El UX en el proceso de onboarding y offboarding

Cuando el equipo de Recursos Humanos diseña el proceso de onboarding y offboarding, muchas ideas vienen a la mente: ¿cómo defino los pasos a seguir? ¿qué herramientas utilizo para crear un proceso más dinámico? ¿a quienes pido feedback? Entre otras preguntas que van surgiendo en el camino. Estos dos procesos, son determinantes al momento de evaluar el UX de tu empleado. Pero, antes que todo, ¿qué es UX? Podemos definirlo como la experiencia del usuario, es decir, como se diseñan las estrategias de recursos humanos para hacer la vida más ‘fácil’ a su colaborador.  

Uno de los grandes retos de tu equipo de Recursos Humanos, es diseñar un Employee Journey que se enfoque en aliviar los pains del empleado. Durante todo este journey, existen dos momentos cruciales: el onboarding y el offboarding, los cuales son muy difíciles de olvidar. Para iniciar, te contaremos la definición de UX y luego te diremos como utilizarla para mejorar tu estrategia de RR.HH.

¿Qué es el UX?

El UX (user experience) permite a las empresas desarrollar herramientas que permitan al usuario -en este caso colaborador- tener una buena experiencia en relación al producto o servicio. Si aterrizamos este concepto en el departamento de Recursos Humanos, se entendería como todos los procesos y herramientas que permiten al colaborador tener una experiencia placentera dentro de su vida laboral.

Ciclo de la experiencia del usuario. Imagen: Medium.

Onboarding

La primera impresión es muy difícil de olvidar y luego de terminar todo el proceso de reclutamiento, lo que más espera el colaborador es que su primer día sea increíble. Hay muchos nervios y dudas, más ahora que muchas empresas se encuentran realizando trabajo remoto.

Imagen: Freepik

El trabajo de Recursos Humanos, es justamente brindarle al colaborador toda la información y herramientas que necesita para aliviar sus pains. Suena fácil, pero se necesita una planificación a detalle para que el onboarding tenga todas las respuestas a las preguntas del empleado. La integración de esta persona al equipo se dará de manera progresiva y es indispensable que se le brinde toda la ayuda necesaria en sus primeras semanas para asegurar que se encuentre listo para manejar cualquier situación dentro de su equipo.

En este sentido, el UX te ayudará a anticiparte a las necesidades de tu candidato. Piensa como él/ella, ¿qué información te gustaría recibir en tu primer día de trabajo? ¿qué actividades deberían ser las primeras en desarrollarse? Es cierto, no todos tenemos las mismas expectativas, pero mientras consigas feedback dentro de la empresa (colaboradores, líderes de equipo, etc) más enriquecedora será la experiencia de onboarding.

El término UX es más utilizado para hablar del diseño de páginas web, sin embargo, aplicaremos esta metodología en la experiencia del onboarding. A continuación, veremos algunos pilares del UX que se adaptan a la gestión de recursos humanos y como debes aplicarlos para asegurarte que tu colaborador tenga todo lo necesario para empezar su journey en tu empresa.

✅La arquitectura de la información: Al comienzo puede ser un poco abrumador al no saber como organizar la información. Procura estructurarla de la forma más lógica y ordenada, para que tu colaborador pueda comprenderla de manera ágil. Algunos documentos claves en esta etapa serán: documentos para pago de sueldo, un job description, un calendario con las primeras inducciones que tendrá tu colaborador, una guía de la cultura de tu empresa, documentación de salud, etc.

✅El diseño visual: Como dicen…todo entra por los ojos. ¡Los detalles hacen la diferencia! El diseño de los materiales de trabajo que le enviarás a tu empleado debe ir en sintonía a lo que refleja la empresa. Desde el primer día, tu empleado debe vivir la cultura de tu organización, si le envías algún documento, libreta o materiales de trabajo, trata de brandearlos con tu logo. Créeme, causarás una muy buena primera impresión.

✅Funcionabilidad: Debes asegurarte que las plataformas que tengan tus colaboradores no solamente sean visualmente atractivas, sino que sean funcionales. De nada sirve tener un portal muy lindo, sino no cargan las páginas, se cuelga, están mal distribuidas las funciones, etc. Verifica que todas las herramientas y extensiones de tu intranet de empresa, cumplan correctamente sus funciones y que permita una navegación satisfactoria, más aún teniendo en cuenta que el empleado recién está aprendiendo a usarla.

✅Usabilidad: Ten en consideración que toda la información -tanto física como virtual- debe ser de valor al empleado. Las plataformas de comunicación que se utilicen en el ambiente remoto deben permitir una usabilidad que ayude al colaborador a integrarse fácilmente al equipo. Puedes tener aplicaciones como Slack o Google Meet, pero asegúrate que realmente están creando valor y permiten que el trabajo sea mucho más llevadero.

✅Estrategia de contenido: De nada serviría contar con las mejores herramientas, que sean funcionales y permitan una gran usabilidad; si el contenido no crea valor a tu empleado. Los primeros días pueden ser confusos y difíciles. Anticípate a las preguntas de tu colaborador, dale guías, reviews, un organigrama de la empresa, un detalle de todos los contenidos de las inducciones, etc.

Offboarding

En muchas empresas, el offboarding no es tomado en consideración por el equipo de Recursos Humanos porque el colaborador ya se está retirando de la compañía y no tendría sentido enfocar ‘tantos recursos’ en ello. Todo lo contrario, hay que tener en cuenta que este momento definirá en gran medida toda la experiencia del empleado en la empresa. La persona habrá tenido muy buenos momentos en el trabajo, pero si el offboarding no se realiza de manera correcta el trabajador tendrá una percepción mala de la empresa.

Imagen: Freepik

Este proceso es clave para la reputación corporativa, además, debes ser agradecido con la persona que ha dedicado su tiempo ha mejorar el trabajo en su área. Esta transición puede ser algo incómoda pero dependerá mucho tu influencia como líder en el departamento de RR.HH para generar un ambiente de confianza y generosidad con todos tus colaboradores.

Ahora aplicaremos los pilares del UX para que puedas identificar puntos de mejora en tu proceso de offboarding y si aún no lo has implementado, ¡es momento de hacerlo!

☑️La arquitectura de la información: Lo primero al saber que uno de los empleados se desvinculará de la empresa -ya sea por un despido o una renuncia- es alistar un documento de despido o renuncia. Es importante ser muy minucioso con estos papeles y hacer un recuento de los documentos que el empleado ha firmado anteriormente. Asimismo, no te olvides de ordenar los papeles de declaración de impuestos, seguro de salud, utilidades, vacaciones, CTS, compensaciones extras, bonos, etc.

☑️El diseño visual: Durante el tiempo que el colaborador ha estado en tu empresa, ha desarrollado la cultura de la misma y por ello, ten en cuenta que luego que deje de trabajar para ti, seguirá hablando de su experiencia como trabajador con otras personas (familia, amigos, colegas, etc). El diseño visual de esa experiencia será positiva si es que le transmites a ese empleado todas las cosas agradables que vivió con su equipo. Por ejemplo, puedes hacer un recuento desde que llegó a la empresa hasta su último día, haciendo highlights en los momentos más importantes (reconocimiento, cumpleaños, algún compartir, reuniones con su equipo, proyectos, etc) Ayúdate de algunas fotos con las que cuentes para darle un presente de parte de parte de todos. 

☑️Funcionabilidad: Debes asegurarte que el proceso de offboarding sea lo más ágil posible. Lleva un checklist (físico o digital) de todas las tareas que debes realizar. El proceso en sí es complicado de llevar, ya que el trabajador debe despedirse de su equipo, terminar las últimas tareas de su puesto, etc. Ayúdalo con todo el ‘papeleo’ y procura resolver todas sus dudas posibles.

☑️Usabilidad: Toda la información brindada, debe ser de mucha ayuda a tu trabajador. Gestiona reuniones con su líder de equipo y un representante de RR. HH para resolver las últimas dudas que se pudieran presentar. Además, no olvides brindar opciones de referencia laboral a tu empleado. No pierdas el contacto con esa persona, siempre es bueno mantener una comunicación cordial por medio de mail, teléfono o también LinkedIn.

☑️Estrategia de contenido: El contenido de tu offboarding, debe estar guiado por la usabilidad y funcionabilidad antes descritas. Ten en cuenta que deben existir espacios de comunicación que permitan al empleado despedirse de su equipo y líder. Por la coyuntura, será difícil que se organice una actividad entre todos, pero puedes agendar reuniones virtuales o grabar pequeñas despedidas de sus compañeros para hacerle llegar un video.

Como ves… el UX cuenta con lineamientos que permiten identificar las necesidades de tu colaborador. Siempre ten presente que la prioridad es mejorar su experiencia dentro de la compañía y brindarle todas las herramientas necesarias para que se sienta valorado y satisfecho. ¿Cuál será el siguiente step que tomes en tu proceso de onboarding y offboarding? ¡A trabajar!