¿Cómo usar una matriz de competencias para maximizar el rendimiento de tus talentos?

Reconocer las distintas skills de los equipos de trabajo a través de una matriz de competencias es una de las acciones fundamentales para la gestión del talento humano dentro de las compañías de gran dimensión. De hecho, disponer de información cuantitativa sobre las habilidades de las personas no solamente facilita la toma de decisiones para alcanzar mayor productividad. A la vez, favorece los procesos de reclutamiento de personal, ya que una matriz de habilidades delimita las cualidades que predominan y escasean dentro del ámbito laboral. Por ende, esto agiliza la elaboración de perfiles de trabajo con mayor precisión. Así, los responsables del área de talento pueden optimizar los tiempos y contar con mayor efectividad para llevar a cabo sus tareas de incorporación de empleados. Asimismo, planificar y ejecutar los planes de desarrollo de habilidades y competencias para toda la organización.

Si quieres conocer otras de las utilidades de una matriz de competencias, continúa leyendo esta guía. Al finalizarla, dispondrás de todos los conocimientos teóricos y prácticos que necesitas para sacarle el máximo provecho a esta herramienta que te permitirá incrementar el desempeño y obtener los resultados productivos preestablecidos para tu compañía. 

¿Qué es una matriz de competencias?

También conocida como matriz de habilidades y competencias, este es un recurso que permite reconocer e interpretar desde una perspectiva organizada y sencilla visualmente cuáles son las distintas skills que posee el talento humano de una determinada organización. Es cierto que cada matriz de competencias puede ser diferente en función de las variables que se deseen analizar. No obstante, en la mayoría de los casos, una matriz de competencias es una herramienta gráfica que se construye en formato de cuadrícula o tabla. Ello facilita el contraste entre las habilidades y competencias reales y necesarias al ocupar un puesto de trabajo. Para que conozcas en mayor profundidad cuáles son las características de una matriz de competencias, aquí te detallamos algunas de las más relevantes:

• Promueve el entendimiento de la situación particular de cada colaborador y del equipo de trabajo en su conjunto. 

• Es adaptable a la necesidad requerida por el área de talento humano de las compañías. Por ejemplo, una matriz de competencias puede ser utilizada para diseñar planes de capacitación, conocer el clima de trabajo, saber cuáles son las habilidades imprescindibles para la realización de un proyecto empresarial u optimizar los procesos de selección de personal. 

• Toda matriz de competencias de RR. HH. puede ser empleada para recopilar datos que luego serán analizados por las distintas herramientas disponibles de Inteligencia Artificial (IA), como plataformas de clima de trabajo con el objetivo de medir el desempeño o el desarrollo de los grupos de trabajo. 

• Las matrices de competencias ofrecen la evaluación de todas las competencias que desean ser evaluadas por el líder de equipo o por el sector de RR. HH.

¿Cuáles son los beneficios de la matriz de competencias y habilidades?

Por otro lado, incorporar una matriz de competencias y habilidades simplifica el trabajo de los líderes de equipo de las empresas de gran tamaño y optimiza el desempeño del sector de recursos humanos. Al mismo tiempo, emplear un matriz de competencias de recursos humanos es positivo para los colaboradores, ya que a partir de su realización, tienen la opción de maximizar su crecimiento profesional a través de capacitaciones efectivas. Con la finalidad de que se le saque el máximo provecho a una matriz de competencias y habilidades, aquí te presentamos algunos de los aspectos más ventajosos íntimamente relacionados con su aplicación:

a. Facilita la generación de programas de formación

Una de las ventajas de la matriz de competencias se relaciona con la creación de planes de capacitación que estén alineados con las demandas de la empresa y las preferencias del talento humano. En este sentido, la matriz de competencias es fundamental para brindarles a las personas del equipo los conocimientos que necesitan para desempeñar sus funciones teniendo en cuenta los requerimientos internos. Algunas recomendaciones para desarrollar una experiencia de aprendizaje positiva a través de la matriz de competencias y conocimientos son las siguientes:

• Usa esta matriz como guía de las capacitaciones educativas que vayas a realizar. Así, al disponer de las skills que necesitas fortalecer, tendrás la posibilidad de diseñar instancias formativas teórico prácticas que fortalezcan aquellas facetas de los colaboradores que sean necesarias para maximizar el rendimiento individual y grupal. 

• Al interpretar correctamente los datos obtenidos a través de la matriz de competencias y desempeño, pueden reconocerse cuáles son los puntos débiles y oportunidades de mejora de los líderes de trabajo. De este modo, este recurso no solamente es positivo para detectar necesidades de capacitación en los integrantes de los grupos de trabajo. También, para los líderes de trabajo dentro de los entornos organizacionales a gran escala.

• Escoge los recursos educativos más adecuados según la información recabada en la matriz de competencias y las características de la cultura corporativa. Por ejemplo, si es necesario fortalecer el manejo de herramientas digitales dentro de tus equipos de trabajo, es ideal emplear estrategias de capacitación educativa por medio del empleo de interfaces digitales que agilicen este proceso de adquisición de conocimientos y competencias. De acuerdo con nuestro ebook sobre la  Transformación digital 2.0: Financial Services, Manufacturing & Trade and Consumer Goods, todas las empresas deben incorporar elementos digitales para capacitar a los colaboradores. Esto con el objetivo de fortalecer nuevas skills e incorporar talento a los equipos que dispongan de pensamiento estratégico desde un enfoque tecnológico.

“Transformación digital 2.0: Financial Services, Manufacturing & Trade and Consumer Goods”, Crehana

b. Ayuda al rápido y eficiente reemplazo del talento

En situaciones como renuncias, despidos, vacaciones o bajas por enfermedad, la matriz de competencias permite hallar con mayor agilidad a las personas adecuadas según las competencias que se necesiten en cada caso. Esto es posible gracias a que al emplear la matriz de competencias y capacidades, pueden analizarse y obtener datos de calidad mediante actividades como las que aquí se enumeran. Todo con el objetivo de mejorar el proceso de reclutamiento de personal para las compañías de gran tamaño:

• Definir el nivel de formación académica y experiencia apropiados para un puesto en particular. Esto según el área específica y el detalle de las habilidades obligatorias que debe disponer el candidato ideal.

• Resumir las habilidades que tiene cada candidato con la finalidad de detectar el nivel de encaje con el puesto de trabajo, a través de la matriz de competencias del personal. Asimismo, con los valores, la misión, visión y los objetivos de la organización. 

• Diseñar planes de capacitación en los que exista una coordinación entre las necesidades formativas de las empresas y las de capacitación de los colaboradores. De acuerdo con nuestro podcast "Logra engagement en tu compañía alineando el propósito personal y profesional de tus equipos" con Geny Oceguera de Samsung Electronics, si bien las empresas son negocios, es esencial promover acciones que favorezcan el empoderamiento y el bienestar de las personas que forman parte de las organizaciones. Por ello, se debe encontrar un balance entre los resultados productivos que se desean alcanzar y establecer estrategias que promuevan la motivación del talento humano. 

c. Optimiza los resultados de proyectos empresariales 

Por último, una matriz de competencias de una empresa bien utilizada facilita el cálculo y la determinación de cuáles son las competencias indispensables para que un proyecto pueda ejecutarse de manera óptima. Es decir, este recurso ayuda a determinar si es necesario contratar a nuevo talento o si se puede trabajar con el existente (ya sea porque reúne las habilidades predeterminadas o ya que posee skills básicas a desarrollar en el futuro). A partir de este aspecto positivo de la matriz de competencias, pueden aprovecharse las siguientes ventajas para el área de talento humano y para obtener el máximo rendimiento:

• Si la matriz por competencias se utiliza de forma frecuente, al conocer si un empleado está capacitado para llevar a cabo una actividad en particular, se favorece el seguimiento de las habilidades. Igualmente, pueden establecerse planes de seguimiento y mejoramiento de las competencias ya existentes en los equipos. 

• Se puede efectuar una redistribución de los puestos de trabajo según los resultados que haya arrojado la matriz de competencias. Como consecuencia, es posible calcular de forma regular cómo es el progreso de cada uno de los colaboradores y realizar los ajustes correspondientes. 

• Realizar ascensos y alcanzar el mejoramiento en ciertos planes de carrera de colaboradores, en el caso de que hayan tenido un buen rendimiento productivo en la realización de proyectos a partir de una matriz de habilidades positiva.

¿Cómo hacer una matriz de competencias?

A pesar de que las características del proceso de elaboración de una matriz de competencias puede variar a partir de las características de cada empresa, según la cultura organizacional y los requerimientos del departamento de talento humano, aquí te presentamos una serie de pasos a tener en cuenta a la hora de diseñar una matriz de competencias efectiva:

a. Define cuáles son las habilidades necesarias

En primera instancia, se deben delimitar cuáles son las competencias que se desean medir a la hora de hacer una matriz de competencias. De hecho, en este tipo de recursos, se puede evaluar toda clase de skills, como por ejemplo: trabajo en equipo, trabajo bajo presión, liderazgo, comunicación asertiva, productividad y manejo del tiempo, motivación, dominio de las nuevas tecnologías, compromiso y cumplimiento, resiliencia, resolución de conflictos, entre otras. Una vez que se las haya delimitado, efectúa estas acciones:

• Crea una lista de las competencias laborales a partir de un diagnóstico de necesidades de capacitación que se haya realizado previamente desde el departamento de talento y según las observaciones que haya establecido cada uno de los líderes de equipo. Para ello, es fundamental que estos tengan la suficiente capacidad para detectar las situaciones de relevancia en relación con la matriz de skills y competencias. Según un artículo de Harvard Deusto, desde el sector de RR. HH., se vuelve imprescindible ofrecerles a los responsables de los grupos de trabajo instancias de capacitación para que puedan supervisar equipos y optimizar la toma de decisiones. Todo desde la perspectiva del mejoramiento del desempeño del talento desde su bienestar y a partir de un liderazgo comprometido.

• Haz una categorización de la lista según los parámetros que sean prioritarios para el contexto empresarial en particular para usar las variables en la matriz de competencias. De hecho, puedes basarte en aquellas habilidades vinculadas con un puesto laboral que deseas cubrir, las que se relacionan con los valores que a detectar y que deben tener un alto nivel de encaje con la cultura corporativa, y las que se sustentan en el desarrollo de skills técnicas. 

• Vuelca la información en la matriz de competencias. Una excelente opción es usar la plantilla de matriz de competencias en Excel de Crehana. Así, una vez que tienes en claro cuáles son las competencias que tu empresa necesita incorporar y las que existen en la actualidad, deberás incorporar toda esa información en la plantilla de matriz de competencias. Esa cuadrícula permite conocer a nivel global cuáles son las competencias disponibles y sobre las que se tendrá que trabajar en el corto, mediano y largo plazo.

“Plantilla de matriz de competencias en Excel”, Crehana

b. Emplea recursos digitales y desarrolla un plan de mejora continua

Por último, el empleo de las nuevas tecnologías es fundamental para maximizar las ventajas de la matriz de competencias laborales. De hecho, usar distintas interfaces digitales facilita la recolección de los datos y agiliza el análisis posterior. Esto con el objetivo de tomar las mejores decisiones en cuanto al desarrollo de las capacidades de los equipos, la contratación de nuevo talento o la calificación de las habilidades de acuerdo con la realización de proyectos dentro de la compañía. 

Luego de que se hayan obtenido las variables numéricas correspondientes, se podrán gestionar programas de capacitación por ejemplo. Para ello, una de las vías más eficaces implica usar el software de desempeño de Crehana, que brinda un Plan Individual de Desarrollo (PID) para cada colaborador, junto con la posibilidad de evaluar la evolución de las competencias y habilidades. También, de optimizar el feedback con el equipo para aumentar aún más el rendimiento de las personas desde su crecimiento profesional y personal.

Plataforma de desempeño de Crehana

En resumen, la matriz de habilidades es uno de los recursos más efectivos dentro del sector de talento humano de las empresas de gran dimensión porque agiliza el trabajo de los líderes de equipo y mejora el rendimiento de las personas. Al mismo tiempo, usar una formato de matriz de competencias de trabajo es beneficioso para las compañías porque reducen costos al disponer de la información necesaria para tomar decisiones relacionadas con los RR. HH.

También, porque se eleva el rendimiento productivo a partir de un plan de acción estratégico de competencias y habilidades para el desarrollo de los empleados. Dentro de este contexto, las nuevas tecnologías se posicionan como herramientas indispensables que pueden potenciar el uso de la matriz de competencias, al arrojar resultados y métricas que faciliten la interpretación de la realidad y la implementación de un plan de acción exitoso. 

Procura entonces incorporar la matriz de skills en los planes de talento en entornos organizacionales de gran dimensión. Así, podrás potenciar los resultados de tus equipos desde la obtención de un máximo desarrollo del personal y de la empresa.