¿Cómo gestionar una contratación temporal? Pautas para un proceso exitoso

Saber realizar un proceso de contratación temporal es un requisito indispensable para todos los líderes de equipo de las empresas de mediana y de gran dimensión hoy en día. Particularmente, una contratación temporal puede definirse como un tipo especial de relación laboral que se produce entre un determinado colaborador y una organización a partir de un marco legal y según los requerimientos del departamento de recursos humanos.

En ocasiones, la contratación temporal de trabajo es una de las opciones de vinculación laboral más elegida por parte de las organizaciones de mediana dimensión, debido a que es posible contratar personal de forma flexible y según ciertas necesidades específicas. Uno de los ejemplos más comunes de contratación temporal por parte de las compañías está asociada con la incorporación de personal tras períodos de licencia por enfermedad o embarazo o gracias a la necesidad de ejecutar proyectos de corta duración dentro de la compañía.

Para que sepas cuáles son los conocimientos teóricos y prácticos que debes tener a tu disposición para optimizar la contratación laboral en entornos organizacionales, sigue leyendo esta guía. Como consecuencia, tendrás la posibilidad de escoger al mejor talento humano para esta clase de contrataciones de trabajo.

Contrata temporalmente cuando el contexto lo requiera

En primera instancia, una contratación temporal de trabajo debe llevarse a cabo en función de aquello que requiere la empresa y del puesto en cuestión. Entre los motivos por los cuales se debe optar por una contratación temporal, se pueden mencionar los siguientes:

• Licencias médicas por parte de alguno de los colaboradores que forman parte de los equipos de trabajo por cuestiones de salud física y/o emocional. Aquí se incluyen también los períodos de receso por maternidad según el marco legal respectivo de cada país. 

• Períodos de vacaciones de personal de planta de la compañía. En el caso de que estos perfiles de empleo no puedan ser cubiertos por el talento humano existente dentro de la organización, se recomienda llevar a cabo una contratación temporal para que estas ausencias no tengan una incidencia negativa en la productividad laboral de los equipos. 

• Proyectos específicos que requieren de colaboradores especializados para ejecutarlos con el mayor nivel de profesionalismo posible. Este tipo de incorporación laboral requiere de un proceso de selección y onboarding más ágiles para que la persona pueda sumarse al grupo de trabajo y alcanzar los objetivos con mayor eficacia. De acuerdo con nuestro podcast Conviértete en un TOP HR Manager con Karina Awad de Grupo Axo, el departamento de talento humano de una empresa es fundamental en relación con las contrataciones de tipo temporal, ya que es el encargado de regular el tiempo de permanencia y el ciclo de vida de las personas dentro de los contextos organizacionales.

Optimiza la experiencia del candidato

Por otro lado, más allá de que se trate de una contratación temporal, es indispensable garantizar que el proceso de selección de personal tenga las mismas características que una metodología para incorporar recursos humanos en forma permanente en la empresa. Esto es importante no solamente para garantizar el bienestar y rendimiento de los colaboradores que ingresan bajo una contratación eventual.

También, para maximizar la experiencia del postulante, mejorar la posición de la marca dentro del mercado laboral y reducir los costos asociados con altos índices de renuncia. Incluso, en el caso del breve período asociado con una contratación temporal. A continuación, te detallamos cuáles son los mecanismos que puedes evaluar para optimizar las contrataciones temporales desde la perspectiva de la experiencia del candidato:

• Transmite la cultura organizacional desde el inicio del proceso de selección. A pesar de que se trate de una contratación temporal, desde el departamento de talento humano, es necesario que se comuniquen asertivamente los valores de la empresa desde las primeras etapas del proceso de selección de personal. 

• Redacta una buena job description que posea no solamente los datos y requerimientos específicos del puesto a cubrir. Asimismo, la misión, visión y los objetivos empresariales para filtrar con eficiencia a aquellos candidatos que posean un amplio nivel de coincidencia con la personalidad de la compañía. 

• Los beneficios de una contratación temporal suelen incluir un ideal de trabajo flexible en el que predomine el equilibrio entre el cumplimiento de las responsabilidades laborales y la realización de actividades de índole familiar o personal. Según un artículo de Harvard Deusto, la optimización de la cultura organizacional de las grandes empresas en la actualidad depende del grado de flexibilidad que se les ofrezca a los colaboradores en cuanto a los horarios de trabajo. En este sentido, se hace referencia a la opción de trabajar desde el hogar a través del teletrabajo o bajo una modalidad remota. Asimismo, es imprescindible incorporar modelos de liderazgo basados en la formación educativa para cumplir con los objetivos empresariales propuestos sin perder de vista el crecimiento profesional de las personas. 

• Prioriza el bienestar del potencial colaborador desde el comienzo del proceso de gestión de contratos eventuales. Esto se puede lograr a través de la focalización en el crecimiento del futuro empleado a través de entrevistas en las que no solamente se evalúen las habilidades para desempeñarse en el puesto en cuestión. Al mismo tiempo, se deben conocer las expectativas de la persona y cuáles son sus motivaciones para postular y formar parte de la compañía a través de una modalidad de contratación temporal.

Utiliza las nuevas tecnologías en las contrataciones temporales

Por último, para gestionar adecuadamente una contratación temporal, es necesario aprovechar los beneficios que están íntimamente asociados con el empleo de recursos digitales dentro del área de selección de talento de las grandes compañías. Particularmente, las interfaces y herramientas tecnológicas agilizan los procesos, evitan la pérdida de tiempo por parte de los colaboradores en tareas obsoletas y potencian el rendimiento a través de distintas metodologías de automatización. 

En esta sección, detallamos algunas recomendaciones prácticas que pueden tener en cuenta los líderes de equipo de las compañías para maximizar los aspectos positivos relacionados con la puesta en acción de procedimientos digitales bajo una forma de contratación eventual:

a. Utiliza un Applicant Tracking Systems (ATS)

Este tipo de softwares se orienta a la optimización de la gestión de selección de personal a través de un filtraje de CV duplicados, de la posibilidad de publicar la búsqueda de diversos perfiles laborales en plataformas de forma simultánea; y también, mediante la obtención de datos confiables acerca de cuáles son los mejores candidatos para un perfil. Esto en función de los requerimientos técnicos y que estén relacionados con las habilidades blandas, junto con el nivel de encaje del postulante con los valores de la empresa. A la hora de usar un ATS en una contratación temporal, te recomendamos considerar los siguientes ítems:

• Antes de utilizar la plataforma, procura delimitar con claridad cuál es el candidato ideal para la contratación eventual que necesitas para tu equipo de trabajo. 

• Determina los canales a partir de los cuales realizarás las publicaciones de los avisos de búsqueda de empleo y las interfaces desde las que obtendrás los CV de los aplicantes. Es importante delimitar aquellas que más utilice el candidato persona. 

• Procura configurar las notificaciones automáticas de comunicación acerca del estado de las postulaciones de los postulantes. Uno de los elementos más importantes para optimizar la candidate experience implica mantener informadas a las personas que forman parte del proceso de contratación temporal durante todo el proceso de selección de talento.

b. Aplica actividades de gamificación en los procesos de selección temporal 

En relación con el empleo de recursos digitales, no se puede dejar de mencionar la importancia de sacarle provecho a las dinámicas de gamificación a la hora de seleccionar talento temporal y efectuar procesos de onboarding efectivos. A pesar de que el período de tiempo de permanencia del colaborador sea reducido, hacer dinámicas de entretenimiento en una contratación temporal puede servir para reducir el estrés y visualizar el comportamiento de los candidatos con mayor eficacia. 

Independientemente de que la contratación eventual sea bajo la modalidad presencial, híbrida o virtual, las estrategias de gamificación sirven para descontracturar tensiones y descubrir las fortalezas y oportunidades de mejora de los potenciales colaboradores. Si como líder de equipo necesitas ejecutar este tipo de actividades para optimizar la contratación temporal de talento humano, contempla los siguientes consejos:

• Escoge la actividad de gamificación online o presencial que más se adecúe a tus requerimientos como líder y según las características de la contratación temporal que necesites ejecutar. Puedes realizarlas en forma individual y/o grupal. En este último caso, tendrás la alternativa de reconocer los roles de cada persona, las formas de interactuar y la capacidad de resolver conflictos que podrían acontecer durante su desarrollo.

• Realiza una breve encuesta cualitativa para reconocer el grado de efectividad de la dinámica de gamificación tras su finalización. Esto para detectar fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora en futuras instancias de selección y onboarding de contrataciones temporales. 

• Utiliza un software que facilite la organización y estructuración de las dinámicas de gamificación con eficiencia y productividad. Una excelente opción es usar el software de desarrollo de Crehana, que permite capacitar de una forma centralizada a todos los colaboradores; incluso, desde la instancia del onboarding de las personas que hayan ingresado bajo el formato de una contratación temporal.

Plataforma de desarrollo de Crehana

Al mismo tiempo, esta interfaz facilita experiencias de aprendizaje positivas y ofrece distintos cursos online para que el e-learning en instancias de contratación temporal o permanente, sea una herramienta catalizadora de la preparación educativa necesaria de los colaboradores que ingresan de forma temporal en la compañía. De acuerdo con nuestro ebook Reporte de Industria sobre plataformas de e-learning, el 92% de los empleados que han participado de procesos de inducción y capacitación profesional por medio de plataformas virtuales de aprendizaje ha quedado conformes con el cumplimiento de los objetivos previamente planteados.

“Reporte de Industria sobre plataformas de e-learning”, Crehana

En resumen, un modelo de contratación temporal es una oportunidad de relacionamiento entre colaboradores y empresas para satisfacer las necesidades de ambos lados en cuanto a la prestación de servicios y al cumplimiento de objetivos empresariales. Dentro de este contexto de modalidad de contratación, es indispensable que desde el departamento de talento humano se aprovechen los beneficios de las nuevas tecnologías para agilizar los procesos de selección propios de una contratación temporal. Esto en función de los requerimientos de la empresa, pero siempre teniendo en cuenta la importancia de escoger postulantes que tengan un alto nivel de encaje con la cultura corporativa, más allá de su permanencia breve en la compañía. 

Entonces, para optimizar las contrataciones temporales de los colaboradores, procura diseñar y ejecutar estrategias de gestión de recursos humanos apropiadas para este tipo de contratación. Como resultado, tendrás la opción de potenciar el rendimiento de las personas bajo contratos temporales y afianzar la experiencia del empleado, junto con la reputación de tu compañía dentro del mercado laboral.