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Informe de recursos humanos: 6 pasos para redactar el reporte más revelador de tu empresa

Eduardo Nuñez - 18 Nov 22

Articulo

7 min.

Un informe de recursos humanos es la carta de transparencia que toda empresa necesita. Sirve para revelar grietas, problemas y faltas en la gestión del capital humano. Con un reporte de recursos humanos redactado a tiempo, se pueden reducir las altas tasas de rotación, contratar a talento más calificado, crear formaciones efectivas y más soluciones.

Por ello, en el artículo de hoy, vamos a explicar cómo se hace un informe de recursos humanos en 6 pasos. ¡Identifica, diagnóstica y propón soluciones para mejorar la satisfacción laboral de tu equipo!

 

Determinar los objetivos del informe de recursos humanos

Antes de redactar un informe de recursos humanos, es necesario seleccionar la información adecuada de las fuentes precisas. Para obtener datos objetivos que lleven a las mejores conclusiones, debes considerar el motivo del reporte de RR. HH. y el contexto bajo el que se realizará. Te recomendamos responder a las siguientes preguntas:

  • ¿Para qué realizar el informe?
  • ¿Cuáles son las evidencias de problemas en el área?
  • ¿Qué tipo de informe de recursos humanos se necesita?
  • ¿Quiénes leerán el reporte?
  • ¿Es un informe recurrente o solo se hará por un caso especial?

Responder estas preguntas permitirá que tengas claro el panorama del informe de recursos humanos. Esto ayudará a reducir el tiempo para terminarlo, mejorar las conclusiones del análisis y dejar satisfechas a las partes involucradas.

revisión de reporteFuente: Pexels

Seleccionar el tipo de reporte de RR. HH.

El contenido de un informe de recursos humanos puede abarcar información general o concentrarse en un área específica. Lo más conveniente es definir qué tipo de informe de recursos humanos se necesita, de manera que el análisis y los resultados sean óptimos para encontrar soluciones efectivas. En ese sentido, como se describe en el blog de Fresh Team, existen 7 tipos de reportes de recursos humanos comunes en el ámbito empresarial.

  • Informe de datos del empleado
  • Informe de reclutamiento
  • Informe de gestión del desempeño
  • Informe de compensación
  • Informe de onboarding y offboarding
  • Informe de tiempos libres
  • Informe general de recursos humanos

Escoger las métricas y los KPI a incluir

Otra medida para un informe de recursos humanos es considerar las métricas a tener en cuenta. Estos KPI de RR.HH son claves, porque ofrecerán datos certeros acerca de puntos débiles del área

Por ejemplo, la métrica de rotación puede diferenciar información sobre aquellas personas que se retiran voluntariamente de la empresa y otras que lo hacen por decisión de la compañía. A partir de esta diferencia, se pueden combinar con otras evidencias para obtener conclusiones sobre la pérdida de talento, las motivaciones de salida, los recursos que faltan en la empresa, etc. 

De acuerdo a los criterios compartidos en el blog de Business, te dejamos una lista con las más importantes métricas y KPI en un informe de recursos humanos.

  • Personal activo en la empresa
  • Tasa de rotación
  • Nivel educativo
  • Demografía de integrantes de equipos
  • Costo laboral por persona
  • Número de horas trabajadas
  • Tasa de ausentismo
  • Costo de reclutamiento
  • Tasas de aceptación/declinación de oferta laboral
  • Costo de formación
 

Redactar de acuerdo a la estructura recomendada

Aunque no existe una estructura definitiva para cada caso, se pueden seguir algunos parámetros en el orden del reporte de recursos humanos corporativo. Si el informe se refiere a un caso muy específico, su estructura será bastante más simple. Puede tener las siguientes partes:

  • Introducción del problema en la compañía
  • Detalles del contexto y el proceso
  • Discusión del problema
  • Conclusiones

Sin embargo, esta estructura de informe de recursos humanos simplificada puede extenderse si se tratan problemas más abarcadores de la organización. Por ejemplo, la alta rotación del personal durante el año o la reducción de productividad del equipo. Compartimos un modelo recomendado para la redacción del informe de recursos humanos:

  • Título de página
  • Resumen ejecutivo
  • Tabla de contenidos
  • Lista de partes involucradas
  • Introducción
  • Procesos y contexto
  • Discusión y hallazgos
  • Recomendaciones
  • Apéndices
  • Conclusiones

coordinación para creación de reporteFuente: Pexels

Mostrar tendencias, resultados y un plan de acción

A partir de las evidencias y los hallazgos encontrados, es necesario también enfatizar las tendencias reveladas. Esto permitirá que se adviertan problemas futuros, oportunidades de mejora para distintos departamentos y nuevas formas de impulsar el desarrollo de las personas en la empresa.

Por ejemplo, a partir de los patrones en un informe de recursos humanos, puede establecerse los momentos del año en el que la mayor cantidad de personas decide renunciar. También, es posible tener un mapa claro de las fuentes externas a través de las cuales se ha captado al talento más productivo de la empresa. 

Al respecto, si buscas una herramienta que te ayude descubrir indicadores sobre el clima laboral y el compromiso de tus equipos, ofrecemos la plataforma de engagement de Crehana. En ella, encontrarás varios recursos para extraer datos sólidos para tu informe de recursos humanos.

Utilizar herramientas y plantillas para informes de recursos humanos

Existen muchas herramientas para la recolección y el análisis de datos. Lo más recomendable es elegir una que sea intuitiva, fácil de usar, bastante visual y permita automatizaciones reveladoras.

Estas funciones harán más fácil el trabajo de cara a extraer información sobre la fuerza laboral, los datos demográficos, el desempeño, las formaciones, los costos, las horas producidas, los niveles de engagement y muchos otros criterios. Aquí te dejamos una lista con 9 plataformas para análisis de RR. HH

  • Paycor
  • Deep
  • Leapsome
  • Papaya Global
  • PerformYard
  • Qualtrics Employee Experience
  • IBM Workforce Planning
  • Orgvue
  • Humantelligence

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Luego de seguir los pasos que te hemos recomendado, lo último que debes hacer es compartir el informe de trabajo, gestión y recursos humanos con las partes interesadas. Estas pueden incluir a integrantes del equipo, gerentes de departamento, autoridades de la empresa y accionistas.

Esperamos que el artículo haya servido para que sepas cómo planificar un informe de recursos humanos que genere cambios y transformaciones positivas en tu empresa. Ahora te invitamos a visitar los cursos online de Desempeño y Feedback en nuestra Academia de Recursos Humanos. ¡Sigue reforzando tus habilidades profesionales en Crehana!