¿Cómo convertir tu empresa en una organización inteligente? Guía para HR Managers

La clave para mantenerse competitivo radica en la transformación hacia una "organización inteligente". Estas empresas son líderes en su industria no solo por su capacidad para anticipar y abrazar el cambio, sino también por su agilidad, capacidad de toma de decisiones basada en datos y su habilidad para fomentar la innovación en todos los niveles.

Aprender qué es una organización inteligente y sus características te será de gran ayuda para optimizar a tu equipo de trabajo de la mejor forma posible. Una organización inteligente será capaz de adaptarse y prosperar en un mundo cambiante, gracias a una combinación de tecnología avanzada, talento humano calificado y una cultura de innovación.

En este artículo, explicaremos en profundidad los componentes esenciales que permiten a las empresas transformarse en organizaciones inteligentes. A lo largo de esta guía, descubrirás buenas prácticas para promover una cultura organizacional que fomente la innovación, la adaptabilidad y el crecimiento sostenible.

¿Qué es una organización inteligente?

La organización inteligente es aquel tipo de estructura que es capaz de incrementar su capacidad y donde es posible crear, adquirir y transferir el conocimiento, así como también modificar actitudes basadas en esto.

Dentro de este tipo de organización es posible diseñar un entorno de trabajo en el cual todos los colaboradores tengan la oportunidad de aprender y adquirir conocimientos, que sirvan para favorecer el rendimiento de las distintas áreas de la empresa.

Este concepto surge gracias al autor Peter Senge en su libro La Quinta Disciplina: El Arte y la Práctica de la Organización Abierta al Aprendizaje. En su obra, Senge destaca que una organización inteligente se basa en 5 disciplinas de aprendizaje, las cuales son las siguientes:

• Dominio personal

• Modelos mentales

• Visión compartida

• Aprendizaje en equipo

• Pensamiento sistémico

Características de una organización inteligente

Ahora bien, para entender la importancia de una organización inteligente, es importante que conozcas más acerca de los factores diferenciales de este tipo de estructuras y cómo pueden servirte de ayuda para tu empresa. Algunas de las características de una organización inteligente son las siguientes:

1. Existe una visión global

En una organización inteligente es posible contar con una visión integral potente que sirva de base para una estrategia exitosa. Dentro de este tipo de compañías, podrás determinar lo siguiente:

• Indicadores de desempeño, metas y objetivos.

• Estrategias referente a la gestión humana basadas en esta visión.

• Mayor employee engagement, puesto que los colaboradores entienden y están alineados con los objetivos empresariales.

2. Utilizan la tecnología

El principal aliado de una organización inteligente es la tecnología. Al digitalizar los procesos y adoptar elementos referentes con la virtualidad. Por medio de la misma, serás capaz de ejecutar tus procedimientos de forma mucho más sencilla, como por ejemplo:

• El control horario.

• El onboarding de los colaboradores.

• La implementación del trabajo híbrido.

3. Están basadas en datos

En esencia, las organizaciones inteligentes se fundamentan en el Big Data. Por medio de estos datos, la empresa busca prever ciertos eventos del futuro, como por ejemplo, adelantarse a eventos de gran importancia, como pueden ser:

• El aumento de la tasa de rotación de personal.

• Las variaciones en cuanto a la gestión de gastos.

4. Valoran la retroalimentación

El concepto de feedback es apreciado dentro de las organizaciones inteligentes, puesto que la comunicación abierta tiene una especial importancia para este entorno. Dentro de estas empresas, se tiene la creencia de que si no se están cometiendo errores, no se está probando algo nuevo, por lo que instan a la experimentación.

La retroalimentación es fundamental para las empresas. Según nuestro profesor Martín Arenas, "dar feedback a tiempo ayuda a prevenir los problemas causados por la rotación de personal", entre otros inconvenientes.

Ventajas de una organización inteligente

Gracias a una organización inteligente, tendrás la oportunidad de diseñar un entorno organizacional favorable para alcanzar los objetivos empresariales. Esto ocurre gracias a las múltiples ventajas que ofrece este tipo de estructura.

Dentro de los beneficios de una organización inteligente, encontrarás los siguientes:

• Es posible identificar las necesidades del mercado de una forma mucho más rápida y eficaz, que permita crear estrategias innovadoras.

• Hay una mayor capacidad de adaptarse.

• El equipo de trabajo de tu compañía permanece en aprendizaje continuo.

• Los colaboradores tienen acceso a una mayor cantidad de información, incluso aquella que es considerada confidencial en otros negocios.

• Hay una mayor predisposición hacia las nuevas ideas, la comunicación y el trabajo en equipo.

¿Cómo funciona una organización inteligente?

Mantener una organización inteligente te será de gran ayuda para consolidar tu negocio y obtener rentabilidad a corto y mediano plazo. Sin embargo, no es un proceso sencillo ni puede resolverse de la noche a la mañana, pues requiere de que se cumplan una serie de condiciones indispensables para ello.

¿Quieres saber cómo funciona una organización inteligente? A continuación, te explicamos algunos detalles que caracterizan a este tipo de estructura.

• En primer lugar, es clave contar con una estrategia de recursos humanos que sea eficiente y orientada a la aplicación de las nuevas tecnologías (inteligencia artificial o machine learning).

• Deben desarrollarse infraestructuras con la cual se promueva un mayor recopilación y estudio de los análisis de datos.

• No se rigen por jerarquías verticales, como ocurre con los modelos tradicionales. Usualmente, adoptan esquemas disruptivos, como puede ser la holocracia (circular).

• Se pueden implementar metodologías de trabajo disruptivas, como el trabajo híbrido.

¿Cómo hacer que una organización sea inteligente?

Transformar una empresa en crecimiento en una organización inteligente es un desafío que implica una combinación de estrategia, tecnología y gestión del talento. A continuación, te compartimos algunas pautas y consejos para lograrlo:

1. Define una visión clara

Comienza por establecer una visión clara de lo que significa ser una organización inteligente en el contexto de tu empresa en crecimiento. Esto debe estar alineado con tus objetivos y valores corporativos. Asegúrate de que todos los aspectos de tu organización estén alineados con esta visión, desde la contratación y el desarrollo del personal hasta la toma de decisiones y la estrategia empresarial.

La visión debe ser más que una simple declaración de metas financieras o crecimiento. Debe inspirar a tus empleados, proporcionando un propósito más amplio y significativo para su trabajo. 

La visión debe responder a preguntas como: ¿Por qué existimos como organización? ¿Qué impacto positivo buscamos crear en el mundo? Una visión inspiradora motiva a las personas y les da un sentido de pertenencia.

2. Fomenta una cultura de innovación

Una cultura de innovación no solo impulsa el crecimiento y la competitividad, sino que también crea un ambiente de trabajo más atractivo y motivador para los empleados. La innovación se convierte en un proceso integral y una parte esencial de la identidad de la empresa en crecimiento en su búsqueda de convertirse en una organización inteligente.

Una buena forma es diseñar espacios de trabajo que fomenten la colaboración y la creatividad. Ambientes abiertos, zonas de brainstorming y herramientas de comunicación interna pueden facilitar la colaboración y el intercambio de ideas.

Delega responsabilidades y empodera a los empleados para que tomen decisiones y generen ideas. La innovación no debe limitarse a un grupo selecto de personas, sino que debe ser una responsabilidad compartida por todos.

3. Invierte en tecnología avanzada

Identifica los procesos rutinarios que se pueden automatizar para liberar el tiempo y los recursos de tu personal. Invierte en tecnología avanzada, como análisis de datos, inteligencia artificial y automatización. Estas herramientas pueden ayudar a optimizar procesos, tomar decisiones basadas en datos y mejorar la eficiencia operativa.

De hecho, según nuestro ebook sobre transformación digital 2.0, implementar la inteligencia artificial ofrece un 73% más de rentabilidad. Y no solo tiene impacto en términos de productividad; también es un factor que cautiva al talento en tanto puede aplicar tendencias que sirven como motor para generar resultados.

Fuente: Crehana

4. Desarrolla un programa de capacitación y desarrollo continuo

Hacer un sólido programa de capacitación y desarrollo continuo es fundamental para empoderar a tus empleados y convertir tu empresa en una organización inteligente.

Comienza por identificar las áreas en las que tu personal necesita mejorar sus habilidades y conocimientos. Esto puede involucrar la recopilación de retroalimentación de los empleados, evaluaciones de desempeño y la alineación con los objetivos estratégicos de la empresa.

Desarrolla un plan de capacitación estratégica que esté alineado con los objetivos de la organización. Define claramente los resultados que se esperan de la capacitación y cómo se relacionan con la visión de una organización inteligente.

Dado que las necesidades de capacitación pueden cambiar rápidamente, tu programa debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a nuevos desafíos y oportunidades.

Utiliza la tecnología para facilitar la capacitación y el aprendizaje en línea. Plataformas de desarrollo de equipos, webinars y recursos digitales pueden hacer que la capacitación sea más accesible y flexible.

Plataforma Desarrollo de Crehana

5. Haz un reclutamiento estratégico

Antes de comenzar cualquier proceso de reclutamiento, es fundamental comprender las necesidades estratégicas de tu organización. ¿Qué habilidades, competencias y características son esenciales para alcanzar los objetivos a largo plazo y la visión de la organización inteligente? Esto puede requerir la colaboración con líderes de equipos y la alta dirección para identificar las áreas críticas.

Crea perfiles de trabajo detallados que describan claramente las habilidades, la experiencia y las cualidades que buscas en candidatos. Esto servirá como guía para el reclutamiento y ayudará a atraer a candidatos que se ajusten a las necesidades de tu organización.

Asegúrate de que los candidatos no solo tengan las habilidades técnicas necesarias, sino que también encajen en la cultura de la organización inteligente que deseas construir. Preguntas específicas de entrevista y pruebas de valores culturales pueden ayudar en este proceso.

6. Promueve la comunicación abierta y colaboración

Una comunicación abierta y una cultura de colaboración son pilares fundamentales de una organización inteligente, ya que fomentan la innovación, la adaptabilidad y la eficiencia. Estas prácticas permiten que la organización aproveche al máximo el conocimiento colectivo de sus empleados y promueva un ambiente de trabajo positivo y productivo.

Anima a los líderes y a todos los empleados a practicar la escucha activa. Esto significa no solo oír, sino también comprender y responder a las preocupaciones y opiniones de los demás. La retroalimentación constructiva es esencial.

Utiliza herramientas de tecnología de colaboración, como aplicaciones de mensajería, plataformas de gestión de proyectos y herramientas de videoconferencia, para facilitar la comunicación y la colaboración, especialmente si parte de tu equipo trabaja de forma remota.

Establece canales de comunicación efectivos y accesibles para que los empleados puedan compartir sus ideas y preocupaciones. Esto puede incluir reuniones regulares, buzones de sugerencias, plataformas de comunicación interna y sesiones de retroalimentación.

Plataforma Desempeño de Crehana

7. Establece KPI que te ayuden a evaluar el progreso

Para alcanzar tus objetivos, desglosa los KPI en métricas intermedias o factores que los influyen. Esto permite un análisis más profundo y ayuda a identificar áreas específicas que requieren atención.

Utiliza herramientas de análisis de datos y software de gestión de KPI para facilitar la recopilación, el seguimiento y la visualización de tus indicadores. Estas herramientas de evaluación de desempeño pueden ayudar a automatizar parte del proceso y proporcionar información en tiempo real.

Vincula los KPI al desempeño individual y al desarrollo profesional de los empleados. Esto puede motivar a los empleados a contribuir al logro de los objetivos de la organización inteligente.

Plataforma Desempeño de Crehana

8. Mantente actualizado con las tendencias

Incorpora la innovación como parte central de tu estrategia empresarial. Anima a los empleados a presentar ideas y a experimentar con nuevos enfoques. Mantenerse actualizado con las tendencias es esencial para la toma de decisiones informadas y la adaptabilidad en un entorno empresarial en constante cambio. 

Recuerda que la transformación hacia una empresa inteligente es un proceso continuo y requiere el compromiso constante de la alta dirección y de todo el equipo. Con un enfoque estratégico y un esfuerzo conjunto, tu empresa grande puede convertirse en una organización inteligente preparada para enfrentar los desafíos del futuro.

Mantener una empresa y crear el mejor entorno posible no es cosa de un día. Requiere de consolidar una organización inteligente, donde tanto tus colaboradores como tus procesos mejoren día a día y puedan perfeccionarse para optimizar la compañía adecuadamente.

Por esta razón, conocer qué es una organización inteligente y sus características te ayudará a saber cuál es el camino que estás recorriendo para tu empresa y lo que te puede deparar en caso de tener éxito o fracasar en la consolidación de esta estructura.

¡Éxitos!