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¿Cómo diseñar un plan de continuidad en recursos humanos? Pautas para empresas en crecimiento¿Cómo diseñar un plan de continuidad en recursos humanos? Pautas para empresas en crecimiento

¿Cómo diseñar un plan de continuidad en recursos humanos? Pautas para empresas en crecimiento

Alexandra Carranza - 13 Dic 23

Articulo

7 min.

Contar con un plan de continuidad en recursos humanos es imprescindible para que los HR Managers garanticen la gestión del talento en momentos de cambio y puedan hacer frente a las adversidades que pudieran suceder, dentro y fuera del entorno. 

Sin embargo, a medida que las empresas se expanden, la gestión efectiva de los recursos humanos se ha vuelto clave para construir una base sólida que permita a las organizaciones de gran tamaño no solo enfrentar los desafíos del presente, sino también anticiparse a las demandas del futuro.

En este blog post, te presentamos qué es un plan de continuidad del negocio desde recursos humanos, su importancia y cómo desarrollar uno específicamente adaptado a las necesidades de las empresas en crecimiento.

 

¿Qué es un plan de continuidad del negocio en recursos humanos? 

Un plan de continuidad del negocio es una guía para mantener aseguradas las operaciones de la empresa, en caso de que exista alguna situación o irregularidad que no permita el funcionamiento regular de la organización. Las razones que pueden impedir que la compañía funcione con normalidad pueden tener una duración variable y se generan por causas internas y/o externas.

También conocido como business continuity plan (BCP, por su sigla en inglés), este elemento representa el plan perfecto para cuando se genere un potencial escenario de incertidumbre. Siendo uno de los ejemplos más claros la crisis sanitaria ocasionada por el COVID-19, en 2020.

Eso sí, este recurso es más que un simple plan de contingencia. Como bien menciona el portal de IBM, el plan de continuidad del negocio "es un documento que describe cómo seguirá funcionando un negocio durante una interrupción no planificada del servicio" y se encarga de cubrir aspectos del negocio que pudieran verse afectados, como por ejemplo:

  • Procesos de negocio

  • Activos de la compañía

  • Recursos humanos

  • Socios comerciales

¿Cuál es la importancia de un plan de continuidad en recursos humanos?

La implementación de un plan de continuidad del negocio centrado en recursos humanos conlleva varias ventajas, ya que ayuda a los líderes a prepararse y responder de manera efectiva a situaciones disruptivas que podrían afectar al personal y a las operaciones relacionadas con los recursos humanos. Algunos de los beneficios clave son:

1. Ofrece ventaja competitiva

En los últimos años, ha existido un aumento en cuanto a los eventos disruptivos para las empresas. Estas interrupciones están resultando más duraderas y costosas para las organizaciones, por lo que es importante estar preparados ante estas.

Por ello, aquellas organizaciones que cuenten con lo que es un plan de continuidad del negocio en recursos humanos tendrán una ventaja competitiva por encima del resto.

2. Evita y reduce las disrupciones

Salvo eventos naturales (un terremoto) o situaciones de alto riesgo (una filtración de datos), un plan de continuidad del negocio resulta muy útil para evitar y reducir una disrupción empresarial.

Si bien no puede impedir los grandes eventos, tener una estrategia minuciosa donde se detallen los pasos a seguir por las empresas provocará que se reduzca tanto la duración como la gravedad en las interrupciones.

En pocas palabras, un plan de continuidad del negocio permite a la organización anticipar y mitigar los efectos negativos de interrupciones, como desastres naturales, pandemias, conflictos laborales, entre otros, en las operaciones y funciones de recursos humanos.

3. Mantiene la productividad

Al tener estrategias y procedimientos en marcha para abordar las interrupciones, la organización puede mantener la productividad en términos de la gestión del personal, el reclutamiento, la nómina y otras funciones importantes de recursos humanos.

4. Asegura la continuidad del servicio

Un plan de continuidad bien elaborado garantiza que los servicios esenciales relacionados con recursos humanos, como el pago de salarios, la gestión de beneficios y la contratación, continúen sin problemas, incluso en medio de situaciones desafiantes.

5. Evita la pérdida de talento

Al anticipar y abordar proactivamente las crisis, se reducen las posibilidades de pérdida de talento clave dentro de la organización. La estabilidad y la gestión adecuada del personal contribuyen a mantener la moral y la retención del talento.

6. Garantiza el cumplimiento normativo

Un plan de continuidad del negocio en recursos humanos puede ayudar a garantizar que la organización cumpla con las regulaciones laborales y normativas, incluso en situaciones de emergencia. Esto es crucial para evitar problemas legales y sanciones.

7. Fortalece la resiliencia organizativa

La implementación de medidas de preparación y respuesta fortalece la resiliencia de la organización en su conjunto. La capacidad de adaptarse rápidamente a situaciones cambiantes y mantener la continuidad de las operaciones contribuye a la sostenibilidad a largo plazo.

8. Mejora la imagen corporativa

La capacidad de una organización para enfrentar y superar desafíos muestra su compromiso con el bienestar de los empleados y la responsabilidad social. Esto puede mejorar la percepción externa de la empresa y su imagen corporativa.

9. Aumenta la confianza del personal

Saber que la organización tiene un plan de continuidad operativa sólido para abordar situaciones de crisis y proteger el bienestar de los empleados puede aumentar la confianza del personal en la empresa.

 

¿Cómo hacer un plan de continuidad en recursos humanos?

Básicamente, la creación de un plan de continuidad en recursos humanos requiere de agrupar diversos protocolos y diseñar sistemas de seguridad que te ayuden a afrontar la eventualidad.

Por esta razón, es importante que todo plan de continuidad del negocio en recursos humanos incluya los siguientes aspectos:

1. Realiza un análisis de riesgos específicos de recursos humanos

El primer paso para hacer un plan de continuidad en RR. HH. es examinar posibles amenazas a las funciones de recursos humanos. Estos riesgos pueden incluir eventos naturales (terremotos, incendios), eventos humanos (huelgas, conflictos laborales), eventos tecnológicos (fallo de sistemas), eventos de salud (pandemias) y otros factores específicos de la industria.

Considera riesgos asociados con la pérdida de talento clave, ya sea por renuncias, jubilaciones o eventos inesperados. Clasifica cada riesgo identificado según su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial en las operaciones de recursos humanos. Esto puede ayudar a priorizar la asignación de recursos para abordar los riesgos más críticos y probables.

Analiza cómo diferentes riesgos pueden estar interrelacionados y afectarse mutuamente. Por ejemplo, un ciberataque podría afectar la seguridad de los datos de recursos humanos y, al mismo tiempo, generar interrupciones en la comunicación interna.

Como HR Manager, puedes involucrar a diferentes departamentos, no solo a tu equipo de recursos humanos, en el análisis de riesgos. Asegúrate de que la dirección, TI y otros departamentos clave participen en la identificación y evaluación de riesgos dentro de tu plan de continuidad.

2. Prioriza los escenarios más importantes

Al momento de crear un plan de continuidad del negocio enfocado en recursos humanos, quizá quieras abarcar más de lo que puedes cubrir. Por esta razón, es fundamental que no esperes a cubrir todos los escenarios y aprendas a priorizar.

Por medio de la priorización, podrás elegir aquellas situaciones en las que crees más factible que debas cubrir y, en función de ello, diseña la mejor hoja de ruta que puedas.

3. Identifica las funciones y roles esenciales para la gestión de recursos humanos

Reconoce los aspectos relevantes para el funcionamiento continuo de la empresa. Esto puede incluir la gestión de nómina, reclutamiento, capacitación, gestión de beneficios, evaluación del desempeño y otros procesos clave.

Desglosa las funciones críticas en tareas y responsabilidades específicas. Esto ayuda a comprender qué habilidades y conocimientos son necesarios para cada tarea, facilitando la identificación de personal de respaldo.

Dentro de tu plan de continuidad en recursos humanos, asegúrate de tener un enfoque en las habilidades especializadas que podrían ser difíciles de encontrar o entrenar rápidamente en caso de una interrupción.

4. Crea un plan de contingencia

Desarrollar planes de contingencia específicos para abordar posibles interrupciones en las operaciones de recursos humanos es crucial para garantizar la continuidad del negocio.

Elabora procedimientos detallados para cada escenario, especificando las acciones que deben tomarse para mitigar el impacto y asegurar el plan de continuidad. Incluye pasos claros, responsabilidades asignadas y líneas de comunicación. También, es necesario designar líderes y miembros de equipo con roles y responsabilidades específicas para coordinar la respuesta y la recuperación.

En este ejemplo de plan de contingencia para empresas grandes, encontrarás una descripción en la que se detalla un escenario de alto riesgo de forma breve, que podría ocurrir en una organización. Asimismo, se incluyen amenazas y debilidades a contemplar, como así también los riesgos potenciales y la probabilidad de que ocurran.

En adición, en el ejemplo del programa de contingencia, se contemplan las medidas de prevención y mitigación acorde al riesgo. De modo que podrás complementar este plan de contingencia con tu plan de continuidad.

ejemplo de plan de contingenciaFuente: Crehana

5. Digitaliza los procesos de recursos humanos

Por medio de la automatización y digitalización de recursos humanos, no sólo se obtienen beneficios económicos y mejora la calidad del accionar de la compañía, sino que también es posible facilitar la continuidad de las operaciones y minimizar el impacto en lo que a situaciones de contingencia se refiere.

Asegurar el plan de continuidad a través de plataformas digitales de recursos humanos, también conocidas como HR Tech, permite optimizar las labores administrativas u operativas de los profesionales de gestión humana para que puedan enfocarse en tareas estratégicas y de mayor valor. Para ello, es necesario buscar soluciones integrales que automaticen los procesos de desarrollo, clima laboral, desempeño y onboarding,

Como HR Manager, asegúrate de que los proveedores de servicio cumplan con los estándares de seguridad y privacidad de datos para proteger la información confidencial del personal. A su vez, opta por HR Tech que sean adaptables y escalables, capaces de crecer junto con la organización.

Plataforma CrehanaPlataforma Crehana

6. Revisa y actualiza regularmente el plan de continuidad

Una gran forma de saber cómo se mide la eficacia del plan de continuidad del negocio en recursos humanos es examinar cualquier incidente o situación de crisis que haya ocurrido desde la última revisión del plan.

Considera cualquier cambio organizativo, como expansiones, adquisiciones, cambios en la estructura de la empresa o en el personal, ya que estos pueden tener implicaciones significativas en la continuidad del negocio.

Involucra a todas las partes interesadas relevantes en el proceso de revisión y actualización. Esto puede incluir a tu equipo de recursos humanos, líderes de otros departamentos, representantes de TI, seguridad y cualquier otro grupo crucial para la implementación del plan de continuidad.

Asegúrate de que las soluciones tecnológicas incluidas en el plan estén actualizadas y alineadas con las últimas tecnologías y mejores prácticas. Mantente al tanto de cualquier cambio en regulaciones y leyes relevantes para la continuidad del negocio y la gestión de recursos humanos.

Un plan de continuidad del negocio enfocado en recursos humanos representa un modelo imprescindible para las empresas en crecimiento. Si bien los eventos externos pueden resultar impredecibles en ocasiones, mantenerse preparado ante cualquier adversidad es la clave para reducir riesgos y evitar pérdidas innecesarias.

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