¿Cómo aprovechar People Analytics para optimizar la gestión del personal?

Seguramente has escuchado hablar del People Analytics en el mundo de los Recursos Humanos. Si todavía no sabes qué es y por qué forma parte de las estrategias corporativas para desarrollar talento, entonces esta guía fundamental sobre People Analytics es justo lo que tu equipo necesita.

Es muy normal que contadores, administradores y expertos en marketing digital sean mejores amigos de las métricas y la analítica, pues gracias a los datos es que se pueden tomar decisiones fundamentadas. Sin embargo, los analytics también se usan en Recursos Humanos y sirven tanto para los procesos de contratación de nuevo personal y de desarrollo del mismo, así como para los estudios de lealtad y premios de compensación según su desempeño. 

En este artículo verás qué es el People Analytics y cómo aprovechar esta herramienta analítica con el objetivo de tomar las mejores decisiones para el desarrollo de tu personal y maximizar las habilidades de tu equipo.

¿Qué es People Analytics?

People Analytics, o Analítica de las Personas, es un método de investigación que tiene como objetivo analizar los datos que surgen del personal de una organización. A partir de lo que se conoce como Big Data, se recopila una gran cantidad de información de las personas que forman parte de una empresa. Luego, estos datos se triangulan con claves analíticas para extraer conclusiones objetivas y fiables, que permitirán tomar las mejores decisiones. 

Los analytics como fuente de información, permitirán aprovechar una gran cantidad de información valiosa y guiarán la toma de decisiones. Es un método seguro y efectivo para que los encargados del área de RRHH, líderes y directivos agarren el timón de la empresa y manejen con mayor seguridad.

En el mundo business, los analytics, al presentar una imagen clara de la situación presente, sirven también para hacer predicciones hacia el futuro. Esto permite tomar medidas preventivas para ahorrar tiempo y recursos en imprevistos que podrían llegar a surgir. En este caso en particular, siempre teniendo como eje principal la variable de las personas. Pues, como dijimos antes, People Analytics, es el análisis del personal. 

Como mencionamos, los analytics en el mundo del trabajo son un método de investigación, una herramienta y un proceso. Para llevarlo a cabo de manera efectiva, hay que conocer dos conceptos previos: la Big Data y el Business Intelligence.

• Big Data: básicamente, en el área de los analytics, hace referencia a una cantidad masiva de datos e información que se generan y recopilan diariamente, a una velocidad que hace imposible su retención bajo métodos no tecnológicos.
• Business Intelligence: proceso mediante el cual la enorme cantidad de información se ordena, se triangula y cobra un sentido legible.  

Entonces, cuando hablamos de People Analytics, nos referimos a una estrategia que usa la información disponible de la Big Data, sistematizada mediante el Business Intelligence, aplicada al área de R.R.H.H. En otras palabras, el objetivo de People Analytics es estudiar a las personas que forman parte de una empresa.

Fuente: Unplash

¿Cómo usar el People Analytics en una organización?

Ya sabes qué es People Analyticis y cómo funciona esta metodología que combina el Big Data con el Business Inteligente, ¿pero exactamente en qué puede ayudar el People Analytics al área de Recursos Humanos? Te contamos tres usos principales:

1. Reclutamiento

Una tarea fundamental del área de Recursos Humanos es el reclutamiento y selección de nuevo personal para los equipos de trabajo. Este proceso puede ser optimizado gracias al uso de los People Analytics, ya que ayuda a seleccionar el talento adecuado para el puesto vacante a partir de modelos matemáticos. 

Entre sus principales ventajas, aplicar el People Analytics en el proceso de reclutamiento permite:

• Agilizar los procesos de selección en las tareas administrativas.
• Disminuye la posibilidad de aplicar prejuicios a los candidatos ya que los toma como datos. 
• Seleccionar candidatos con las mejores habilidades y las más competentes para el rol. 
• Reducir los costos en tanto que mejora los procesos de contratación y evita una alta rotación del personal. 

De esta manera, el People Analytics resulta un elemento clave para la gestión de personas, por ejemplo, permite recoger y analizar datos referentes al valor que aporta un empleado al negocio o un candidato durante su proceso de selección.

2. Desarrollo del Talento 

Otro gran uso del People Analytics es aprovecharlo para tomar las mejores decisiones para el desarrollo de talento. No sólo es útil para llevar adelante procesos de entrenamiento en las empresas, sino también para premiar a aquellos integrantes de la organización que sobresalen gracias a sus objetivos alcanzados.  

Desde este uso del People Analytics, podemos entender cuáles son las necesidades del personal y qué tipo de capacitaciones necesitan para mantenerse motivados como equipo. Asimismo, analizar factores como el nivel de rendimiento, los resultados de la formación, las tasas de abandono de los proyectos, entre otros. 

De esta manera, el uso de datos contextualiza y personaliza las acciones, y permite tomar decisiones justificadas para minimizar el número de errores posibles. 

3. Toma de decisiones en el futuro

Por último, el People Analytics resulta fundamental como elemento de los informes de Recursos Humanos de la empresa. Brindan la información necesaria para mantener el clima laboral ideal de la empresa para alcanzar los objetivos propuestos, así como un análisis de los talentos que se necesitan a futuro, o la posible rotación del personal entre proyectos. 

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Es evidente que encarar estos procesos necesita de un conocimiento avanzado de cómo funciona la Big Data. Si quieres empezar a aprender hoy mismo, no te pierdas nuestro curso de Big Data aplicada a los negocios. Sabrás cómo encarar tu proceso de analytics y cómo manejar los datos de tu negocio para implementar modelos predictivos y mejorar todos los resultados.

Recomendaciones para implementar un plan de People Analytics

Si es la primera vez que planeas llevar a cabo un análisis de las personas que integran al negocio, es normal que no sepas por dónde empezar. Por eso, te dejamos una serie de pasos claves que debes seguir si quieres lograr con éxito tu informe de People Analytics:

1. Definir quién o quiénes serán los encargados de realizar el plan

Cuando hablamos de People Analytics, nos referimos específicamente al análisis de datos del personal, y para esta tarea es fundamental que se cree un equipo interdisciplinario que sepa sobre Big Data, pero también sobre Recursos Humanos.

Si en la organización no cuentas con ambos perfiles, puedes optar por la alternativa de capacitar a un integrante del área de Recursos Humanos en datos, ya que será clave tener bien en claro cuáles son los lineamientos técnicos de esta investigación. Aunque también será importante tener el conocimiento cualitativo sobre el personal de la empresa. 

2. Orientar el análisis un objetivo

Si bien, en un primer momento, como HR manager o integrante del área quieres conocer todos los aspectos de tu personal, te recomendamos que dejes bien en claro cuál será el objetivo de este análisis. Así podrás poner foco en un aspecto central y dedicar todos tus esfuerzos a analizar este tipo de información.

Una vez que esté aceitado el proceso en la organización, puedes evaluar la posibilidad de hacer varios análisis en simultáneo, pero hasta ese entonces te recomendamos optar por alguno de estos objetivos:

• Conocer el nivel de actividad y productividad de la empresa.
• Medir el nivel de motivación, satisfacción y compromiso de los profesionales.
• Desarrollar un plan de aumento de capacidades y competencias básicas.
• Conocer las razones de la rotación del profesional.
• Ofrecer un mejor canal de reclutamiento.
• Conocer las necesidades de los colaboradores.
• Generar un análisis de los programas de RR.HH.
• Implementar un plan de compensación y beneficios para el personal.

3. Definir las métricas que se utilizarán en el análisis

Tal como lo mencionamos anteriormente, una de las patas fundamentales del People Analytics es el Big Data, y este viene acompañado de una serie de herramientas de análisis de datos, entre ellas, las métricas. 

En el caso del People Analytics, debemos escoger las métricas más representativas con respecto a los objetivos planteados en el punto anterior. De esta manera, podemos enlistar una serie de métricas útiles en general para todos los tipos de análisis. Sin embargo, siempre será tarea del HR analyst dejar bien en clara la relación métrica-objetivo. Según KENJO, algunas de ellas son:

• Diversidad del personal
• Nivel de absentismo
• Índice de rotación del personal
• Evolución salarial
• Tiempo medio de permanencia
• Tipo de contrato laboral
• Proceso de onboarding
• Proceso de offboarding
• Fuente de contratación y reclutamiento
• Índice de conversión

Al combinar los valores de estas métricas entre sí, y sus respectivas variantes, puedes obtener información acerca del estado del personal en la empresa. 

Fuente: Pexels

4. Determinar la fuente de datos y la herramienta de análisis

Una vez que tengas en claro las métricas de tu proyecto de People Analytics, es momento de definir cuáles serán las fuentes de información que alimentarán el análisis y en qué software de datos te apoyarás para realizarlo. 

Algunas de las fuentes y softwares más utilizados son planillas de Excel con datos del personal, el sistema de RRHH que use la empresa de manera cotidiana, encuestas laborales, datos de proveedores y datos de finanzas de la empresa. 

5. Comienza el análisis y crea un informe con Insights

El último paso es dar comienzo al análisis en sí mismo, aunque una vez que presentas los objetivos, las métricas y las fuentes de información, podemos decir que ya estás analizando. Para hacerlo, deberás poner manos a la obra y comenzar a cruzar datos. Este proceso del People Analytics te dará como resultado una serie de Insights o conclusiones que te permitirán tomar decisiones a futuro o detectar algún estado de situación actual. 

Desafíos para ejecutar un plan de People Analytics

En el mundo actual, todas las empresas trabajan con el análisis de datos. Todas las plataformas tienen su plan de analytics, Google, Instagram y hasta Spotify llevan adelante un plan de recopilación de data y analytics de la misma.

Sin embargo, un estudio del prestigioso medio Gartner, ha mostrado que solo un 40% de líderes y directivos recopila analytics de R.R.H.H. al tomar decisiones comerciales. Por otro lado, un 67% de jefes de análisis de talento opina que los anteriores son contraproducentes a la hora de usar la información sobre el talento que compilan.

Por lo tanto, los responsables de los análisis de talento desean que se incremente la demanda de People Analytics. También, desean integrar cada vez más la información sobre talento en las decisiones empresariales y que no quede solamente en el ámbito de R.R.H.H.

A partir del potencial que ha demostrado tener los procesos de analytics con un software orientado a las empresas y un equipo predispuesto a aprovecharlo, han recomendado tres acciones claves para cubrir esta necesidad:

• Incrementar la accionabilidad del análisis de talento.
• Asegurar la credibilidad de la información disponible.
• Aumentar la accesibilidad del análisis de talento a quienes toman las decisiones.

Fuente: Pexels

Accionabilidad

Los directivos del Talent Analytics saben que su información puede ser clave para los líderes de la organización que los necesiten. Entender los objetivos de los líderes y los problemas por los que necesitan esta información, es primordial para asegurar que el análisis es factible y, sobre todo, provechoso para el objetivo.

Los líderes del análisis de talento deben tener claro el objetivo desde el principio. Es complejo que un grupo de líderes acepte una serie de herramientas que no pidieron. Ejecutar un plan de People Analytics porque se tienen las herramientas, sin tener claro el objetivo, es gastar tiempo, energías y recursos en vano.

Credibilidad

Los equipos de análisis de talento buscan patrocinio para aumentar su credibilidad a partir del apoyo de nombres influyentes. El estudio de Gartner demostró que está bien, pero no es suficiente. Los sponsors y el apoyo económico ayuda el desarrollo de los analytics, pero su apoyo puede estancarse, porque no forman parte íntegra del proyecto. 

La recomendación es construir asociaciones y sociedades con socios multifuncionales con quienes se puedan construir un plan de trabajo. Cuando los equipos de analytics de talento cruzan los límites de R.R.H.H. y encara la solución de un problema empresarial, se convierte en un proyecto empresarial. Así crece su importancia y demuestra su potencial a  gran escala.

La creación de asociaciones permite que diferentes funciones combinen sus habilidades únicas, aprendan las unas de las otras y desarrollen capacidades de analytics en toda la organización, lo que en última instancia produce un mayor retorno de la inversión para los resultados del proyecto. 

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Fuente: Pexels

Accesibilidad

Mientras más sencillo sea el acceso la información y el análisis a realizar, más probable que los líderes y directivos elijan llevar adelante estrategias de analytics. Para eso, es necesario combinar las tecnologías y los software de data disponibles con capacitación y entrenamiento. 

Para los líderes excepcionales que quieran llevar adelante un plan de desarrollo de talento efectivo, en el análisis de datos, se recomiendan dos enfoques para aumentar la accesibilidad del People Analytics en una organización, diferenciados por la edad de los colaboradores a capacitar:

1. Para empleados recientemente graduados y/o con experiencia en análisis de data, el desarrollo de talento empieza al darles un proyecto formal de analytics para que completen. Tiene el objetivo de enfrentarlos a la tarea para que apliquen su capacidades y aumenten su experiencia. Saldrán mejor preparados para llevar adelante nuevos análisis.
2. Para los profesionales de R.R.H.H. más experimentados pero con poca experiencia en el análisis de datos, se propone una capacitación inversa, que los pueda conectar con los empleados más jóvenes que hayan completado efectivamente sus proyectos de análisis.

Uno de los mayores beneficios de estas capacitaciones para aumentar la accesibilidad de las estrategias basadas en el analytics, es conectar a dos generaciones diferentes de trabajadores. Generará confianza entre ellos, y darles lugar a los jóvenes por sus capacidades, los empoderará para presentar estrategias de análisis sin temor al posible rechazo.

No se recomienda depender por completo de las tecnologías de aprendizaje automático basadas en la inteligencia artificial. Un líder comercial no tendrá las habilidades necesarias para extraer los análisis correctos, aunque un software de data le entregue un análisis avanzado. Los líderes de análisis de talento deben presentar hipótesis que puedan complementarse, en lugar de sustituirse, con el análisis de datos de la IA.

Los equipos de People Analytics que se aseguran de que sus datos y análisis sean procesables, creíbles y accesibles, saben que sus esfuerzos tienen una mayor probabilidad de tener un impacto. Usar mucho tiempo para analizar a fondo el proyecto, formar asociaciones y optimizar los procesos, ayudará al equipo a desarrollar cada vez más influencia. 

Fuente: Unplash

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¡No olvides que el capital más importante de un negocio es el capital humano!