√≠as.
  • Obtener subtotales y sumas de datos num√©ricos.
  • Crear c√°lculos y f√≥rmulas personalizadas o avanzadas.
  • Profundizar en los detalles de los datos trabajados seg√ļn el √°rea de inter√©s.
  • Expandir y contraer los niveles de datos para destacar resultados.
  • Ver distintos res√ļmenes de los datos de origen: trasladar filas a columnas o columnas a filas (‚Äúpivotar‚ÄĚ).
  • Filtrar, ordenar y agrupar los grupos de datos m√°s relevantes y darles formato de forma condicional.
  • Presentar informes online o impresos.
     

datos tabla dinamica ejemplo

Imagen: templates.office.com

Las tablas dinámicas de Excel de una o varias hojas sirven como una herramienta para realizar un análisis más profundo de datos mediante el proceso de agrupación o filtrado por cada valor numérico.

Si quieres ser un poco más específico, podemos decir que las tablas dinámicas son visualizadores de datos que están compuestos por la información que agregues. 

En este  GIF puedes visualizar un ejemplo de cómo funciona una tabla dinámica en Excel y en este video conocerás las fórmulas básicas necesarias.

 

tabla dinamica excel

 

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¬ŅC√≥mo pueden ayudarte las tablas din√°micas de Excel?

Despu√©s de ver el GIF te dar√°s cuenta que las tablas din√°micas de Excel son muy √ļtiles y pr√°cticas, como esta tabla de ahorros mensual. En un inicio parecen complejos pero una vez que realices tus primeras tablas te dar√°s cuenta que solo es cuesti√≥n de pr√°ctica.

Las tablas y gráficos estadísticos o dinámicos te ayudan a comparar enormes cantidades de información y hacer cruces de datos para descubrir data relevante para tu negocio, emprendimiento o asunto personal.

En el siguiente ejemplo puedes ver una lista de gastos dividido por mes, categoría y cantidad. En la segunda imagen está la primera información; pero transformada en una tabla dinámica. Con esta tabla de Excel puedes modificar los filtros para saber cuál fue el gasto mayor de enero o cuál fue el gasto total en transporte.
 

tabla dinamica ejemplo 1 tabla dinamica ejemplo categorias

Imagen: support.microsoft.com

Otro ejemplo que puede servirte, si tienes un negocio o trabajas en una compa√Ī√≠a, es usar las tablas din√°micas de Excel para comparar los totales de un plan de venta efectivo de diferentes productos.

Supongamos que tienes los datos de ventas mensuales de los 3 productos top de tu compa√Ī√≠a (producto A, producto B y producto C) y quieres averiguar cu√°l fue el producto que gener√≥ mayor cantidad de ingresos en el a√Īo.

El m√©todo tradicional es hacerlo manualmente agregando las cifras y sumando los resultados mensuales por cada producto hasta tener un total. Pero, ¬Ņqu√© pasar√≠a si la hoja mensual por cada producto tiene miles y miles de filas con ventas diarias por cada distribuidor? ¬°Te tomar√≠a toda una vida hacerlo!

En Excel con la ayuda de una tabla din√°mica, puedes agregar autom√°ticamente todas las cifras de ventas para cada producto y calcular las sumas respectivas en menos de un minuto.

El siguiente ejemplo de tabla din√°mica ser√° sobre lo que m√°s me gusta: el f√ļtbol mexicano.¬†

En este cuadro de Excel he llevado un control de los goleadores jornada a jornada. Es un ejemplo de tabla dinámica muy sencillo y fácil de entender, espero te sirva. 

 

hoja de excel

Como te has dado cuenta, esta tabla de Excel est√° compuesta por Columna ‚ÄúA‚ÄĚ: jornada, columna ‚ÄúB‚ÄĚ: Jugador, columna ‚ÄúC‚ÄĚ: equipo, columna ‚ÄúD‚ÄĚ: goles y columna ‚ÄúE‚ÄĚ: minutos. Ahora te contaremos los pasos para crear tu primera tabla din√°mica.

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¬ŅC√≥mo hacer tablas din√°micas en Excel?¬†

Aprender la técnica y hacer una tabla dinámica en Excel no es algo complicado. Toma nota de los siguientes pasos para crear una tabla dinámica.

¬ŅC√≥mo crear una tabla din√°mica recomendada en Excel?

Si ésta es tu primera experiencia creando una tabla dinámica en Excel, te recomendamos optar por la opción tablas dinámicas recomendadas.

Cuando usas esta caracter√≠stica en Excel, autom√°ticamente se determina un dise√Īo y estructura que coincidan con los datos y las √°reas m√°s adecuadas de tu tabla din√°mica.

Después de crear tu primera tabla dinámica recomendada, puedes explorar y reorganizar los distintos campos.

  • Selecciona las celdas con los campos de datos.
  • Luego: insertar > tablas din√°micas recomendadas

    tablas dinamicas recomendadas
     

Excel analizará la información y te presentará opciones como estas:

tablas dinamica recomendadas ejemplo

Imagen: support.microsoft.com

  • Selecciona la tabla din√°mica que quieras y dale aceptar.
  • Excel crear√° autom√°ticamente una tabla din√°mica en otra hoja y te mostrar√° la lista de campos de tabla din√°mica.
  • Puedes cambiar los campos para ver distintos resultados.

    campos tabla dinamica categoria campos

    Imagen: support.microsoft.com

¬ŅC√≥mo realizar una tabla din√°mica manual en Excel?

¬°Ahora viene la parte divertida! Realizar una tabla din√°mica manual en Excel no es tan complicado como te imaginas y si eres un experto en Excel te recomendamos este curso.

Te recomendamos poner en pr√°ctica estos pasos mientras est√°s leyendo la nota para que puedas familiarizarte con los campos y las opciones. ¬ŅListo? ūüôĆ
¬°Abre tu Microsoft Excel!

  • El primer paso para crear una buena tabla din√°mica es que todos los datos tengan el formato adecuado.¬†


nombre columnas tabla dinamica
Imagen: templates.office.com

  • En una tabla din√°mica utiliza la palabra campo para referirte a una columna. Es un t√©rmino tradicional que siempre se utiliza al trabajar con datos y base de datos. Los men√ļs y botones de las tablas din√°micas de Excel¬† usan mucho la palabra ‚Äúcampo‚ÄĚ.


campo tabla dinamica excel
Imagen: templates.office.com

  • Resalta las celdas que quieres incluir en una tabla din√°mica.
  • Haz clic en Insertar en la barra de navegaci√≥n superior y selecciona el √≠cono ‚Äútabla din√°mica‚ÄĚ
     

Se abrir√° un cuadro con opciones para establecer el rango de las celdas y si deseas abrir la tabla din√°mica en una nueva hoja de trabajo mantenerla en la misma pesta√Īa.

valores tabla dinamica excel
Imagen: blog.hubspot.es

Al crear una tabla din√°mica ver√°s la lista de campos; pero no es una simple lista, sino un panel de datos.

campos datos tabla dinamica
Imagen: templates.office.com

Primero crea un campo de valor. Los mejores valores son los que contienen cantidades numéricas.

campos tabla dinamica excel

Imagen: templates.office.com

  • Luego puedes completar los otros campos con la informaci√≥n superior (fecha, comprador, tipo) y jugar con la informaci√≥n para obtener diferentes resultados.
     

En este ejemplo, hemos seleccionado todos los datos, luego la opci√≥n ‚ÄúInsertar‚ÄĚ y clic en ‚Äútabla din√°mica‚ÄĚ. Ahora vamos a jugar con los datos.
 

como hago una tabla dinamica
 

ūüĎČ Recuerda, como te mencionamos arriba, las tablas se componen de 4 elementos: filas, columnas (las variables a analizar), los valores (todo lo num√©rico) y los filtros para hacer m√°s preciso el an√°lisis.

En el siguiente GIF vamos a conocer cuántos goles lleva cada jugador en las 4 jornadas jugadas y en qué equipo juegan. Este fue el resultado.
 

tabla excel

¬ŅQu√© te parece si ahora vemos qu√© jugador anot√≥ m√°s goles en la jornada 3?¬†

tabla dinamica

Para lograrlo, lo que hicimos fue agregar un filtro del n√ļmero de la jornada, despu√©s en la visualizaci√≥n elegimos la opci√≥n de ‚Äúsuma de goles‚ÄĚ y filtramos de manera descendente para ver qui√©n anot√≥ m√°s goles. En este caso podemos ver que Furch de Santos es el killer de la jornada.¬†
 

¬ŅCu√°ndo usar una tabla din√°mica?¬†

Las tablas din√°micas se utilizan con mayor frecuencia en situaciones que necesitan un an√°lisis profundo de datos. Utiliza una tabla din√°mica de Excel cuando tengas una hoja de c√°lculo con datos que deseas analizar desde diferentes puntos de vista.

Si tus datos cuentan con registros para agrupar y comparar entre ellos, entonces es buen indicador para realizar una tabla din√°mica.

  • Es muy √ļtil para comparar, calcular y resumir datos.
  • Ejecutar c√°lculos autom√°ticos con valores sumados.
  • Crear porcentajes totales o parciales.
  • Segmentar los datos por fecha, tipo u otras variables.


¬ŅQu√© dices? ¬ŅSe despert√≥ tu inter√©s por las tablas din√°micas de Excel? Puedes aprender m√°s en nuestros cursos online de Microsoft Excel.

Espero te sirva esta informaci√≥n y rompe los paradigmas de que este programa no solo es para trabajos ‚Äúcuadrados‚ÄĚ. Cualquier creativo puede usarlo para tener un control de los proyectos que realiza, para interpretar datos de sus reportes, en fin, para muchas cosas.

¡Nos vemos en el siguiente artículo!

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