¿Qué es un mapa de competencias y de qué forma contribuye a la gestión de talento?

Un mapa de competencias es una herramienta vital para las organizaciones porque desprende una serie de decisiones asociadas al conocimiento detallado de todo lo que un colaborador puede aportar en un puesto de trabajo.  

Según un informe de Gartner, una de las prioridades de las áreas de recursos humanos es la gestión de competencias en una organización, ya que permite “el crecimiento del negocio, la puesta en marcha de la transformación del mismo y la mejora de la excelencia operativa”. Ante esto, cobra especial importancia la diagramación de un mapa de competencias organizacionales. 

En este artículo veremos qué es el mapa de competencias, sus tipos, para qué sirve y cómo desarrollarlo desde RR. HH. De esta forma, podrás entender mejor cómo gestionar las habilidades de los equipos de tu organización.

Definición de mapa de competencias

Un mapa de competencias es fundamental para un Departamento de Recursos Humanos porque permite definir las habilidades y características profesionales que necesita una organización.

En general, la función de un mapa de competencias es conocer cuáles son los conocimientos de los futuros colaboradores y aptitudes para desempeñar un puesto de trabajo. 

Según la Organización Internacional del Trabajo, es necesario aprovechar la oportunidad que ofrece una era de cambios, como la que estamos viviendo con la tecnología. Esto va a requerir de estrategias que abarquen desde la formación profesional hasta el apoyo a las empresas, los emprendedores y los colaboradores.

Tipos de mapa de competencias

Después de revisar qué es un mapa de competencias, es indispensable conocer sus tipos porque, aunque miden competencias, no todas hacen parte del mismo sector o panorama.

1. Mapa de competencias intelectuales

Este tipo de mapa de competencias agrupa conocimientos y habilidades asociadas a: 

• Comunicación.

• Capacidad crítica.

• Capacidad analítica.

• Creatividad.

• Organización.

• Planeación.

En el caso de reclutamiento, los analistas de talento o headhunters priorizan un  currículum por competencias para asegurar que el candidato cuente con las habilidades necesarias para el puesto.

2. Mapa de competencias motivacionales

En este caso, el mapa de competencias motivacionales reúne aquellas capacidades individuales vinculadas a incidir positivamente en el ambiente laboral. Dentro de él, se encuentran intereses como:

• Aprendizaje.

• Constancia.

• Perseverancia.

• Búsqueda de logros.

• Satisfacción personal.

• Cumplimiento de metas.

• Administración laboral.

• Mejoras en tiempos de tareas.

3. Mapa de competencias emocionales

Este mapa se refiere a todas las habilidades anímicas del colaborador con su entorno laboral. Aquí se busca definir la capacidad de gestión de emociones. Podemos precisar algunas como:

• Optimismo.

• Iniciativa.

• Proactividad.

• Entusiasmo.

• Liderazgo.

• Gestión del estrés.

• Manejo de la ansiedad. 

4. Mapa de competencias sociales

Consiste en todas aquellas capacidades y competencias de integración con el resto de los miembros de una organización. Corresponde a ciertas actitudes como:

• Trabajo en equipo.

• Compromiso.

• Respeto.

• Responsabilidad.

• Comunicación.

• Interacción.

• Participación.

Estas competencias, en particular, se pueden medir a través de la evaluación de desempeño porque son ítems que van directamente con la vacante. Por ejemplo, las pruebas psicométricas serían instrumentos ideales para conocer si, en el caso previo, un candidato cumple con los requisitos. 

Ahora bien, si no se cuenta con una estructura de recursos humanos directa que pueda hacer todas estas cuestiones, se pueden captar los mejores candidatos a través de un sistema automatizado o un tercero como una agencia que cuenta con todos los profesionales.

Beneficios de un mapa de competencias

El mapa de competencias requiere de un nivel técnico y táctico detallado para convertir este documento en una guía en cualquier Departamento de Recursos Humanos. 

Uno de los objetivos de un mapa de competencias es proporcionar toda la información necesaria a la compañía sobre las capacidades, habilidades y aptitudes de un postulante o colaborador recién ingresado. Revisemos algunas de las ventajas de los mapas de competencias y cómo es su impacto en las organizaciones de gran tamaño:

1. Fomenta la optimización de procesos

Tal vez sea una de las funciones más importantes que cumple un mapa de competencias porque facilita y agiliza un proceso desde su implementación. El efecto es casi que inmediato.

En este caso, al detallar la información en el mapa de competencias para determinado puesto de trabajo, el área de recursos humanos puede simplificar:

• Tareas de reclutamiento.

• Procesos de capacitación.

Posteriormente, podría conocer, de primera mano, cuáles son los aportes que un colaborador podría realizar de acuerdo con las responsabilidades asignadas.

2. Aumenta la productividad

Los mapas de competencias laborales permiten asignar responsabilidades a quién tiene el perfil idóneo para cumplirlas. Ese beneficio es uno de los que más aprovechan las organizaciones. 

Estos son los beneficios del cumplimiento de los esquemas de asignación de tareas:

• Aumenta la productividad.

• Cautiva al colaborador.

• Mejora el ambiente laboral. 

3. Mejora la gestión financiera

Un mapa de competencias inteligente es clave dentro de una compañía porque permite implementar buenas prácticas financieras. Adicionalmente, evita la fuga de recursos e incrementa los estándares de transparencia.

Gracias a su ejecución, los mapas de competencias profesionales facilitan la asignación de responsabilidades, traduciendo una remuneración adecuada.

4. Asegura las promociones o ascensos

El plan de promociones interno de una empresa está regido por el cumplimiento de un colaborador. Si cumplió las metas, o incluso las superó, entra en la lista de futuras promociones porque la compañía conoce su valor y talento. 

Por ello, es fundamental desarrollar competencias para asegurar las promociones. Es decir, se asegura que alguien idóneo ascenderá más no que es una garantía o promesa laboral. 

A su vez, el plan de carrera puede potenciarse mediante capacitaciones precisas que el mapa de competencias de una empresa puede analizar, definir e implementar. 

5. Potencia la selección de perfiles

Elegir un perfil para una vacante laboral es una tarea ardua. Las organizaciones saben eso. Por eso, destinan diversos procesos y estrategias para encontrar a la persona correcta. 

En este caso, los mapas de competencias y habilidades contribuyen a gestionar los perfiles registrados agilizando su selección de acuerdo a la información proporcionada durante el proceso de postulación. 

Así mismo, cuando ya se encuentran contratados o vinculados, estas herramientas se convierten en mapas de competencias para trabajos en equipos. La selección de perfiles adecuada le brinda múltiples beneficios a una empresa, entre ellas, conformar grupos de trabajo competentes.

6. Sintetiza la capacitación y formación

El mapa de competencias y capacidades es una hoja de ruta que las organizaciones siguen para desarrollar estrategias de capacitación y formación. 

Gracias a los análisis que pueden desprenderse de este recurso, los líderes de recursos humanos plantean y definen cuáles serán los sistemas de aprendizaje laboral que deberá ser implementado para sus colaboradores. 

Tanta es la ayuda de un mapa de competencias que se pueden filtrar información para elaborar: 

• Asignaturas.

• Evaluaciones.

• Actividades.

• Recordatorios.

7. Fortalece la identidad corporativa

La elaboración de un mapa de competencias y su correcta ejecución, definitivamente, fortalece la identidad corporativa de cualquier compañía. Las acciones derivadas de su implementación crean ambientes favorables para establecer estrategias de crecimiento empresarial en todas las áreas:

• Recursos humanos.

• Comunicación.

• Administración.

• Comercial.

En este sentido, también favorece la recepción de los valores corporativos por parte de los colaboradores motivando sus principios de pertenencia.

¿Cómo hacer un mapa de competencias?

Crear un mapa de competencias en recursos humanos para empresas en crecimiento o con un gran número de empleados puede ser un proceso clave para optimizar el rendimiento y el desarrollo de los colaboradores. Aquí tienes algunos pasos y tips que podrían ser útiles:

1. Planea el mapa de competencias

Como primer paso, es necesario establecer las necesidades que la organización requiere y sus objetivos. Posteriormente, se adelantarán las siguientes fases:

• Definir ocupación.

• Integrar panel de expertos.

• Elaborar plan de acciones.

• Definir logística.

2. Selecciona las competencias corporativas

En el segundo punto de cómo hacer un mapa de competencias, vamos con la selección de capacidades corporativas: 

• Establecer los valores empresariales.

• Capacidad de resolución de conflictos.

• Definir metodologías de trabajo en equipo.

• Estrategias de evaluación de desempeño.

3. Define los roles

Siguiendo con el paso a paso de cómo crear un mapa de competencias, pasamos a la designación de los participantes y sus roles dentro del proceso. 

En este punto, además del panel de expertos, aparece una persona con el nombre de facilitador quién se encargará de depurar las funciones y tareas que desempeñará el colaborador.

4. Establece las competencias por niveles

En un mapa de competencias básico es necesario especificar la medición de las capacidades bajo una calificación o modelo evaluativo. Del 0 al 10 es el más común. Sin embargo, existen otras alternativas como:

• Nulo, bajo, medio y alto.

• Deficiente, aceptable, sobresaliente y deficiente.

Esta asignación es de carácter libre y no está regida bajo ningún parámetro más allá del que la organización desee. Lo importante es calificar al colaborador y sus competencias.

Plataforma Desempeño de Crehana

5. Incluye las competencias por comportamientos

En los mapas de competencias laborales también debe ir una serie de características y conductas acorde con el puesto. Los comportamientos resultan ser indispensables como factor diferenciador entre un colaborador y otro.

Debido a estos elementos se puede conocer qué tan calificado está un perfil para ocupar una vacante, además de reflejar cómo enfrentaría un nuevo reto laboral bajo unas condiciones previamente descritas por la compañía.

Por otra parte, el reconocimiento del mapa de competencias dentro de la empresa hace que su valor sea oficial convirtiéndolo en un documento de obligatorio cumplimiento.

Plataforma Desempeño de Crehana

6. Aplica métodos para potenciar el mapa de competencias

Un factor positivo de los mapas de competencias es que pueden ser ajustables o moldeables de acuerdo a los intereses de quién lo necesite. Es decir, cada compañía puede agregar o remover los parámetros que considere pertinentes.

Sin embargo, te recomendamos algunas técnicas que puedes aplicar para aumentar el alcance y la potencia de estas herramientas en este tipo de análisis:

Métodos de evaluación

Es necesario que los mapas de competencias, así como cualquier otro proceso o trámite, cuente con sistemas de análisis y monitoreo constante. Esto permite tener oportunidades para remover obstáculos detectados o comenzar a realizar mejoras dentro del mismo.

Te recomendamos hacer una evaluación por competencias y conocer todo lo que necesitas sobre el colaborador y su camino en el mapa.

Plataforma Desempeño de Crehana

Informes de competencias

La implementación de indicadores clave de rendimiento (KPI) o sistemas automatizados de evaluación te permite conocer, a detalle, cómo van los procesos sin necesidad de acudir a técnicas más extensas o complejas. 

Cualquier método que uses te brindará informes de competencias con resultados que podrás evaluar para definir tus próximas estrategias.

Plataforma Desempeño de Crehana

Entrevistas y encuestas

Las entrevistas tienen como finalidad acercar al colaborador a la organización para explorar todas sus habilidades teniendo una comunicación directa e indirecta. 

Por otra parte, las encuestas buscan conocer las opiniones y los intereses de cada persona que conforma el personal. Un factor adicional que tiene este recurso es que recopila información de todas las áreas, si así se desea, permitiendo adelantar más estrategias que beneficien a la marca. 

Plataforma Clima de Crehana

Pruebas psicométricas

Aunque las pruebas psicométricas hacen parte de los procesos de selección de personal y reclutamiento, también aplican para cualquier proceso. Básicamente consisten en diversos ejercicios psicológicos que tienden a explorar rasgos de la personalidad del colaborador y sus emociones.

Técnica de incidentes críticos

Las técnicas de incidentes críticos son de las más utilizadas por los departamentos de recursos humanos. Consiste en una serie de comportamientos vinculados al éxito o fracaso de una situación hipotética. 

Se le plantea al colaborador, esperando que la sepa analizar y responder, a su vez, que evalúa su capacidad de reacción ante situaciones imprevistas. De este modo, se manifiestan habilidades manifiestas o escondidas que son vitales para el mapa de competencias.

Método DACUM

El método DACUM, o Developing a Currículum, es muy popular en Estados Unidos y Canadá donde las corporaciones adelantan procesos de elaboración de mapas de competencias como instrumento metodológico que sigue la lógica del análisis ocupacional con un panel de expertos.

El objetivo es recolectar toda la información posible sobre los requerimientos para un trabajo en específico a través de descripciones del contenido de las responsabilidades. 

7. Mantén el mapa de competencias actualizado para garantizar su eficacia a largo plazo

Un mapa de competencias es una herramienta esencial para cualquier empresa que busque asegurar su éxito a largo plazo. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los requisitos de habilidades y competencias pueden cambiar con el tiempo, por lo que es crucial actualizar el mapeo de competencias para garantizar su eficacia a largo plazo. Sigue estas pautas:

• Identificación de cambios en el entorno: es necesario estar al tanto de los cambios en el entorno de la empresa, tales como la aparición de nuevas tecnologías, cambios en el mercado, nuevas regulaciones, entre otros.

• Evaluación de las necesidades de la empresa: es fundamental evaluar periódicamente las necesidades de la empresa en cuanto a habilidades y competencias. Esto se puede lograr a través de encuestas a los colaboradores o mediante el análisis de las tendencias en el desempeño laboral y las habilidades requeridas.

• Revisión de los perfiles de puesto: se deben revisar periódicamente los perfiles de puesto para garantizar que se correspondan con las habilidades y competencias requeridas. Si se identifica que algún perfil de puesto necesita ser actualizado, se debe actualizar el mapa de competencias correspondiente.

• Capacitación y desarrollo: estos aspectos son fundamentales para mantener al día el mapa de competencias. Es importante ofrecer a los colaboradores oportunidades de capacitación y desarrollo que les permitan adquirir las habilidades y competencias necesarias para desempeñar sus puestos de manera efectiva.

8. Considera los retos que existen al utilizar un mapa de competencias en tu empresa

Aunque un mapa de competencias puede ser una herramienta muy útil, también puede presentar desafíos y consideraciones que es importante tener en cuenta. 

• Identificación de las habilidades y competencias correctas: es fundamental identificar las habilidades y competencias que son realmente necesarias para el éxito de la empresa. Si no se identifican correctamente, el mapa de competencias puede no ser efectivo.

• Medición de las habilidades y competencias: es importante tener en cuenta que medir las habilidades y competencias de los colaboradores puede ser un proceso complejo. Es necesario contar con herramientas y metodologías adecuadas para garantizar la medición precisa y justa.

• Actualización periódica: como hemos dicho, mantener actualizado el mapa de competencias garantiza su eficacia a largo plazo. Esto requiere tiempo y esfuerzo, por lo que es importante contar con el personal y los recursos necesarios para llevar a cabo esta tarea.

• Implementación efectiva: para que el mapa de competencias sea efectivo, es clave implementarlo de manera adecuada. Esto implica asegurarse de que los colaboradores comprendan la importancia del mapa de competencias y cómo pueden utilizarlo para su propio desarrollo profesional.

• Comunicación efectiva: es importante comunicar de manera efectiva el mapa de competencias a todos los colaboradores de la empresa. Esto incluye explicar para qué se usa el mapa de competencias, cómo se utilizará y cómo se beneficiarán los colaboradores y la empresa en general.

Para familiarizarte con la evaluación de competencias y minimizar los retos que implica el uso de este tipo de herramientas, puedes descargar gratis esta plantilla de matriz de competencias en Excel y adecuarla a lo que tu organización necesita. Luego, realizar un mapa de competencias te resultará mucho más sencillo.  

Fuente: Crehana

9. Optimiza la gestión de competencias a través de herramientas de evaluación de habilidades

Como hemos visto, la gestión de competencias es fundamental para el desarrollo del talento humano en las empresas. Para optimizar la elaboración de un mapa de competencias y la gestión de la misma, es indispensable recurrir a softwares que permitan evaluar las habilidades de cada individuo en tu empresa en labores específicas.

De hecho, existen plataformas de desarrollo de equipos que utilizan tecnología como machine learning y análisis predictivo para identificar brechas de habilidades y competencias en la fuerza laboral. 

Con esta función integrada, puedes evaluar las habilidades actuales de los empleados y compararlas con las habilidades requeridas para cumplir los objetivos de la organización, así como recomendar cursos de capacitación específicos o sugerir cambios en la asignación de tareas para optimizar la eficiencia.

Por ejemplo, nuestra herramienta Skill XP Evolution es una evaluación que consta de 15 preguntas que permite tener un diagnóstico de competencias de una persona en determinadas áreas, como mindset digital, liderazgo, ventas y marketing digital, entre otros. 

Esto te permite identificar las fortalezas y áreas de mejora de tus colaboradores para crear estrategias de desarrollo de talento humano. La herramienta de Skill XP Evolution cuenta con las siguientes ventajas:

• Competencias desarrolladas por expertos: las competencias a evaluar responden a las demandas y necesidades del mundo laboral actual, creada por líderes en cada área.

• Tecnología de alta precisión: con una lógica de probabilidad Bayesiana, los tests de competencias se adaptan al progreso del estudiante para obtener resultados más precisos.

• Rápida y fácil implementación: la asignación de test es totalmente autogestionada. Elige las habilidades a evaluar, selecciona los usuarios y listo.

• Plataforma fácil de usar: nuestra plataforma y su experiencia están diseñadas para que tú y tus equipos disfruten de usarla mientras desarrollan su talento.

Sin duda, son evaluaciones que te servirán para tomar mejores decisiones, sobre todo si tienes a cargo más de 200 colaboradores y deseas optimizar el proceso de elaboración de un mapa de competencias en empresas de gran escala.

Plataforma Skill XP de Crehana

10. Integra el mapa de competencias con otros procesos de recursos humanos

Como has podido ver en los tips anteriores, el mapa de competencias se integra con otros procesos de recursos humanos, como la evaluación del desempeño, el desarrollo de empleados y la planificación de sucesión. Esto asegura que las competencias se utilicen de manera efectiva en la gestión del talento. 

La clave para una integración exitosa es asegurarse de que el mapa de competencias sea una herramienta viva y dinámica que se utilice en todos los aspectos del ciclo de vida del empleado. Por ello, es esencial utilizar HR Tech all in one o plataformas integrales que tengan esta funcionalidad en un solo lugar.

Por un lado, las competencias identificadas en el mapa pueden ser incorporadas en los formularios de evaluación del desempeño. Los líderes y empleados pueden ser evaluados no solo en términos de metas y resultados, sino también en relación con el desarrollo y la aplicación de competencias clave.

A su vez, los programas de desarrollo y capacitación pueden ser diseñados en función de las competencias identificadas en el mapa. Esto asegura que los empleados reciban formación específica para mejorar las habilidades necesarias para sus roles y para el crecimiento profesional.

De hecho, el mapa de competencias puede ser una herramienta valiosa en la planificación de sucesión. Identifica a los empleados que poseen las competencias necesarias para asumir roles clave en el futuro y facilita el desarrollo de planes de sucesión más efectivos.

Plataforma Desarrollo de Crehana

11. Incorpora el mapa de competencias en la gestión de compensación y beneficios

La integración del mapa de competencias en la compensación y beneficios no solo reconoce y recompensa el rendimiento actual, sino que también motiva a los empleados a mejorar y adquirir nuevas habilidades para contribuir al éxito a largo plazo de la empresa.

Utiliza las competencias identificadas en el mapa como criterios clave en las evaluaciones de desempeño. Los empleados que demuestren un alto nivel de competencia en las habilidades necesarias para su rol podrían ser considerados para aumentos salariales o bonificaciones.

Considera la posibilidad de ofrecer incentivos financieros o ajustes salariales adicionales para aquellos empleados que adquieran y demuestren competencias específicas identificadas en el mapa. Esto puede ser particularmente relevante en roles estratégicos o escasos en habilidades.

Alinea la estructuración de salarios con las competencias identificadas. Los empleados que posean competencias críticas para el éxito en la empresa podrían ubicarse en rangos salariales más altos.

Implementa programas de reconocimiento que valoren las competencias clave. Esto no solo puede incluir recompensas financieras, sino también reconocimientos formales y oportunidades de desarrollo.

Plataforma Crehana

12. Enfócate en las habilidades del futuro

Anticípate a las habilidades del futuro al desarrollar el mapa de competencias. En empresas en crecimiento, es crucial preparar a los empleados para las demandas emergentes del mercado laboral y de la industria.

Realiza un análisis de tendencias del mercado laboral y de la industria para identificar las habilidades emergentes. Las tecnologías, las metodologías de trabajo y las demandas del mercado cambian con el tiempo, y es crucial estar al tanto de estas tendencias para anticipar las habilidades futuras requeridas.

Por ello, diseña programas de desarrollo que fomenten la adaptabilidad y la agilidad en los empleados. Identifica y promueve habilidades transversales que son esenciales en diversos contextos laborales. Estas habilidades incluyen la resolución de problemas, la inteligencia emocional, la creatividad y el pensamiento crítico, que son relevantes independientemente de las tecnologías o industrias específicas.

Dada la creciente digitalización, enfócate en el desarrollo de competencias digitales. Esto puede incluir habilidades en análisis de datos, inteligencia artificial, ciberseguridad, programación y otras áreas relacionadas con la tecnología. 

No olvides incluir las habilidades del futuro en los programas de desarrollo de liderazgo. Los líderes deben estar equipados con las competencias necesarias para guiar a sus equipos en un entorno empresarial en constante evolución.

13. Prioriza el desarrollo de competencias colectivas

Además de centrarte en las competencias individuales, considera el desarrollo de competencias colectivas en equipos y departamentos. Esto puede fortalecer la colaboración y la eficiencia en empresas con un gran número de empleados.

Comienza por analizar las funciones y responsabilidades específicas de los equipos dentro de la organización. En este paso es importante identificar las habilidades y mapear las competencias clave que son cruciales para el éxito colaborativo en esos roles.

Determina las competencias específicas que contribuyen al éxito colectivo de los equipos. Esto puede incluir habilidades de comunicación efectiva, trabajo en equipo, resolución de conflictos, toma de decisiones colaborativa y habilidades de liderazgo compartido.

Define objetivos colectivos que requieran la aplicación de competencias colaborativas. Estos objetivos pueden estar vinculados a proyectos específicos, metas departamentales o iniciativas estratégicas de la organización.

Con esto en mente, desarrolla programas de formación y desarrollo que se centren en el fortalecimiento de competencias colectivas. Estos programas pueden incluir talleres, sesiones de team building, simulaciones y otras actividades que fomenten la colaboración y el desarrollo conjunto. Asegúrate de que los empleados comprendan cómo estas habilidades contribuyen a su éxito individual y al rendimiento general del equipo.

Al evaluar candidatos para roles de equipo, considera las competencias colectivas en el proceso de selección. Busca evidencia de habilidades que indiquen una predisposición a colaborar y trabajar efectivamente en equipo.

Los mapas de competencias en recursos humanos son indispensables para conocer qué tan calificado se encuentra un colaborador antes de definir alguna responsabilidad. 

En ese sentido, implementar un mapa de competencias puede permitir a los líderes de recursos humanos identificar las habilidades y fortalezas de los empleados, establecer estrategias de desarrollo profesional y mejorar el desempeño general de la empresa. Sin embargo, es importante tener en cuenta que su implementación no es tarea fácil y requiere de un proceso cuidadoso y detallado. 

Es preciso reconocer los tipos de aportes que realiza un mapa de competencias a una corporación y cómo implementarlo para no fallar en el intento.