6 formas en las que un HR Manager puede mejorar las reuniones virtuales

6 formas en las que un HR Manager puede mejorar las reuniones virtuales

Última actualización 10 de Febrero del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Paula Cordero

El trabajo remoto alguna vez fue un beneficio que muchos profesionales deseaban tener. Sin embargo, desde el 2020, la cantidad de personas que empezó a poner en práctica esta forma de trabajo aumentó considerablemente. Aunque todavía tienen las mismas responsabilidades, cargas de trabajo y entregables que antes, los equipos remotos también enfrentan su propio conjunto único de desafíos. Una diferencia en los horarios, hábitos de trabajo y zonas horarias puede causar dificultades entre los miembros del equipo remoto.

Para lograr un buen ambiente remoto, los empleados deben ser muy comunicativos y, sobre todo, estar motivados. En un entorno de crisis, la motivación se puede perder fácilmente; por esta razón, el HR Manager debe liderar un cambio en los procesos para identificar las necesidades de los colaboradores y brindar todos los recursos necesarios para tener reuniones virtuales efectivas.

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Índice

1. ¿Por qué es importante la motivación laboral en las reuniones virtuales?

2. Los retos de las reuniones virtuales

3. El rol del HR Manager en la motivación de trabajo en equipo

4. Estrategias de motivación laboral

¿Por qué es importante la motivación laboral en las reuniones virtuales?

Los proyectos globales con equipos virtuales que involucran a personas de distintos países es una realidad. Las reuniones virtuales hacen posible que distintos profesionales en cualquier parte del mundo puedan ser parte de la empresa lo que enriquece el trabajo. La capacidad de trabajar con personas que rara vez vemos en un proyecto es cada vez más necesaria para tener éxito, ya que la organización del proyecto virtual es el modelo para el futuro.

Project Management Institute menciona que, en la gestión de proyectos, el éxito se mide por lo efectivos que somos en términos de cumplir con el proyecto a tiempo, de acuerdo con el presupuesto y dentro del alcance y los requisitos de calidad de los clientes. 

En la superficie, este enfoque se concentra en áreas técnicas; sin embargo, los proyectos son realizados por personas y sin un equipo de alto desempeño que se encuentre motivado a cumplir los objetivos del proyecto y la visión estratégica de la organización, es difícil, si no imposible, lograr los objetivos de alcance, tiempo y costo del proyecto.

Los retos de las reuniones virtuales

Si bien es cierto que las reuniones virtuales tienen grandes ventajas, también conllevan grandes retos. Esto debido a que pueden existir problemas de comunicación, coordinación que se relacionan estrechamente a la motivación laboral. Cada persona que forma parte de un equipo puede tener una agenda personal específica que cumplir junto con sus roles y responsabilidades, por eso, el equipo debe coordinar los espacios de trabajo que se tendrán para no afectar sus otras funciones.

Motivación laboral

Imagen: Freepik

El rol del HR Manager en la motivación de trabajo en equipo

El HR Manager, debe asegurarse que todos los líderes de equipo se enfoquen en la motivación, ya que es un elemento crítico de cualquier equipo de alto rendimiento, independientemente de si el equipo está en una ubicación conjunta o es virtual. La motivación laboral la podemos definir como un conjunto de fuerzas dentro de una persona, para iniciar un comportamiento relacionado con el trabajo y para determinar cómo se realiza este trabajo.

Un equipo trabaja en conjunto para dar forma a un propósito común, definir un enfoque de trabajo, desarrollar habilidades complementarias a altos niveles y hacerse mutuamente responsables de los resultados. En este sentido, la motivación y el estímulo del comportamiento positivo por parte de los líderes es imperativo, ya que en cada proyecto que se realice, se encuentran desafíos diferentes.

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Estrategias de motivación laboral

Si has incorporado un modelo de trabajo híbrido, existen consideraciones importantes que debes tener en cuenta como líder de recursos humanos. Tu función es transmitirles a los líderes la importancia de poner en práctica acciones que mejoren la motivación laboral. A continuación, te doy algunos consejos para lograr que tus empleados estén motivados en reuniones virtuales.

✅Busca formas de conectar con tu equipo

Muchas de las personas que ves en la pantalla están a kilómetros y no se conocen entre sí. Rompe el hielo antes de empezar una reunión con tu team. Pregúntales cómo están, que desayunaron, qué tal les está yendo en el día. Promueve que los demás integrantes se sientan cómodos hablando y puedan compartir temas personales. Si bien es cierto, el objetivo de la reunión puede ser laboral, procura crear un entorno divertido y conectado.

✅Identifica las necesidades de tu equipo

Además de tener reuniones virtuales para realizar proyectos específicos, los líderes deben hablar con cada miembro del equipo individualmente sobre la nueva situación para evaluar cómo se sienten y si consideran que se pueden optimizar las reuniones virtuales. Por ejemplo, te podrían decir que la reunión es muy larga o no existe una agenda establecida para desarrollar tareas, etc.

✅Habilita la funcionalidad cruzada

Es común que diversos departamentos de la empresa trabajen entre sí y en un entorno de trabajo virtual, las formas habituales de hacer las cosas pueden no estar disponibles. El área de recursos humanos debe garantizar que los líderes de diferentes departamentos puedan configurar herramientas, procesos y reuniones para que los equipos trabajen de manera eficiente.

✅Incorpora dinámicas para mantener la atención

Cuando se trabaja en la oficina, es fácil llamar la atención de todos y estar en sintonía. Por otro lado, en la virtualidad, se pueden incorporar herramientas que ayuden a mejorar la motivación laboral. Por ejemplo, se puede utilizar Kahoot, una herramienta que te permite hacer trivias respecto a un tema. ¿Por qué no incorporarlo para hacer jugar a tu equipo y además saber si realmente entendieron lo que querías decirles? Prepara una dinámica de bienvenida en cada reunión para que ninguno de los miembros del equipo se sienta aislado. Ofrece a todos la oportunidad de ser escuchados y participar en la conversación.

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✅Promueve la flexibilidad

Como menciona HBR, la clave para mejorar la motivación laboral es resistir la tentación de hacer que el trabajo sea táctico solo mediante procesos, reglas y procedimientos estrictos. Si bien cierto grado de límites y pautas ayudan a las personas a moverse rápidamente, demasiados crean una espiral viciosa de desmotivación. En tales casos, las personas tienden a dejar de pensar de manera creativa y de resolver problemas y, en cambio, hacen lo mínimo.

Motivación laboral

Imagen: Freepik

✅Crea una rutina de trabajo

Es necesario tener reuniones para evaluar el desempeño del equipo e identificar oportunidades de mejora para lograr mejores resultados. HBR da algunos consejos para organizar reunión a lo largo de la semana.

Lunes: Reunión para definir los objetivos de la semana

📌¿Qué impacto tuvimos la semana pasada y qué aprendimos?

📌¿Qué objetivos tenemos esta semana? ¿Quién es responsable de cada uno?

📌¿Cómo podemos ayudarnos unos a otros con los objetivos de esta semana?

📌¿Cuáles son las áreas en las que deberíamos experimentar para mejorar el rendimiento esta semana?

📌¿Qué experimentos realizaremos y quién está en el punto adecuado para cada uno?

De martes a jueves: Tener reuniones individuales con cada miembro del equipo, para motivarlos y ayudarlos a abordar los desafíos. También se puede coordinar reuniones de grupos pequeños en las que los empleados pueden colaborar en los proyectos de la semana y abordar los problemas juntos.

Viernes: Este espacio es para reflexionar sobre la semana. Puede incluir presentaciones de grupos de proyectos durante las cuales los miembros del equipo comparten métricas y conocimientos. También es importante comprobar la motivación y el progreso de los demás. Pregunta a tu equipo qué los motivó en la semana, si necesitan ayuda para lograr alguna tarea y su reflexión sobre los resultados.

Los líderes de equipo y el HR Manager, deben trabajar en conjunto para lograr mayores niveles de productividad como equipo remoto que como equipo presencial. Un desafío que necesitara una estrategia que involucre estar pendiente de cómo los empleados se sienten bien en su entorno personal, para que puedan desempeñarse mejor en el trabajo.

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