Utiliza la matriz de polivalencia para formar equipos multi especializados

¿Tu equipo está preparado para desafíos inesperados? La matriz de polivalencia te ayudará a investigarlo y a encontrar la respuesta a esa pregunta tan importante.

En los tiempos modernos, se espera que los equipos puedan seguir diversos patrones de trabajo y que se compongan con skills diferentes. Así, la complementación de las diferentes habilidades, allana el camino para cumplir actividades organizacionales. La matriz de polivalencia funcionará entonces como diagnóstico de la composición de los equipos. 

A veces, en los equipos, las tareas se dividen por costumbre o tradición y no llegan a la persona indicada para realizarlas. Nadie quiere que eso suceda, ¿no? Por eso, la matriz de polivalencia es una herramienta muy importante y, sobre todo, muy funcional para las empresas. 

Por estas razones, hoy te explicaremos cuál es la definición de matriz de polivalencia y cómo se hace y se registra una. Al finalizar, conocerás sus funciones y sus usos, y tendrás los recursos necesarios para aplicar un exámen corporativo con una matriz de polivalencia. 

¿Todo listo? ¡Comencemos!

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¿Qué es una matriz de polivalencia?

La matriz de polivalencia es una herramienta de análisis que sirve para evaluar el nivel de versatilidad de las competencias de un equipo y su capacidad de completar tareas diversas. 

La matriz de polivalencia funcional funciona registrando la labor de cada individuo, para analizar sus habilidades y evaluando su capacidad de desempeño en diferentes tareas, a partir de la percepción que tienen ellos mismos o sus líderes sobre sus competencias. 

Las autoras Bello y Castrejón, en su investigación sobre la implementación de una matriz de polivalencia en una empresa panificadora, la definen como un recurso que sirve para “resumir un conjunto de habilidades esenciales que los operarios necesitan para funcionar con confianza en una estación de trabajo y/o posición orientada a prestar un servicio”.

¿Como? La matriz de habilidades y polivalencia funciona señalando, primeramente, cuatro aspectos sobre las competencias de los individuos:

• Los puestos de trabajo donde encuentran mayor eficiencia y mejor desempeño según sus capacidades. 
• Las tareas o actividades en las que encuentran dificultades para su realización.
• Las competencias que son necesarias fomentar y desarrollar para mejorar el desempeño en un área específica.
• El área de aplicación en la que se sienten más cómodos y cuentan con conocimientos para transmitir al resto de la plantilla. 

Podemos definir entonces, a la matriz de polivalencia desde Recursos Humanos, como una herramienta de gestión de productividad del personal y el talento, a partir de la información que recopila, indicando la polivalencia laboral de las personas.

Fuente: Pexels

¿Qué es la polivalencia laboral?

La polivalencia laboral es un concepto muy interesante que funciona como herramienta de evaluación de desempeño y es extraído de la matriz de polivalencia. 

En el ámbito de la química molecular, al que le debemos la palabra, polivalencia significa la capacidad que tiene un átomo de combinarse con otros para crear nuevos compuestos. La definición de polivalencia laboral entonces, se refiere a la capacidad de trabajar en diferentes puestos, cumplir diversas funciones y roles, al poner en juego competencias amplias, con la mira en los estándares de calidad y productividad. 

La matriz de polivalencia es un método Lean que combina la centralidad en las personas con las necesidades de agilidad empresarial. De esta manera, la polivalencia laboral da cuenta de la capacidad de las personas de realizar diferentes tareas en un mismo entorno laboral. 

¿Para qué sirve una matriz de polivalencia?

Parece haber quedado claro, pero es importante que repasemos la función de la matriz de polivalencia. Porque sí, sirve para medir el desempeño de las personas y su potencial para llevar a cabo otras tareas. Pero, ¿cuál es el objetivo de hacer esto? ¿Qué se busca a partir del análisis de la matriz de polivalencia?

El objetivo de una matriz de polivalencia es otorgar un informe sobre el estado de las competencias desarrolladas y latentes de un equipo. Luego, permite el diseño de un plan estratégico para potenciar las habilidades demandadas.

Todo esto le otorga a la matriz de polivalencia un gran potencial para impulsar el desarrollo de las empresas, que pueden ver hacia su interior la cosecha de los siguientes beneficios y ventajas:

• La matriz de versatilidad y polivalencia otorga información para gestionar y desarrollar la flexibilidad organizacional. Esto es fundamental porque se propone que la flexibilidad de una empresa está definida por la capacidad de desarrollar y gestionar el talento, de acuerdo a necesidades comerciales y circunstanciales que necesita solventar para la correcta ejecución de sus planes.  
• Construye una plantilla versátil y flexible, por lo que se agiliza el ritmo de trabajo, al ubicar a las personas en las tareas para las que se encuentran mejor preparadas.
• Estudiar sus fortalezas y debilidades y ubicarlos allí donde tengan mejor rendimiento y más potencial de crecimiento, mejora la relación con los empleados, ya que contribuye al conocimiento personal, al desarrollo de vínculos y la generación de un buen clima laboral. 
• Ayuda al proceso de toma de decisiones, ya la generación de datos mejora el tiempo y la calidad de respuesta a partir de información estricta. 
• La matriz de competencia en las empresas, construye perfiles de habilidades para optimizar el proceso de formación y desarrollo, por lo que es una herramienta imprescindible de utilizar a la hora de diseñar una estrategia de capacitación. 
• Esto, complementariamente, y a partir de las personas que se dan cuenta que la empresa se preocupa por su desarrollo, aumenta la motivación, el compromiso y la fidelidad.
• Evita el burn out mediante el enriquecimiento del trabajo y la división de tareas. 

Fuente: Pexels

¿Por qué son importantes los niveles de polivalencia en una empresa?

Realizar una matriz de polivalencia, entonces, servirá para conocer el estado de competencias, potencial desarrollo y ubicación de un individuo en una estructura organizacional.

Queda claro que una empresa que desarrolle una matriz de versatilidad y polivalencia amplia y diversa, en la que diferentes perfiles laborales se conjugan y combinan en aras de mejores resultados, permitirá el desarrollo de una cultura ágil y aportará a la flexibilidad de la organización.

¿Cómo? Pues, los altos niveles de polivalencia, es decir, los equipos formados por colaboradores con polivalencia laboral alta, definidos a partir de una matriz de polivalencia bien aplicada, aportarán a las empresas que cuenten con ellos los siguientes beneficios:

• Evita o disminuye las paralizaciones en el proceso de producción.
• Permite que los involucrados se desenvuelvan en diferentes etapas del proceso productivo.
• Mejor adaptación de las personas a las demandas y necesidades de la empresa.
• Otorga flexibilidad y capacidad de respuesta de la organización.
• Construye una cultura de alto rendimiento.
• Optimiza procesos y mejora resultados, lo que aumenta la rentabilidad.

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¿Cómo hacer una matriz de polivalencia?

Hemos llegado al momento en el que revisamos cómo se hace una matriz de polivalencia. No te preocupes, es un proceso metódico, pero es más simple de lo que quizás te estás imaginando. Solo debes seguir estos pasos: 

1. Define el grupo de estudio

El primer paso para realizar la matriz de polivalencia es definir los puestos de trabajo que van a ingresar a la evaluación. Esto implica decidir si se va a investigar a un equipo, a un departamento o a todos los miembros de la organización. 

2. Analiza las tareas requeridas

Una vez seleccionado el grupo de estudio, se analizarán y se describirán las funciones que serán analizadas para la definición de la matriz de polivalencia y policompetencia.

Esto implica definir una serie de puntos clave:

• Las responsabilidades que incumben a cada función.
• Las competencias necesarias para cumplirlas.
• Los estándares de rendimiento esperados para cada rol.

Así se avanzará en el formato de la matriz de polivalencia y sabremos con cuántas entradas nos enfrentaremos.

3. Crea los niveles de valencia

¿Cuáles son los valores que se medirán? ¿Cuál es el mayor y cuál es el menor? Toda matriz de polivalencia tiene sus diferentes valores que indican alto o bajo rendimiento. 

Aunque una matriz de polivalencia puede funcionar con una gran cantidad de niveles, según las necesidades de cada evaluación, según la información de Bizneo, suelen ser cuatro los niveles dispuestos, y son los siguientes:

• Nivel 1: se conoce la teoría y se realiza la tarea.
• Nivel 2: se conoce la teoría y se aplica sustancialmente de forma satisfactoria, ese conocimiento se convierte en competencia. 
• Nivel 3: se poseen los conocimientos, se aplican de forma satisfactoria y se cumplen las tareas en los tiempos esperados.
• Nivel 4: conjuga lo anterior junto a la capacidad de transmitir los conocimientos a otros miembros del equipo.

4. Evalúa los resultados

Así se llega al momento de la evaluación propiamente dicho. El cuadro de la matriz de polivalencia puede ser rellenado por cada individuo o por los líderes de los equipos, según se prefiera tener una perspectiva de consideración interna o externa. 

Es un formulario sencillo en el que cada persona o cada líder puntúa según los niveles definidos, y a partir de los resultados se construye un cuadro en el cual se refleja el promedio de los puntajes obtenidos. De esta manera llegas a la matriz de polivalencia de tu organización.

“Para alcanzar el éxito, las empresas deben transicionar hacia una la cultura organizacional centrada en el talento y el trabajo con propósitos, incorporando recursos del abordaje clásico junto a metodologías ágiles y trabajo blend”, comenta María José Coppari, tutora de nuestro curso online de Transformación exponencial de la gestión del talento. Inscríbete si deseas aprender a utilizar la matriz de polivalencia como un experto y ayudar a tus colaboradores a alcanzar su máximo potencial. 

Fuente: Bizneo

¿Cómo impulsar la polivalencia laboral?

Supongamos que has realizado la matriz de polivalencia en tu empresa y no estás contento con los resultados. ¡No te preocupes! Es bueno saberlo, porque permite ejecutar un diagnóstico, y poner en práctica acciones para mejorar los índices. 

Para alcanzar una mejor matriz de polivalencia es necesario impulsar la polivalencia laboral hacia el interior de las organizaciones. Para lograrlo, puede ser estos consejos, recogidos de la investigación de Baretto y Chiaramello (2017):

• Identificar tareas exclusivas realizadas por un mínimo de personas. 
• Identificar tareas que pueden ser realizadas por personal de otras especialidades, o susceptibles de ser llevadas a cabo por colaboradores de otras áreas.
• Diseñar un plan de formación que tenga como objetivo desarrollar las competencias necesarias para que las tareas exclusivas puedan ser realizadas por más personas.
• Redactar y serializar los procedimientos laborales y las indicaciones técnicas; el establecimiento de procedimientos y protocolos aseguran el alcance de la información y ayudan a desarticular los problemas de exclusividad.
• Premiar económicamente la polivalencia laboral, como medio de incentivar a los individuos a desarrollarse en este sentido. Debe incorporarse en la nómina como un plus complementario.
• Crear categorías en función de la polivalencia, que pueden tener o no retribución económica, u otro tipo de beneficios para premiar y motivar a la multiespecialidad. 
• Incorporar la polivalencia como criterio clave para futuros procesos de incorporación y reclutamiento de talento, de manera que ingresen a la organización personas con buenos índices de polivalencia laboral.

Fuente: Pexels

Esto es la matriz de polivalencia en una empresa. Interesante, ¿no? De cualquier manera, y esto es importante, mucha literatura de investigación alerta contra la confusión de la especialidad en diversas áreas con la sobre producción laboral. 

La matriz de polivalencia se refiere a un compuesto de conocimientos y habilidades que apoyan a la formación de los equipos organizacionales y su rendimiento; pero bajo ningún concepto debe servir de justificación para la aplicación de funciones y roles disímiles al mismo tiempo en un mismo individuo. 

Por mi parte, considero que la polivalencia laboral es importante, pero que también es importante la especificidad: quien mucho abarca, poco aprieta, reza el dicho. Por eso, capacita a los miembros de tu organización con nuestros cursos online de Gestión de equipos y proyectos, allí encontrarán todas las herramientas que necesitan para alcanzar sus objetivos con las mejores estrategias.

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