¿Cómo hacer una capacitación virtual para más de 1000 empleados?

La capacitación virtual es la mejor manera de entrenar a tu equipo, incluso si no trabajan a distancia. La tecnología nos permite implementar diversos recursos para hacer que las sesiones sean más dinámicas y entretenidas. Pero no solo ello. 

La cantidad de material educativo que existe en línea indudablemente es mayor y acceder a él también es más fácil. De modo que, si estás a cargo de gestionar el programa de capacitación para un grupo de más de 1000 empleados, recurrir a las ventajas de la virtualidad contribuirá a mejorar la experiencia de cada uno de tus colaboradores. 

Por supuesto, hay ciertas pautas que debes tener en cuenta para hacer una capacitación virtual efectiva. A continuación, te explicamos paso a paso cómo diseñar e implementar un programa de aprendizaje en línea para potenciar las habilidades de tu equipo al máximo. Además, compartiremos contigo 3 recursos gratuitos que te ayudarán en el proceso. 

1. Define las necesidades de aprendizaje

Como primer paso, debes saber por qué estás realizando el programa de aprendizaje. Toda capacitación, virtual o presencial, debe tener bien definidos sus objetivos. Esto nos ayudará a organizar los pasos que siguen asegurando el resultado que queremos lograr. 

Si el objetivo es que los colaboradores culminen la capacitación virtual con un perfil mejorado, ya sea a través del perfeccionamiento de sus habilidades actuales o habiendo desarrollado nuevas competencias, es fundamental que analicemos aspectos como: 

• ¿Qué habilidades deben mejorar hoy?
• ¿Qué les hace falta para alcanzar las expectativas de la empresa? 
• ¿Qué habilidades deberían desarrollar los colaboradores para potenciar su área? 

Por otra parte, en una entrevista para Forbes, Melissa Houston (fundadora de BoostID) expresa que es importante considerar también los deseos de las personas involucradas mientras hacemos nuestro plan de capacitación virtual. 

La tarea de un HR manager en ese contexto es averiguar cuál es el camino que quieren seguir los colaboradores y plasmarlo en la capacitación virtual de tal manera que esté alineado con los objetivos de la empresa. 

Te recomendamos recopilar toda la información en un documento a modo de resumen. Este te servirá para sustentar la necesidad de una capacitación virtual, sobre todo si debes pedir la aprobación de tus jefes antes de continuar. Utiliza nuestro formato de solicitud de capacitación para ello.

Fuente: Crehana

2. Haz un cronograma de capacitación

Si estás a cargo de un gran número de colaboradores, esta herramienta es fundamental para organizar los temas que cada uno tratará en la capacitación virtual. Te servirá también para administrar el avance de los trabajadores de manera independiente. 

¿Qué debe incluir el cronograma? Aspectos básicos asociados a la capacitación en línea, además de su información personal para identificarlos. Por ejemplo: 

• Nombre 
• Rol
• Supervisor
• Departamento
• Temas de capacitación
• Nivel
• Tipo
• Fecha de inicio y término 
• Horas 
• Habilidades actualizadas
• Estado (terminado, en proceso, interrumpido). 

Lo ideal es incluir todos estos elementos en un archivo editable para completarlos conforme tus colaboradores avanzan en el programa de aprendizaje virtual. Puedes descargar nuestro cronograma de capacitación en Excel si quieres ahorrar tiempo.

Fuente: Crehana

3. Utiliza un software de capacitación virtual 

Para obtener mejores resultados, es recomendable contar con un software de capacitación de personal. Aquí hablamos de los LMS: Learning Management System, plataformas con funcionalidades diseñadas para que el proceso de aprendizaje sea lo más eficiente posible. Asimismo, te ayudan con el seguimiento y evaluación de resultados. 

La gran ventaja de utilizar un LMS es la versatilidad de cursos que ofrece, además de que muchos de ellos te permiten crear los tuyos. De este modo, los participantes podrán encontrar contenido que realmente aporte valor para su formación profesional. Esto los mantendrá entusiasmados en cada sesión de la capacitación virtual. 

Las plataformas como Crehana, que cuentan con soluciones de desarrollo de equipos, te ayudarán a centralizar los planes de formación y a gestionar todas las estrategias de capacitación virtual que desees. Además, cuenta con las siguientes funciones: 

• Subir y crear cursos, onboarding y contenido.
• Crear planes de formación propia.
• Evaluar el aprendizaje con test personalizados. 
• Acceder a métricas en tiempo real para analizar reportes de progreso individuales y grupales.
• Catálogo con más de 1,200 cursos en Marketing, Soft Skills, Tech, etc. 
• Entrega de feedback. 
• Reconocimiento laboral. 

Plataforma de Desarrollo de Crehana

4. Programa reuniones con los colaboradores

Cuando se trata de aprender cómo hacer una capacitación virtual dinámica, los expertos de  Harvard Business School consideran que es importante generar interacción entre pares, de modo que los participantes compartan sus perspectivas sobre los conceptos, desafíos o temas a estudiar. 

Por lo tanto, para potenciar aún más la capacitación virtual, puedes sumar al programa asincrónico algunas reuniones con todo el equipo. El objetivo de ello es que los empleados refuercen los temas vistos en línea, ya sea compartiendo sus experiencias, resolviendo preguntas o repasando un tema complejo.

Ahora bien, ¿cómo deberían llevarse a cabo estas reuniones? Sabemos que no todas las personas cuentan con el mismo tiempo libre y no siempre se puede estar conectado en los momentos sincrónicos. Por ello, te recomendamos pactar con antelación la fecha y hora de la sesión, ya sea virtual o presencial. 

5. Define los medios de evaluación

Para definir los medios de evaluación, se deben tener en cuenta primero los objetivos particulares de la capacitación virtual. Luego, existen muchas opciones para revisar la incorporación de conocimientos. Te recomendamos las siguientes: 

• Reuniones grupales de encuentro y discusión.
• Evaluación por pares.
• Realización de un proyecto que incorpore las competencias estudiadas.

También es útil saber cómo ha sido la experiencia del equipo a través de las etapas de la capacitación virtual. Para ello, puedes aplicar nuestro modelo de encuesta de satisfacción de capacitación. En nuestra plantilla encontrarás las preguntas precisas para conocer la opinión de tus colaboradores. 

Fuente: Crehana

La capacitación virtual es una herramienta de formación accesible y dinámica que permitirá que tus colaboradores desarrollen las competencias necesarias para cumplir los objetivos organizacionales. Además, es útil para perfeccionar sus habilidades y aumentar la eficiencia de la empresa gradualmente. 

No olvides que el proyecto de aprendizaje online solamente tendrá éxito si ha sido desarrollado a través de una buena planificación. Por supuesto, el uso de las herramientas adecuadas también es clave. Asegúrate de contar con los mejores recursos de tu lado para que cada etapa de la capacitación virtual funcione bien.