¿Cómo evaluar el programa de capacitación de tu empresa? Modelos y métricas fundamentales

Las métricas de capacitación de empresas son el medio más importante que tienen las compañías para rastrear los resultados que ofrecen sus métodos de aprendizaje y corregir aquello que no esté funcionando adecuadamente o que deba ser modificado. Si quieres hacer un seguimiento al progreso de tu personal, estos indicadores te servirán como guía.

En la actualidad, la velocidad a la que avanza el mundo es cada vez más rápida y los cambios que impone la tecnología se hacen presentes también en el entorno laboral. Por esa razón, como bien indica un estudio realizado por la consultora Deloitte, es necesario implementar programas de capacitación en las empresas que tomen en cuenta las necesidades futuras, tanto de las compañías como de la sociedad.

Para tener programas de capacitación efectivos y constantes es importante crear un presupuesto de capacitación, el cual contemple las necesidades de la empresa y de los colaboradores para cumplir los objetivos conjuntamente. Pero una vez realizado todo esto, es importante saber cómo medir el impacto de la capacitación en los resultados de la empresa.

En este post, te enseñamos qué son los indicadores de capacitación de las empresas, la importancia de realizar este tipo de seguimiento, los modelos de evaluación que utilizan las organizaciones y finalmente las métricas que debes conocer para realizar esta medición. ¡Acompáñanos!

¿Qué son los indicadores de capacitación de las empresas?

Los indicadores, o métricas de capacitación en empresas, son datos que permiten analizar cualitativa y cuantitativamente, el rendimiento y la eficacia de los programas de aprendizaje que se implementaron en la compañía.

Existen dos formas de medir los resultados de un plan de capacitación:

• Indicadores clave de rendimiento: también conocidos como KPIs (por sus siglas en inglés), estos indicadores evalúan el progreso con respecto a los objetivos de la empresa.

• Métricas de capacitación: muestran el fracaso o éxito del programa de capacitación de la empresa en sí mismo.

Las métricas de capacitación de empresas están orientadas fundamentalmente a tres áreas: 

1. Resultados: el número de empleados que concluyeron satisfactoriamente el programa de capacitación.

2. Aplicación: la relación entre la capacitación y las funciones laborales de los colaboradores.

3. Valor: el retorno de la inversión (ROI).

Sin embargo, hay quienes objetan que un plan de capacitación no se puede medir en términos económicos, ya que las habilidades adquiridas y el conocimiento en general no se traduce directamente en ganancias para la empresa. Por ende, los resultados pueden comenzar a percibirse a largo plazo.

En este sentido, el sitio Data 4 HR señala que se puede obtener información más valiosa que el ROI en la capacitación de empresas “si logramos establecer una relación consistente entre los comportamientos de las personas y las ventajas competitivas”.

Importancia de las métricas de capacitación de empresas

Algo fundamental sobre las métricas de capacitación de empresas que debes saber es que un indicador de este tipo tiene la función principal de ser una guía para los líderes de las organizaciones. Representa una brújula, por medio de la cual podrás saber si el camino que estás tomando para el fortalecimiento de tus equipos de trabajo es el adecuado.

Recuerda que, para que tu negocio resulte exitoso, requieres de un estilo atractivo de formación, así como también de unos programas que estén bien diseñados. Para garantizar ambas cosas, realizar un seguimiento a través de indicadores de capacitación es la clave.

Utilizar estas métricas de capacitación como instrumento de medición de la formación de tu personal implica mantener una revisión permanente de los siguientes aspectos de tu empresa:

• Las metas de los puestos de trabajo.

• Los equipos de trabajo.

• La empresa en general.

Así que, si cuentas con un programa de formación que sea completamente nuevo, comenzar centrándote en las métricas de capacitación de empresas es un buen primer paso. Sin embargo, a medida que va creciendo el programa de formación, deberás agregar más indicadores, que te permitan entender si este tipo de aprendizaje está teniendo un impacto en los resultados del negocio.

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Modelos de evaluación de la capacitación en las empresas

Existen diversos modelos para evaluar la efectividad y el impacto de la capacitación en las empresas. Puedes utilizar el de tu preferencia, en función de tus necesidades y de lo que requiera tu compañía.

Los siguientes modelos son los que han probado ser más útiles para las empresas y han sido los más utilizados en los últimos años.

1. Los niveles de evaluación de Kirkpatrick

El modelo de Kirkpatrick es una de las estrategias de evaluación de conocimientos más populares del mundo y es ampliamente utilizada por las empresas, gracias a su practicidad y eficiencia, aplicable para cualquier organización.

¿Cómo surgió este modelo de evaluación? En 1959, el profesor emérito de la Universidad de Wisconsin, Donald Kirkpatrick, propuso un enfoque para medir el impacto de los programas de capacitación que consta de cuatro niveles:

Reacción de los empleados

Este nivel mide el grado de satisfacción de los colaboradores con el curso de capacitación. Es fundamental contar con el compromiso de los colaboradores, si deseas dirigir una empresa productiva. Por ende, comprender la forma en la que tu personal percibe los procesos de capacitación te puede ayudar a tener alguna idea de aquello que está funcionando de la forma correcta y lo que necesita mejorarse.

Si quieres conocer la opinión que tienen tus colaboradores sobre los programas de capacitación, tienes la opción de enviar una encuesta tras alguna sesión. En ella, puedes realizar las siguientes preguntas:

• ¿Consideras que fue atractiva la presentación?

• ¿Valió la pena el tiempo que invertiste?

• ¿Puedes aplicar lo aprendido en tu trabajo?

• ¿Qué elementos cambiarías o mejorarías en otras capacitaciones?

Este tipo de dudas puede resultarte útil para reconocer en qué aspectos deben mejorar tus procesos de aprendizaje. Asimismo, puedes recurrir a las siguientes métricas de capacitación de empresas:

• Tasa de participación.

• Tasa de finalización.

• Tiempo dedicado para la capacitación.

Retención de conocimiento

Durante esta etapa, el objetivo es medir los aprendizajes y habilidades adquiridas por los colaboradores.  Ahora bien, ¿cómo debes hacerlo?

Lo principal es que pongas a prueba a tus empleados antes y después del proceso de capacitación, ya que es la manera en la cual podrás medir el progreso adecuadamente. En este caso, podrías optar con factores como los siguientes:

• Evaluaciones que estén basadas en sus respectivas habilidades.

• Entrevistas con las cuales puedan registrar sus hallazgos.

En este punto, no sirven las reacciones simples o subjetivas, únicamente valen los resultados concretos y específicos de los colaboradores. Así que, es fundamental que tengas claros los resultados que esperas obtener con la capacitación.

Cambio en la conducta

En el tercer nivel, debes cuestionarte si la formación tuvo un impacto en la conducta del empleado, al ser los comportamientos los que de verdad crean ventajas competitivas para la organización. Por ende, es fundamental que determines si tus empleados aplican lo que aprendieron durante el proceso de capacitación. 

No sirve de nada pensar en métricas de capacitación de empresas si el resultado de los procesos formativos no se ven reflejados en las labores del colaborador.

Entonces, ¿de qué forma puedes medir los resultados de este proceso de capacitación de empresas? Algunas sugerencias son:

• Planifica entrevistas.

• Mantén un registro de las observaciones sobre el terreno.

• Asigna proyectos en los que los colaboradores deban aplicar lo aprendido.

Impacto en la empresa

Durante este último paso, debes buscar la relación entre el plan de capacitación y los resultados operativos de la compañía y más allá de ella; es decir, su impacto en la sociedad.

No solo se trata de evaluar el impacto en cuanto a los cambios de comportamiento en la compañía, sino también deberás determinar si lo que invertiste en la capacitación generó un buen retorno de la inversión.

Los resultados que debes vislumbrar en el interior de la organización están enfocados en las siguientes categorías:

• Calidad.

• Costos.

• Tiempo.

• Ingresos.

2. Metodología ROI

Aunque está sustentado en el modelo de evaluación de Kirkpatrick, el método ROI fue desarrollado por Jack Phillips en la década de los ochenta y es un tanto más integral, ya que contempla no sólo la planificación de los programas de capacitación de las empresas, sino también la recolección y el análisis de datos en cinco niveles:

1. Reacción y acción planificada.

2. Aprendizaje.

3. Aplicación.

4. Impacto.

5. Retorno de inversión.

3. Modelo de medición del impacto

En The Training Measurement Book, publicado en 2008, Josh Bersin se centra en la planeación y en la importancia de alinear los programas de capacitación de las empresas con sus necesidades y objetivos.

Para medir el impacto de las capacitaciones, Bersin propone nueve métricas:

1. Satisfacción.

2. Aprendizaje.

3. Adopción.

4. Utilidad.

5. Eficiencia.

6. Alineamiento.

7. Logro de objetivos.

8. Desempeño individual.

9. Desempeño de la empresa.

Fuente: Unsplash

KPIs para medir la efectividad de la capacitación en las empresas

Ahora que ya conoces algunos de los modelos de evaluación de formación de las empresas, es momento de hablar de las métricas. Estos son los principales indicadores que permiten observar el cambio en el desempeño de los colaboradores de una organización después de implementar un plan de capacitación.

La utilidad de las capacitaciones de las empresas puede ser vista en tres aspectos generales de manera muy simple: 

• ¿Aprendieron algo de valor los colaboradores?

• ¿La capacitación permitió que hubiera mejoras en el desempeño de los empleados y de la empresa?

• ¿Los aprendizajes están encaminados a la consecución de los objetivos de la empresa?

Para medir las respuestas en estas áreas, es importante contar con métricas, tanto cualitativas como cuantitativas. Entre los indicadores más útiles para evaluar los planes de capacitación de una empresa están los siguientes:

1. Tiempo de adquisición de una habilidad

Entre más rápido puedan aprender los colaboradores, más pronto podrán poner en práctica esos aprendizajes para que la empresa comience a ver resultados. Por ese motivo, el tiempo que le toma a los empleados adquirir habilidades y conocimientos es un buen indicador de la efectividad de un curso de capacitación.

Para medir este punto se debe tomar en cuenta el tiempo que le toma a cada participante completar la capacitación. También, es importante realizar evaluaciones de desempeño antes y después de la capacitación para observar su impacto.

¿De qué forma puedes realizar estos tests? Hay varias maneras, de las cuales destacamos dos muy puntuales:

• Aplicando herramientas de evaluación de desempeño.

• Utilizando nuestra plantilla de desempeño laboral.

2. Retención de los aprendizajes

Por lo general, es común que a muchos se nos olvide la información, especialmente cuando aprendemos nuevos procedimientos y elementos. Así que la idea de todo proceso formativo es buscar superar este inconveniente.

Esta problemática es una de las métricas de capacitación de empresas que deben saber medir las organizaciones y les servirá para comprobar la eficacia del sistema. Un buen sistema de formación procura hacer que el aprendizaje resulte corto y atractivo para el receptor, además de buscar repetirlo a intervalos regulares. 

¿Cómo se puede conocer este indicador? A través de la medición de la diferencia entre las evaluaciones previas y posteriores a las clases formativas.

3. Conversión de los conocimientos en habilidades

En última instancia, los planes de capacitación de las empresas están orientados a que los colaboradores transformen lo aprendido en habilidades que les permitan mejorar su desempeño. El éxito o el fracaso de la formación depende en gran medida de la capacidad de los empleados para aplicar los conocimientos de manera estratégica.

Este indicador permite realizar ajustes en el plan de capacitación y definir sus metas y alcances de manera más adecuada. La mejor forma de evaluar este indicador es a través de los siguientes procesos:

• La formación práctica tras una sesión teórica.

• El aprendizaje digital.

• Los datos de rendimiento.

• La observación.

4. Satisfacción de los colaboradores

Dentro de las métricas de capacitación de empresas no solo importan los valores cuantitativos, reflejados en los cálculos numéricos y los datos extraídos. También es importante la parte cualitativa, que afecta directamente al talento de tu empresa.

Por esta razón, medir el nivel de satisfacción de los colaboradores de la empresa tras tomar un curso de capacitación puede ser crucial para el éxito de la empresa. Esto puede hacerse de manera muy sencilla: a través de una encuesta que permita calificar la calidad y utilidad de la capacitación.

5. Aplicación del Net Promoter Score

Si hay un elemento importante para las empresas en la actualidad es la satisfacción del cliente. Esto tiene una incidencia fundamental en el devenir de una compañía, pues son los consumidores los que posicionan a las grandes corporaciones dentro del mercado.

Y aquí es donde entra el Net Promoter Score. Como bien menciona Cecilia Hugony, profesora de nuestro curso online de Customer Insights: Modelo Operativo de NPS, este método "nació como una forma muy simple para poder entender realmente cuál es la percepción de un cliente". A través del NPS, tus clientes podrán calificar la alternativa de que recomienden tus productos o servicios a sus allegados. 

¿Y qué tiene que ver esto con las métricas de capacitación de empresas? Mucho, ya que el mismo principio se puede aplicar a tus empleados.

La idea es cuestionar a tus colaboradores para ver la probabilidad de que recomienden los cursos formativos a otros compañeros. Así sabrás si la formación que estás aplicando ha resultado efectiva.

Como hemos visto, las métricas para evaluar la efectividad de la estrategia de capacitación de tu empresa son de suma importancia para saber hasta qué punto están agregando valor a la organización, así como para conocer las debilidades y fortalezas de los colaboradores.

Implementar el método de evaluación y los KPIs que más se ajusten a las metas de tu empresa permitirá medir el impacto de la capacitación y, de esta manera, se podrán realizar las modificaciones requeridas para que tus esfuerzos rindan frutos para toda la empresa y comiencen a generar valor.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca de las métricas de capacitación de empresas, inscríbete en nuestros programas de capacitación de innovación, donde encontrarás todos los procesos que son tendencia en las empresas para formar a tu equipo y garantizarles el mejor aprendizaje posible.

¡Éxitos!