Procrastinar en el trabajo: ¿qué pueden hacer los líderes de grandes equipos para evitarlo?

Procrastinar en el trabajo es una de las principales razones de disminución de productividad y bajo rendimiento laboral. Esto puede ser particularmente una problemática en las organizaciones de gran tamaño, donde las tareas importantes que se postergan a menudo están estrechamente relacionadas con el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Es cierto, procrastinar en el trabajo es un impulso y una situación personal. Pero es necesario que los líderes junto al Departamento de Recursos Humanos tomen esta situación a su cargo como una perspectiva de factor de riesgo laboral, y desarrollen estrategias para que las estructuras empresariales impulsen a sus integrantes y los lleven a dejar de procrastinar en el trabajo.

Por estas razones, en este artículo, te brindaremos una serie de consejos sobre cómo evitar la procrastinación para un trabajo efectivo en equipo, sobre todo si gestionas talentos en entornos laborales grandes. De esta forma, desde recursos humanos, sabrás qué pueden hacer los líderes para motivar a los colaboradores. 

Entiende qué es procrastinar en el trabajo

Empecemos desde el principio, repasemos qué es procrastinar: el mal hábito de posponer trabajos, actividades o responsabilidades, al ocuparse de actividades menos importantes o distractivas. De allí es fácil definir qué significa procrastinar en el trabajo: retrasar el momento de cumplir con las tareas dispuestas. 

Procrastinar en el trabajo es un acto que la gran mayoría de nosotros ha hecho alguna vez. Todos procrastinamos, y no porque seamos malos o irresponsables, sino porque es un fenómeno muy extendido en los ambientes laborales del siglo XXI, ya que combina la exigencia con la facilidad para distraerse. 

Identifica las principales causas por las que los equipos procrastinan

Procrastinar en el trabajo es un problema que puede llevar a complicaciones y trabas no forzadas e innecesarias en todo flujo de trabajo. Sin embargo, tampoco es algo que alguien haga con malas intenciones. Forma parte de la intersección entre voluntad y dificultad. 

El portal Harvard Business Review indica tres factores principales por los que las personas llegan a procrastinar en el trabajo:

• Poca autodisciplina. La ausencia de hábitos o sistemas que lo permitan sobreponerse al momento.

• Intolerancia a ciertas emociones. La dificultad de seguir con un día cotidiano cuando aparecen sensaciones como la ansiedad o el aburrimiento.

• Patrones de pensamiento. Que estructuran actividades y a veces no son los más productivos.

Si estas características, comunes y presentes en todas las personas, se combinan con falta de motivación, tareas poco atractivas u otros elementos, dan lugar a acciones como procrastinar en el trabajo y evitar las responsabilidades.

“Para no procrastinar en el trabajo se deben reconocer los hábitos diarios, encontrar qué es lo que nos motiva. Entre la productividad y el multitasking hay que hacer un balance, aprovechar al máximo las horas laborales y no trabajar 12 horas al día. Manejar los tiempos del equipo y gestionar las tareas con estas perspectivas mejorará considerablemente la productividad” asegura Cristian Situ, profesor de Crehana.

Profundiza en las desventajas de procrastinar en el trabajo

Acorde a la información del portal Forbes, procrastinar en el trabajo y la falta de motivación son dos temas centrales para todo terapista laboral. Esto significa que es un trastorno común. Solo por eso ya sabemos que es importante. 

Sin embargo, también nos ayudará comprender las desventajas de procrastinar en el trabajo, que se traducen en bastantes inconvenientes:

• Disminución del rendimiento laboral.

• Acumulación de tareas y responsabilidades.

• Menor tiempo en preparación y diseño de tareas.

• Mayor posibilidades de entregar un trabajo mal realizado.

• Disminución de la motivación.

• Incremento del absentismo y la rotación laboral. 

• Bajas en los índices de felicidad y conformismo de los integrantes de la empresa.

Por suerte, estos componentes no aparecen al procrastinar en el trabajo un día. Son el resultado de una actividad constante no corregida. Por eso, es importante aprender cómo evitar procrastinar en el trabajo.

Si los colaboradores visualizan el problema y se preguntan cómo dejar de procrastinar en el trabajo, te interesará saber que hay una serie de acciones que los líderes y los directivos pueden impulsar para evitar procrastinar en el trabajo.

Para terminar con la procrastinación en el trabajo, se debe partir desde la finalidad de las tareas y la claridad en la comunicación, reconociendo la importancia de cada uno de los procesos. 

Aclara las prioridades de las tareas

La procrastinación en el trabajo a menudo ocurre cuando los miembros del equipo no tienen una comprensión clara de qué se espera de ellos y cuáles son las prioridades. Destaca las tareas primordiales y aquellas que deben completarse primero. Esto ayuda a evitar que los miembros del equipo se concentren en tareas menos importantes o procrastinen debido a la falta de orientación sobre lo que se espera de ellos.

Al proporcionar claridad sobre las prioridades de las tareas, estás dando a los miembros del equipo un marco claro para su trabajo diario. Esto reduce la incertidumbre y la ambigüedad, dos factores que a menudo contribuyen a la procrastinación laboral.

Matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower es una herramienta de gestión del tiempo que ayuda a priorizar tareas en función de su urgencia e importancia, evitando la procrastinación en el trabajo. Esta matriz clasifica las tareas en cuatro cuadrantes:

Urgente e importante

Tareas críticas que deben abordarse de inmediato. Estas son las prioridades más altas y generalmente contribuyen significativamente a los objetivos a largo plazo.

Importante pero no urgente

Tareas que tienen un valor a largo plazo pero que no requieren atención inmediata. Estas tareas se pueden planificar y abordar en momentos oportunos para evitar que se vuelvan urgentes.

Urgente pero no importante

Tareas que requieren atención inmediata pero que no contribuyen significativamente a los objetivos a largo plazo. Delegar estas tareas siempre que sea posible es una estrategia efectiva.

Ni urgente ni importante

Tareas que no son críticas ni requieren atención inmediata. Estas tareas son candidatas ideales para eliminar o minimizar, ya que consumen tiempo sin aportar un valor significativo.

Al tener una comprensión clara de las prioridades, las personas pueden reducir el estrés asociado con la gestión del tiempo y las demandas laborales. Saber qué tareas son más importantes permite una asignación más efectiva de recursos y tiempo, dejando de procrastinar en el trabajo.

Conecta las tareas con los objetivos estratégicos

Como líder de recursos humanos, debes asegurarte de que cada tarea que realiza un colaborador esté alineada con los objetivos más amplios y estratégicos del trabajo, proyecto o equipo. Al hacer esta conexión, se busca garantizar que cada acción contribuya de manera significativa a alcanzar metas más grandes.

La conexión entre las tareas diarias y los objetivos a largo plazo puede aumentar la motivación y evitar la procrastinación en el trabajo. Cuando las personas comprenden el impacto de su trabajo en la consecución de metas más grandes, es más probable que se sientan comprometidas y entusiasmadas con sus responsabilidades.

Si deseas alinear los objetivos de los colaboradores con los de las empresa, las plataformas de evaluación de desempeño con esta función integrada permiten mostrar a los colaboradores y administradores todos los puntos importantes que deben considerar durante el alcance de objetivos estratégicos.

De hecho, permiten monitorear el avance de los colaboradores en tiempo real, para así hacer ajustes en el momento preciso. Estos softwares contribuyen, de cierta manera, en el éxito de los resultados organizacionales.

Plataforma Desempeño de Crehana

Distribuye iniciativas en tareas pequeñas

Dividir una iniciativa en tareas más pequeñas hace que sea más fácil planificar y asignar el tiempo necesario para cada tarea. Esto facilita la programación y ayuda a evitar la procrastinación en el trabajo que puede surgir al enfrentarse a un proyecto grande y complejo.

Además, es más fácil asignar responsabilidades a diferentes personas, priorizando el trabajo en equipo. Esto facilita la delegación eficiente, ya que cada miembro puede asumir tareas específicas según sus habilidades y competencias.

En resumen, dividir iniciativas en tareas pequeñas no solo facilita la gestión y ejecución del trabajo, sino que también contribuye a mantener la motivación y a prevenir la procrastinación al hacer que el proceso de trabajo sea más claro, manejable y lograble.

Prioriza el bienestar laboral

El bienestar laboral aborda tanto la salud mental como la física de los empleados. Se refiere a la creación de un entorno que apoye la salud mental al reducir el estrés, fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y proporcionar recursos para abordar problemas emocionales. Además, incluye medidas para promover la salud física, como pausas regulares, ergonomía en el lugar de trabajo y acceso a programas de bienestar.

Como cartilla de beneficios o de forma contratada, cuenta con un profesional de salud mental que ayude a los miembros de la empresa a desarrollar sus tareas con mayor tranquilidad o entender a profundidad las razones por las cuales procrastinan en el trabajo.

Ofrece formación en gestión del tiempo

Según nuestra guía sobre estrategias para aumentar la productividad en el teletrabajo, uno de los factores a tener en cuenta para incrementar la productividad laboral es el manejo del tiempo. Si tus equipos no saben cómo organizar su jornada laboral, difícilmente podrán estar al día; esto genera retrasos, contratiempos y, por supuesto, un rendimiento deficiente.

Frente a este panorama, es importante ayudar a los miembros del equipo a desarrollar habilidades y hábitos que les permitan utilizar eficientemente su tiempo y evitar la procrastinación en el trabajo.

Al proporcionar formación en gestión del tiempo de manera integral y personalizada, los líderes pueden ayudar a su equipo a aumentar la eficiencia en el trabajo.

Así que diseña la formación de manera práctica y aplicada a situaciones reales. Busca plataformas de desarrollo de equipos que proporcionen ejemplos concretos y ejercicios prácticos que permitan a los colaboradores aplicar directamente lo que aprenden.

Fuente: Crehana

Implementa sistemas de seguimiento

Establece procesos y usa herramientas que permitan monitorear y evaluar el progreso de las tareas y proyectos en un equipo. Este enfoque es fundamental para evitar la procrastinación laboral y garantizar que el trabajo avance de manera eficiente.

Al implementar KPI en el seguimiento de tareas y proyectos, los líderes de equipos pueden obtener información valiosa sobre el progreso y la eficacia de las actividades.

En este caso, es necesario que el jefe o supervisor del área defina cuáles son los criterios a evaluar para determinar que el trabajo cumple los estándares de la empresa. Para ello, debes evaluar cómo se ha logrado el objetivo, proyecto o tarea.

Si quisiéramos hablar de algunos ejemplos de indicadores de desempeño, podríamos pensar rápidamente en la tasa de trabajo por colaborador. Según nuestra guía de productividad laboral, este KPI te permite conocer cuál es el rendimiento real de los miembros de tu equipo.

Fuente: Crehana

Reconoce los logros de los equipos

Es una estrategia efectiva para motivar a los miembros del equipo y reducir la procrastinación laboral al reconocer y destacar los progresos a lo largo del camino hacia los objetivos finales.

Esto crea un ambiente positivo que refuerza la idea de que cada paso, no solo el resultado final, es importante. Los hitos más pequeños son más alcanzables y permiten a los miembros del equipo experimentar logros de manera más regular, lo cual es esencial para mantener la moral y la motivación.

Plataforma de Crehana

Ahora sabes lo que implica procrastinar en el trabajo y cómo puedes combatir contra ello desde tu lugar de líder. ¡Recuerda que es un fenómeno general, que las personas no tienen la culpa!

Tienes a tu disposición diversas estrategias para evitar la procrastinación en el trabajo y fomentar un entorno productivo y eficiente. Al abordar estos aspectos de manera integral, no solo contribuyes a mejorar la eficiencia operativa, sino que también a crear una cultura de motivación, colaboración y éxito continuo en tu equipo.