8 beneficios de un evento online para empresas que te animarán a organizar el tuyo

Para las empresas, hacer un evento online puede marcar la diferencia en la relación con sus grupos de interés. Puedes celebrar una fecha especial en la organización, iniciar un plan de formación o conectar con tus clientes para potenciar el engagement; las posibilidades son infinitas. 

Claro que, llevar a cabo esta tarea requiere tiempo y planificación, sobre todo si quieres garantizar el éxito de tu reunión. Pero, ¿vale la pena todo el esfuerzo y compromiso para sacar adelante un evento online? 

No hay mejor manera de responder esa pregunta que con una lista con los beneficios de hacer un evento online. Sigue leyendo para encontrar todas las razones que te convencerán de poner manos a la obra, sobre todo si has tenido la intención de organizar un evento online desde hace mucho. 

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1. Asegura un mayor alcance 

¿Te ha pasado que al organizar un evento tradicional debes reducir tu lista de invitados al mínimo? Pues, eso no será un problema al realizar un evento online. Una de las principales particularidades de un evento online es la posibilidad de invertir menos recursos, pero tener un alcance significativamente mayor. 

De acuerdo al portal de  portal de Eventbrite, un evento online no conoce de límites geográficos ni espaciales. Es decir, puedes llegar a la cantidad de personas que la plataforma seleccionada para la transmisión te permita. 

Incluso, existen plataformas para hacer lives gratuitos que permiten el acceso a miles de personas sin la necesidad de hacer una inversión. Te recomendamos tenerlas en cuenta para organizar el primer evento online de tu empresa. 

Imagen: Pexels

2. No hay límites geográficos 

Encontrar la locación perfecta para tus invitados puede ser un dolor de cabeza, sobre todo si tienes la responsabilidad de organizar un evento especial para tu empresa. Además, debes encontrar un lugar que sea accesible para todos si quieres que la mayoría asista. Suena complicado, ¿no crees? Mejor hablemos de los eventos en línea. 

Al hacer un evento online, no necesitas preocuparte por ninguno de esos aspectos. En la virtualidad, tus invitados solo necesitarán un dispositivo digital y acceso a Internet para estar presentes en tu evento online. Esta es una gran oportunidad para internacionalizar tu empresa e invitar a reconocidas figuras del mundo. 

De hecho, las colaboraciones entre profesionales de todo el mundo no tienen límites gracias a este tipo de reuniones. Invitar a un especialista que sea reconocido internacionalmente a uno de tus eventos online será una gran inspiración para tus colaboradores o clientes, y elevará el valor de tu reunión. 

3. Recibe las interacciones de inmediato

Mientras que, en la mayoría de los eventos presenciales, la dinámica suele ser escuchar al ponente y luego abrir una ronda de preguntas y respuestas, o de debate, para poder interactuar, en un evento online, se puede lograr una dinámica totalmente distinta.

En el caso de los eventos en línea para empresas —y para el público en general—, los asistentes pueden interactuar entre ellos durante la transmisión dejando preguntas y comentarios para ser respondidos de forma inmediata. 

Según  Snack Station, cuando se realiza un evento en línea, se incentiva en gran medida la participación del público, quienes pueden fortalecer su relación con la empresa al tener una conversación cercana con sus representantes. En otras palabras, esta dinámica es muy efectiva para intensificar el engagement con tu público objetivo. 

Un evento online te da la posibilidad de abrir ventanas de información para fomentar una comunicación más rápida y directa. Eso sí, para conseguir una interacción fluida, te recomendamos probar el micrófono antes de la transmisión.

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4. Traduce tu mensaje en tiempo real

¿Quieres que tu evento online sea visto por personas que no hablan tu mismo idioma? ¡No hay problema! Actualmente, algunas plataformas digitales tienen la capacidad de crear subtítulos en el mismo momento que sucede el evento en línea.

Esta herramienta te ayudará a llegar de forma efectiva a una mayor cantidad de personas durante el evento online, sin importar el país donde se encuentren ni el idioma que hablen. Si estás pensando en hacer negocios con personas que no hablan español, elaborar reuniones en una de estas plataformas puede beneficiar a ambas partes. 

Para potenciar tu desenvolvimiento en este tipo de eventos online, Mario Arvizu, en su  curso online de locución, comenta que el ritmo, la velocidad y la articulación son claves para transmitir eficazmente un mensaje por medio de la voz. 

Asegura el éxito de tu evento online desarrollando tus habilidades para transmitir un mensaje con la voz y la comunicación no verbal. Para ello, nuestros cursos de comunicación serán tus mejores aliados. 

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5. Reduce los costos de producción

Hacer un evento online significa que no necesitas invertir grandes cantidades de dinero. Olvídate de los costos de alquiler, de contratar al servicio de catering y al personal para acomodar el lugar antes del evento. 

Uno de los beneficios de los eventos online que más resalta es que solo debes invertir en el equipo necesario para que el público te pueda ver y oír claramente, además de contar con una conexión a internet estable y un espacio bien iluminado. En términos generales, las herramientas son muy parecidas al equipo de un podcast. 

No importa el tipo de evento que sea, siempre será indispensable que, al organizar un evento online, hagas una prueba de audio y video para prevenir problemas en vivo. 

6. Se puede organizar en menor tiempo

Debido a que no necesitas hacer demasiados arreglos para llevar a cabo un evento online, la organización del mismo no te llevará mucho tiempo. De hecho, si es una reunión que no necesita mucha preparación de los expositores, bastará con algunos días para coordinar todas los temas, armar un cronograma, invitar al público y celebrar el evento. 

Por supuesto, tener un equipo eficiente y colaborador es esencial para que organizar un evento en línea no se vuelva una tarea complicada. Te recomendamos escoger bien al comité encargado de hacer realidad el próximo evento online de tu empresa para ver resultados asombrosos. 

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7. Te permite acceder a indicadores 

¿Sabías que algunas plataformas te dan acceso a las métricas de tu evento online? Así es, herramientas como MeetYoo y Hopin siguen el comportamiento de los asistentes para evaluar su nivel de interacción e interés durante la sesión en línea.

Con la ayuda de estas cifras vas a poder identificar cuál ha sido el verdadero impacto de tu evento en línea. Si los resultados no han sido como esperabas, utilízalos como base para mejorar en una próxima ocasión. 

Por el contrario, si los indicadores confirman que todo ha ido de maravilla en tu evento online, ¡felicidades! No pierdas el ritmo y tampoco te olvides de felicitar a tu equipo; el reconocimiento laboral es esencial para que los buenos resultados se mantengan a largo plazo. 

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8. Mayor visibilidad con menor cantidad de logística

El mundo digital nos permite llegar a una mayor cantidad de personas en cuestión de segundos, siempre y cuando sigamos las estrategias necesarias. Si quieres que tu evento online gane mayor visibilidad, es crucial que utilices medios como las redes sociales y el email marketing. Incluso, puedes potenciar su alcance con publicidad pagada. 

Todo ello, se lleva a cabo desde tu computadora, por lo tanto, resulta mucho más práctico que promocionar un evento por los canales tradicionales, por ejemplo, creando un comercial o entregando volantes en la calle. 

Para que tu evento en línea trascienda los límites geográficos y llegue a tu audiencia —en el caso de que sea un live abierto para el público— esta guía para buscar ideas de contenido te ayudará a desarrollar las publicaciones que necesitas para difundir tu evento online correctamente. 

Independientemente del formato, es importante que especifiques claramente la fecha, la hora y la plataforma en la que se llevará a cabo el evento en línea. 

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Entonces, ¿vale la pena organizar un evento online para tu empresa? No cabe duda que este es un formato muy efectivo para consolidar tu relación con los colaboradores de tu empresa y con tus clientes. Sin embargo, puede parecer frívolo al principio debido a la falta de interacción cara a cara. 

Para generar una conexión con el público, puedes enfocarte en las invitaciones. En el caso de que estés organizando un evento online para tus colaboradores, haz una invitación que llegue hasta su domicilio para crear expectativa y animarlos a conectarse el día pactado. 

Si quieres mantener todo en el mundo digital, un correo electrónico con un mensaje personalizado también puede funcionar. Esta última alternativa se aplica también para los eventos online que serán abiertos para el público. 

¡Éxitos!