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Control de asistencia de personal: ¡gestiona el talento de tu empresa!

Control de asistencia de personal: ¡gestiona el talento de tu empresa!

Última actualización 27 de Julio del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

Aunque no lo parezca, el control de asistencia de personal es fundamental en cuanto al rendimiento de una empresa y al éxito o fracaso de la misma. Esto ocurre porque este sistema es el responsable de gestionar uno de los principales activos de tu empresa, como lo es el capital humano de tu compañía.

Ahora bien, ¿qué sistema debes usar? En este post, te enseñamos qué es el control de asistencia de personal, su importancia, beneficios y la mejor forma de implementar este mecanismo de gestión en tu empresa. ¡Acompáñanos!

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¿Qué es el control de asistencia de personal?

El concepto de control de asistencia de personal es muy sencillo: se refiere al proceso administrativo mediante el cual es posible gestionar el control de la entrada y salida de los miembros de una empresa determinada. Aunque no sólo abarca estos dos aspectos, pues en un registro de este tipo también encontrarás los períodos de descansos de cada colaborador de la compañía.

Seguir este tipo de registro no es muy complejo. Básicamente, se debe verificar el cumplimiento de un control de asistencia de personal de forma digital o física, donde aparezcan reflejadas las horas efectivas trabajadas por cada uno de los integrantes de la organización.

Para poder llevar mejor este tipo de registro, se pueden utilizar herramientas como las siguientes:

  • Aplicaciones.

  • Plantillas.

  • Sistemas.

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¿Para qué sirve el control de asistencia de personal?

El registro de asistencia de personal cumple una función básica y esencial dentro de una empresa: saber cuánto trabajo realizan tus colaboradores y cómo lo llevan a cabo. Sin embargo, esta no representa la primera ni la única función disponible de este tipo de herramienta.

Principalmente, un sistema de control de asistencia de personal se ejecuta por las siguientes razones:

1. Brinda información a la empresa

Este tipo de registros es eficaz para que el departamento de Recursos Humanos esté al tanto de cómo se están realizando los procedimientos dentro de la empresa. ¿De qué forma se puede apreciar esto específicamente? Pues a través de datos como la asistencia y la puntualidad de un colaborador, es posible establecer la productividad de los integrantes de la nómina de una empresa.

Si quieres entender los resultados de tu compañía, debes manejar los siguientes datos:

  • Los colaboradores que están trabajando y cumpliendo con sus obligaciones.

  • La franja horaria en la que las personas realizan sus asignaciones.

  • Las horas extra que estén realizando los integrantes de tu personal.

En cuanto al tema de la productividad, es importante que recuerdes las palabras de Cristian Situ, profesor de nuestro curso online de Manejo de Tiempo y Productividad: "trabajar 12 horas diarias no implica ser productivo", así que el hecho de que un empleado sume mucha cantidad de tiempo no implica que haya aprovechado ese tiempo, por lo que también debes revisar otros factores.

2. Disminuye el absentismo

El absentismo laboral es uno de los principales inconvenientes para mejorar la productividad de una empresa. Por ende, es muy importante que cuentes con los elementos necesarios para combatirlo.

¿Por qué debe combatirse el absentismo laboral? Este mal incide negativamente en la compañía, a través de los siguientes factores:

  • Genera mayores pérdidas económicas.

  • Reduce la productividad.

  • Retrasa el trabajo y ralentiza los procesos empresariales.

Por esta razón, un control de asistencia de personal ayudará a que se vean disminuidas las consecuencias negativas de este inconveniente.

3. Previene los riesgos laborales

Existen una gran cantidad de accidentes laborales, producidos tanto por somnolencia como por el propio cansancio. Quedando en evidencia que no siempre trabajar en exceso garantiza mejores resultados para una compañía.

¿Cómo contrarrestar el cansancio en tus colaboradores? A través del descanso en la jornada laboral entre turnos, el control de asistencia de personal permite que se mejore notablemente la seguridad en el lugar de trabajo.

Y, por supuesto, también ayuda a prevenir cualquier posible riesgo de enfermedades, producto de padecimientos como el estrés laboral, por ejemplo.

asistencia en jornada laboral

Fuente: Pexels

¿Cuáles son las ventajas del control de asistencia de personal?

Ahora que entiendes la importancia del control de asistencia de personal, entenderás más sobre este sistema al comprender las ventajas que puede ofrecer este recurso. No sólo para tu compañía, sino también para los propios colaboradores.

Entre los principales beneficios del control de asistencia de personal, encontramos los siguientes:

  • Podrás pagar a tus colaboradores las horas adecuadas: si conoces la cantidad de horas productivas de cada persona que trabaja en tu empresa, sabrás mejor cuál es el valor de la hora trabajada.

  • Reducirás costos por ausencia de un colaborador: la gestión de las ausencias es más adecuada, pues evidencia mejor los tiempos de permisos o incapacidades.

  • Asegurarás el tiempo de desconexión de tus colaboradores: con este sistema, no delegarás asignaciones fuera del horario laboral.

  • Flexibilizarás mejor los turnos: al mejorar la organización de los turnos, podrás evitar aglomeraciones en tu oficina.

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¿Cómo funciona el control de asistencia de personal?

Si bien el control de asistencia de personal queda a criterio de cada empresa que decida aplicarlo, hay varios factores que debes tomar en cuenta al momento de ejecutar este tipo de registro.

Lo principal que debes recordar es que cada mecanismo responde a distintas necesidades ni suelen ser iguales entre sí. Con eso en mente, te enseñamos algunos de los métodos más comunes para registrar la asistencia laboral:

  • Libros de registros en papel: uno de los métodos de control de asistencia más clásicos. Se realiza a mano y no es posible mediante ninguna clase de automatización, lo que conlleva a más gastos en cuanto a la gestión (útil sólo para empresas pequeñas, con menos de 10 empleados en nómina).

  • Hojas de cálculo: Excel siempre fue fundamental para llevar este tipo de control. Sin embargo, actualmente hay sistemas mucho mejores, pues esta plataforma no sólo carece de gran flexibilidad, sino también de lo que es escalabilidad.

  • Máquinas de fichar: comparados con el resto de herramientas, suelen considerarse como sistemas seguros, pero relativamente caros, dada la inversión inicial y el mantenimiento que requieren. Dentro de estas categorías están los lectores de huellas digitales o el reconocimiento biométrico.

  • Software digital: esta es la mejor opción actualmente, al tratarse de una innovación empresarial. No requiere de ningún tipo de instalación y se puede acceder a ellas a través de la web, además de ser fáciles de mantener y flexibles.

Desde Crehana, recomendamos el software, principalmente porque la automatización de procesos suele simplificar muchos aspectos de la empresa. Como bien menciona el portal Forbes, "si estos procesos de gestión laboral involucran sistemas manuales, semi automáticos o sistemas heterogéneos, probablemente la organización experimente un sinnúmero de síntomas que muestran la necesidad de tomar una solución de administración de la fuerza laboral".

asistencia laboral

Fuente: Pexels

Realizar el control de asistencia de personal es una actividad muy importante, que no debe ser subestimada por las empresas, pues permitirá llevar un mejor registro del funcionamiento de la compañía. ¿Lo mejor de todo? La amplia variedad de mecanismos que existen para llevar una gestión más adecuada de este sistema.

Sin embargo, es importante que recuerdes que estamos en mundo donde la crisis sanitaria, ocasionada por el COVID-19 cambió muchas estructuras empresariales, así que se han visto afectados aspectos como el control de asistencia laboral. Principalmente porque, como bien menciona el medio Gartner, "el 32 % de las organizaciones está reemplazando a empleados a tiempo completo por trabajadores temporales", lo que evita que haya una regulación similar a la que había antes de 2020.

Este ha sido nuestro post. Si quieres saber más acerca del control de asistencia de personal, inscríbete en nuestras Academias, con las cuales podrás conocer la mejor forma de realizar tus procesos empresariales y administrar a tu equipo de trabajo y su rendimiento dentro de la organización.

También, te obsequiamos este modelo de carta de amonestación laboral, donde podrás revisar algunos ejemplos para sancionar aquellas conductas que consideres negativas.

¡Éxitos!

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