Utiliza la matriz de polivalencia para formar equipos multi especializados

Gracias a la matriz de polivalencia, las empresas tienen la posibilidad de evaluar el grado de versatilidad con el que cuenta su equipo de trabajo. Con esta información, los líderes son capaces de gestionar de mejor forma sus equipos de trabajo, conociendo las capacidades que son capaces de desarrollar los miembros de su plantilla.

En este blog post, te explicaremos cuál es la definición de matriz de polivalencia, así como también te mostraremos cómo hacerla y registrarla adecuadamente. Al finalizar, no sólo conocerás sus funciones y usos, sino que contarás con los recursos necesarios para aplicar un exámen corporativo con una matriz de polivalencia.

¿Qué es una matriz de polivalencia?

La matriz de polivalencia es una herramienta de análisis que sirve para evaluar el nivel de versatilidad de las competencias de un equipo y su capacidad de completar diversas tareas. El funcionamiento de esta herramienta es sencillo: comienza registrando la labor de cada individuo, para analizar sus habilidades y evaluando su capacidad de desempeño en diferentes tareas, a partir de la percepción que tienen ellos mismos o sus líderes sobre sus competencias. 

Las autoras Bello y Castrejón, en su investigación sobre la implementación de una matriz de polivalencia en una empresa panificadora, la definen como un recurso que sirve para “resumir un conjunto de habilidades esenciales que los operarios necesitan para funcionar con confianza en una estación de trabajo y/o posición orientada a prestar un servicio”.

¿Como? La matriz de habilidades y polivalencia funciona señalando cuatro aspectos sobre las competencias de los individuos:

• Los puestos de trabajo donde encuentran mayor eficiencia y mejor desempeño según sus capacidades. 

• Las tareas o actividades en las que encuentran dificultades para su realización.

• Las competencias que son necesarias fomentar y desarrollar para mejorar el desempeño en un área específica.

• El área de aplicación en la que se sienten más cómodos y cuentan con conocimientos para transmitir al resto de la plantilla. 

Podemos definir entonces, a la matriz de polivalencia desde Recursos Humanos, como una herramienta de gestión de productividad del personal y el talento, a partir de la información que recopila, indicando la polivalencia laboral de las personas.

¿Qué es la polivalencia laboral?

La polivalencia laboral es un concepto muy interesante que funciona como herramienta de evaluación de desempeño y es extraído de la matriz de polivalencia. 

La polivalencia laboral  se refiere a la capacidad de trabajar en diferentes puestos, cumplir diversas funciones y roles, al poner en juego competencias amplias, con la mira en los estándares de calidad y productividad. 

La matriz de polivalencia es un método Lean que combina la centralidad en las personas con las necesidades de agilidad empresarial. De esta manera, la polivalencia laboral da cuenta de la capacidad de las personas para realizar diferentes tareas en un mismo entorno laboral. 

¿Para qué sirve una matriz de polivalencia?

La función de la matriz de polivalencia es simple: este recurso sirve para medir el desempeño de las personas y su potencial para llevar a cabo otras tareas. Pero, ¿cuál es el objetivo de hacer esto? ¿Qué se busca a partir del análisis de la matriz de polivalencia?

El objetivo de una matriz de polivalencia es otorgar un informe sobre el estado de las competencias desarrolladas y latentes de un equipo. Gracias a estos elementos, es posible realizar el diseño de un plan estratégico para potenciar las habilidades demandadas.

Todo esto le otorga a la matriz de polivalencia un gran potencial para impulsar el desarrollo de las empresas, obteniendo los siguientes beneficios y ventajas:

• La matriz de versatilidad y polivalencia otorga información para gestionar y desarrollar la flexibilidad organizacional. Esto es fundamental porque se propone que la flexibilidad de una empresa está definida por la capacidad de desarrollar y gestionar el talento, de acuerdo a necesidades comerciales y circunstanciales que necesita solventar para la correcta ejecución de sus planes.  

• Construye una plantilla versátil y flexible, por lo que se agiliza el ritmo de trabajo, al ubicar a las personas en las tareas para las que se encuentran mejor preparadas.

• Estudiar sus fortalezas y debilidades y ubicarlos allí donde tengan mejor rendimiento y más potencial de crecimiento, mejora la relación con los empleados, ya que contribuye al conocimiento personal, al desarrollo de vínculos y la generación de un buen clima laboral. 

• Ayuda al proceso de toma de decisiones, ya la generación de datos mejora el tiempo y la calidad de respuesta a partir de información estricta. 

• La matriz de competencia en las empresas, construye perfiles de habilidades para optimizar el proceso de formación y desarrollo, por lo que es una herramienta imprescindible de utilizar a la hora de diseñar una estrategia de capacitación. 

• Esto, complementariamente, y a partir de las personas que se dan cuenta que la empresa se preocupa por su desarrollo, aumenta la motivación, el compromiso y la fidelidad.

• Evita el burnout mediante el enriquecimiento del trabajo y la división de tareas. 

¿Por qué son importantes los niveles de polivalencia en una empresa?

Realizar una matriz de polivalencia servirá para conocer el estado de competencias, potencial desarrollo y ubicación de un individuo en una estructura organizacional. Ahora bien, ¿qué importancia tienen en realidad los niveles de polivalencia en una organización?

Básicamente, una empresa que desarrolle una matriz de versatilidad y polivalencia amplia y diversa, en la que diferentes perfiles laborales se combinen en aras de mejores resultados, permitirá el desarrollo de una cultura ágil y aportará a la flexibilidad de la organización.

¿Cómo? Pues, los altos niveles de polivalencia, es decir, los equipos formados por colaboradores con polivalencia laboral alta, aportarán a las empresas que cuenten con ellos los siguientes beneficios:

• Evitan o disminuye nlas paralizaciones en el proceso de producción.

• Permiten que los involucrados se desenvuelvan en diferentes etapas del proceso productivo.

• Mejoran la adaptación de las personas a las demandas y necesidades de la empresa.

• Otorgan flexibilidad y capacidad de respuesta de la organización.

• Construyen una cultura de alto rendimiento.

• Optimizan procesos y mejora resultados, lo que aumenta la rentabilidad.

¿Cómo hacer una matriz de polivalencia?

Hemos llegado al momento en el que revisamos cómo se hace una matriz de polivalencia. No te preocupes, es un proceso metódico, pero es más simple de lo que quizás te estás imaginando.

A continuación, te presentamos los pasos para crear una matriz de polivalencia.

1. Define el grupo de estudio

El primer paso para realizar la matriz de polivalencia es definir los puestos de trabajo que van a ingresar a la evaluación. Esto implica decidir qué es lo que se va a investigar y si se trata de un único sujeto de estudio o serán varios.

Por ejemplo, se puede realizar la investigación de los siguientes elementos:

• Un equipo

• Un departamento

• Todos los miembros de la organización

2. Analiza las tareas requeridas

Una vez seleccionado el grupo de estudio, se analizarán y se describirán las funciones que serán analizadas para la definición de la matriz de polivalencia y policompetencia.

Esto implica definir una serie de puntos clave, como por ejemplo:

• Las responsabilidades que incumben a cada función.

• Las competencias necesarias para cumplirlas.

• Los estándares de rendimiento esperados para cada rol.

De esta manera, se avanzará con el formato de la matriz de polivalencia y conocerás con certeza cuántas entradas deberás abarcar.

3. Establece los niveles de los valores

Toda matriz de polivalencia tiene sus diferentes valores que indican alto o bajo rendimiento. Aunque una matriz de polivalencia puede funcionar con una gran cantidad de niveles, según las necesidades de cada evaluación suelen ser cuatro los niveles dispuestos, los cuales son los siguientes:

• Nivel 1: se conoce la teoría y se realiza la tarea.

• Nivel 2: se conoce la teoría y se aplica sustancialmente de forma satisfactoria, convirtiendo al conocimiento en competencia. 

• Nivel 3: se poseen los conocimientos, se aplican de forma satisfactoria y se cumplen las tareas en los tiempos esperados.

• Nivel 4: conjuga lo anterior junto a la capacidad de transmitir los conocimientos a otros miembros del equipo.

Es clave que aprendas a definir los diferentes niveles que pueden tomar cada variable. Para ello, es fundamenta que dentro de lo que es tu matriz de polivalencia, los  niveles sean mutuamente excluyentes y que abarquen todo el espectro posible sobre cada una de las variables elegidas para tu análisis.

4. Evalúa los resultados

Es así como se llega al momento de la evaluación propiamente dicho. El cuadro de la matriz de polivalencia puede ser rellenado por cada individuo o por los líderes de los equipos, según se prefiera tener una perspectiva de consideración interna o externa. 

Es un formulario sencillo en el que cada persona o cada líder puntúa según los niveles definidos y, a partir de los resultados, se construye un cuadro en el cual se refleja el promedio de los puntajes obtenidos. De esta manera llegas a la matriz de polivalencia de tu organización.

“Para alcanzar el éxito, las empresas deben transicionar hacia una la cultura organizacional centrada en el talento y el trabajo con propósitos, incorporando recursos del abordaje clásico junto a metodologías ágiles y trabajo blend”, comenta María José Coppari, tutora de nuestro curso online de Transformación exponencial de la gestión del talento.

Recomendaciones para realizar una matriz de polivalencia

Ahora que sabes cómo crear una matriz de polivalencia, es momento de aplicar este mecanismo en tu empresa y empezar a evaluar las distintas habilidades que existen dentro de tu equipo de trabajo. Si bien realizar este proceso puede parecer una tarea compleja en un inicio, basta con seguir los lineamientos descritos anteriormente y aplicarlos con precisión.

Asimismo, te presentamos algunos tips que pueden ser de utilidad para tu organización.

1. Escoge las variables más relevantes a conciencia

Puede ocurrir que, dentro de tu organización, tengas una idea clara sobre los elementos que deseas agregar dentro de tu matriz de polivalencia. Sin embargo, si realizas la evaluación con parámetros indebidos o que no resulten útiles para la medición, es probable que no obtengas los resultados que deseas del proceso.

Por ello, es clave que aprendas a reconocer las posibles variables que tendrás la oportunidad de medir en la matriz de polivalencia. Una vez que sepas a ciencia cierta que estas variables deben ser relevantes para el objetivo que buscas con tus matrices de polivalencias, podrás continuar con el procedimiento.

2. Determina el peso de las variables y multiplica los valores

Otro punto fundamental dentro de la matriz de polivalencia, es el de asignar a cada una de las variables un peso, determinado principalmente por el logro que quieras obtener con tu evaluación. No se trata de un peso aleatorio, sino de reflejar el valor real que puede tener cada una de las variables a analizar.

De igual forma, también es importante que multipliques los valores dentro de tu matriz de polivalencia. ¿Qué implica esto? Simple, que con este tipo de resultados, tendrás la opción de tener a la mano una puntuación para cada una de las alternativas que decidas evaluar dentro de lo que es tu matriz.

3. Verifica los resultados obtenidos

Una vez que hayas realizado el cálculo de las puntuaciones para cada una de las opciones disponibles, compáralas entre sí, con el fin de determinar cuál es la opción más adecuada para cumplir con tus necesidades dentro de la organización.

Es clave realizar la verificación de resultados, puesto que esto ayudará a corroborar todo el proceso y a sacar las mejores conclusiones para tomar las medidas pertinentes en tu compañía. Para realizar una evaluación adecuada, harías bien en revisar la matriz de polivalencias, a través de la aplicación de un cúmulo de estadísticas o datos concretos.

4. Entender realmente qué es la matriz de polivalencia

Aunque a estas alturas puedas creer que sabes para qué sirve y la importancia de las matrices de polivalencias, quizá no lo veas claramente y tengas objetivos distorsionados con relación a este procedimiento.

Es fundamental que sepas, a ciencia cierta, lo que es una matriz de polivalencia: un recurso eficaz para mejorar la toma de decisiones dentro de una organización. Eso sí, debes saber que ejecutar este tipo de herramientas no es el final del camino, sino que forma parte de un procedimiento más profundo y amplio que te ayudará a tomar las mejores medidas para tu organización.

Para que tengas una referencia, te dejamos nuestra Matriz de polivalencia, con la cual podrás conocer todas las cualidades de las personas que integran tu equipo de trabajo.

Matriz de polivalencia de Crehana

¿Cómo impulsar la polivalencia laboral?

Supongamos que has realizado la matriz de polivalencia en tu empresa y no estás contento con los resultados. Pues para alcanzar una mejor matriz de polivalencia es necesario impulsar la polivalencia laboral hacia el interior de las organizaciones. Para lograrlo, te pueden ser de gran ayuda algunos de los siguientes consejos:

• Identificar tareas exclusivas realizadas por un mínimo de personas. 

• Identificar tareas que pueden ser realizadas por personal de otras especialidades, o susceptibles de ser llevadas a cabo por colaboradores de otras áreas.

• Diseñar un plan de formación que tenga como objetivo desarrollar las competencias necesarias para que las tareas exclusivas puedan ser realizadas por más personas.

• Redactar y serializar los procedimientos laborales y las indicaciones técnicas; el establecimiento de procedimientos y protocolos aseguran el alcance de la información y ayudan a desarticular los problemas de exclusividad.

• Premiar económicamente la polivalencia laboral, como medio de incentivar a los individuos a desarrollarse en este sentido. Debe incorporarse en la nómina como un plus complementario.

• Crear categorías en función de la polivalencia, que pueden tener o no retribución económica, u otro tipo de beneficios para premiar y motivar a la multiespecialidad. 

• Incorporar la polivalencia como criterio clave para futuros procesos de incorporación y reclutamiento de talento, de manera que ingresen a la organización personas con buenos índices de polivalencia laboral.

Herramientas para usar una matriz de polivalencia

Dada la relevancia de este recurso, es importante que realices una medición metódica de las distintas variables disponibles. Por ello, te presentamos algunas herramientas que pueden servirte de ayuda al momento de realizar una matriz de polivalencia.

A continuación, te presentamos algunos instrumentos empresariales que puedes implementar dentro de tu organización.

1. Análisis de Pareto

El análisis de Pareto es un recurso con el cual puedes reconocer aquellos elementos esenciales que tienen influencia en el rendimiento de una empresa. Por medio de un estudio de datos, podrás identificar cuáles son los elementos que garantizan el éxito de una compañía.

Una vez sepas reconocer estos factores esenciales, podrás compararlos con otros elementos de tu organización y, así, establecer su posible impacto dentro de lo que es la matriz de polivalencia.

2. Análisis FODA

Uno de los elementos más comunes dentro de las empresas de la actualidad es la aplicación de un análisis FODA. Como bien explica el portal Forbes, con la ejecución de este análisis "es posible poner los problemas en perspectiva y puntualizar qué falta por hacer".

Este recurso es eficaz para detectar los siguientes aspectos de la compañía:

• Fortalezas

• Debilidades

• Oportunidades

• Amenazas

Por ello, esta herramienta es compatible dentro de una matriz de polivalencia, permitiendo la identificación de los aspectos internos y externos que pueden influir al momento de realizar la medición y la forma en la cual se relacionan estos factores. Así, podrás contar con una visión más integral sobre la organización.

3. Diagrama de Ishikawa

También conocido como el diagrama de espina de pescado o diagrama de causa-efecto, es un recurso por medio del cual se pueden trabajar distintos problemas dentro de la organización, siendo posible identificar las posibles causas del mismo. Es decir, facilita la resolución de conflictos o situaciones, ofreciendo 2 puntos de vista con el cual se le puede dar una profundidad mayor al origen de la problemática presentada.

Su nombre se debe a que está compuesto por los siguientes elementos:

• Cabeza: se representan los problemas a resolver.

• Espinas: salen de la espina central y representan las causas principales que puedan estar originando el inconveniente. Pueden ser pocas o muchas, dependiendo de la cantidad de factores que puedan estar generando esta situación.

• Espinas menores: se abarcan las explicaciones más detalladas acerca de las causas del problema en cuestión.

4. Matriz de impacto cruzado

Por medio del recurso de la matriz de impacto cruzado, las empresas tienen la oportunidad de realizar un enfoque a profundidad de las distintas alternativas que pueden generarse de una situación en un evento que haya sido pronosticado.

En este sentido, esta herramienta revisa los cambios en cuanto a la probabilidad de que ocurra alguno de los eventos pronosticados, tras haber ocurrido uno de ellos. Así, es posible realizar un conjunto de pronósticos y prevenir cualquier posible impacto negativo en la organización.

Estas herramientas no son fundamentales al momento de realizar una matriz de polivalencia, pero sí pueden convertirse en un recurso de apoyo útil para evitar obtener resultados erróneos que puedan afectar las conclusiones de tu evaluación.

La matriz de polivalencia es un conjunto de conocimientos y habilidades que apoyan a la formación de los equipos organizacionales y su rendimiento; pero bajo ningún concepto debe servir de justificación para la aplicación de funciones y roles disímiles al mismo tiempo en un mismo individuo. 

Por ende, las empresas deben saber cómo ejecutar una matriz de polivalencia, para obtener resultados aprovechables dentro de una organización. De esta manera, podrán utilizar el potencial de esta herramienta al máximo e impulsar el éxito en la compañía.

¡Éxitos!